- Ngun tắc của mỗi bước trong quy trình cơng bố tài liệu + Lựa chọn đề tài công bố
3.5.3. Thường xuyên tổ chức sơ kết, tổng kết công tác công bố tài liệu
Tổ chức sơ kết, tổng kết rút kinh nghiệm về công tác công bố rất quan trọng cần được thực hiện và phải được thực hiện thường xuyên nhằm tìm ra những ưu điểm cũng như những hạn chế cần khắc phục kịp thời để nâng cao chất lượng công tác công bố tài liệu trong giai đoạn hiện nay. Tổ chức sơ kết, tổng kết vừa là để ghi nhận những kết quả đạt được, vừa là để khắc phục những hạn chế cịn tồn tại và có được những kết quả khả quan trong tương lai.
Hiện nay Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương dường như vẫn chưa đánh giá đúng mức tầm quan trọng của vấn đề này. Công tác công bố tài liệu tại Kho Lưu trữ Trung ương Đảng đã trải qua một chặng đường khá dài, thu được những kết quả đáng khích lệ và cũng bộc lộc nhiều điểm còn hạn chế. Tuy nhiên, vẫn chưa có một buổi tổng kết nào về về những kết quả đó.
Ví dụ: Phơng Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam đã được thành lập được hơn 20 năm (1987-2010), công tác công bố cũng đã thực hiện được 20 năm. Tuy nhiên vẫn chưa có một buổi tổng kết nào dành riêng cho công tác công bố, để tổng kết xem trong thời gian qua đã công bố được bao nhiêu tài liệu tại Kho Lưu trữ Trung ương, bao gồm những loại hình tài liệu gì, nội dung tài liệu về vấn đề gì, phương pháp cơng bố chủ yếu là gì. Báo, tạp chí nào thường xun cơng bố tài liệu có xuất xứ từ Kho Lưu trữ Trung ương, những điểm gì cần được phát huy và điểm gì cần được khắc phục…
Trong Báo cáo của Văn phòng Trung ương về tình hình triển khai, thực hiện Quyết định số 20 ngày 23/9/1987 của Ban Bí thư về Phơng Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam và phương hướng nhiệm vụ công tác từ nay đến năm 1995 (tại Hội nghị tổng kết 5 năm thực hiện Quyết định 20- QĐ/TW (1987-1993)) mới chỉ đề cập tới công tác phục vụ các yêu cầu khai thác
tài liệu mà chưa đề cập tới công tác công bố tài liệu, cụ thể Báo cáo có ghi: “Cơng tác phục vụ khai thác tài liệu ở các kho lưu trữ đã đáp ứng được yêu cầu của cấp uỷ, lãnh đạo cơ quan và cán bộ nghiên cứu…. Tuy nhiên, số yêu cầu đến khai thác chưa nhiều. Kho Lưu trữ Trung ương trung bình 84 yêu cầu/năm…Mặt khác, cơng việc này làm cịn thiếu chủ động, chưa giới thiệu được những tài liệu hiện có” [ 1, tr. 10]. Báo cáo hồn tồn khơng đề cập tới
hiệu quả, kết quả của công tác công bố trong suốt thời gian 5 năm thực hiện Quyết định 20-QĐ/TW (1987-1993)
Trong Báo cáo tổng kết 10 năm thực hiện Quyết định số 20-QĐ/TW
của Ban Bí thư Trung ương Đảng (khố VI) về Phơng Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam của Văn phịng Trung ương ngày 18/10/1997 có nêu: “Việc tổ
chức công bố nhiều tài liệu, văn kiện quan trọng và quý báu của Đảng, của Bác Hồ trên các báo, tạp chí và xuất bản các tập văn kiện Đảng… có tác dụng nghiên cứu tổng kết lịch sử, tuyên truyền giáo dục truyền thống cho đảng viên và nhân dân. Từ vài năm nay Kho Lưu trữ Trung Văn phòng Trung ương Đảng đã và đang phục vụ đắc lực cho một cơng trình khoa học lớn của Đảng ta, đó là việc biên soạn và chuẩn bị xuất bản Bộ Toàn tập Văn Kiện Đảng theo Quyết định của Bộ Chính trị Ban Chấp hành Trung ương Đảng ” [2, tr. 8-9]. Báo cáo không
nêu cụ thể những kết quả mà công tác công bố đã đạt được
Tháng 8/2008 Cục lưu trữ Văn phịng Trung ương đã tổ chức thành cơng
Hội nghị chuyên đề về tổ chức khai thác tài liệu lưu trữ Đảng. Tham dự Hội nghị có rất nhiều nhà chuyên môn (nhà sử học, cán bộ lưu trữ,) và các cán bộ quản lý (lãnh đạo Văn phòng Trung ương, lãnh đạo các văn phòng tỉnh ủy…). Hội nghị đã thảo luận sơi nổi về các hình thức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ của Đảng, những kết quả đạt được….Nhưng các tham luận về công tác công bố tài liệu của Đảng không nhiều, vấn đề công bố tài liệu cũng không được đi sâu
99
thảo luận. Trong Hội nghị chỉ có duy nhất một tham luận về công tác công bố tài liệu là “Công tác công bố tài liệu tại Kho Lưu trữ Trung ương Đảng- Kết
quả và Kinh nghiệm”
Thực hiện sơ kết, tổng kết cũng là cách để tháo gỡ những vướng mắc và quy tụ sức mạnh của cán bộ, có được những ý kiến đóng góp quý báu của các nhà khoa học, ý kiến xây dựng của những độc giả và cả sự chỉ đạo, định hướng kịp thời của cán bộ lãnh đạo.
Hiện nay, những cán bộ cơng bố ngồi những lý luận chung về công tác cơng bố tài liệu, kinh nghiệm cơng tác, cịn lại họ đều phải tự mày mị, tìm tịi trong cơng việc và gặp nhiều khó khăn, vướng mắc khi thực hiện công việc, đặc biệt là cán bộ trẻ. Trao đổi thảo luận thông qua các buổi sơ kết, tổng kết là một cách tháo gỡ vướng mắc, truyền đạt kinh nghiệm hiệu quả. Các cán bộ có thể rút ra những kinh nghiệm quý báu cho bản thân, tránh được những hạn chế đã từng xảy ra.
Trong các cuộc tổng kết Cục cũng có thể mời các nhà chuyên môn (nhà sử học, chuyên gia lưu trữ) tham dự để có thể có được ý kiến đóng góp q báu của họ trong cơng tác cơng bố tài liệu. Đó là những ý kiến vừa mang tính khách quan, vừa mang tính khoa học mà cán bộ công bố cần phải tiếp thu.
Vấn đề nổi cộm của công tác công bố tài liệu tại Kho Lưu trữ Trung ương Đảng là tìm ra những phương pháp công bố tài liệu mới, hiệu quả phù hợp với đặc điểm tình hình của tài liệu. Để tìm ra được những phương pháp này, khơng chỉ là sự mày mị của cán bộ cơng bố mà rất cần cả những ý kiến đóng góp của các nhà chuyên môn, sự quan tâm kịp thời của lãnh đạo.
Các buổi sơ kết, tổng kết có thể tập trung vào một số vấn đề như: Đã công bố được bao nhiêu tài liệu tại Kho Lưu trữ Trung ương Đảng, tài liệu chủ yếu thuộc phơng nào, về vấn đề gì, thuộc giai đoạn nào, vấn đề gì chưa được quan tâm cơng bố và vấn đề gì cần đặc biệt quan tâm cơng bố trong thời gian sắp tới, các báo, tạp chí nào thường xun cơng tài liệu có xuất xứ từ Kho Lưu trữ Trung ương Đảng…Cũng cần thảo luận về cách thức phối hợp làm việc giữa các cán bộ công bố, giữa các đơn vị trong Cục để phục vụ cho công tác công bố. Trao đổi về các nghiệp vụ để công bố tài liệu như truyền đạt bản văn, trình duyệt
tài liệu; Trao đổi về cách phối hợp hiệu quả với các cơ quan báo, tạp chí và các