Phần 4 Kết quả nghiên cứu và thảo luận
4.1. Thực trạng công tác quản trị bán hàng của xí nghiệp in, nhà máy z176 tổng
4.1.6. Thực trạng đánh giá kết quả bán hàng
Công tác đánh giá kết quả bán hàng rất quan trọng đối với Xí nghiệp, nó phản ánh thực trạng về sản xuất kinh doanh tại Xí nghiệp. Do đó, hàng tháng các nhân viên bán hàng phải báo cáo cho Trưởng ban kinh doanh về doanh thu bán hàng và số lượng sản phẩm bán ra trong tháng đó để Trưởng ban tổng hợp và đánh giá kết quả bán hàng của nhân viên đó trong tháng vừa qua có đạt được so với kế hoạch đề ra hay không. Khi đã có bản báo cáo về doanh thu bán hàng và số lượng sản phẩm bán ra của các nhân viên, thì trưởng ban phải có trách nhiệm tổng hợp lại và báo cáo cho các Giám đốc Xí nghiệp về tình hình tài chính, doanh thu bán hàng và số lượng sản phẩm bán ra theo tháng của Xí nghiệp.
Dựa vào bản báo cáo của Trưởng ban kinh doanh, Giám đốc Xí nghiệp sẽ phân tích được tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp trong tháng là tốt hay không tốt có đạt kế hoạch không từ đó sẽ có những điều chỉnh thích hợp trong tháng sau nhằm đạt được mục tiêu mà Xí nghiệp đã đặt ra.
Việc báo cáo theo từng cấp như trên sẽ đánh giá được một cách tổng thể và chi tiết cho các nhà quản trị của Xí nghiệp biết được tình hình tài chính, doanh thu bán hàng và số lượng sản phẩm bán ra của từng nhân viên. Chính việc này cũng sẽ cho các nhà quản trị của Xí nghiệp biết được rằng doanh thu bán hàng của Xí nghiệp trong năm vừa qua đạt được bao nhiêu, số lượng sản phẩm bán ra như thế nào để có đánh giá cụ thể hơn.
Chỉ tiêu tài chính đánh giá công tác bán hàng tại Xí nghiệp sẽ đưa ra được những chỉ số về doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ, giá vốn hàng bán, chi phí bán hàng, lợi nhuận bán hàng…qua các năm. Từ đó các nhà quản trị đem so sánh các chỉ số này với các năm, xem tình hình sản xuất kinh doanh tại Xí nghiệp qua các năm có chiều hướng như thế nào. Chỉ tiêu này có ý nghĩa hết sức quan trọng đối với Xí nghiệp, dựa vào chỉ tiêu này các nhà quản trị có thể hoạch định được kế hoạch cho năm sắp tới.
Bảng 4.16. Chỉ tiêu tài chính đánh giá công tác bán hàng của Xí nghiệp Đơn vị tính: Triệu đồng Đơn vị tính: Triệu đồng Năm Chỉ tiêu 2016 2017 2018 So sánh (%) 2017/ 2016 2018 / 2017 BQ
Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ 54.411 55.000 55.073 101,1 100,1 0,6
Doanh thu thuần về bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ 54.411 55.000 55.073 101,1 100,1 0,6
Giá vốn hàng bán 49.757 50.500 50.596 101,5 100,2 0,8
Lợi nhuận gộp về bán hàng và cung cấp dịch vụ 4.653 4.500 4.477 96,7 99,5
Chi phí bán hàng 52 53 55 101,9 103,8 2,8
Tiền phải thu của khách hàng 3.261 4.875 4.470 149,5 91,7 17,1
Tiền trả trước cho người bán 1.504 1.200 1.600 79,8 133,3 3,1
Hàng tồn kho 7.577 8.236 9.540 108,7 115,8 12,2
Nhìn vào bảng chỉ tiêu tài chính đánh giá công tác bán hàng của xí nghiệp thời gian 3 năm vừa qua, ta có thể nhận thấy rằng kết quả bán hàng có sự tăng trưởng thể hiện qua chỉ tiêu doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ tăng lên theo từng năm. Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ năm 2018 tăng 0.13% tương ứng với 73 triệu đồng so với năm 2017 và năm 2017 tăng 1.1% tương ứng với 589 triệu đồng so với năm 2016, tuy nhiên mức tỷ lệ tăng không cao.
Giá trị hàng tồn kho của Xí nghiệp nhìn chung là lớn, điều đó chứng tỏ rằng Xí nghiệp luôn sẵn hàng để cung cấp cho thị trường. Năm 2018 hàng tồn kho của Xí nghiệp tăng 15.8% so với năm 2017. Năm 2017 hàng tồn kho tăng 8.6% so với năm 2016. Điều này chứng tỏ Xí nghiệp đã có những kế hoạch và chiến lược chú trọng vào việc tích trữ hàng tồn kho để đáp ứng nhu cầu của khách hàng.
Công nợ phải thu của khách hàng đã có sự thay đổi, năm 2018 công nợ phải thu khách hàng giảm 8.3% so với năm 2017, chứng tỏ việc quản lý công nợ đã gắn với trách nhiệm của nhân viên bán hàng, các nhân viên bán hàng bên cạnh việc bán hàng còn phải quan tâm đến việc đôn đốc thu hồi công nợ, không để tình trạng khách hàng nợ lâu ngày từ đó nâng cao hiệu quả thu hồi công nợ của Xí nghiệp và hiệu quả hoạt động của hoạt động bán hàng.
Mặt khác Xí nghiệp cũng dựa vào chỉ tiêu doanh thu bán hàng mà Xí nghiệp đặt ra cho lực lượng bán hàng, với yêu cầu về mức tăng trưởng doanh số cao qua các năm.
Nhìn vào bảng 4.17 tình hình thực hiện kế hoạch bán hàng qua các năm của Xí nghiệp ta thấy năm 2016 doanh thu kế hoạch đặt ra là 52.750 triệu đồng thực hiện được 54.411 triệu đồng tăng 1.661 triệu đồng tương ứng tăng 3,1% trong đó thực hiện kế hoạch doanh thu từ việc kinh doanh vật tư ngành in đều tăng đáng kể doanh thu mặt hàng giấy in kế hoạch đặt ra 6.500 triệu đồng thực hiện 7.900 triệu đồng tăng 1.400 triệu đồng tương ứng tăng 21,5 %; mực in doanh thu kế hoạch đặt ra là 3.800 triệu đồng thực hiện được 4.060 triệu đồng tăng 260 triệu tương ứng tăng 6,8%; kẽm in doanh thu kế hoạch đặt ra 2.250 triệu đồng thực hiện 2.351 triệu đồng tăng 101 triệu đồng tương ứng tăng 4,5%; sản phẩm in các tài liệu doanh thu kế hoạch 28.000 triệu đồng thực hiện đạt 28.200 triệu đồng tương ứng tăng 0,7%; sản phẩm sách giáo khoa doanh thu kế hoạch 7.000 triệu đồng thực hiện đạt 7.050 triệu đồng tăng 50 triệu đồng tương ứng tăng 0,7% tuy nhiên có mặt hàng in tạp chí không đặt chỉ tiêu kế hoạch đặt ra do
khách hàng tạp chí ngân hàng giảm kế hoạch in tại đơn vị. Năm 2017 doanh thu kế hoạch đặt ra 54.450 triệu đồng thực hiện đạt 55.000 triệu đồng tăng 550 triệu đồng tương ứng tăng 1% tuy nhiên thì cơ cấu doanh thu đã thay đổi, xí nghiệp tăng doanh thu từ kinh doanh vật tư ngành in, giảm doanh thu từ các sản phẩm in như mặt hàng giấy in năm 2016 xí nghiệp xây dựng kế hoạch là 6.500 triệu đồng thì đến năm 2017 kế hoạch xây dựng là 17.000 triệu đồng tăng 10.500 triệu đồng tương ứng tăng 161,5% thực hiện đạt 17.250 triệu đồng tăng 250 triệu tương ứng tăng 1,5%; mặt hàng mực in doanh thu kế hoạch xây dựng 8.900 triệu đồng tăng 5.100 triệu đồng so với kế hoạch năm 2016 tương ứng tăng 134,2%, thực hiện đạt 9.000 triệu đồng tăng 100 triệu đồng tương ứng tăng 1,1%; mặt hàng kẽm in doanh thu kế hoạch xây dựng là 4.500 triệu đồng tăng 2.250 triệu đồng so với năm 2016 tương ứng tăng 100% thực hiện đạt 4.600 triệu đồng tăng 100 triệu tương ứng tăng 2,2%; mặt hàng các tài liệu in doanh thu kế hoạch xây dựng là 18.500 triệu đồng giảm 9.500 triệu đồng so với năm 2016 tương ứng giảm 33,9% thực hiện đạt 18.50 triệu đồng tăng 50 triệu đồng tương ứng tăng 0,3%; mặt hàng sách giáo khoa kế hoạch xây dựng 3.250 triệu đồng giảm 3.750 triệu đồng so với năm 2016 tương ứng giảm 53,6% thực hiện đạt 3.300 triệu đồng tăng 50 triệu đồng tương ứng tăng 1,5%; mặt hàng tạp chí doanh thu kế hoạch xây dựng 2.300 triệu đồng giảm 2.900 triệu đồng so với năm 2016 tương ứng giảm 55,8% thực hiện đạt 2.300 triệu đồng việc thay đổi này là do nhu cầu về các sản phẩm in sụt giảm, xí nghiệp đã chuyển hướng sản xuất kinh doanh sang kinh doanh các loại vật tư ngành in. Năm 2018 doanh thu kế hoạch đặt ra là 54.800 triệu đồng, thực hiện đạt 55.073 triệu đồng tăng 273 triệu đồng tương ứng tăng 0,5%. Cơ cấu mặt hàng cũng tăng doanh thu về các vật tư ngành in và giảm doanh thu các sản phẩm in chứng tỏ nhu cầu về các sản phẩm in ngày càng giảm, vấn đề việc làm rất khó khăn .Mặt hàng giấy in doanh thu kế hoạch xây dựng 18.500 triệu đồng, thực hiện đạt 18.500 triệu đồng; mặt hàng mực in kế hoạch xây dựng 9.050 triệu đồng thực hiện đạt 9.050 triệu đồng; mặt hàng kẽm in doanh thu kế hoạch xây dựng là 6.300 triệu đồng thực hiện đạt 6.400 triệu đồng tăng 100 triệu đồng tương ứng tăng 1,6 %; mặt hàng các tài liệu in doanh thu kế hoạch xây dựng 16.750 triệu đồng thực hiện đạt 16.923 triệu đồng tăng 173 triệu đồng tương ứng tăng 1%; mặt hàng tạp chí doanh thu kế hoạch xây dựng 700 triệu đồng giảm 1.600 triệu đồng so với năm 2017 tương ứng giảm 69,6 % thực hiện đạt 700 triệu đồng Nhìn chung cả 03 năm Xí nghiệp đều đạt kế hoạch đề ra đó là tiền đề để xí
Bảng 4.17. Tình hình thực hiện kế hoạch bán hàng của Xí nghiệp qua các năm Đơn vị tính: Triệu đồng Đơn vị tính: Triệu đồng Sản phẩm Doanh thu năm 2016 Thực hiện so với kế hoạch (%) Doanh thu năm 2017 Thực hiện so với kế hoạch (%) Doanh thu năm 2018 Thực hiện so với kế hoạch (%) Kế hoạch Thực hiện Kế hoạch Thực hiện Kế hoạch Thực hiện Giấy in 6.500 7.900 121,5 17.000 17.250 101,5 18.500 18.500 100,0 Mực in 3.800 4.060 106,8 8.900 9.000 101,1 9.050 9.050 100,0 Kẽm in 2.250 2.351 104,5 4.500 4.600 102,2 6.300 6.400 101,6 Các tài liệu 28.000 28.200 100,7 18.500 18.550 100,3 16.750 16.923 101,0 Sách giáo khoa 7.000 7.050 100,7 3.250 3.300 101,5 3.500 3500 100,0 Tạp chí 5.200 4.850 93,3 2.300 2.300 100,0 700 700 100,0 Tổng 52.750 54.411 103,1 54.450 55.000 101,0 54.800 55.073 100,5
Ngoài ra Xí nghiệp cũng dựa vào số lượng sản phẩm bán ra trong 01 năm của đơn vị để kiểm soát số lượng sản phẩm sản xuất đảm bảo công tác bảo mật, bản quyền của ngành in đồng thời phân tích các yếu tố ảnh hưởng đến quá trình thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh của đơn vị. Qua bảng 4.18 số lượng sản phẩm bán ra của Xí nghiệp ta thấy số lượng các sản phẩm bán ra đều tăng tương ứng với mức tăng doanh thu. Năm 2016 tất cả các mặt hàng đều vượt chỉ tiêu đặt ra: mặt hàng giấy in kế hoạch xây dựng 325 tấn thực hiện đạt 343 tấn tăng 18 tấn tương ứng tăng 5,5%; mặt hàng mực in kế hoạch xây dựng 36.190 kg thực hiện đạt 38.500 kg tăng 2.310 kg tương ứng tăng 6,4%; mặt hàng kẽm in kế hoạch xây dựng 22.500 tấm thực hiện đạt 23.510 tấm tăng 1.010 tấm tương ứng tăng 3%; mặt hàng các tài liệu in kế hoạch xây dưng 238.429 quyển thực hiện đạt 239.105 quyển tăng 676 quyển tương ứng tăng 4,5%; mặt hàng sách giáo khoa kế hoạch xây dựng 180.153 quyển thực hiện đạt 190.500 quyển tăng 10.347 quyển tưởng ứng tăng 5,7% chỉ có mặt hàng in tạp chí là không đạt chỉ tiêu đạt 93,7 % kế hoạch kế hoạch xây dựng là 24.000 quyển thực hiện đạt 22.500 quyển do khách hàng đã cắt giảm số lượng đơn hàng. Năm 2017 mặt hàng giấy kế hoạch tiêu thụ xây dựng là 740 tấn tăng 415 tấn tương ứng tăng 127,7% so với kế hoạch năm 2016, thực hiện đạt 750 tấn tăng 10 tấn tương ứng tăng 1,4%; mặt hàng mực in kế hoạch xây dựng 80.900 kg tăng 44.710 kg tương ứng tăng 123,5% so với năm 2016 thực hiện đạt 81.800 kg tăng 900 kg tương ứng tăng 1,1%; mặt hàng kẽm in kế hoạch xây dựng 42.450 tấm tăng 19.950 tấm tương ứng tăng 188,7% so với năm 2016 thực hiện đạt 43.300 tấm tăng 850 tấm tương ứng tăng 2%; mặt hàng các tài liệu in kế hoạch xây dựng 154.900 quyển giảm 83.520 quyển tương ứng giảm 35% so với năm 2016 thực hiện đạt 155.600 quyển tăng 700 quyển tương ứng tăng 0,5%; mặt hàng sách giáo khoa kế hoạch xây dựng 85.700 quyển giảm 94.453 quyển tương ứng giảm 52,4% so với năm 2016 thực hiện đạt 86.600 quyển tăng 900 quyển tương ứng tăng 1,1%; mặt hàng tạp chí kế hoạch xây dựng 11.000 quyển giảm 10.000 quyển tương ứng giảm 54,2% so với năm 2016 thực hiện đạt 11.000 quyển. Năm 2018 mặt hàng giấy in kế hoạch xây dựng là 822 tấn thực hiện đạt 822 tấn; mặt hàng mực in kế hoạch xây dựng 86.200 kg thực hiện đạt 86.200 kg; mặt hàng mực in kế hoạch xây dựng 57.300 kg thực hiện đạt 58.200 kg tăng 900 kg tương ứng tăng 1,6%; các mặt hàng sản phẩm in đều đạt chỉ tiêu kế hoạch đặt ra. Do việc chuyển dịch cơ cấu ngành hàng của Xí nghiệp nên dẫn đến giảm các chỉ tiêu số lượng sản phẩm.
Bảng 4.18. Số lƣợng sản phẩm bán ra qua các năm Sản phẩm Năm 2016 Thực hiện so với kế hoạch (%) Năm 2017 Thực hiện so với kế hoạch (%) Năm 2018 Thực hiện so với kế hoạch (%) ĐVT
Kế hoạch Thực hiện Kế hoạch Thực hiện Kế hoạch Thực
hiện
Giấy in Tấn 325 343 105,5 740 750 101,4 822 822 100,0
Mực in Kg 36.190 38.500 106,4 80.900 81.800 101,1 86.200 86.200 100,0
Kẽm in Tấm 22.500 23.510 103.0 42.450 43.300 102,0 57.300 58.200 101,6
Các tài liệu Quyển 238.429 239.105 104,5 154.900 155.600 100,5 140.250 141.650 101,0
Sách giáo khoa Quyển
180.153 190.500 105,7 85.700 86.600 101,1 92.000 9.200 100,0
Tạp chí Quyển 24.000 22.500 93,6 11.000 11.000 100,0 3.500 3.500 100,0
Nhìn chung quá trình đánh giá kết quả bán hàng ở Xí nghiệp cũng cần phải xem xét lại một số vấn đề.
Thứ nhất vấn đề giám sát doanh số bán hàng của các nhân viên bán hàng thế nào. Giám đốc Xí nghiệp cần có những buổi kiểm tra thực tế để đánh giá hoạt động của nhân viên bán hàng chứ không thể chỉ nghe qua các báo cáo của trưởng ban kinh doanh.
Thứ hai để nâng cao hiệu quả của hoạt động bán hàng, cần xây dựng chỉ tiêu thu hồi công nợ để đành giá kết quả công tác của nhân viên bán hàng.
Thứ ba cần xây dựng tiêu chí đánh giá công tác bảo quản hàng tồn kho, giá trị hàng tồn kho lớn mà công tác bảo quản không đạt yêu cầu thì vật tư sẽ bị kém phẩm chất, mất giá trị.
4.1.7 Thực trạng công tác chất lƣợng sản phẩm
Chất lượng sản phẩm mà doanh nghiệp sản xuất ảnh hưởng đến công tác quản trị bán hàng. Nó tác động đến chi phí, lợi nhuận cũng như uy tín của doanh nghiệp trên thị trường. Hiện nay tại Xí nghiệp, Ban kỹ thuật là đơn vị chịu trách nhiệm về công tác chất lượng sản phẩm: xây dựng quy trình kiểm tra chất lượng sản phẩm từ vật tư đầu vào đến thành phẩm xuất kho, thực hiện kiểm tra sản phẩm ở các khâu của quy trình sản xuất, tiếp nhận và giải quyết các khiếu nại của khách hàng về chất lượng sản phẩm. Tuy nhiên theo thống kê số liệu thì trong năm 2018 có 50 lần khách hàng phản hồi về chất lượng sản phẩm in do các lỗi như bong keo gáy sản phẩm, mũi khâu không đều, màu in bị nhòe, nhầm tay sách, khi có thông tin phản hồi của khách hàng, xí nghiệp lại phải cử người xuống tận nơi kiểm tra và mang hàng về sửa chữa mất rất nhiều chi phí và thời gian. Bên cạnh đó máy móc thiết bị lạc hậu không theo kịp với sự phát triển công nghệ ngành in, Xí nghiệp có 05 máy in thì đều là các máy thuộc thế hệ in những năm 90 nhập khẩu từ Nhật Bản thường xuyên phải bảo trì bảo dưỡng nên chi phí sản xuất tăng cao, quy trình sản xuất rời rạc sử dụng nhiều lao động thủ công. Tất cả các yếu tố đó đã ảnh hưởng không nhỏ đến giá thành sản phẩm, thời gian giao hàng.
Bảng 4.19. Số lỗi chất lƣợng sản phẩm
Đơn vị tính: lần
Lỗi Năm 2016 Năm 2017 Năm 2018
Bong keo gáy sách 15 10 8
Bắt nhầm tay sách 03 02 03
Xén hụt khổ sách 05 07 04
Bìa sách không đồng mầu 04 06 02
Nguồn: Ban kỹ thuật
4.2. ĐÁNH GIÁ CHUNG VỀ CÔNG TÁC QUẢN TRỊ BÁN HÀNG TẠI XÍ NGHIỆP IN, NHÀ MÁY Z176- TỔNG CỤC CNQP