7. Bố cục luận văn
2.3. Thực trạng hoạt động giám sát ở Bộ phận Đón tiếp
2.3.3. Thực trạng hoạt động giám sát về những công việc chuyên môn
2.3.3.1. Thực trạng hoạt động giám sát sử dụng các hệ thống quản lý khách sạn
Khách sạn Vinpearl Empire Condotel Nha Trang là khách sạn 5 sao nên được đầu tư và trang bị rất nhiều chương trình cơng nghệ. Hiện tại bộ phận
đón tiếp được sự dụng các chương trình quản lý khách sạn như Opera, chương trình quản lý bữa ăn, chương trình quản lý hình ảnh. Do vậy việc học và biết cách sử dụng các phần mềm là điều bắt buộc đối với mỗi nhân viên của bộ phận. Các công việc hàng ngày của đội ngũ giám sát cũng phụ thuộc rất nhiều vào hệ thống quản lý khách sạn như nắm bắt số lượng khách đến, đi trong ngày, các khách VIP đến trong ngày, tình trạng các phòng cho khách lưu trú...do vậy việc giám sát sử dụng hệ thống quản lý khách sạn là một kỹ năng không thể thiếu đối với giám sát viên bộ phận đón tiếp. Hiện tại giám sát bộ phận đón tiếp đều là những nhân viên có kiến thức cao về hệ thống quản lý khách sạn qua đó đã đáp ứng được tốt về cơng việc chuyên môn.
Bảng 2.22. Thực hiện giám sát sử dụng các hệ thống quản lý khách sạn
Nội dung Tần suất (Ngƣời) Tỷ lệ (%)
Có 156 78%
Không 44 22%
Tổng 200 100%
(Nguồn: Kết quả điều tra của tác giả, 2019)
Theo số liệu khảo sát cho thấy 78% giám sát viên có giám sát sử dụng các hệ thống quản lý khách sạn, 22% không thực hiện công việc này. Điều này cho thấy bộ phận đón tiếp đã rất chú trọng đến công tác giám sát sử dụng các hệ thống quản lý khách sạn. Tuy nhiên vẫn còn một phần nhỏ chưa thực hiện cơng việc này, địi hỏi bộ phận phải nâng cao ý thức về việc giám sát sử dụng hệ thống quản lý khách sạn nhằm giảm những thiếu sót trong cơng việc, nâng cao chất lượng dịch vụ của bộ phận, đáp ứng các yêu cầu của khách hàng.
2.3.3.2. Thực trạng sự dụng các công cụ công nghệ vào việc giám sát
Bộ phận đón tiếp Khách sạn Vinpearl Empire Condotel Nha Trang là bộ phận rất cơ động trong cơng việc, từ việc đón tiếp khách tại sân bay đến phục vụ khách xuyên suốt quá trình khách lưu trú tại khách sạn. Do vậy, việc kết nối trao đổi thơng tin với nhau rất khó khăn, hiện tại bộ phận đã trang bị các
dụng cụ như điện thoại di động, bộ đàm, máy soi tiền giả, camera quan sát, các điện thoại nội bộ. Do vậy, sử dụng được các công cụ công nghệ vào việc giám sát là một vấn đề không hề đơn giản. Hiện tại, các giám sát viên bộ phận đón tiếp là những người có kiến thức và sử dụng thành thạo các dụng cụ công nghệ này. Qua quan sát cho thấy việc sử dụng các công cụ công nghệ được giám sát sử dụng rất thành thạo. Tuy nhiên, việc áp dụng các cơng cụ vào việc giám sát vẫn cịn nhiều hạn chế.
Bảng 2.23. Thực hiện sự dụng các công cụ công nghệ vào việc giám sát
Nội dung Tần suất (Ngƣời) Tỷ lệ (%)
Thường xuyên 86 43%
Thỉnh thoảng 98 49%
Không 16 8%
Tổng 200 100%
(Nguồn: Kết quả điều tra của tác giả, 2019)
Qua khảo sát cho thấy có 43% thường xuyên sử dụng các công cụ công nghệ vào việc giám sát, 49% thỉnh thoảng sử dụng và 8% không sử dụng. Qua đó cho thấy bộ phận đã quan tâm đến việc thực hiện việc giám sát bằng công nghệ, tuy nhiên việc thực hiện vẫn chưa đồng đều, chưa liên tục. Do vậy cần cập nhật kiến thức về công nghệ và các công cụ hỗ trợ giám sát và thực hiện nhiều hơn nữa để đạt hiệu quả và sự chính xác.
2.3.3.3. Thực trạng thực hiện thời gian thực hiện kế hoạch giám sát
Khách sạn Vinpearl Empire Condotel Nha Trang vận hành và hoạt động 24/7, bộ phận đón tiếp của khách sạn cũng là bộ phận có ca làm việc xuyên suốt 24 giờ. Hiện nay các nguồn khách đến với khách sạn rất đa dạng và phụ thuộc vào lịch trình các chuyến bay rất nhiều. Vì nguồn khách của khách sạn hầu như đến từ Trung Quốc, Nga, Hàn Quốc và Việt Nam do vậy đây là nguyền khách đến với khách sạn thường xuyên. Nhân viên cũng được phân bổ đều cho các ca làm việc. Khi khách sạn vận hành đòi hỏi đội ngũ giám sát
phải luôn luôn theo sát cơng việc của bộ phận. Tuy nhiên do tính chất cơng việc cũng như nhân sự giám sát của bộ phận đón tiếp đang thiếu nên việc giám sát được thực hiện từ 6 giờ sát đến 22 giờ hàng ngày. Do vậy các vấn đề phát sinh trong ca đêm thường được xử lý vào ngày hôm sau nên vẫn cịn nhiều thiếu sót trong việc giám sát.
Bảng 2.24. Thực hiện kế hoạch giám sát theo thời gian của giám sát viên
Nội dung Tần suất (Ngƣời) Tỷ lệ (%)
Ngày 119 59,5% Tuần 63 31,5% Tháng 12 6% Quý 1 0,5% Năm 5 2,5% Tổng 200 100%
(Nguồn: Kết quả điều tra của tác giả, 2019)
Qua khảo sát cho thấy có 59,5% thực hiện kế hoạch giám sát theo ngày, 31,5% thực hiện theo tuần, 6% thực hiện theo tháng, 0,5% thực hiện theo quý, 2,5% thực hiện theo năm quá đó cho thấy việc thực hiện kế hoạch giám sát đã được thực hiện rất tốt theo từng ngày, tuần, tuy nhiên việc thực hiện giám sát theo tháng, quý, năm vẫn đang ở mức thấp. Do vậy cần có kế hoạch giám sát các công việc đặc thù như đánh giá nhân viên, khen thưởng nhân viên theo từng tháng, quý, năm qua đó tạo động lực làm việc cho nhân vên.