- Ngun tắc của mỗi bước trong quy trình cơng bố tài liệu + Lựa chọn đề tài công bố
3.5.2. Nâng cao chất lượng của đội ngũ cán bộ làm công tác công bố tài liệu.
- Phản ánh được thời khắc lịch sử mà tài liệu tham gia giải quyết,
- Phản ánh được đầy đủ chế độ văn thư của Đảng trong từng thời kỳ nhất định,
- Thể hiện sự nhạy bén, linh hoạt và đầy trách nhiệm của Đảng Cộng sản Việt Nam trước các công việc, sự kiện, biến cố lịch sử để định ra chế độ khẩn, thượng khẩn hay hoả tốc, hoặc độ mật, tuyệt mật hay tối mật.
Nếu đưa các yếu tố này vào trong các xuất bản phẩm thì khơng những làm rõ các vấn đề nêu trên mà còn làm tăng thêm độ chân thực, tin cậy của tài liệu.
+ Các công cụ tra cứu khoa học của tài liệu công bố
Thơng thường, mỗi một xuất bản phẩm cơng bố có các cơng cụ tra cứu khoa học cần thiết như: lời giới thiệu, chỉ dẫn tài liệu, chú thích cuối trang, bản chú thích sự kiện và bản chỉ dẫn tên người, bảng chữ viết tắt, mục lục tài liệu. Cần đưa danh mục tài liệu thuộc phạm vi đề tài (tập) nhưng không công bố vào cuối các xuất bản phẩm.
- Riêng lời giới thiệu (hay lời nói đầu) có những yêu cầu cụ thể sau: đối với các tập Văn kiện nhất định phải có "lời giới thiệu". "Lời giới thiệu" phải bao gồm 2 phần: phần lịch sử và phần biên tập. Phần lịch sử trình bày ngắn gọn bối cảnh lịch sử hình thành tài liệu tài liệu của tập, nội dung tài liệu và ý nghĩa của nó trong hệ thống. Phần biên tập cần nói rõ đây là lần xuất bản lần thứ mấy, bao nhiêu tài liệu công bố lần đầu, nguồn tài liệu lấy từ đâu. Nguyên tắc lựa chọn tài liệu và phương pháp hệ thống hoá tài liệu trong tập cũng được nêu ở phần này. Ngoài ra cịn một số u cầu khác, như q trình sưu tầm tài liệu, đặc điểm của tài liệu v.v. cũng được đề cập tới trong phần này.
3.5.2. Nâng cao chất lượng của đội ngũ cán bộ làm công tác công bố tài liệu. tài liệu.
Đối với tất cả các cơng việc thì con người ln là yếu tố quan trọng nhất vì nó có tác động sâu sắc tới chất lượng, hiệu quả của cơng việc, vì vậy để nâng
95
cao chất lượng cơng việc thì phải nâng cao chất lượng của cán bộ làm cơng việc đó.
Từ năm 1991 Cục Lưu trữ Văn phịng Trung ương có cán bộ chuyên trách về công tác công bố. Đây là cán bộ đã được đào tạo rất cơ bản tại nước ngồi và có chun mơn sâu là cơng bố học. Vì vậy, cơng tác cơng bố tài liệu tuy mới khởi đầu cũng đã giành được những kết quả rất đáng khích lệ. Nhiều tài liệu quý của Đảng thuộc các phông tài liệu khác nhau được công bố lần đầu tiên, cung cấp những cứ liệu chân thực, có giá trị cho các ngành khoa học lịch sử, khoa học lịch sử Đảng, qua đó đã phần nào phát huy được giá trị của khối tài liệu tại Kho Lưu trữ Văn phòng Trung ương. Tuy nhiên, cũng phải thẳng thắn thừa nhận, những kết quả đạt được đó vẫn chưa thực sự tương xứng với tiềm năng vốn có. Việc cơng bố tài liệu chưa triển khai được nhiều và sâu rộng ở các khối tài liệu mà chủ yếu là tập trung một số khối tài liệu nhất định như Phông Chủ tịch Hồ Chí Minh, Khối sưu tập Chính quyền cũ…. Vì là mới đầu nên việc đặt quan hệ hợp tác với các tạp chí, báo cũng chưa chặt chẽ nên có khá nhiều tài liệu đã được lãnh đạo duyệt cho công bố song cũng khơng được các báo hoặc tạp chí cho đăng. Những năm đầu của thập kỷ 90, hàng năm chỉ công bố được 1 hoặc 2 tài liệu theo phương pháp rời lẻ, công bố theo chuyên đề cũng chưa nhiều. Đối với một số lượng lớn tài liệu đang được bảo quản tại Kho như vậy mà chỉ do một cán bộ làm cơng tác cơng bố thì chắc chắn không thể đạt được hiệu quả cao. Đến giai đoạn hiện nay, số lượng cũng như chất lượng cán bộ làm công tác công bố tại Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương đã được cải thiện đáng kể. Số lượng cán bộ làm cơng tác cơng bố tài liệu đã tăng lên, có lúc lên tới 3 đồng chí được giao nhiệm vụ cơng bố tài liệu. Đây đều là những cán bộ được đào tạo tốt có trình độ học vấn cao như tiến sĩ, thạc sĩ, cử nhân, có kinh nghiệm làm việc, nắm chắc các thành phần tài liệu hiện đang được bảo quản trong Kho… Với một đội ngũ cán bộ làm công tác công bố như vậy nên công tác công bố tài liệu đã đạt những bước tiến đáng kể. Tuy nhiên, Cục vẫn cần có những chính sách cụ thể, phù hợp để đào tạo được những cán bộ làm cơng tác cơng bố có chất lượng, chủ động trong cơng việc nhằm phát huy có hiệu quả tài liệu lưu trữ của Trung ương Đảng.
Theo tơi, để đào tạo có được những cán bộ cơng bố thạo việc thì phải có những chính sách đào tạo cụ thể, theo những hướng cụ thể như :
- Vững về nghiệp vụ lưu trữ: Đây là yếu tố rất quan trọng mà cán bộ lưu
trữ cần phải có. Vững về nghiệp vụ lưu trữ sẽ giúp cho cán bộ công bố nắm vững thành phần tài liệu trong Kho, thành phần tài liệu của mỗi phơng lưu trữ. Đó sẽ là cơ sở quan trọng trong việc tìm kiếm, lựa chọn tài liệu để đưa ra công bố. Để có thể cơng bố tài liệu theo các chủ đề, cơng bố văn kiện Đảng chun đề thì điều này càng quan trọng hơn vì tài liệu về cùng một chủ đề có thể nằm rải rác ở các phông khác nhau. Nếu không nắm vừng về thành phần tài liệu của từng phông sẽ không thể xác định những tài liệu này để đưa ra công bố theo một chuyên đề, chủ đề nhất định.
- Nắm chắc các kiến thức cơ bản về lịch sử dân tộc, lịch sử đảng: Khác với các cán bộ trực tiếp làm các nghiệp vụ lưu trữ, người làm công tác công bố không chỉ cần nắm vững các nghiệp vụ lưu trữ mà còn rất cần nắm chắc các kiến thức về lịch sử dân tộc, lịch sử Đảng. Để tìm kiếm, lựa chọn được Vì cán bộ cơng bố phải hiểu về tài liệu, về nội dung tài liệu và giá trị của tài liệu. Theo tơi, Cục cũng có thể sử dụng các cán bộ công bố được đào tạo về sử học, hoặc những cán bộ làm công tác công bố cần được đào tạo chuyên sâu hơn nữa về sử học
- Có trình độ ngoại ngữ tốt: Đây cũng là vấn đề cấp bách mà Cục cần quan tâm để có những chính sách nâng cao trình độ ngoại ngữ cho cán bộ của Cục nói chung và cán bộ làm cơng tác lưu trữ nói riêng. Trên thực tế hiện nay trình độ ngoại ngữ của các cán bộ của Cục khơng tốt, có rất ít cán bộ thành thạo tiếng nước ngồi do ít có điều kiện làm việc có sử dụng tiếng nước ngồi. Tại Kho Lưu trữ Văn phịng Trung ương Đảng có một khối lượng lớn tiếng nước ngoài (tiếng anh, tiếng pháp, tiếng Nga, tiếng Trung quốc…). Những tài liệu này xuất xứ từ các nguồn khác nhau, trong đó một khối lượng lớn là do mật thám Pháp theo dõi, ghi lại các hoạt động của các lãnh đạo. Đây thực sự là những tài liệu vô cùng quý giá, nhưng hiện nay do các cán bộ làm công tác công bố vẫn yếu về ngoại ngữ, nên khối tài liệu này hầu như chưa được khai phá. Sẽ thật lãng
97
phí nếu tình trạng này vẫn tiếp tục diễn ra, vì vậy việc nâng cao trình độ ngoại ngữ cho cán bộ, đặc biệt là cán bộ lưu trữ là việc làm cấp bách.
Hàng năm số lượng tài liệu được của Kho được đưa ra công bố đã tăng lên đáng kể, xuất bản được nhiều văn kiện Đảng chuyên đề, thu hút được sự quan tâm của dư luận và các nhà nghiên cứu. Các phương pháp công bố đã phong phú hơn, hiệu quả hơn. Cục Lưu trữ Văn phịng Trung ương đã có những hợp tác rất tích cực với các bảo tàng, các báo, tạp chí và là một địa chỉ rất uy tín trong cơng tác cơng bố, giới thiệu tài liệu. Đó là những dấu hiệu rất tích cực cần tiếp tục được phát huy trong thời gian tới