10. Cấu trúc dự kiến của Luận văn
2.3. Quy trình thực hiện giám định thƣơng mại
2.3.1. Nhận yêu cầu giám định
Nhằm mục đích thực hiện đúng theo các quy trình/ phương pháp/ nghiệp vụ giám định phù hợp với hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001, ISO/IEC 17020,giúp cho lãnh đạo và các giám định viên có thái độ chuyên nghiệp hơn trong công tác quản lý và thực hiện vụ giám định, giảm thiểu lỗi hồ sơ vụ giám định chuẩn hóa hồ sơ vụ giám định quy định như sau:
Giấy yêu cầu giám định/ Tờ ghi chép yêu cầu giám định bằng điện thoại. Lãnh đạo phòng/ người được ủy quyền nhận yêu cầu giám định, đăng ký số/ ngày yêu cầu từ phòng NVTH, ký xác nhận trên giấy yêu cầu giám định, ghi vào sổ nhận yêu cầu giám định của phòng và sổ quản lý vụ giám định online (tại địa chỉ website: https://www.office.com).
Lãnh đạo phòng/ người được ủy quyền viết hướng dẫn thực hiện vụ giám định, phải ghi đầy đủ các thông tin theo phần nội dung in sẵn trên mẫu biểu và ký xác nhận.
Ghi rõ họ tên giám định viên thực hiện, nếu từ hai giám định viên trở lên phải ghi người phụ trách vụ giám định.
2.3.2. Diễn biến vụ giám định
Ghi đầy đủ các thông tin theo phần nội dung in sẵn trên mẫu giấy diễn biến vụ giám định. Ghi đầy đủnhững vấn đề liên quan đến vụ giám định như: Ngày giờ nhận và thực hiện giám định, những người tham dự: Chủ hàng (ghi họ tên, chức danh), Hải quan (nếu có). Kết quả kiểm tra, ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo, thông tin phản hồi của khách hàng đều phải được ghi chép đầy đủvà
phải đảm bảo trình tự, tính liên tục về thời gian kể từ khi bắt đầu nhận thực hiện vụ giám định do lãnh đạo phòng giao đến khi kết thúc vụ giám định giao hồ sơ lưu (vụ lẻ) cho phòng nghiệp vụ hoặc lưu tại phòng giám định 2 (hợp đồng). Nếu thời gian bị ngắt quãng thì phải ghi rõ lý do vàcập nhật lên sổ quản lý online của phịng.
Phần mơ tả nội dung công việc/ kết quả công việc:Ghi chép ngắn gọn đầy đủ, chính xác, trung thực. Kết quả cơng việc thực hiện hàng ngày ghi trong diễn biến được thể hiện cụ thể qua khối lượng công việc chi tiết ghi trên ấn chỉ.
Trong q trình thực hiện nếu có sự thay đổi giám định viên thì việc bàn giao hồ sơ phải được thể hiện trên diễn biến và ghi rõ ngày giờ bàn giao, có ký xác nhận.
Trường hợp giám định viên được phân cơng sốt xét hồ sơ, ký thay phải ghi rõ ngày giờ được phân công công việc và ký xác nhận vào diễn biến.
Các yêu cầu, đề nghị của khách hàng liên quan đến vụ giám định đều phải ghi trong diễn biến, báo cáo lãnh đạo phòng và được sự đồng ý.
Giám định viên phải cập nhật “Ngày giám định”lên sổ quản lý online của phòng.
2.3.3. Kết quả kiểm tra
Kết quả giám định chi tiết phải được ghi chép khoa học, thể hiện đầy đủ các nội dung đã kiểm tra: Tên hàng, số lượng, chủng loại (Model, serial, thơng số kỹ thuật…), tình trạng, hãng sản xuất, nước sản xuất, năm sản xuất. Nhất thiết phải ghi số serial (S/N) của hàng hóa (nếu có) trên ấn chỉ phù hợp với loại hình và mặt hàng giám định.Không được dùng bút xóa để xóa. Trường hợp ghi sai thì gạch đi và ký xác nhận và phần gạch.
Trường hợp giám định số lượng hàng hóa, được phép đánh dấu kết quả kiểm tra vào phụ lục đính kèm, nhưng phải lập bản tổng hợp kết quả kiểm tra ở mẫu ấn chỉ và ký xác nhận trên phụ lục đính kèm.
Có thể sử dụng kết quả của cộng tác viên qua (fax, email,…) nhưng phải ký xác nhận và ghi cụ thể trong diễn biến. Sau 7 ngày phải đề nghị cộng tác viên cấp bản chính thức để hồn thiện hồ sơ.
Một số quy định khi thực hiện giám định Hãng/nước sản xuất; Năm sản xuất: Trong khi chờ các cấp có thẩm quyền ban hành phương pháp thực hiện giám định Hãng/nước/năm sản xuất. Trưởng phòng giám định 2 thống nhất để các GĐV thực hiện như sau:
Xác nhận trên hàng hóa: Phải ghi nhận đúng nội dung thể hiện rõ chủng loại; hãng/nước sản xuất; năm sản xuất trên hàng hóa. Nếu xác nhận Nước sản xuất, năm sản xuất được ký hiệu trên S/N, mã số, mã vạch… của thiết bị thì phải có tài liệu, thư giải thích hoặc xác nhận của hãng sản xuất.
Được phép xác nhận chủng loại; hãng/nước sản xuất; năm sản xuất trên bao bì cịn ngun vẹn căn cứ vào sự phù hợp của hàng hóa với bộ chứng từ hoặc Tài liệu kỹ thuật.
Có thể xác nhận năm sản xuất theo chứng từ (bản gốc) của lô hàng. Khi giám định về: Chủng loại, hãng/nước/năm sản xuất; Tình trạng; Phạm vi sử dụng; Tính chun dùng; Tính đồng bơ, Chất lượng còn lại của MMTB, Chất lượng thiết bị đã qua sử dụng, Phương tiện vận tải, xe lăn bánh phải chụp ảnh thể hiện đúng nội dung đã ghi chép trong hồ sơ.
Hoàn thiện hồ sơ vụ giám định, chuyển lãnh đạo duyệt:
Yêu cầu bắt buộc một hồ sơ giám định trước khi chuyển bộ phận nghiệm vụ duyệt phải có: Hồ sơ phải được sắp xếp gọn gàng, đánh số thứ tự theo hướng dẫn ghi trên bìa hồ sơ vụ giám định, kẹp bằng ghim hoặc cặp gọn gàng để tránh thất lạc và sắp xếp theo thứ tự.