- Giúp đông đảo các nhà khoa học, quần chúng nhân dân và thế hệ trẻ tiếp cận với tài liệu lưu trữ của Đảng : Hiện nay, ở Kho Lưu trữ Trung ương
3.3.1. Phân loại, lập hồ sơ tài liệu các phông lưu trữ
Hiện nay Kho Lưu trữ Trung ương Đảng đang bảo quản khoảng 125 phông lưu trữ về các kỳ Đại hội Đảng, tài liệu Ban Chấp hành Trung ương, tài liệu của Trung ương Cục miền Nam, các xứ uỷ, khu uỷ, liên khu uỷ, các tổ chức chính trị xã hội, tài liệu của Chủ tịch Hồ Chí Minh và lãnh tụ tiền bối của Đảng, các nhân vật lịch sử, tiêu biểu của Đảng. Tài liệu đã lên tới hơn 3000 mét giá tài liệu. Trong số hàng trăm phông tài liệu đang được bảo quản tại Kho thì có tới khoảng hơn 60 phơng tài liệu có tài liệu thuộc giai đoạn 1954-1975, nhiều phơng tài liệu có thời gian nằm trọn vẹn trong giai đoạn 1954-1975, có những phơng nằm một phần trong khoảng thời gian này. Có thể nói, số lượng tài liệu thuộc giai đoạn 1954-1975 là khá lớn. Đây là khối tài liệu rất có giá trị phản ánh một chặng đường lịch sử hào hùng của dân tộc và rất cần nghiên cứu, lựa chọn và đưa ra công bố phục vụ cho sự nghiệp xây dựng và bảo vệ tổ quốc hiện nay.
Có thể nói khối phơng các cơ quan thuộc giai đoạn 1954-1975 hầu hết đã được chỉnh lý hồn chỉnh như: Phơng Đại hội Đảng khóa III, Phơng Ban Chấp hành Trung ương các khóa, Phơng Trung ương Cục miền Nam, Phơng Ban Đối ngoại Trung ương, Phông Ban Thống nhất Trung ương, một số phông được chỉnh lý sơ bộ như: Phông Ban Công tác Lào, Phông Ban Tuyên giáo Trung ương, Phơng Ban Tổ chức Trung ương…Cịn khối phơng các đồng chí lãnh đạo Đảng và Nhà nước nhiều phông chưa được chỉnh lý. (Trong số khoảng 30 phông cá nhân mới chỉ chỉnh lý hoàn chỉnh được 5 phơng: Phơng đồng chí Trường Chinh, Phơng đồng chí Lê Duẩn, Phơng đồng chí Lê Đức Thọ, Phơng đồng chí Nguyễn Duy Trinh, Phơng đồng chí Nguyễn Văn Trân)
Việc các phơng tài liệu được phân loại, lập hồ sơ hoàn chỉnh đã tạo ra những điều kiện thuận lợi cho công tác công bố tài liệu, đặc biệt là khi lựa chọn đề tài và lựa chọn tài liệu công bố. Khi tài liệu chưa được phân loại, lập hồ sơ thì chưa thể xây dựng được cơng cụ tra cứu thì cán bộ cơng bố khơng thể tiếp cận được với tài liệu để có thể nghiên cứu, lựa chọn ra những tài liệu có giá trị.
Điều này có thể khẳng định khi hầu hết các tài liệu đã được công bố thuộc giai đoạn 1954-1975 hầu hết đều thuộc những phông đã được chỉnh lý hồn chỉnh như Phơng Trung ương Cục miền Nam, Phơng đồng chí Lê Duẩn, Phơng
đồng chí Lê Đức Thọ, Phơng đồng chí Trường Chinh,... Tài liệu tại Kho Lưu trữ Trung ương Đảng được công bố trong thời gian qua chỉ
tập trung trong một số ít phơng. Cịn nhiều phơng khác tài liệu cũng rất có giá trị nhưng chưa được đưa ra cơng bố nhiều, thậm chí có phơng cịn chưa từng có tài liệu được cơng bố.
Khối phơng cá nhân các đồng chí lãnh đạo là những phơng này có nhiều tài liệu có giá trị, đặc biệt là tài liệu thuộc phông các lãnh tụ như phơng Chủ tịch Hồ Chí Minh, Phơng đồng chí Phạm Văn Đồng…Những tài liệu này phản ánh những hoạt động, sự cống hiến của những nhà lãnh đạo tiền bối cho công cuộc đấu tranh giành thống nhất đất nước, chứa rất nhiều thơng tin quan trọng, có giá trị cho công tác nghiên cứu lịch sử dân tộc, lịch sử Đảng. Nếu không đưa những tài liệu này ra cơng bố hoặc khai thác, sử dụng thì sẽ thật lãng phí. Vì vậy, Cục cần xây dựng kế hoạch cụ thể để có thể phân loại, lập hồ sơ tài liệu những phông
85
này trong thời gian gần nhất tạo điều kiện cho công tác quản lý tài liệu, đặc biệt là công tác công bố. Đối với một số phông đã phân loại, lập hồ sơ nhưng chưa thật khoa học, cũng phải xem xét, bổ sung điều chỉnh cho hợp lý, để tiện việc tra cứu tài liệu khi cần. Những phông mới chỉ dừng lại ở mức chỉnh lý sơ bộ cũng cần được đưa ra để chỉnh lý hoàn chỉnh.
Ngoài ra, hiện nay Kho Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng cũng đang bảo quản một khối lượng lớn tài liệu nghe nhìn (chủ yếu là tài liệu ghi hình, tài liệu ghi âm và tài liệu ảnh). Khoảng 15000 băng, đĩa ghi âm, ghi hình và khoảng 12000 bức ảnh chủ yếu phản ánh về các hoạt động của Trung ương Đảng, các cơ quan Đảng và các vị lãnh tụ... Đây cũng là khối tài liệu thực sự có giá trị cần phải được phát huy và được công chúng cũng như các nhà nghiên cứu hết sức quan tâm. Những tài liệu này vừa có giá trị tuyên truyền và vừa có giá trị nghiên cứu. Nhưng khối tài liệu này hầu như vẫn chưa được quan tâm nghiên cứu, lựa chọn để cơng bố. Nếu có thì hầu như mới chỉ dừng lại ở mức giới thiệu một số bức ảnh thông qua các triển lãm. Tuy nhiên, những bức ảnh được đưa ra chiếm một tỷ lệ rất nhỏ trong khối tài liệu ảnh hiện đang có trong Kho. Có khá nhiều lý do để dẫn đến điều này (nhiều tài liệu nghe nhìn là tài liệu mật, chưa được giải mật…) nhưng có một nguyên nhân khá quan trọng là những tài liệu này vẫn cịn để trong tình trạng chưa được chỉnh lý, chưa có cơng cụ tra cứu khoa học để tiếp cận với tài liệu, vì vậy cán bộ cơng bố khó có thể tiếp cận, hiểu được nội dung, từ đó lựa chọn để cơng bố những tài liệu có giá trị. Hiện nay cơng tác bảo quản tài liệu nghe nhìn tại Kho Lưu trữ Trung ương Đảng khá tốt, đặc biệt là tài liệu ghi âm. Để nhằm duy trì tuổi thọ của tài liệu, đảm bảo tiếp cận được nội dung tài liệu, cơng tác số hóa tài liệu được duy trì tốt. Mơi trường để bảo quản tài liệu nghe nhìn cũng được đảm bảo. Tuy nhiên, để phát huy giá trị của khối tài liệu này thì việc bảo quản tốt vẫn chưa đủ mà cịn phải quan tâm thoả đáng tới cơng tác tổ chức khoa học tài liệu. Vì vậy, Cục cần chú ý và có kế hoạch chỉnh lý khối tài liệu nghe nhìn, xây dựng cơng cụ tra cứu phù hợp tạo điều kiện cho việc tiếp cận tới những tài liệu này.
Tóm lại, để phát huy giá trị tài liệu lưu trữ tại Kho Lưu trữ Trung ương Đảng bằng hình thức cơng bố tài liệu cũng như các hình thức khai thác, sử dụng
khác thì yêu cầu những tài liệu lưu trữ tại Kho phải được chỉnh lý khoa học. Việc chỉnh lý, tổ chức khoa học tài liệu không chỉ tạo điều kiện cho công tác quản lý tài liệu mà nó cịn tạo điều kiện thuận lợi cho việc tra tìm, tiếp cận, khai thác tài liệu lưu trữ- tiền đề quan trọng của công tác công bố tài liệu. Vì vậy, chỉnh lý hồn chỉnh các phơng tài liệu hiện đang được bảo quản tại Kho Lưu trữ Trung ương Đảng, đặc biệt là các phông lưu trữ thuộc giai đoạn 1954-1975 là việc cần được thực hiện một cách kịp thời hơn nữa.