Phần 4 Kết quả nghiên cứu và thảo luận
4.3. Một số định hướng và giải pháp nhằm hoàn thiện công tác quản trị bán hàng tạ
4.3.2. Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác quản trị bán hàng của xí nghiệp in,
nghiệp In, Nhà máy Z176- Tổng cục CNQP
4.3.2.1. Nâng cao trình độ cán bộ quản lý
Cán bộ quản lý đóng vai trò quan trọng, quyết định sự thành công trong hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị. Xí nghiệp cử cán bộ tham gia các lớp quản lý nhân sự, lớp kinh doanh ... do các công ty đào tạo tổ chức như Học viện CEO Việt Nam, Trường đào tạo doanh nhân HRP để nâng cao trình độ, hội nhập với xu thế kinh doanh mới trong thời đại công nghệ 4.0.
Bộ phận đào tạo- tuyển dụng xây dựng chương trình liên kết đào tạo với Trường cao đảng công nghiệp In cử công nhân đi học nâng cao tay nghề, tiếp nhận các sinh viên thực tập của trường để có nguồn lao động mới. Xây dựng kế hoạch đào tạo và tổ chức thực hiện trong toàn đơn vị.
4.3.2.2. Nâng cao chất lượng tuyển dụng và đào tạo lực lượng bán hàng
a. Nâng cao chất lượng tuyển dụng
Xí nghiệp có thể đánh giá trên các mặt như: Công tác tuyển chọn nhân viên bán hàng thực sự đã hiệu quả chưa, đã thu hút các ứng cử viên chú ý và tham gia chưa? Quá trình tuyển chọn như vậy đã đầy đủ chưa, các ứng viên trúng tuyển có thực sự dựa trên cơ sở khách quan và công bằng không? Tỷ lệ và số người trúng tuyển đã đáp ứng được nhu cầu lao động của Xí nghiệp chưa? Chi phí cho công tác tuyển dụng có hợp lý và cân đối với nguồn tài chính của Xí nghiệp không? Những người làm công tác tuyển dụng có gặp khó khăn gì trong quá trình thực hiện…? Dựa vào đây ta tìm ra những nguyên nhân của vấn đề đang tồn tại đề ra giải pháp giải quyết chúng làm tăng hiệu quả của công tác
bộ làm công tác tuyển dụng vì:
Việc tuyển mộ, tuyển chọn có thể tuyển được những ứng viên giỏi có trình độ hay không phụ thuộc vào những người làm công tác tuyển dụng. Vì vậy, cần phải lựa chọn những người làm công tác tuyển dụng phải là người am hiểu chuyên môn, có khả năng giao tiếp, khả năng phán đoán và có những kiến thức về tâm lý xã hội .Sau khi lựa chọn xong cần đào tạo cho họ về mục đích và quy trình tuyển dụng mà Xí nghiệp đặt ra.
Điều quan trọng trong việc tìm ra ứng viên phù hợp là trong quá trình tuyển chọn, Ban giám đốc kết hợp với Ban HC-CT-HC tiến hành một số bài kiểm tra đối với người xin việc để tìm ra được người phù hợp với vị trí tuyển dụng và gắn bó với Xí nghiệp. Ban giám đốc và bộ phận nhân sự có thể kiểm tra người xin việc ở một số vấn đề sau:
- Kiểm tra năng lực
- Kiểm tra sự hiểu biết về công việc mà họ đang ứng tuyển - Kiểm tra sự thích thú công việc
- Kiểm tra sự hiểu biết của họ về công ty
b. Tăng cường đào tạo nhân viên
Các hoạt động đào tạo hiện tại của Xí nghiệp mới chỉ dừng lại ở việc đào tạo về chuyên môn một lần khi người được tuyển dụng vào Xí nghiệp và chỉ do Xí nghiệp tự đào tạo. Để có lực lượng bán hàng giỏi, Xí nghiệp cần phải có một chương trình đào tạo theo một hệ thống được lên kế hoạch trước và phải mời các giáo viên của các trường đào tạo về giảng dậy hoặc cử nhân viên tới các lớp đào tạo để cập nhật các kiến thức mới. Biến quá trình làm việc của nhân viên thành quá trình tự đào tạo. Hiện nay Xí nghiệp đang xây dựng chương trình tự đào tạo, mỗi CBCNV tự đào tạo mình và đăng ký đào tạo nâng cao trình độ cho những người mới tuyển dụng, sau một khoảng thời gian nếu người lao động mới tuyển dụng đã đáp ứng được yêu cầu công việc sẽ được Xí nghiệp thưởng một khoảng tiền 5 triệu đồng. Đề nghị ban lãnh đạo Xí nghiệp tiếp tục quan tâm xây dựng để chương trình đạt kết quả như mong đợi.
Ngoài việc đào tạo về công tác chuyên môn, Xí nghiệp cần phải chú trọng đào tạo lực lượng nhân viên nói chung và lực lượng bán hàng nói riêng thêm các kỹ năng khác như : kỹ năng giao tiếp ứng xử, kỹ năng thuyết phục khách hàng,
kỹ năng bán hàng... tốt hơn nữa. Bởi vì đội ngũ nhân viên bán hàng họ là những người thường xuyên tiếp xúc với khách hàng, do vậy đây là điều kiện cần thiết để họ có thể có thêm những kiến thức để hoàn thành tốt công việc được giao.
4.3.2.3. Tăng cường công tác quản trị nhân viên bán hàng của Xí nghiệp
Trong hoạt động kinh doanh của các công ty nguồn nhân lực là một nhân tố quan trọng góp phần thực hiện kế hoạch kinh doanh của công ty. Ngày nay, trong nền kinh tế tri thức con người đóng vai trò quan trọng hơn. Làm sao để hoạt động kinh doanh đạt hiệu quả? Đội ngũ nhân viên bán hàng cần những phẩm chất gì để có thể cạnh tranh trong nền kinh tế thị trường. Vì vây, Xí nghiệp cần quan tâm đến việc quản trị nhân viên bán hàng những người tham gia trực tiếp vào quá trình bán hàng mang lại doanh thu cho Xí nghiệp:
- Xây dựng kế hoạch giao chỉ tiêu cho bộ phận kinh doanh của Xí nghiệp, phân loại khách hàng và giao nhân viên phụ trách từng mảng khách hàng.
- Có chế độ kiểm tra thường xuyên việc thực hiện kế hoạch của các nhân viên, kịp thời hỗ trợ giải quyết những khó khăn mà khách hàng yêu cầu khi vượt quyền giải quyết của nhân viên.
- Hàng tháng có đánh giá khen thưởng kịp thời những nhân viên hoàn thành chỉ tiêu kinh doanh, xem xét xây dựng lại quy chế thưởng theo doanh thu để khuyển khích nhân viên bán hàng.
Công việc bán hàng là hoạt động giao tiếp thường xuyên với khách hàng nên việc lựa chọn nhân viên bán hàng có đủ các điều kiện cần thiết như hình thức, nghiệp vụ chuyên môn, nghệ thuật giao tiếp và ứng xử, nhanh chóng nắm bắt và phản hồi thông tin từ khách hàng, kiên trì, trung thực đây là yếu tố quan trọng tạo nên hình ảnh của một nhân viên bán hàng.
Bên cạnh đó nhân viên bán hàng của Xí nghiệp cũng cần phải có tính chuyên nghiệp sau:
- Chuyên nghiệp trong dáng vẻ, có khả năng tạo ấn tượng với khách hàng ngay lần gặp đầu tiên, dáng vẻ bên ngoài có thể cho khách hàng biết được bạn là người có năng lực.
- Chuyên nghiệp trong thái độ phục vụ, giúp khách hàng thỏa mãn nhu cầu, xây dựng lòng tin từ phía khách hàng.
- Chuyên nghiệp trong kiến thức về sản phẩm, hiểu rõ về sản phẩm và đáp ứng mọi thông tin mà khách hàng muốn biết về sản phẩm.
- Chuyên nghiệp trong quan điểm bán hàng, coi trọng hiệu quả lâu dài không chạy theo doanh thu trước mắt, tận tụy phục vụ khách hàng không phân biệt khách hàng là ai.
- Chuyên nghiệp trong quy trình bán hàng, bán hàng cần tuân thủ quy trình bán hàng đã được xây dựng.
4.3.2.4. Nâng cao chất lượng sản phẩm, dịch vụ chủ động đổi mới quy trình công nghệ sản xuất để đáp ứng yêu cầu khách hàng
Xí nghiệp áp dụng khoa học kỹ thuật, đầu tư đổi mới trang thiết bị đổi mới công nghệ để nâng cao chất lượng sản phẩm, giá thành hợp lý. Các sản phẩm là tạp chí định kỳ phải cải tiến quy trình công nghệ sản xuất để thời gian từ khi nhận file của khách hàng đến khi giao hàng chỉ là 05 ngày sản xuất .
Trước yêu cầu ngày càng cao của khách hàng với các sản phẩm Lịch hàng năm, Xí nghiệp In cần chủ động sớm về kế hoạch và xu hướng thị trường lịch để chào hàng cho các đơn vị cũng như cân đối năng lực sản xuất trong những thời điểm đơn hàng nhiều do đặc thù ngành in nhất là thời điểm cuối năm. Trước xu thế in lịch gắn với quảng bá hình ảnh hoạt động của đơn vị, Xí nghiệp In cần xây dựng và thực hiện có hiệu quả công nghệ sản xuất lịch từ khâu chụp hình, thiết kế, chế bản, in và hoàn thiện sản phẩm để thu hút các đơn hàng của các nhà máy trong tổng cục như lịch Nhà máy Z181, Z121, Z176, Z189...
4.3.2.5. Tăng cường công tác quản lý và giảm giá thành sản phẩm
Trong thời gian tới, Xí nghiệp In cần tiếp tục đổi mới, đẩy mạnh công tác cải tiến công nghệ, nâng cao trình độ quản trị, duy trì nghiêm ngặt quy trình quản lý, áp dụng các công cụ quản lý nội vi 5S từ đó giảm chi phí hạ giá thành sản phẩm tạo lợi thế cạnh tranh.
Việc thay đổi và đưa ra chính sách giá mới là điều rất nhạy cảm đối với khách hàng. Tuy nhiên hàng loạt các công ty, đối thủ cạnh tranh ngày càng xuất hiện nhiều cộng thêm vào việc cạnh tranh khốc liệt về giá các sản phẩm.. Để đạt được những nhiệm vụ đề ra Xí nghiệp cần phải có một số giải pháp để có một chính sách giá cả hợp lý hấp dẫn hơn.
dụng, tiết kiệm thời gian lao động, tiết kiệm chi phí điện nước, văn phòng phẩm.. , có những biện pháp khuyến khích khen thưởng đối với những ca làm việc tiết kiệm vật tư, nguyên liệu, chi phí giao dịch bán hàng, kỷ luật nghiêm minh đối với tình trạng lãng phí, phân định rõ ràng trách nhiệm của từng người, trả thù lao xứng đáng cho những nhân viên làm việc thực sự hiệu quả. Tạo bầu không khí thi đua và hăng hái làm việc trong từng bộ phận.
+ Xây dựng một mô hình quản lý gọn nhẹ, linh hoạt nhằm giảm chi phí quản lý.
+ Xây dựng chiến lược kiểm soát hàng tồn kho tránh để tồn kho vật tư lâu ngày mất phẩm chất, giảm giá trị.
+ Cải tiến quy trình công nghệ, thực hiện LEAN trong sản xuất nhằm hợp lý hóa sản xuất, tiết kiệm thời gian nâng cao năng suất lao động...
4.3.2.6. Tăng cường công tác chăm sóc khách hàng sau bán hàng
Tổ chức tốt các hoạt động dịch vụ sau bán hàng là điều kiện không thể thiếu nhằm duy trì, củng cố và mở rộng hoạt động tiêu thụ sản phẩm cũng như thị trường của doanh nghiệp. Yêu cầu chung đối với mọi hoạt động dịch vụ sau bán hàng là đảm bảo nhanh chóng, thuận tiện, không được gây khó khăn cho khách hàng. Yêu cầu tổ chức hoạt động dịch vụ sau bán hàng là đảm bảo chất lượng cung cấp dịch vụ và tính hiệu quả. Để công tác chăm sóc khách hàng thực sự có hiệu quả thì Xí nghiệp cần quan tâm đến các vấn đề sau:
Xây dựng đội ngũ bán hàng chuyên nghiệp, có trình độ, kỹ năng, yêu nghề và thái độ phục vụ tận tình.
Thiết lập hệ thống thu thập ý kiến phản hồi của khách hàng. Bởi vì ý kiến phản hồi của khách hàng là yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp hoàn thiện sản phẩm và quá trình bán hàng của mình. Chúng ta có thể sử dụng phiếu điều tra để thu thập ý kiến của khách hàng. Trong phiếu điều tra đó chúng ta có thể xây dựng các bảng hỏi để biết đánh giá của khách hàng về chất lượng của sản phẩm và thái độ phục vụ của nhân viên bán hàng.
Tuyển chọn và đào tạo nhân viên kỹ thuật có trình độ tay nghề cao, thường xuyên cử đi tập huấn chuyên môn tại các cơ sở đào tạo để nhân viên có thể tiếp cận với trình độ khoa học kỹ thuật hiện đại, thiết kế chế bản các sản phẩm đòi hỏi kỹ thuật cao từ đó tham mưu tư vấn cho khách hàng về các yếu tố kỹ thuật của ngành in.
Xây dựng hệ thống hỗ trợ khách hàng qua website, mail: đây là phương pháp rẻ tiền, dễ thực hiện. Khi sử dụng mail để hỗ trợ khách hàng cần chú ý xây dựng các quy định về mốc thời gian phục vụ, cung cấp các hướng dẫn sử dụng website để khách hàng có thể sử dụng và thu hút họ quay lại lần sau.
4.3.2.7. Mở rộng mạng lưới tiêu thụ, phát triển các sản phẩm mới
Ngày nay khi nhu cầu sử dụng các sản phẩm in trên giấy có xu hướng giám sút, cạnh tranh giữa các nhà in ngày càng khốc liệt. Xí nghiệp mở rộng phát triển sản phẩm in trên chất lượng túi vải không dệt phục vụ nhu cầu của Nhà máy Z176.
Xí nghiệp In trực thuộc Nhà máy Z176, Nhà máy Z176 là đơn vị chuyên cung cấp các sản phẩm túi thân thiện với môi trường cho tập đoàn IKEA của Thụy Điển, Tập đoàn Polyconcept của Mỹ. Hàng năm doanh thu của Nhà máy xuất khẩu đạt nghìn tỷ đồng, cung cấp hàng triệu sản phẩm túi ra thị trường thế giới. Bởi vậy Xí nghiệp mạnh dạn đề xuất đầu tư thêm thiết bị dây chuyền công nghệ in lưới và sấy tự động (thiết bị được đặt hàng SX tại Đài Loan) để đáp ứng nhu cầu về in trên các sản phẩm với sản lượng đặt hàng lớn mà Nhà máy Z176 đang phải thuê các đơn vị bên ngoài.
- Nghiên cứu phát triển các sản phẩm bao bì, hòm hộp cung cấp cho các công ty, tập đoàn sản xuất điện tử như Samsung, LG….