- Giúp đông đảo các nhà khoa học, quần chúng nhân dân và thế hệ trẻ tiếp cận với tài liệu lưu trữ của Đảng : Hiện nay, ở Kho Lưu trữ Trung ương
3.1. Tăng cường thu thập, quản lý và bảo quản tài liệu
“Tài liệu thuộc Phông Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam được quản lý thống nhất và phân cấp bảo quản trong các kho lưu trữ của Đảng ở các cấp từ Trung ương tới địa phương. Cục Lưu trữ Văn phịng Trung ương Đảng có chức năng trực tiếp quản lý Kho Lưu trữ Trung ương Đảng và có thẩm quyền thu thập và quản lý tài liệu lưu trữ của các cơ quan, tổ chức Đảng, tổ chức chính trị-xã hội ở cấp Trung ương; tài liệu của các đồng chí Ủy viên Bộ Chính trị, Ban Bí thư, các đảng viên tiêu biểu của Đảng, tài liệu của các nhân vật lịch sử, tiêu biểu của Đảng đồng thời là cán bộ lãnh đạo chủ chốt của Nhà nước, của các tổ chức chính trị xã hội” (Điều 7 )- Quy định số 210-QĐ/TW ngày 6/3/2009 về
Phông Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam. [96, tr. 2-3]
Như vậy các cơ quan, cá nhân thuộc thành phần có tài liệu nạp lưu vào Kho Lưu trữ Trung ương Đảng đã được quy định rõ ràng, cụ thể. Ngoài ra, Ban Bí thư cũng đã ban hành một số quy định về việc thu thập và quản lý tài liệu của Trung ương Đảng, các lãnh tụ tiền bối tại Kho Lưu trữ Trung ương Đảng như: Quyết định số 89-QĐ/TW ngày 19/5/1989 về việc quản lý tập trung toàn bộ tài liệu lưu trữ về thân thế, sự nghiệp và hoạt động của Chủ tịch Hồ Chí Minh, Quyết định số 20-QĐ/TW ngày 23/9/1987 về Phông Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam…Tuy nhiên, tính tới thời điểm hiện tại, việc thực hiện theo các quy định đó vẫn dừng lại ở mức độ nhất định. Thành phần và số lượng tài liệu được thu về Kho theo quy định chưa đầy đủ theo các quy định. Nhiều tài liệu của các tổ chức thuộc thành phần nộp lưu chưa hề được nạp vào Kho (các tổ chức chính trị- xã hội và tổ chức tiền thân của các như Hội Liên hiệp phụ nữ Việt Nam, Hội
79
Cựu chiến binh Việt Nam, Hội Nông dân Việt Nam …), các cơ quan khác tài liệu đã được nộp nhưng được nộp khơng đầy đủ, có những giai đoạn khơng hề có tài liệu. Khối phơng các nhân thì việc thu thập cũng gặp khá nhiều trở ngại, do hoạt động của các đồng chí ở nhiều nơi, nhiều cương vị khác nhau nên tài liệu cịn tản mát. Vì vậy, tài liệu phản ánh hoạt động của các đồng chí lãnh đạo cịn thiếu khá nhiều. Tài liệu chưa được thu thập đầy đủ nên chưa thể ra chỉnh lý.
Ví dụ: Phơng đồng chí Nguyễn Văn Linh tới nay chỉ thu thập được khoảng 3 mét giá tài liệu, Phơng đồng chí Phạm Văn Đồng cũng chỉ thu thập được khoảng hơn 3 mét giá tài liệu. Rất nhiều các đồng chí lãnh đạo khác như đồng chí Hồng Quốc Việt, đồng chí Nguyễn Chí Thanh mới chỉ thu được vài cặp tài liệu…
Khối tài liệu của các cơ quan, đơn vị cũng có những khó khăn khác (các đồng chí chun viên nghiên cứu, lãnh đạo giữ tài liệu không giao nộp, tài liệu bị mất mát…). Có nhiều nguyên nhân chủ quan và khách quan khác nhau để dẫn tới tình trạng này. Tuy nhiên, từ phía Cục cần có sự quan tâm thỏa đáng, xác định các nguyên nhân chính để đưa ra các hướng khắc phục.
Điều 4 Quy định 210-QĐ/TW ngày 06/3/2009 đã nêu rõ: “Tài liệu thuộc
phông Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam phải được tập trung thống nhất, quản lý chặt chẽ, chỉnh lý hồn chỉnh, hệ thống hóa khoa học và được tổ chức khai thác, phục vụ việc nghiên cứu lịch sử, khoa học và hoạt động thực tiễn” [ 96, tr.2
]. Thu thập đầy đủ và quản lý an toàn toàn bộ tài liệu của Trung ương Đảng vào Kho Lưu trữ Trung ương Đảng là việc làm quan trọng nhằm quản lý tập trung thống nhất tồn bộ tài liệu thuộc Phơng Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam. Thu thập đầy đủ và quản lý an toàn, khoa học tài liệu sẽ là tiền đề rất quan trọng để phát huy giá trị những tài liệu này.
Để việc thu thập tài liệu được thực hiện đúng các quy định đã đề ra thì Cục cần có những biện pháp tích cực hơn như ban hành quy định cụ thể về thành phần tài liệu cần nộp lưu, hướng dẫn nghiệp vụ để tạo điều kiện cho các cơ quan, đơn vị có thể quản lý, sắp xếp tốt khối tài liệu để tạo điều kiện cho cơ
quan, đơn vị khi giao nộp tài liệu theo đúng quy định. Cục cần có những kế hoạch cụ thể để quản lý khối tài liệu được giao nộp vào Kho (về nhân sự, kế hoạch giao nộp, cơ sở vật chất quản lý- đặc biệt là những khối mới lần đầu được nhập vào Kho như khối tài liệu của các tổ chức chính trị-xã hội.)
Đối với những tài liệu đã được nạp lưu vào Kho thì cần tiếp tục bảo quản an toàn, khoa học và phát huy tối đa giá trị tài liệu qua các hình thức khai thác, sử dụng, cơng bố tài liệu…
Cục cũng cần nghiên cứu, xem xét để thực hiện việc phục chế tài liệu một cách hiệu quả, ưu tiên phục chế đối với một số phông mà tài liệu đang phải đối mặt với nguy cơ bị hư hại nặng như Phơng Sưu tập chính quyền cũ, Phông Trung ương Cục miền Nam, Phông Ban Thống nhất Trung ương. Việc phục chế tài liệu cịn cần phải được triển khai tích cực hơn nữa vì trên thực tế số lượng tài liệu bị hư hại khá nhiều và cần phải được can thiệp kịp thời nếu không chúng ta sẽ mất đi những tài sản vô giá của Đảng, của dân tộc.
Hàng năm nhiều tài liệu đã được giao nộp vào Kho để bổ sung vào các phông tài liệu cũng khá nhiều. Những tài liệu được thu thập bằng nhiều nguồn khác nhau và đều là những tài liệu rất có giá trị. Trên thực tế, do nhiều lý do chủ quan và khách quan khác nhau như nhân lực quản lý tài liệu cịn ít so với khối tài liệu trong Kho là nên nhiều tài liệu được thu về nhưng chưa có điều kiện bổ sung vào các phông. Đây cũng là hạn chế đối với công tác phát huy giá trị tài liệu. Vì vậy, trong thời gian tới, công tác bổ sung tài liệu cũng cần được quan tâm hơn nữa nhằm tổ chức khoa học và quản lý an toàn và phát huy giá trị những tài liệu này.