1.4.1. Mục đích của tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ
Mục đích cơ bản của tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ là đưa tài liệu lưu trữ vào một hệ thống thống nhất nhằm bảo quản sự vẹn toàn và phát huy giá trị của chúng, cụ thể là:
quản trong kho, giúp cho công tác thống kê và kiểm tra tình hình tài liệu được thực hiễn dễ dàng và chuẩn xác.
+ Tổ chức khoa học sẽ tạo điều kiện cho việc bảo quản tài liệu lưu trữ được thuận lợi, qua việc phát huy phát hiện tình trạng vật lý của tài liệu, phát hiện sự thiếu đủ của tài liệu lưu trữ. Đối với từng loại tài liệu được phân loại rõ ràng sẽ giúp cơ quan có những biện pháp bảo quản thích hợp từ đó bảo vệ an toàn và kéo dài tuổi thọ của tài liệu. Tài liệu lưu trữ được sắp xếp khoa học còn tạo điều kiện cho việc kiểm tra tài liệu một cách thường xuyên, phát hiện kịp thời những tài liệu có nguy cơ bị hỏng và có kế hoạch khôi phục, ngăn chặn sự lây lan, đồng thời góp phần giữ gìn bí mật tài liệu.
+ Tổ chức khoa học tài liệu còn là cơ sở cho việc triển khai ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý tài liệu lưu trữ đạt hiệu quả. Thể hiện là công việc tra tìm ở nội bộ và mạng Lan diện rộng có thể phục vụ nhiều độc giả cùng khai thác.
+ Tổ chức khoa học giúp phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ. Mục đích cuối cùng của công tác tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ là sử dụng tài liệu lưu trữ vào mục đích phát triển kinh tế, xã hội, chính sách an ninh quốc gia. Tài liệu lưu trữ thu thập đầy đủ thành phần, nội dung đa dạng, phong phú, hồ sơ được lập hoàn thiện, chất lượng sẽ phục vụ hoạt động quản lý cũng như các nhu cầu khác một cách hiệu quả. Từ đó góp phần nâng cao nhận thức về vai trò, ý nghĩa của tài liệu cũng như ý thức bảo đảm sự vẹn toàn và phát huy hiệu quả tài liệu lưu trữ trong công cuộc hiện đại hóa công nghiệp hóa đất nước.
1.4.2. Yêu cầucủa tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ
Ba yêu cầu cơ bản của tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ đó là:
- Phải đảm bảo tính khoa học: Cấp độ phân loại tài liệu lưu trữ phải phù hợp, không được lẫn lộn giữa bộ tài liệu (hay hồ sơ) với các đơn vị bảo quản.
- Phải đảm bảo tính hệ thống: Thứ tự sắp xếp các nhóm tài liệu phải theo nguyên tắc từ chung tới riêng, từ tổng hợp đến cụ thể, từ trên xuống dưới, theo tuần tự thời gian, theo mối liên hệ lịch sử hoặc logic của tài liệu lưu trữ.
- Phải đảm bảo tính hiệu quả: Nghĩa là tổ chức khoa học tài liệu giúp cho công tác quản lý tài liệu lưu trữ được thuận tiện (về số lượng, tình trạng vật lý), giúp cho công tác bảo quản tài liệu lưu trữ được dễ dàng và tạo thuận lợi cho việc lập công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ.
Và để đáp ứng 3 yêu cầu trên thì điều kiện đặt ra để tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ là:
+ Cán bộ lưu trữ cần có trình độ chuyên môn về lưu trữ học mà còn phải có kiến thức về chuyên ngành mà tài liệu được hình thành.
+ Cơ quan cũng cần đầu tư thêm kinh phí, nhân công, vật tư, mua sắm thêm trang thiết bị phục vụ cho công tác này.
+ Đặc biệt cần nhanh chóng đưa công nghệ thông tin vào ứng dụng trong công tác lưu trữ nhằm tạo sự chuyển biến tích cực hơn.
Trên cơ sở mục đích, yêu cầu chung nêu trên chúng ta tiếp tục xem xét một cách trực tiếp ý nghĩa tài liệu lưu trữ và công tác tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ của Viện.