- Nguyên tắc công bố tài liệu nhằm phục vụ lợi ích dân tộc: Đây là nguyên tắc có tính căn bản nhất của công tác công bố Nguyên tắc này định
2.2.2. Quy trình cơng bố tài liệu
Để đảm bảo thực hiện đúng ngun tắc khi cơng bố tài liệu thì quy trình khảo sát lựa chọn tài liệu và xét duyệt tài liệu để công bố rất chặt chẽ, cụ thể gồm những bước cụ thể sau:
Vấn đề lựa chọn đề tài công bố là vấn đề rất quan trọng để đạt được hiệu quả của công tác công bố. Nếu các đề tài được lựa chọn để cơng bố có tính thời sự, phù hợp thì kết quả cơng bố mới có thể khả quan, tức là mới thu hút được sự quan tâm của người nghiên cứu cũng như đông đảo quần chúng. Ngược lại, vấn đề lựa chọn đề tài công bố chưa được quan tâm đúng mức, thực hiện chưa hiệu quả thì ảnh hưởng tới chất lượng kết quả chung của công tác công bố.
Tại Kho Lưu trữ Trung ương Đảng thì vấn đề lựa chọn đề tài để công bố, theo tôi, chưa được quan tâm một cách thoả đáng. Trên thực tế, vấn đề lựa chọn đề tài công bố chủ yếu dựa vào dịp kỷ niệm các ngày lễ trong năm. Tức là sẽ chú trọng vào việc công bố tài liệu nhân các ngày lễ lớn trong năm, đặc biệt là kỷ niệm những năm chẵn, ví dụ kỷ niệm 35 năm Ngày giải phóng miền Nam thống nhất đất nước, 80 ngày Thành lập Đảng, 45 năm ngày Cách mạng Tháng Tám…Quý I hàng năm Tổ Công bố thường họp để phân công những cán bộ chịu trách nhiệm công bố tài liệu một số ngày lễ nhất định.
Tuy nhiên, nhân các ngày lễ, Cục Lưu trữ chủ yếu vẫn là cơng bố tồn văn tài liệu dưới dạng rời lẻ trên các báo và tạp chí. Những tài liệu được cơng bố theo phương pháp này chủ yếu có giá trị tuyên truyền nhân các ngày lễ, chưa cung cấp được những cứ liệu lịch sử một cách có hệ thống cho các nhà nghiên cứu.
Trong thời gian gần đây, nhân dịp các ngày lễ lớn trong năm, sự kiện trọng đại của Đất nước, thay vì cơng bố một vài tài liệu rời lẻ, Cục cũng đã công bố những ấn phẩm lưu trữ chuyên đề, công bố nhiều tài liệu lưu trữ của Đảng về một chuyên đề, cung cấp được những cứ liệu lịch sử một cách đầy đủ và có hệ thống hơn cho các nhà nghiên cứu. Đây cũng là một cách làm rất có hiệu quả và rất cần được phát huy trong thời gian tới.
Ví dụ: Nhân kỷ niệm 60 năm ngày Chủ tịch Hồ Chí Minh ra lời kêu gọi thi đua ái quốc, Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng đã phối với Ban Thi đua khen thưởng Trung ương để xuất bản cuốn “Đảng, Bác Hồ với Thi đua yêu nước và công tác thi đua khen thưởng”. Cuốn sách gồm nhiều bài viết,
47
BCH TW Đảng, trong đó cơng bố lần đầu 25 tài liệu là các Chỉ thị, Nghị quyết, Thơng tri của BCH TW Đảng, Bộ Chính trị, Ban Bí thư về cơng tác thi đua u nước, công tác thi đua khen thưởng hiện đang được bảo quản tại Kho Lưu trữ Trung ương Đảng.
* Lựa chọn tài liệu công bố
Sau khi đã lựa chọn được đề tài công bố, cán bộ cơng bố sẽ tìm kiếm tài liệu theo đề tài cơng bố đã hoặc được phân công cụ thể. Muốn lựa chọn được tài liệu có giá trị để cơng bố, cán bộ phải đọc tồn bộ tài liệu về vấn đề đó. Trước hết để có thể được phép đọc tài liệu, cán bộ làm công tác công bố phải khảo sát tài liệu qua các cơng cụ tra cứu có trong Kho, lên danh mục các đơn vị bảo quản hoặc tài liệu cụ thể (đối với các đvbq đã có sẵn mục lục chi tiết) vào một phiếu yêu cầu đọc tài liệu; sau đó phải thơng qua trưởng Phịng Khai thác và cuối cùng là phải được phép của Lãnh đạo Cục Lưu trữ. Sau đó trình phiếu u cầu đọc tài liệu đã có chữ ký của Lãnh đạo Cục Lưu trữ với Trưởng Kho Lưu trữ, Trưởng Kho Lưu trữ mới cho cán bộ quản lý tài liệu rút tài liệu ra phục vụ cho cán bộ công bố. Việc nghiên cứu tài liệu để lựa chọn công bố chỉ được phép thực hiện tại khu vực Kho mà thôi. Từ khối tài liệu được đọc, cán bộ công bố sẽ nghiên cứu, lựa chọn những tài liệu có giá trị để đưa ra cơng bố.
Chính vì quy trình cũng khá phức tạp nên để đọc được tài liệu từ khi gửi yêu cầu tới khi được đọc tài liệu mất khá nhiều thời gian. Vì vậy, để lựa chọn tài liệu chuẩn bị công bố vào dịp những ngày lễ của dân tộc phải có phiếu yêu cầu đọc tài liệu từ trước đó khá lâu.
Hơn nữa, hiện nay trong Kho cịn nhiều phơng tài liệu chưa được chỉnh lý, trong đó có nhiều phơng rất quan trọng, đặc biệt là phông tài liệu của các lãnh đạo Đảng và Nhà nước, các nhân vật lịch sử nên các cán bộ công bố gặp nhiều khó khăn khi muốn tiếp cận với khối tài liệu này để nghiên cứu, lựa chọn tài liệu có giá trị để cơng bố.
Lựa chọn tài liệu có giá trị để cơng bố là rất quan trọng, tác động sâu sắc tới kết quả của công tác công bố. Nếu lựa chọn được tài liệu thực sự có giá trị thì việc cơng bố sẽ có kết quả tốt và ngược lại. Hiện nay, vẫn cịn tình trang nhiều
tài liệu được cán bộ đọc, lựa chọn, trình duyệt lãnh đạo nhưng khi gửi các báo, tạp chí thì lại khơng được sử dụng gây ra sự lãng phí.
Ví dụ: Năm 2000 lựa chọn được 37 tài liệu để trình duyệt cơng bố, có 13 tài liệu duyệt được phép công bố, tuy nhiên khi gửi tài liệu cho các báo, tạp chí và các cơ quan thơng tấn thì chỉ cơng bố được 8 tài liệu. Năm 2002 trình lãnh đạo 24 tài liệu để công bố, lãnh đạo duyệt 15 tài liệu được phép công bố, nhưng cũng chỉ công bố được 8 tài liệu.
* Trình duyệt tài liệu công bố
Sau khi cán bộ lưu trữ lựa chọn được những tài liệu có giá trị, phù hợp để công bố trong những dịp kỷ niệm ngày lễ lớn của dân tộc hoặc phục vụ để công bố theo một chuyên đề, chủ đề nhất định thì sẽ phải trình duyệt tài liệu cơng bố bằng văn bản (kèm toàn văn tài liệu) cho các cấp cho thẩm quyền gồm: Trưởng phòng Khai thác, lãnh đạo Cục Lưu trữ và lãnh đạo Văn phòng Trung ương
Trưởng phòng Khai thác sẽ đọc nội dung tài liệu cho ý kiến để lãnh đạo Cục tiếp tục xem xét và cho ý kiến.
Trên cơ sở trực tiếp xem xét nội dung tài liệu và ý kiến của Trưởng phòng Khai thác, lãnh đạo Cục Lưu trữ sẽ có ý kiến về việc cơng bố tài liệu đó và gửi lên lãnh đạo Văn phòng Văn phòng Trung ương.
Lãnh đạo Văn phòng Trung ương trên cơ sở nghiên cứu nội dung tài liệu và ý kiến của lãnh đạo Cục Lưu trữ để đưa ra quyết định cuối cùng là có nhất trí cơng bố tài liệu hay không. Ý kiến của lãnh đạo Văn phòng Trung ương là ý kiến cuối cùng về việc cơng bố tài liệu đó.
Tóm lại, việc trình duyệt qua các cấp có thẩm quyền được thực hiện nghiêm túc, điều này đã đảm bảo được các nguyên tắc của công tác công bố như đảm bảo bí mật của Đảng, Nhà nước, phục vụ lợi ích của dân tộc. Trên thực tế các tài liệu được đưa ra công bố từ trước đến nay đều trải qua quy trình trình duyệt tài liệu nghiêm túc, chưa có tài liệu của Kho Lưu trữ Trung ương Đảng đưa ra công bố mà chưa có sự phê duyệt đầy đủ của các cấp lãnh đạo. Hơn nữa, việc trình duyệt tài liệu qua nhiều mức khác nhau đảm bảo sự khách quan, tính thực tế trong việc công bố tài liệu.
49
Tuy nhiên, điều này cũng gây ra một hạn chế nhất định, đó là thời gian để trình duyệt để cơng bố quá lâu (đặc biệt là khi lãnh đạo có việc bận, đi họp, đi công tác…) nên đôi khi tài liệu không được đưa ra công bố kịp thời và đúng dịp.
* Truyền đạt bản văn tài liệu
Đây cũng là một quy trình quan trọng của cơng tác cơng bố tài liệu nhằm đảm bảo tính khoa học, chính xác của tài liệu đưa ra cơng bố, tạo ra niềm tin đối với độc giả, cung cấp những cứ liệu chính xác, chân thực cho cơng tác nghiên cứu khoa học, đặc biệt là nghiên cứu lịch sử.
Trên thực tế, các tài liệu đã được đưa ra cơng bố dưới các hình thức khác nhau (cơng bố toàn văn rời lẻ, xuất bản văn kiện Đảng, Văn kiện Đảng chuyên đề…) về cơ bản là đảm bảo tính khoa học và chính xác, bản văn tài liệu được truyền đạt trung thành với bản gốc của tài liệu. Đối với một số chi tiết chưa được rõ ràng thì đều được cán bộ cơng bố tìm hiểu thơng qua các tài liệu có liên quan và có chú thích cuối trang đầy đủ. Khi tài liệu khơng có tiêu đề thì khi biên tập có thể đặt tiêu đề cho tài liệu nhưng phải chú thích rõ ràng.
Ví dụ: Văn kiện Đảng tồn tập tập 15 (năm 1954) cơng bố tài liệu khơng có tiêu đề, Ban Biên tập đã đặt tiêu đề cho tài liệu: “Điện mật của Ban Bí thư gửi Liên khu uỷ V, ngày 26/01/1954” và có chú thích cuối trang: Đầu đề do chúng tôi đặt (BT) [19, tr. 1 ]
Với những tài liệu có cách viết chưa phù hợp với cách viết hiện nay, ví dụ chữ “dân” được viết là “zân” “phê bình” được viết là “fê bình” thì khi truyền đạt bản văn để đưa ra cơng bố thì sử dụng cách viết hiện nay. Như thế, người đọc vẫn hiểu đúng về nội dung tài liệu và cách viết cũng phù hợp với những hiểu biết của người đọc hiện nay. Hoặc đôi khi trong các văn bản có sai lỗi chính tả, cán bộ cơng bố phải đọc, hiểu đúng nội dung văn bản và không truyền đạt nguyên văn những lỗi chính tả đó mà phải sửa lại cho đúng chính tả, tránh để người đọc hiểu sai về nội dung văn bản.
Đối với trường hợp chữ của văn bản bị mờ không đọc được thì cán bộ cơng bố có thể suy luận ra những chữ đó dựa vào nội dung của tài liệu hoặc những tài liệu có liên quan. Tuy nhiên phải có chú thích rõ ràng.
Ví dụ: Cơng bố tài liệu “Đường lối công tác binh vận” Tập 17- Văn Kiện Đảng có đoạn: “Ý thức đấu tranh để bảo vệ thành quả cách mạng miền Bắc và
giải phóng miền Nam là nhiệm vụ cao nhất 1 của nhân dân miền Nam, bọn đế quốc phong kiến Mỹ-Diệm không thể xuyên tạc hay làm lay chuyển được” [19,
tr. 837]
Chú thích: 1 Chữ mờ chúng tôi tạm luận là cao nhất (BT)
Những từ viết bằng tiếng nước ngoài, tên các quốc gia có cách viết khác với cách viết thơng thường cũng đều được truyền đạt nguyên văn như trong bản gốc của tài liệu, nhưng có chú thích ở cuối trang để hiểu rõ nghĩa,
Ví dụ: Văn kiện Đảng tập 21 cơng bố tài liệu: Chỉ thị của Ban Bí thư số 214-CT/TW, ngày 27/6/1960 về vấn đề mở một đợt đấu tranh chính trị rộng lớn chống Mỹ- Diệm nhân dịp 20/7”
“Đại biểu Ấn Độ, Gia Nã Đại1 gần đây cũng lợi dụng cương vị của họ trong Uỷ ban quốc tế đã kết luận và chuẩn bị đưa ra một số vấn đề khơng có lợi cho ta, hịng kìm hãm phong trào đấu tranh của nhân dân miền Nam” [19, tr.387]
Chú thích 1 Gia Nã Đại: Canađa.
Có những từ trong văn bản khơng có, có thể là sót do lỗi chính tả làm cho câu khơng rõ nghĩa, trường hợp này, ban biên tập đã thêm từ vào cho rõ nghĩa và để vào móc vng [ ] và chú thích ở dưới.
Đối với những tài liệu có nội dung thơng tin về mật danh của các lãnh đạo thì truyền đạt ngun văn mật danh đó, sau đó có chú thích cụ thể.
Ví dụ: Danh sách các đồng chí trúng cử Ban Chấp hành Trung ương khoá III (Văn kiện Đảng - tập 21), có chú thích sau:
*: N.V.C: Nguyễn Văn Cúc (Nguyễn Văn Linh - BT ) [19, tr.906]
Đối với những từ viết tắt được truyền đạt đúng với bản gốc của tài liệu, sau đó chú thích cuối trang về nội dung của những từ được viết tắt đó.
51
Ví dụ: Văn Kiện Đảng tồn tập - tập 20 (năm 1959) cơng bố “Nghị quyết Hội nghị Xứ uỷ Nam Bộ lần thứ tư, tháng 11/1950” có đoạn “Có kế hoạch cụ thể và tích cực gây dựng những CB1 bị đánh tan” [ 19, tr.190 ]
Có chú thích cuối trang 1CB: Chi bộ
Các dấu " Mật" , "Tối mật" "Tuyệt Mật", hoặc mức độ khẩn " Khẩn'", "Thượng khẩn", "Hoả tốc" không truyền đạt trong bản văn của tài liệu hoặc các yếu tố của thể thức của văn bản khác như tên cơ quan ghi ở góc phải của tài liệu hoặc nơi nhận văn bản cũng không được truyền đạt lại trong bản văn của tài liệu công bố.
Đối với những tài liệu có nhiều dị bản, thì cán bộ phải cân nhắc lựa chọn kỹ, đối chiếu với các văn bản cùng thời từ đặc điểm ngôn ngữ, văn phong thể hiện … để chọn được văn bản đáng tin cậy nhất đưa ra cơng bố.
Tóm lại, việc truyền đạt bản văn tài liệu đối với những tài liệu được công bố tại Kho Lưu trữ Trung ương Đảng đã đảm bảo tính khoa học, trung thực với bản văn của tài liệu gốc. Đây là điều rất quan trọng trong cơng tác cơng bố, đảm bảo tính chân thực đối với tài liệu được công bố, cung cấp những nguồn sử liệu chính xác cho khoa học lịch sử, tạo ra niềm tin đối với các nhà nghiên cứu.
* Trình bày và hệ thống hố tài liệu cơng bố Trình bày tài liệu cơng bố
Mỗi tài liệu đều có tiêu đề. Có thể là tiêu đề sẵn có trong bản gốc của tài liệu. Đối với những tiêu đề được biên soạn lại đều được đánh dấu (*) và chú thích ở dưới cuối trang như sau: "Tiêu đề do chúng tôi đặt" (B.T). Đối với một số tài liệu khơng có tiêu đề, người làm cơng bố có thể đặt tiêu đề cho tài liệu nhưng phải có chú thích rõ ràng. Trong trường hợp này, được đánh dấu hoa thị (*) cuối tiêu đề và dưới cuối trang có chú thích rõ là " Tiêu đề do chúng tôi đặt ( B.T)
Việc biên tập tiêu đề như vậy, cho phép người đọc có thể lựa chọn nội dung tài liệu phục vụ cho việc nghiên cứu một cách nhanh nhất, đồng thời cũng nhanh chóng loại ra những tài liệu khơng nằm trong mục đích nghiên cứu. Tiêu
đề của tài liệu cơng bố thường có các yếu tố như tên gọi của tài liệu, tác giả tài liệu, nội dung và ngày tháng của tài liệu. Tên gọi của tài liệu thể hiện vị trí, ý nghĩa, tầm quan trọng của tài liệu đó. Tên gọi của tài liệu có thể là : Cương lĩnh chính trị, điều lệ Đảng, nghị quyết, chỉ thị, thông tri, thông báo, Lời kêu gọi, hiệu triệu, huấn thị, v.v . Tác giả của tài liệu cũng cần phải được nêu ra, tác giả có thể là của cá nhân, của tập thể, cơ quan. Điều này cũng rất quan trọng, vị trí của tác giả trong cơ quan, hệ thống chính trị, trong xã hội quyết định phần quan trọng giá trị của tài liệu ấy. Tầm ảnh hưởng của tài liệu phụ thuộc vào tác giả sản sinh ra nó, nên khi cơng bố tài liệu, trong tiêu đề của tài liệu công bố khơng thể bỏ qua yếu tố này. Thời gian hình thành của tài liệu cũng là yếu tố không thể thiếu được trong bất cứ một văn kiện công bố nào.
Ví dụ: Chỉ thị số 59/CT-TWC ngày 15/9/1954 của Trung ương Cục miền Nam về việc tổ chức này Nam Bộ kháng chiến 23/9.
Một yếu tố quan trọng nhất trong tiêu đề văn kiện là nội dung của văn kiện, địi hỏi phải nêu ngắn gọn, chính xác, nêu bật được ý nghĩa chính của tài liệu. Đây là điểm giúp cho người đọc nhìn vào tiêu đề có thể nhanh chóng chọn