4.2.2.1. Hạn chế
Bên cạnh những thành tựu, kết quả đã đạt được vẫn còn một số những hạn chế mà Xí nghiệp cần khắc phục đó là:
- Xí nghiệp chưa có nhiều mối quan hệ với các cơ sở đào tạo phần lớn là khi có nhu cầu tuyển dụng thì tuyển vào làm việc chứ chưa có những chiến lược phát triển nhân sự từ khi nhân viên còn đang được đào tạo tại các cơ sở việc làm và cán bộ làm công tác tuyển dụng vẫn còn nhiều hạn chế về chuyên môn nghiệp vụ, tuyển dụng lao động vẫn mang nhiều tính chủ quan.
- Nhìn chung còn một số bộ phận nhân viên bán hàng chưa chuyển kịp với sự thay đổi từng ngày của cơ chế thị trường. Một số ít đôi khi còn bị động trong việc chăm sóc khách hàng.
- Các nhân viên bán hàng, nhân viên kỹ thuật, đôi khi tỏ thái độ không vừa ý với khách hàng khi khách hàng chưa hiểu được vấn đề về chất lượng sản phẩm, giá cả cũng như các tiêu chuẩn kỹ thuật của sản phẩm.
- Chất lượng sản phẩm không ổn định, quy trình công nghệ sản xuất lạc hậu dẫn đến không đáp ưng được yêu cầu của khách hàng về tiến độ giao hàng và chất lượng sản phẩm.
- Giá thành sản phẩm của Xí nghiệp đôi lúc còn cao hơn so với các đơn vị khác do vậy không tạo được lợi thế cạnh tranh.
- Việc tổ chức thực hiện các hoạt động bán hàng mà Xí nghiệp triển khai đang không có sự gắn kết giữa các bộ phận chăm sóc khách hàng sau bán hàng và bộ phận bán hàng, do vậy chưa xử lý triệt để các phản hồi từ khách hàng một cách kịp thời, chính xác và tận dụng tối đa các cơ hội bán hàng.
Những hạn chế trên đây của Xí nghiệp cần được quan tâm hơn và cần được thay thế bằng những ưu điểm để Xí nghiệp tồn tại và phát triển trên thị trường, đáp ứng đầy đủ và thoả mãn yêu cầu của khách hàng, nâng cao chất lượng cuộc
sống cho tập thể đội ngũ người lao động của Xí nghiệp.
4.2.2.2. Nguyên nhân
a. Nguyên nhân khách quan
- Do tác động của tình hình kinh tế thế giới, những năm gần đây khi nền kinh thế thế giới có nhiều biến động, cuộc chiến tranh thương mại Mỹ - Trung Quốc đã ảnh hưởng không nhỏ tới nền kinh tế của tất cả các nước, tỷ lệ tăng trưởng kinh tế giảm, mức thu nhập của người dân giảm, giá cả tăng buộc người tiêu dùng hạn chế cắt giảm chi tiêu khiến cho nhu cầu tiêu dùng giảm ảnh hưởng lớn tới hoạt động kinh doanh của của Xí nghiệp.
- Nguồn việc của đơn vị ngày càng khan hiếm do sách báo điện tử đang có xu thế phổ biến, các khách hàng sử dụng kinh phí ngân sách nhà nước thực hiện chính sách tiết kiệm của Chính phủ cũng đã cắt giảm nhu cầu về in. Các khách hàng là doanh nghiệp cũng gặp khó khăn trong sản xuất nhằm mục đích tiết kiệm
chi phí nên đã bỏ hẳn hoặc giảm mạnh nhu cầu về in.
- Giá cả vật tư biến động liên tục, trong khi đơn giá in nhận vào không tăng đã tạo áp lực rất lớn đến hoạt động của Xí nghiệp
- Do điều kiện của Xí nghiệp chưa cho phép đáp ứng được hết mọi yêu cầu của cán bộ công nhân viên để họ làm việc thực sự với khả năng công việc của mình. Quá trình đào tạo lực lượng bán hàng mới chỉ trong nội bộ của Xí nghiệp, nên lực lượng bán hàng và quản trị nhiều khi phải vừa làm vừa học hỏi lẫn nhau để đúc rút kinh nghiệm cho bản thân.
b. Nguyên nhân chủ quan
- Nhận thức của một số CBCNV, người lao động và đặc biệt còn có một số cán bộ còn hạn chế, không theo kịp tốc độ phát triển của Xí nghiệp, chưa định vị được năng lực bản thân, đáp ứng yêu cầu đòi hỏi trên vị trí công tác (theo chức năng nhiệm vụ và bản mô tả công việc)
- Trong điều kiện cạnh tranh gay gắt của thị trường ngành in hiện nay, kiến thức chuyên môn nghiệp vụ của một số cán bộ còn thiếu, không có chiều sâu, khó khăn trong việc truyền tải hướng dẫn và kiểm tra thực hiện nhiệm vụ. Hệ thống thiết bị tuy đồng bộ nhưng ở mức thấp, lạc hậu so với các cơ sở in cùng phân khúc khách hàng, nâng suất thấp, khó khăn trong việc nhận được những
đơn hàng số lượng lớn, thời gian gấp, lợi nhuận cao.
- Một số nhân viên bán hàng chưa nhận thức rõ bán hàng là khâu trọng yếu trong đó chính họ là yếu tố cơ bản quyết định hiệu quả kinh doanh ở Xí nghiệp. Họ chưa ý thức hết trách nhiệm của mình, chưa chủ động sáng tạo trong công việc.
- Trình độ quản lý lao động còn hạn chế, bảo thủ trong cách suy nghĩ dẫn đến năng lực thực sự của các nhân viên bán hàng chưa phát huy hết.
- Công tác quảng bá giới thiệu sản phẩm đến khách hàng chưa hiệu quả. Nguyên nhân do việc quảng cáo khuyếch trương sản phẩm của Xí nghiệp mới chỉ được áp dụng trên website riêng của Xí nghiệp mà chưa có sự đa dạng hóa trong việc quảng cáo giới thiệu sản phẩm của mình rộng khắp, bên cạnh đó các đối thủ cạnh tranh đưa ra các chiến lược mới mẻ như chính sách quảng cáo, giới thiệu, chính sách dịch vụ sau bán hàng đáp ứng được tâm lý khách hàng.
Qua việc kiểm ra, đánh giá các hoạt động quản trị bán hàng của Xí nghiệp. Cho ta biết được ưu điểm, nhược điểm các nguyên nhân để từ đó đưa ra những biện pháp khắc phục, hoàn thiện hơn nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh trong thời gian tới.
4.2.3. Phân tích các yếu tố ảnh hƣởng tới hoạt động quản trị bán hàng của Xí nghiệp In, Nhà máy Z176- Tổng cục CNQP
4.2.3.1. Các yếu tố ngoại sinh
a. Môi trường kinh doanh và những biến động kinh tế
Môi trường kinh tế chỉ bản chất và định hướng của nền kinh tế trong đó doanh nghiệp hoạt động.Các nhân tố quan trọng trong môi trường kinh tế vĩ mô như: Tỷ lệ tăng trưởng của nền kinh tế, lãi suất, tỷ suất hối đoái, tỷ lệ lạm phát sự ổn định của nền kinh tế, sức mua, sự ổn định của giá cả, tiền tệ. ...tất cả các yếu tố này đều ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Với việc phát triển nền kinh tế thị trường như hiện nay thì việc cạnh tranh giữa các công ty trong nước và ngoài nước là rất gay go và khốc liệt. Là một doanh nghiệp quân đội làm kinh tế nên việc thích ứng với sự phát triển của nền kinh tế còn nhiều hạn chế, vẫn còn hoạt động theo kiểu mệnh lệnh, giao chỉ tiêu nên những biến động kinh tế - xã hội có ảnh hưởng rất lớn đến công tác xây dựng kế hoạch kinh doanh của Xí nghiệp, nó có thể làm thay đổi các hoạt động bán
hàng, sai lệch kết quả dự báo bán hàng làm ảnh hưởng đến kết quả hoạt động bán hàng tại Xí nghiệp.
Năm 2018 cuộc chiến tranh thương mại giữa Mỹ và Trung Quốc ngày càng gay gắt, Cục dự trữ liên bang mỹ 04 lần nâng lãi suất cho vay do đó thay đổi tỷ giá đồng USD trên thị trường đã ảnh hưởng đến giá trị hàng hóa của Xí nghiệp ( chủ yếu nhập khẩu các mặt hàng Giấy in từ Trung Quốc, Ấn độ, Indonexia.)
b. Môi trường chính trị - pháp luật
Gồm các yếu tố chính trị, hệ thống pháp luật, xu hướng chính trị...các nhân tố
này ngày càng ảnh hưởng lớn đến hoạt động của doanh nghiệp. Các nhân tố
chính trị và luật pháp cũng có tác động lớn đến mức độ của các cơ hội và đe dọa từ môi trường. Sự ổn định về chính trị, nhất quán về quan điểm, chính sách lớn luôn là sự hấp dẫn của các nhà đầu tư.Việc thay đổi liên tục của chính trị - luật pháp sẽ gây ảnh hưởng đáng kể đến cạnh tranh. Trong xu thế toàn cầu hiện nay, mối liên hệ giữa chính trị và kinh doanh không chỉ diễn ra trên bình diện quốc gia mà còn thể hiện trong các quan hệ quốc tế. Trên phạm vi toàn cầu các công ty cũng phải đối mặt với hàng loạt các vấn đề đáng quan tâm về chính trị pháp luật như các chính sách thương mại, các rào cản bảo hộ có tính quốc gia.
c. Môi trường văn hóa xã hội
Hoạt động kinh doanh của Xí nghiệp bị chi phối bởi yếu tố này nhất, điều quan trọng là nhà quản trị không thể kiểm soát được mà chỉ có thể phân tích và theo dõi sự ảnh hưởng của nó đến tình hình kinh doanh của Xí nghiệp. Địa bàn hoạt động của Xí nghiệp hiện nay, có thể được coi là nơi tập trung nhiều đầu mối kinh doanh; nhiều trung tâm, trường học và các cơ quan nên việc nghiên cứu tìm hiểu nhu cầu tiêu dùng của các đối tượng khách hàng rất thuận lợi. Tuy nhiên việc dự báo nhu cầu của họ với Xí nghiệp mà nói là rất khó khăn vì khách hàng của Xí nghiệp chủ yếu là các nhà xuất bản, các tạp chí việc tiêu thụ sản phẩm của họ quyết định kế hoạch hoạt động kinh doanh của Xí nghiệp.
Dân số và xu hướng vận động, sự di chuyển dân cư, thu nhập và phân bố thu nhập của các hộ gia đình, đặc điểm tâm lý, là một trong những yếu tố ảnh hưởng đến thói quen, khả năng tiêu dùng của khách hàng nó quyết định việc khách hàng có bỏ tiền ra để mua các sản phẩm để tiêu dùng. Nhà quản trị hiện nay cần phải dựa vào tâm lý, thói quen và cả nhận thức của khách hàng để có kế hoạch kinh doanh theo sản phẩm, khu vực, ngành hàng, theo thời vụ…kế hoạch
sát thực khả năng đạt được mục tiêu đề ra là cao. Trong những năm gần đây, cơ sở hạ tầng thủ đô phát triển nhiều khu chung cư cao tầng mọc lên số lượng học sinh, sinh viên tăng nhu cầu sử dụng sách báo và các tạp chí tăng cao nên ảnh hưởng đến số lượng sách xuất bản của các nhà xuất bản từ đó tăng số lượng sản phẩm in cho đơn vị.
d. Môi trường cạnh tranh
Trên thị trường ngành in hiện nay có nhiều đối thủ cạnh tranh với Xí nghiệp như Nhà in Bộ Tổng Tham mưu, Nhà in Quân đội 1, Các công ty tư nhân...Các đối thủ cạnh tranh này rất mạnh và có ảnh hưởng rất lớn tới hoạt động kinh doanh của Xí nghiệp.Trong năm 2018, Nhà in Bộ tổng tham mưu được đầu tư máy in 5 mầu phủ UV, đồng bộ dây chuyền sản xuất từ khâu in đến hoàn thiện sản phẩm ( in từ cuộn giấy) cung cấp ra thị trường những sản phẩm in chất lượng, số lượng sản phẩm lớn tạo áp lực canh tranh về giá sản phẩm với Xí nghiệp. Các công ty in tư nhân như Công ty in Tuấn Bằng mô hình quản lý tinh gọn, nhân viên làm việc chuyên nghiệp chi phí quản lý doanh nghiệp thấp nên cũng tạo áp lực cạnh tranh cho Xí nghiệp. Do vậy công tác quản trị bán hàng phải được chú trọng tạo lợi thế cạnh tranh hơn các đối thủ khác, tạo ra sự trung thành về nhãn hiệu. Tăng cường các hoạt động marketing, xúc tiến bán hàng bên cạnh đó phải không ngừng cải tiến hoạt động phân phối, cung cấp sản phẩm đạt chất lượng đảm bảo dịch vụ sau bán hàng, Xí nghiệp cần phải nhấn mạnh vào chất lượng, sản phẩm, khả năng tư vấn thiết kế cho khách hàng, phải chủ động phân tích môi trường cạnh tranh để có kế hoạch phù hợp nhằm phát huy tối ưu thế mạnh và khả năng của mình.
e. Khách hàng
Khách hàng là yếu tố quyết định doanh thu bán hàng của Xí nghiệp, mọi hoạt động mà Xí nghiệp tiến hành thực hiện đều hướng tới thỏa mãn tối đa nhu cầu của khách hàng, nhờ đó mà đạt được mục tiêu mà Xí nghiệp đã đề ra. Khách hàng là người trực tiếp đặt hàng sản phẩm của Xí nghiệp nên số lượng khách hàng có tác động rất lớn tới kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp. Mặt khác Xí nghiệp In là đơn vị chuyên sản xuất kinh doanh các mặt hàng về vật tư ngành in và các sản phẩm in như sách báo, sách giáo khoa, các tạp chí do đó đối tượng khách hàng mà Xí nghiệp hướng tới là các nhà xuất bản như nhà xuất bản giáo dục hà nội. Nhà xuất bản đại học sư phạm, các nhà sách....Khách
hàng là một trong những nhân tố làm nên thành công của Xí nghiệp. Năm 2018. Nhà xuất bản Hà Nội đã cắt giảm toàn bộ sản lượng in tại Xí nghiệp; Tạp chí ngân hàng chuyển việc in tạp chí về nhà in của ngành nên sản lượng sách giáo khoa và tạp chí bị suy giảm dẫn đến doanh thu các mặt đó cũng giảm theo.
f. Nhà cung cấp
Nhà cung cấp là người cung cấp các yếu tố đầu vào cho Xí nghiệp. Giá cả và chất lượng đầu vào ảnh hưởng đến giá cả và chất lượng sản phẩm đầu ra của Xí nghiệp. Do đó để hạn chế rủi ro trong kinh doanh thì nên chọn các nhà cung cấp có uy tín và luôn giữ thế chủ động trước các nhà cung cấp. Một số mặt hàng của Xí nghiệp phải nhập khẩu từ nước ngoài, xí nghiệp không thực hiện nhập khẩu trực tiếp được mà phải thông qua một số nhà cung cấp nên Xí nghiệp cần chủ động trong việc lập kế hoạch cung cấp vật tư đầu vào để phòng tránh những rủi ro xảy ra như thiếu hàng, không đáp ứng được yêu cầu của khách hàng... Năm 2018, do công tác dự báo thị trường tốt cùng với mối quan hệ với nhà cung cấp, Công ty Cổ phần giấy Ngọc Việt đã đứng ra nhập khẩu lô hàng giấy Couche 250 cho Xí nghiệp đáp ứng được tiến độ sản xuất lô hàng bộ thẻ chữ, bộ thẻ số cho Công ty Cố phần đầu tư Giáo dục sớm.
4.2.3.2. Các yếu tố nội sinh
a. Nguồn nhân lực và trình độ quản lý của Xí nghiệp
Nguồn nhân lực có vị trí quan trọng nhất trong mọi hoạt động của doanh nghiệp. Con người là chủ thể của mọi hoạt động, một bản kế hoạch bán hàng đạt tiêu chuẩn và tốt thì cần những nhà quản trị bán hàng có năng lực, trình độ và nhiệt tình. Nếu nhân viên trong doanh nghiệp nỗ lực nhiệt tình thì chắc chắn họ sẽ hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao.
Bởi vậy, để thu hút nhân tài, Xí nghiệp phải không ngừng hoàn thiện chính sách phát triển nguồn nhân lực mà theo đó, mức lương thưởng cùng nhiều chế độ đãi ngộ khác luôn được lãnh đạo Xí nghiệp đặc biệt quan tâm. Hầu hết các doanh nghiệp luôn tâm niệm rằng một nhân viên có tinh thần trách nhiệm và luôn cống hiến có thể đáng giá gấp nhiều lần nhân viên có năng lực nhưng không gắn bó với doanh nghiệp. Từ đó, trong công tác nhân sự, họ luôn chú trọng việc làm thế nào để thu hút và giữ chân người giỏi.
Bên cạnh đó để tổ chức được bộ máy quản lý một cách phù hợp đòi hỏi người quản lý của Xí nghiệp cần có trình độ, khả năng tư duy cao; một bộ máy tổ
chức chặt chẽ, một đội ngũ cán bộ công nhân viên năng động sẽ quyết định trực tiếp đến kết quả hoạt động bán hàng và hoạt động sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp. Người quản lý có năng lực thì việc ra quyết định mới có khả năng thành công, người quản lý có trình độ chuyên môn tốt sẽ dẫn dắt nhân viên của mình hoàn thành tốt nhiệm vụ đặt ra.
b. Nguồn tài chính của Xí nghiệp
Vốn là yếu tố cơ bản và quan trọng cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, và được coi là tiền đề cần thiết cho mọi hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Bất kỳ đơn vị nào khi thành lập cũng đều phải có vốn để đầu tư vào trang thiết bị, áp dụng khoa học kỹ thuật hiện đại trong quá trình hoạt động kinh doanh