Đơn vị tính: người
Năm
Chỉ tiêu 2016 2017 2018
Số người cần tuyển 6 8 10
Số người tuyển được 2 3 3
Tỷ lệ tuyển dụng đạt được (%) 33,3 37,5 30,0
Nguồn: Ban CT-HC-HC
Qua bảng số liệu ta thấy nhu cầu tuyển lao động của Xí nghiệp liên tục tăng qua các năm, năm 2016 số người cần tuyển là 6 người, năm 2017 tăng lên 8 người và năm 2018 cũng tăng lên 10 người. Tuy nhiên kết quả thực tế lại không hoàn thành được kế hoạch tuyển mộ, năm 2016 mới chỉ đạt 33.3% so với kế hoạch thì chưa đạt, đến năm 2014 tăng lên 37.5% và năm 2018 giảm xuống 30%. Điều này chứng tỏ công tác tuyển mộ, tuyển chọn của Xí nghiệp còn nhiều hạn chế. Nguyên nhân có thể do tiêu chuẩn tuyển chọn của Xí nghiệp khắt khe về độ tuổi, trình độ văn hóa hoặc do chất lượng của ứng viên thấp không đạt yêu cầu đối với công việc. Mặt khác cũng có thể do trình độ chuyên môn của các cán bộ tham gia tuyển dụng còn chưa cao, nên không thể nhận biết hết được các tiềm năng của người tham gia thi tuyển.
Ưu điểm:
Quy trình tuyển chọn khá đầy đủ gồm 6 bước được tiến hành một cách có hệ thống như vậy sẽ tuyển chọn được các ứng viên xuất sắc, chất lượng phù hợp với công việc, vị trí cần tuyển chọn của Xí nghiệp.
Việc tổ chức thực hiện luôn đảm bảo thời gian và tiến độ, việc tuyển chọn của Xí nghiệp diễn ra nhanh chóng và kết quả trúng tuyển cũng được biết ngay, ứng cử viên không cần phải chờ lâu.
Thông báo tuyển dụng khá chi tiết và đầy đủ thông tin liên quan đến việc tuyển dụng của Xí nghiệp và yêu cầu về vị trí công việc cần tuyển.
Cán bộ tuyển dụng rất nhiệt tình và cởi mở với các ứng cử viên. Hoạt động tuyển dụng được thực hiện theo nguyên tắc công bằng, công khai, ứng cử viên không mất bất cứ khoản lệ phí nào khi tham gia thi tuyển.
Công tác chấm thi và lên danh sách phỏng vấn nhanh, ứng cử viên trúng tuyển sẽ được thông báo ngay.
Hạn chế:
Nguồn tuyển mộ còn hẹp, chưa phát huy hết các kênh tuyển mộ. Các thông tin về tuyển dụng chưa gây hấp dẫn cho người xin việc.
Chính sách của Xí nghiệp ưu tiên lao động tại địa phương đóng quân gây khó khăn cho việc tuyển mộ và cơ hội tuyển chọn bị giới hạn, công tác kế hoạch hoá nguồn nhân lực chưa có hệ thống và kế hoạch cụ thể. Việc ưu tiên ứng cử viên có người giới thiệu có thể xảy ra tiêu cực trong thi tuyển.
Kênh quảng cáo tuyển mộ nhân sự vẫn còn eo hẹp chỉ mang tính hình thức nên không thu hút được nhiều ứng viên xin việc.
Quá trình tuyển chọn nhân sự chưa được chặt chẽ vẫn còn những chủ quan trong quá trình tiếp nhận hồ sơ xin việc.
Xí nghiệp chưa có nhiều mối quan hệ với các cơ sở đào tạo phần lớn là có nhu cầu tuyển dụng thì tuyển vào làm việc chứ chưa có những chiến lược phát triển nhân sự từ khi nhân viên còn đang được đào tạo tại các cơ sở việc làm và cán bộ làm công tác tuyển dụng vẫn còn nhiều hạn chế về chuyên môn nghiệp vụ, tuyển dụng lao động vẫn mang nhiều tính chủ quan.
4.1.3.2. Đào tạo lực lượng bán hàng
Sau khi Giám đốc tuyển chọn thì bước tiếp theo là đào tạo nghiệp vụ, các kỹ năng cần thiết cho nhân viên bán hàng. Tùy theo từng vị trí công việc, sản phẩm mà nhân viên bán hàng đó sẽ phụ trách thì sẽ đào tạo cho những nhân viên đó các kỹ năng, nghiệp vụ trong vòng 1 tháng hoặc 3 tháng.
Để người bán hàng có được những phẩm chất về lòng nhiệt tình, tự tin, sự kiên trì, thì Ban kinh doanh sẽ phải tiến hành huấn luyện, hướng dẫn, động viên, đánh giá họ. Chương trình huấn luyện bán hàng, cần giới thiệu với nhân viên bán hàng mới về lịch sử của Xí nghiệp, các sản phẩm và chính sách của Xí nghiệp, những đặc điểm của thị trường, đối thủ cạnh tranh và nghệ thuật bán hàng. Những nhân viên bán hàng cần được hướng dẫn các công việc như phát triển khách hàng, xác định các khách hàng triển vọng, và cách sử dụng có hiệu quả thời gian.
Tổ chức các khóa, lớp đào tạo nghiệp vụ bán hàng cho nhân viên như các khóa đào tạo về kỹ năng bán hàng cho nhân viên bán hàng, ngoài đào tạo kỹ
năng bàn hàng Xí nghiệp còn đào tạo cho họ các kỹ năng mềm như kỹ năng giao tiếp kỹ năng bán hàng tư vấn, kỹ năng nghe...
Trong những năm qua Xí nghiệp có chủ chương tuyển dụng nhân viên đủ tiêu chuẩn và thường xuyên nâng cao trình độ của nhân viên thông qua việc đào tạo định kỳ, bên cạnh đó, Xí nghiệp sẽ từng bước hoàn thiện chế độ tiền lương, thưởng để tăng tinh thần trách nhiệm trong công việc: xây dựng các định mức lao động, tiền lương theo hướng khuyến khích năng động sáng tạo trong lực lượng cán bộ công nhân viên.
Với cơ cấu như trên nếu được sắp xếp lại, bồi dưỡng thêm nghiệp vụ và tay nghề thì đội ngũ nhân viên bán hàng của Xí nghiệp sẽ phát huy được nội lực trong nền kinh tế thị trường.
a. Nội dung đào tạo lực lượng bán hàng
Để có được lực lượng bán hàng giỏi thì ngoài việc tuyển dụng tốt, thì việc đào tạo lực lượng bán hàng là rất quan trọng đối với Xí nghiệp. Hiện nay có thể thấy đội ngũ bán hàng của Xí nghiệp chủ yếu là lực lượng bán hàng trẻ, có người mới tốt nghiệp, có người mới bước vào nghề nên hầu như kỹ năng và kinh nghiệm bán hàng còn rất hạn chế thì việc đào tạo là cần thiết. Một nhân viên bán hàng khi được đào tạo xong phải thực hiện đầy đủ theo quy trình bán hàng sau:
Sơ đồ 4.2: Quy trình bán hàng của nhân viên bán hàng
(Nguồn: Ban kinh doanh)
Tìm hiểu nhu cầu khách hàng Tiếp xúc khách hàng Xác định khách hàng Tư vấn cho khách hàng DV CSKH Kết thúc cuộc bán hàng Giới thiệu về sản phẩm
- Xác định khách hàng: Xác định nhóm khách hàng chủ yếu nhất, quan trọng nhất của Xí nghiệp. Nhóm khách hàng đó đem lại lợi ích gì cho Xí nghiệp? Các sản phẩm chủ yếu của khách hàng
- Tiếp xúc khách hàng: Chủ động liên hệ gây thiện cảm với khách hàng, cố gắng tạo ấn tượng tốt trong lòng khách hàng.
- Tìm hiểu nhu cầu khách hàng: Trong các cuộc liên hệ với khách hàng các nhân viên bán hàng phải cố gắng nắm bắt được nhu cầu của khách hàng, dòng sản phẩm chủ yếu của khách hàng. Đặt những câu hỏi thăm dò ý kiến khách hàng, xem khách hàng đang quan tâm tới sản phẩm gì?
- Tư vấn cho khách hàng: Lắng nghe và giải đáp mọi thắc mắc của khách hàng. Tư vấn cho khách hàng về các dòng sản phẩm
- Giới thiệu về sản phẩm: Cho khách hàng biết rõ từng loại mặt hàng sản phẩm của mình hiện có mà khách hàng quan tâm tới. Nêu rõ các đặc điểm đặc trưng, lợi ích và công dụng nhất mà sản phẩm sẽ mang đến cho khách hàng. Cung cấp cho khách hàng các chương trình khuyến mãi hoặc các ưu đãi hiện tại của Xí nghiệp khi khách hàng mua sản phẩm đó.
- Kết thúc cuộc bán hàng: Chốt đơn hàng, hẹn ngày giao hàng đồng thời hướng dẫn khách hàng phương thức thanh toán và nhận hàng .
- Dịch vụ chăm sóc khách hàng: Chủ động liên hệ khách hàng, xem xét các sản phẩm đã đáp ứng yêu cầu của khách hàng chưa, khách hàng cần hỗ trợ thêm gì không...
b. Phương pháp đào tạo lực lượng bán hàng
Khi được tuyển dụng vào Xí nghiệp, lực lượng bán hàng sẽ được các cán bộ thuộc Ban CT-HC-HC và Ban kinh doanh của Xí nghiệp xuống tận nơi để đào tạo trong vòng 15 ngày. Các cán bộ này có trách nhiệm đào tạo cho lực lượng bán hàng mới này các kỹ năng bán hàng cũng như kỹ năng giao tiếp trong quá trình bán hàng. Nhân viên bán hàng sẽ được tập huấn về nghiệp vụ bán hàng, sẽ được nghe các thông tin về sản phẩm hiện có, cũng như các sản phẩm sẽ được Xí nghiệp tung ra thị trường trong thời gian sắp tới.
Sau khi hết thời gian được đào tạo bởi các cán bộ Ban kinh doanh, các nhân viên bán hàng mới này sẽ được kèm cặp bởi các nhân viên xuất sắc của Xí nghiệp khi bán hàng thực tế. Trong quá trình bán hàng các nhân viên bán hàng
mới sẽ theo dõi toàn bộ quy trình bán hàng của nhân viên cũ với khách hàng, qua đó nhân viên mới sẽ học hỏi và đúc rút kinh nghiệm cho bản thân về quy trình bán hàng diễn ra như thế nào, cách giao tiếp của nhân viên bán hàng sẽ phải làm ra sao để bán được sản phẩm.
Sau khi hết thời gian 1 tháng tập huấn và theo dõi tại Ban kinh doanh, lực lượng bán hàng mới này sẽ phải làm báo cáo với Ban kinh doanh về toàn bộ quá trình mà mình được tập huấn trong thời gian qua, bên cạnh đó có những nhận xét và đề nghị cho trưởng ban kinh doanh xem xét. Từ đó trưởng ban kinh doanh sẽ đưa ra kết quả nhận xét về nhân viên mới này trong thời gian vừa qua tại Xí nghiệp.
c. Kết quả đào tạo lực lượng bán hàng
Trước tình hình cạnh tranh ngày càng gay gắt, thị phần các sản phẩm in giảm, xu hướng sử dụng báo mạng ngày càng tăng, Xí nghiệp nhận thấy rằng muốn tồn tại và phát triển thì cần phải nỗ lực nhiều hơn nữa, nhất là trong khâu bán hàng. Do đó, hàng năm Xí nghiệp thường xuyên mở các lớp huấn luyện cho lực lượng bán hàng về chuyên môn, sản phẩm để cho lực lượng bán hàng cập nhật được các sản phẩm của thị trường một cách có hiệu quả, từ đó lực lượng bán hàng sẽ tư vấn cho khách hàng về các sản phẩm chính xác, khai thác hết các chức năng của sản phẩm hơn nữa. Dưới đây là kết quả đào tạo cho lực lượng bán hàng của Xí nghiệp trong năm 2018.
Bảng 4.10. Kết quả đào tạo lực lƣợng bán hàng trong năm 2018
Đối tƣợng đào tạo Nội dung đào tạo Số lần Tổ chức/ngƣời đào tạo
Trưởng ban kinh doanh Giám đốc kinh doanh 1 Học viên CEO Việt Nam
Nhân viên bán hàng
Kỹ năng bán hàng 1 Xí nghiệp In
Sản phẩm 1 Xí nghiệp In
Công nghệ In 1 Xí nghiệp In
Nguồn: Ban kinh doanh
Qua bảng trên ta thấy hoạt động đào tạo lực lượng bán hàng của Xí nghiệp trong năm 2018 nói chung là rất ít và cũng chỉ do nội bộ Xí nghiệp đào tạo. Trưởng ban kinh doanh được cử đi đào tạo 1 lần để cập nhật các kiến thức mới về kinh doanh sau đó sẽ truyền đạt lại cho nhân viên của mình. Với mỗi vị trí
công việc, Xí nghiệp hầu như chỉ đào tạo sơ qua khi nhân viên đó mới được tuyển dụng về chuyên môn. Với đội ngũ nhân viên bán hàng là bộ phận rất quan trọng trong quy trình bán hàng của Xí nghiệp, họ thường xuyên tiếp xúc và chăm sóc những khách hàng mới, khách hàng cũ. Tuy nhiên, trong chương trình đào tạo của Xí nghiệp thì họ lại được cập nhật các thông tin về quy trình sản xuất, kỹ thuật ngành in quá ít như thế, dẫn tới tình trạng khi tư vấn cho khách hàng, sẽ không tư vấn được hết các tiêu chuẩn kỹ thuật của sản phẩm cho khách hàng, hoặc cũng chỉ tư vấn được một cách chung chung về sản phẩm. Xí nghiệp cần phải xem xét để có nhiều buổi tập huấn các thông tin về kỹ thuật ngành in cũng như về chuyên môn cho đội ngũ nhân viên bán hàng của Xí nghiệp hơn nữa.
4.1.4. Thực trạng công tác tổ chức lực lƣợng bán hàng của Xí nghiệp
4.1.4.1. Bộ phận quản lý lực lượng bán hàng
Theo cơ cấu tổ chức và chức năng nhiệm vụ, Ban kinh doanh là cơ quan phụ trách về công tác kinh doanh của toàn Xí nghiệp. Bởi vậy Trưởng ban kinh doanh là người quản lý chung về công việc kinh doanh và là người quản lý toàn bộ lực lượng bán hàng hay chính là các nhân viên kinh doanh của Xí nghiệp. Hàng tuần trưởng ban kinh doanh báo cáo tình hình tài chính, kết quả sản xuất kinh doanh với Giám đốc Xí nghiệp để nắm bắt tình hình và có những điều chỉnh kịp thời. Mạng lưới quản lý lực lượng bán hàng và kinh doanh được thể hiện bảng dưới đây:
Bảng 4.11. Bộ phận quản lý lực lƣợng bán hàng năm 2018
Đơn vị tính: Người
Số TT Chức danh Số lƣợng
1 Giám đốc Xí nghiệp 01
2 Trưởng ban Kinh doanh 01
Tổng số 02
Nguồn: Ban CT-HC-HC
Theo như bảng trên lực lượng quản lý bán hàng của Xí nghiệp là 02 người có nhiệm vụ như sau:
- Giám đốc quản lý chung về công việc kinh doanh của toàn bộ Xí nghiệp - Trưởng ban kinh doanh có nhiệm vụ:
+ Nghiên cứu và tìm hiểu thị trường, nhu cầu khách hàng, đối thủ cạnh tranh, phân khúc sản phẩm, phân khúc khách hàng, chiến lược giá bán.
+ Lập kế hoạch và tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh các sản phẩm + Xây dựng và áp dụng các chính sách giá bán nhằm thúc đẩy doanh số.
+ Tổng hợp tất cả các báo cáo về doanh thu, nhân sự, tình hình bán hàng
trong tháng.
+ Xây dựng chiến lược kinh doanh, marketing.
+ Phát triển cở sở vật chất, nâng cấp địa điểm thu hút khách hàng.
Do đặc trưng là đơn vị vừa sản xuất, vừa kinh doanh, các mặt hàng kinh doanh chủ yếu là phục vụ sản xuất nên hiện tại hệ thống bán hàng của Xí nghiệp chỉ có tại địa chỉ 64 phố Võng Thị, Quận Tây Hồ, Hà Nội. Các đơn hàng sau khi ký kết được triển khai sản xuất tại xí nghiệp và giao hàng tới khách hàng. Với các vật tư phục vụ kinh doanh, Xí nghiệp mua về dự trữ tại kho và giao hàng cho khách hàng khi có đơn hàng.Thị trường tiêu thụ mới chỉ thực hiện cung cấp tại thị trường Hà Nội.
4.1.4.2. Tình hình nhân sự của lực lượng bán hàng
Qua các năm Xí nghiệp thường mở rộng hoạt động kinh doanh do đó số lượng của lực lượng bán hàng cũng theo đó tăng lên.
Nhìn vào bảng 4.12 tình hình nhân sự của Ban kinh doanh, ta có thể thấy số lượng nhân sự tăng lên qua các năm. Năm 2018 tổng số nhân viên ban kinh doanh tăng lên 20% so với năm 2017 và trong năm 2017 số lượng này lại tiếp tục tăng lên nhiều hơn so với năm 2016 là 25%.
Qua đó cũng có thể thấy số lượng nhân viên kinh doanh là nam giới chiếm số lượng đông so với tổng số lực lượng của ban kinh doanh. Hoạt động chủ yếu của Xí nghiệp là sản xuất và thương mại nên số lượng nhân viên là nam giới của Xí nghiệp lớn. Như trong năm 2018 số lượng nhân viên bán hàng tăng lên chỉ tăng ở số lượng năm giới, còn số lượng nhân viên là nữ giới không có sự thay đổi.
Bảng 4.12. Tình hình nhân sự của lực lƣợng bán hàng qua các năm Đơn vị tính: Người STT Năm Chỉ tiêu 2016 2017 2018 So sánh (%) 2017 / 2016 2018 / 2017 BQ 1 Tổng số 8 10 12 125,0 120 22,5
2 Phân theo giới tính
- Nam - Nữ 5 3 6 4 9 3 120,0 133,3 150 75 34,2 - 3 Trình độ văn hóa - Đại Học - Cao Đẳng - Trung Cấp 4 2 2 4 4 2 6 4 2 100,0 200,0 100,0 150 100 100 22,5 41,4 0 4 Độ tuổi - Từ 20-25 tuổi - Từ 25-30 tuổi - Từ 30-40 tuổi 1 6 1 2 7 1 3 8 1 200,0 116,7 100,0 150 114,3 100 73,2 15,5 0 Nguồn: Ban kinh doanh
Bên cạnh đó, Xí nghiệp không chỉ tăng về số lượng nhân viên bán hàng mà còn tăng cả về chất lượng của nhân viên. Số lượng nhân viên đạt trình độ đại