10. Cấu trúc dự kiến của Luận văn
2.4. Những khó khăn, thuận lợi
2.4.5. Công tác kỹ thuật nghiệp vụ
- Trong năm 2016 doanh thu tăng lên, áp lực công việc lớn, số khối lượng công việc phải giải quyết rất nhiều nhưng Chi nhánh đã cố gắng đảm bảo các vụ giám định và chứng thư phát ra kịp thời, chính xác, có tính pháp lý và chưa để xẩy ra khiếu nại của khách hàng về chất lượng dịch vụ. Chi nhánh thường xuyên chú trọng công tác kỹ thuật nghiệp vụ, tăng cường công tác thanh tra, kiểm tra hồ sơ vụ giám định, duy trì kiểm sốt lỗi, nâng cao ý thức kỷ luật của GĐV/ Chứng nhận viên.
- Chi nhánh xác định chất lượng dịch vụ là yếu tố quan trọng nhất, có tính chất quyết định đối với sự cạnh tranh và phát triển của VINACONTROL HÀ NỘI, vì vậy muốn nâng cao chất lượng dịch vụ phải nâng cao công tác kỹ thuật nghiệp vụ.
- Luôn tuân thủ các quy định của Tập đoàn về quản lý kỹ thuật nghiệp vụ. Việc phân cấp trách nhiệm quản lý theo chức năng nhiệm vụ của từng đơn
vị và trách nhiệm quyền hạn của từng vị trí cơng việc đã đảm bảo tốt mọi hoạt động của quá trình giám định/chứng nhận/tư vấn/giám sát.
- Thực hiện tốt việc kiểm soát lỗi, các lỗi nghiệp vụ được rà soát thường xuyên từ nội bộ các phịng/ đơn vị cùng với việc sốt xét hậu kiểm hồ sơ sau khi cấp của các phòng GĐ1, GĐ2, phòng Chứng nhận do phòng NVTH tiến hành đã hạn chế được các lỗi và nâng cao hiểu biết của giám định viên/chứng nhận viên về kỹ thuật nghiệp vụ. Tổ chức trao đổi rút kinh nghiệm về nghiệp vụ/ hồ sơ nhằm hạn chế để xảy ra sai sót. Định kỳ 6 tháng tiến hành thanh tra /kiểm tra nghiệp vụ tại các đơn vị chi nhánh cấp 2.
- Xây dựng và đóng góp các qui trình phối hợp, các quy chế quản lý kỹ thuật nghiệp vụ của Tập đoàn và của các dự án thuộc Tập đoàn quản lý.
- Quản lý các qui trình, phương pháp, hướng dẫn đúng qui định của Tập đồn. Kiểm sốt chặt chẽ việc sử dụng con dấu nghiệp vụ, dấu hành chính.
- Tổ chức thanh tra hiện trường theo kế hoạch được lập ra từ đầu năm của các phịng trực tiếp từ đó đánh giá năng lực giám định viên các phòng GĐ1, GĐ2 theo Tiêu chuẩn ISO/ IEC17020:2012.
- Sự phối hợp giữa phòng NVTH với các phòng/đơn vị trong việc tư vấn và giải quyết các vấn đề kỹ thuật nghiệp vụ, giải quyết bất thường, đề nghị hay ý kiến của khách hàng ln được củng cố và duy trì tốt nên đã đáp ứng kịp thời các yêu cầu chính đáng của khách hàng.
- Các đơn vị trong chi nhánh chỉ sử dụng các nhà thầu phụ có năng lực tốt, đã được đánh giá và phê duyệt.
- Việc quản lý số chứng thư/giấy chứng nhận cấp, biên dịch, lưu hồ sơ, quản lý mẫu luôn được thực hiện nghiêm túc, đúng quy trình, đáp ứng yêu cầu của các đơn vị và khách hàng.
- Chi nhánh đã phối hợp công tác với các đơn vị bạn trong Tập đoàn một cách linh hoạt, khơng bị chồng chéo và có hiệu quả, góp phần nâng cao
uy tín của VINACONTROL . Tham gia ban chỉ huy các dự án của Tập đoàn quản lý như dự án Thủy điện Lai Châu, Nhiệt điện Thái Bình 2,…
- Ln trau dồi kiến thức về nghiệp vụ, chuyên môn các mặt hàng để áp dụng vào công tác thực hiện.
- Kết quả thanh tra chất lượng nội bộ, thanh tra định kỳ của các tổ chức đánh giá như BoA . . . về việc duy trì quản lý chất lượng theo ISO/IEC 17020:2012; ISO/IEC 17025:2005 và ISO/IEC 17065:2012 đáp ứng yêu cầu của hệ thống.
- Cử giám định viên tham gia các gameshow tại VINACONTROL Hải Phòng và VINACONTROL TP.Hồ Chí Minh đạt kết quả tốt.
- Cùng với sự tăng trưởng hằng năm của Chi nhánh, năm sau cao hơn năm trước, khối lượng công việc ngày càng lớn, số lượng yêu cầu/đăng ký ngày càng nhiều dẫn đến việc kiểm sốt nghiệp vụ của một số phịng/đơn vị có ít nhiều ảnh hưởng đến chất lượng. Áp lực doanh thu cũng là nguyên nhân dẫn đến tình trạng lãnh đạo một số đơn vị chưa có đủ thời gian giám sát, kiểm soát chặt cơng tác thực hiện ngồi hiện trường, cơng tác lưu trữ hồ sơ cũng chưa được thực hiện đầy đủ, kịp thời. Phòng NVTH nhân lực cũng chưa đủ mạnh để kịp thời hỗ trợ và đưa ra các giải pháp quản lý hiệu quả.