- Ngun tắc của mỗi bước trong quy trình cơng bố tài liệu + Lựa chọn đề tài công bố
3.5.4. Phối hợp chặt chẽ với các cơ quan hữu quan trong công tác công bố tài liệu
Những buổi sơ kết, tổng kết như vậy sẽ thực sự có ích để định hướng phát triển cơng tác công bố tài liệu lưu trữ của Đảng trong thời gian tới thơng qua việc tìm ra những hạn chế cịn tồn tại để có cách khắc phục. Nó cũng mang lại kết quả rất tích cực đối với cán bộ làm công bố, đặc biệt là đối với các cán bộ trẻ, cịn ít kinh nghiệm cơng tác. Đó sẽ là những kinh nghiệm quý báu, kiến thức rất thực tế phục vụ cho công việc.
3.5.4. Phối hợp chặt chẽ với các cơ quan hữu quan trong công tác công bố tài liệu công bố tài liệu
Trong thời gian tới, để công tác công bố tài liệu thực sự có hiệu quả, qua đó phát huy được giá trị khối tài liệu hiện đang được bảo quản tại Kho Lưu trữ Trung ương thì ngồi việc tìm ra những hướng đi mới, phương pháp công bố mới, Cục cần đề ra những biện pháp tích cực hơn nữa nhằm thúc đẩy công tác công bố tài liệu. Trên thực tế, để công bố tài liệu Cục chủ yếu vẫn phải phối hợp với các cơ quan hữu quan khác như báo, tạp chí, các nhà xuất bản…,vì vậy, để cơng tác cơng bố đạt chất lượng Cục cần chú trọng phối hợp chặt chẽ với các cơ quan này. Điều này sẽ ảnh hưởng rất lớn tới hiệu quả của công tác công bố tài liệu.
Hiện nay các phương pháp công bố tài liệu tại Kho Lưu trữ Trung ương Đảng chủ yếu vẫn là cơng bố tồn văn tài liệu rời lẻ và cơng bố theo chủ đề, chuyên đề. Tuy nhiên tất cả các phương pháp công bố này vẫn phải dựa trên sự phối hợp với các cơ quan hữu quan khác. Do đó, có thể nói, hiệu quả cơng tác cơng bố phụ thuộc nhiều vào việc phối hợp của Cục Lưu trữ với các cơ quan này. Nếu có sự phối hợp chặt chẽ thì cơng tác cơng bố sẽ đạt hiệu quả cao hơn rất nhiều, cơng bố được nhiều tài liệu có giá trị đang được bảo quản trong Kho. Ngược lại, nếu sự phối hợp không chặt chẽ sẽ gây ra nhiều khó khăn trong việc phát huy giá trị tài liệu của Đảng, nhiều tài liệu quý không đến được với công chúng, các nhà nghiên cứu.
Tài liệu rời lẻ thường công bố trên các tờ nhật báo như báo Nhân dân, Quân đội Nhân dân, Phụ nữ Việt Nam…; các tạp chí như: Tạp chí Văn phịng
101
cấp uỷ, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, Tạp chí Lịch sử Đảng… Trên các số báo, tạp chí định kỳ vẫn có dành lượng nhất định cho cơng tác cơng bố toàn văn tài liệu, đặc biệt là những tài liệu của Kho Lưu trữ Trung ương Đảng. Để công bố tài liệu, các cán bộ công bố nghiên cứu, lựa chọn tài liệu có trong Kho, trình duyệt cơng bố sau đó gửi cho ban biên tập của các tờ báo. Ban biên tập sẽ xem xét, lựa chọn để đăng tải những tài liệu có giá trị và nội dung phù hợp và sẽ không đăng tải những tài liệu được cho là chưa phù hợp. Vì vậy, nhiều tài liệu được gửi đi để công bố, nhưng không phải tất cả những tài liệu đó đều được sử dụng. Trên thực tế, số lượng tài liệu được sử dụng và số lượng tài liệu đã được trình duyệt và gửi đi có chênh lệch khá lớn.
Ví dụ: Năm 2007 lựa chọn, trình duyệt được 17 tài liệu nhưng chỉ cơng bố tồn văn được 9 tài liệu rời lẻ trên các báo, tạp chí.
Nhiều tài liệu đã được cán bộ nghiên cứu lựa chọn, được trình duyệt qua các cấp lãnh đạo nhưng lại khơng được các báo tạp chí đăng tải vì được cho là chưa phù hợp để đăng tải. Đây cũng là một trong những nguyên nhân đã gây ra sự lãng phí và khơng hiệu quả trong công tác công bố. Để lựa chọn được một tài liệu, truyền đạt bản văn tài liệu, trình duyệt qua các cấp lãnh đạo địi hỏi nhiều công sức lao động cũng như thời gian nếu không đến được với độc giả sẽ là một sự lãng phí lớn. Trong khi đó, nhiều tài liệu được cho là khơng phù hợp để đăng tải trên tạp chí này nhưng lại có thể phù hợp để đăng tải trên tạp chí khác. Vì vậy, ngồi việc phải lựa chọn tạp chí phù hợp để gửi tài liệu sao cho có hiệu quả qua kinh nghiệm cơng tác của mỗi cán bộ thì cán bộ cơng bố cũng rất cần có sự định hướng cụ thể của các báo, tạp chí. Nếu có sự phối hợp từ đầu giữa Cục với các báo, tạp chí thì sẽ hạn chế được tình trạng các tài liệu được gửi đi cơng bố những khơng được sử dụng. Khi có sự phối hợp ngay từ giai đoạn đầu thì tạp chí cũng có sự chủ động nhất định về nội dung, chất lượng nội dung của báo, tạp chí vì thế cũng sẽ được cải thiện đáng kể.
Hàng năm Cục nên phối hợp với các báo, tạp chí để dự kiến đề tài, tài liệu có trong Kho cần được đưa ra cơng bố trong năm đó, phương pháp công bố (công bố rời lẻ hay cơng bố theo chủ đề từng nhóm tài liệu), loại hình tài liệu từ đó cán bộ cơng bố sẽ có định hướng trong cách lựa chọn đề tài, tài liệu trong
Kho. Các cơ quan báo, tạp chí cũng có thể đưa ra các vấn đề, chủ đề được công chúng, các nhà khoa học quan tâm nhưng chưa được công bố, hoặc chưa được cơng bố một cách có hệ thống để đề nghị Cục đi sâu nghiên cứu, lựa chọn tài
liệu cùng phối hợp công bố. Sự phối hợp của Cục với các cơ quan báo, tạp chí cịn rất quan trọng để
có thể cơng bố theo chủ đề từng nhóm tài liệu. Nếu khơng có sự phối hợp chặt với các báo, tạp chí thì khó có thể cơng bố theo chủ đề. Một chủ đề phải cơng bố ít nhất từ hai tới ba tài liệu, tức là công bố trên vài số liên tục của tạp chí. Phải được sự thống nhất của các báo, tạp chí để dành thời lượng trên các số liên tục để công bố tài liệu. Nếu khơng thì khơng thể thực hiện được. Cơng bố theo chủ đề sẽ cung cấp được những cứ liệu lịch sử có hệ thống, thu hút được sự quan tâm của giới nghiên cứu.
Các tài liệu công bố theo chuyên đề thường do Cục kết hợp với các cơ quan như: Nhà xuất bản Chính trị quốc gia, Ban Thi đua Khen thưởng. Tuy nhiên sự kết hợp này thì Cục vẫn mang tính bị động. Tức là khi nhà xuất bản hoặc cơ quan nào đó, có ý tưởng cơng bố tài liệu về một vấn đề thì sẽ mời Cục Lưu trữ tham gia, tức là Cục sẽ cung cấp những tài liệu có trong Kho theo những chủ đề đã định.
Ví dụ: Nhân kỷ niệm 60 năm ngày Bác Hồ ra lời kêu gọi thi đua ái quốc (11/6/1948 - 11/62008 )Ban Thi đua – Khen thưởng đã phối hợp với Cục Lưu trữ để xuất bản cuốn Đảng, Bác Hồ với thi đua yêu nước và công tác thi đua
khen thưởng. Cục đã cung cấp được tài liệu về thi đua khen thưởng đang được bảo quản và trực tiếp tham gia biên tập ấn phẩm.
Nếu Cục có sự chủ động khi phối hợp với các cơ quan hữu quan trong cơng bố tài liệu theo chun đề thì sẽ cơng bố được nhiều chun đề tài liệu có giá trị chưa được cơng bố trong Kho. Cục có thể xây dựng các ý tưởng về các chuyên đề cơng bố xuất phát từ những tài liệu có trong Kho và sau đó mời các cơ quan khác phối hợp. Như vậy, vừa có thể cơng bố được những tài liệu có giá trị, vừa khẳng định được vị trí của Cục Lưu trữ. Nhiều chủ đề về tài liệu của Đảng được cơng bố một cách có hệ thống và Cục Lưu trữ sẽ chủ động trong công tác công bố tài liệu và như vậy kết quả công bố sẽ khả quan hơn rất nhiều.
103
Trong giai đoạn hiện nay Cục đã từng bước độc lập giúp lãnh đạo Văn phịng Trung ương cơng bố ấn phẩm lưu trữ. Đây là một phương pháp công bố hiệu quả cần tiếp tục được phát huy nhưng để làm được điều này cịn nhiều khó khăn. Vì vậy, về trước mắt cũng như lâu dài, Cục cần có sự phối hợp chặt chẽ với các cơ quan thơng tấn, báo chí trong việc cơng bố tài liệu để phát huy tối đa giá trị tài liệu lưu trữ của Đảng.
Tiểu kết:
Muốn đẩy mạnh được công tác cơng bố một cách mạnh mẽ và có cơ sở khoa học, cần phải tiến hành đồng bộ một số giải pháp.
Đầu tiên, để tạo ra một nguồn tài liệu phong phú, chân thực cho cơng tác cơng bố thì cần phải thu thập, sưu tầm đầy đủ tài liệu về Kho Lưu trữ Trung ương Đảng, đồng thời phải tổ chức khoa học, quản lý tốt khối tài liệu này.
Để tạo ra cơ sở pháp lý cũng như sự thống nhất trong cơng tác cơng bố cần phải có quy định về cơng tác cơng bố và quy trình cơng bố tài liệu tại Kho Lưu trữ Trung ương. Các giải pháp khác như: nâng cao trình độ cán bộ làm cơng tác công bố, thường xuyên tổ chức sơ kết, tổng kết rút kinh nghiệm về công bố tài liệu… cũng cần được quan tâm thực hiện.
KẾT LUẬN
Kho Lưu trữ Trung ương Đảng đang bảo quản một khối lượng tài liệu lớn tài liệu của Trung ương Đảng, phản ánh hoạt động chỉ đạo, lãnh đạo của Đảng ta từ khi thành lập tới nay. Khối tài liệu này là tài sản vô giá của Đảng, của dân tộc ta. Đây là những bằng chứng chân thực nhất về lịch sử Đảng ta, về con đường đấu tranh giải phóng dân tộc của nhân dân ta từ khi có Đảng. Thời gian của tài liệu đa phần là từ năm 1930, tuy nhiên, nhiều tài liệu có từ trước những năm 1930 (tài liệu thuộc sưu tập Chính quyền cũ, tài liệu phản ánh hoạt động của Chủ tịch Hồ Chí Minh và các lãnh tụ tiền bối khác từ trước khi thành lập Đảng). Khối tài liệu này hiện nay đã liên tới khoảng 3000 mét giá tài liệu, trong đó tài liệu thuộc giai đoạn 1954-1975 chiếm một số lượng lớn (khoảng hơn 1500 mét giá) phản ánh về chiến thắng lịch sử Điện Biên phủ, công cuộc xây dựng chủ nghĩa xã hội ở miền Bắc, đấu tranh giành thống nhất đất nước nhà ở miền Nam. Đây là khối tài liệu quan trọng và rất có ý nghĩa cần phải được bảo quản an tồn và phát huy giá trị tài liệu một cách có hiệu quả.
Trong giai đoạn hiện nay việc bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ là quan trọng nhưng việc phát huy giá trị những tài liệu trong cuộc sống lại còn quan trọng hơn nữa. Chính vì vậy, việc tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu cũng như công bố tài liệu tại Kho cũng đã nhận được sự quan tâm nhất định của Đảng, Nhà nước, đặc biệt là Văn phòng Trung ương. Nhiều tài liệu có giá trị tại Kho đã được nghiên cứu, lựa chọn để công bố trong những ngày lễ lớn của dân tộc như ngày Cách mạng Tháng Tám thành công 19-8, Quốc khánh 2-9, ngày Chiến thắng Điện Biên phủ ngày Giải phóng miền Nam thống nhất đất nước 30/4…Công bố nhiều tài liệu trong các tập Văn kiện Đảng. Cục đã không chỉ phối hợp với các cơ quan khác trong việc cơng bố tài liệu mà cịn giúp lãnh đạo Văn phòng Trung ương xuất bản những ấn phẩm lưu trữ có giá trị. Cục đã ngày càng chủ động hơn trong công tác cơng bố, tìm tịi những hình thức cơng bố hiệu quả và phù hợp với tài liệu của Đảng để thúc đẩy hơn nữa công tác công bố tài liệu trong thời gian qua.
105
Từ năm 1991 Cục bắt đầu có cán bộ chun trách làm cơng tác lưu trữ, đến thời điểm hiện tại đã gần 20 năm trôi qua, công tác công bố cũng đã có những bước phát triển vượt bậc và đã được ghi nhận. Để trong thời gian tới cơng tác cơng bố tài liệu có được những kết quả nhưng mong muốn, đóng góp tích cực vào công cuộc xây dựng và bảo vệ xã hội chủ nghĩa hiện nay thì Cục Lưu trữ Văn phịng Trung ương cần thực hiện các biện pháp một cách đồng bộ như : thực hiện tập trung quản lý thống nhất tài liệu lưu trữ của Trung ương Đảng tại Kho Lưu trữ Trung ương Đảng theo các quyết định được ban hành để tạo ra nguồn tài liệu phong phú cho công tác công bố, thực hiện tổ chức khoa học tài liệu tại Kho, bao gồm phân loại, xây dựng công cụ tra cứu… để tạo điều kiện cho việc nghiên cứu, lựa chọn được tài liệu có hiệu quả, ban hành văn bản quy định về công tác công bố để tạo ra sự hiệu quả, thống nhất trong công tác công bố, xây dựng đội ngũ cán bộ làm cơng tác cơng bố có trình độ chun mơn cao và có kinh nghiệm công tác, thường xuyên sơ kết, tổng kết công tác công bố tài liệu tại Kho Lưu trữ Trung ương Đảng….Nếu được quan tâm một cách thỏa đáng, chắc chắn công tác công bố tài liệu tại Kho Lưu trữ Trung ương Đảng sẽ có những bước tiến vượt bậc
Tóm lại, đề tài “Cơng tác công bố tài liệu tại Kho Lưu trữ Trung ương
Đảng giai đoạn 1954-1975- Thực trạng và giải pháp” đã bước đầu nghiên cứu
một cách có hệ thống về công tác công bố tài liệu thuộc giai đoạn 1954-1975 hiện đang được bảo quản tại Kho Lưu trữ Trung ương Đảng. Tuy nhiên, do một số lý do chủ quan và khách quan khác nhau, chúng tơi vẫn cịn một số hạn chế nhất định, hy vọng trong thời gian tới chúng tơi có điều kiện tiếp tục đi sâu nghiên cứu về vấn đề này.