- Giúp đông đảo các nhà khoa học, quần chúng nhân dân và thế hệ trẻ tiếp cận với tài liệu lưu trữ của Đảng : Hiện nay, ở Kho Lưu trữ Trung ương
3.3.2. Xây dựng công cụ tra cứu khoa học
Một phông tài liệu lưu trữ được tổ chức khoa học là một phông được phân loại khoa học, lập hồ sơ, hệ thống hoá hợp lý và xây dựng đầy đủ hệ thống cơng cụ tra cứu. Vì vậy, một phông tài liệu cho dù đã được phân loại, được hệ thống hóa hợp lý mà chưa được xây dựng đầy đủ hệ thống tra cứu thì cũng chưa thể coi là đã tổ chức khoa học. Nói như vậy để thấy được tầm quan trọng của hệ thống công cụ tra cứu. Công cụ tra cứu là phương tiện phục vụ đắc lực trong việc nghiên cứu nội dung một phông tài liệu, là trung gian giữa người nghiên cứu và tài liệu. Công cụ tra cứu càng cụ thể, chi tiết thì người nghiên cứu tiếp cận với tài liệu càng thuận lợi. Công cụ tra cứu càng ít, càng sơ sài thì người nghiên cứu tiếp cận với tài liệu càng khó khăn. Người đọc muốn khai thác tài liệu trước tiên phải thông qua hệ thống cơng cụ tra tìm tài liệu.
Hiện nay, các cụ công tra cứu thường được sử dụng tại Kho Lưu trữ Trung ương Đảng chưa thực sự đa dạng, chủ yếu là các công cụ như: mục lục hồ sơ, mục lục tài liệu, cơ sở dữ liệu…Tuy nhiên, công cụ tra tìm hiện được sử dụng nhiều nhất vẫn là cơ sở dữ liệu mục lục hồ sơ. Hiện nay hầu hết các phông tài liệu đều đã được xây dựng cơ sở dữ liệu mục lục hồ sơ, có phơng xây dựng cơ sở dữ liệu tới mục lục tài liệu. Đây thực sự là một bước tiến lớn trong việc quản lý tài liệu, tạo điều kiện thuận lợi cho việc tra tìm, nghiên cứu tài liệu. Thể hiện sự tích cực trong việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ. Sử dụng cơ sở dữ liệu mục lục hồ sơ đã tạo thuận lợi rất nhiều cho việc tìm kiếm tài liệu trong Kho. Để đáp ứng được việc tra tìm tài liệu, cần phải áp dụng Khung Phân loại thông tin vào việc xây dựng CSDL. Nếu ta phân loại thông tin một cách chính xác và khoa học thì sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho ta dễ dàng tim
87
tài liệu theo các chuyên đề thông tin khác nhau. Ngược lại phân loại thơng tin khơng chính xác, từ khóa được xây dựng khơng chuẩn thì sẽ rất khó khăn để tìm ra tài liệu.
Đối với một số phơng chưa được đưa ra chỉnh lý và xét thấy trong thời gian trước mắt cũng chưa thể có điều kiện chỉnh lý thì Kho cần xây dựng một số cơng cụ tra cứu tạm thời để tạo điều kiện thuận lợi cho việc nghiên cứu những tài liệu thuộc phông này như: thống kê chi tiết tài liệu của phông, hoặc giới thiệu những tài liệu chủ yếu của phơng. Đó sẽ là cơ sở để cán bộ cơng bố tiếp cận với tài liệu của phông để lựa chọn được những tài liệu có giá trị đưa ra công bố nhằm phát huy giá trị của tài liệu.
Cần ưu tiên xây dựng CSDL toàn văn cho một số Phông tài liệu quan trọng và có tần số sử dụng cao như Phông tài liệu của Ban Chấp hành Trung ương, Phông Trung ương Cục miền Nam và các sưu tập tài liệu trước năm 1945. Đối với những tài liệu tước năm 1945, nên dần từng bước quét toàn bộ nội dung tài liệu vào máy để bảo quản, lưu giữ vì tình trạng vật lý của khối tài liệu này khơng được tốt. Đối với các Phơng tài liệu cịn lại nên xây dựng CSDL thông tin cấp 2 mà thôi.
Theo tơi, cách xây dựng CSDL tồn văn hiện nay đã được xây dựng là chưa hiệu quả. Để đạt được tính xác thực, tồn vẹn, đáng tin cậy của tài liệu thì cần scan bản gốc tài liệu chứ không phải là đánh máy nội dung tài liệu. Vì đơi khi đánh máy lại nội dung tài liệu khơng đảm bảo được tính chân thực của tài liệu lưu trữ.
Trong thời gian tới, Kho nên có những bước cải tiến trong việc xây dựng công cụ tra cứu khoa học. Nên đa dạng hóa các loại hình cơng cụ tra cứu như sách chỉ dẫn kho, sách chỉ dẫn phông, bộ thẻ và đặc biệt là tiếp tục xây dựng CSDL cho tất cả các phông tài liệu đang được bảo quản trong Kho. Do điều kiện hiện tại việc xây dựng CSDL nên có sự cân nhắc để ưu tiên xây dựng CSDL mục lục hồ sơ, CSDL mục lục tài liệu cho những phông tài liệu thường xuyên được khai thác, sử dụng.
Xây dựng công cụ tra cứu là phần việc rất quan trọng để tổ chức khoa học cũng như phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ. Vì vậy, Kho Lưu trữ Trung ương Đảng cần có sự quan tâm thỏa đáng hơn nữa trong việc xây dựng công cụ tra cứu khoa học như đầu tư về kinh phí và nhân lực cho cơng việc này để tạo điều kiện cho việc phát huy giá trị tài liệu lưu trữ, cụ thể là công tác công bố tài liệu. Trên thực tế, hiện nay, các công cụ tra cứu được sử dụng tại Kho chưa phong phú, chưa hiệu quả, có một nguyên nhân quan trọng là công việc này chưa giành được nhiều sự quan tâm, chưa coi việc xây dựng công cụ tra cứu là việc làm quan trọng, là tiền đề quan trọng để phát huy giá trị tài liệu hiện đang được bảo quản tại Kho.