3.2. Các đề xuất về mặt nghiệp vụ lưu trữ
3.2.2. Phân định đơn vị bảo quản
Đối với khối tài liệu Hành chính
Đây là khâu quan trọng quyết định đối với chất lượng hồ sơ được lập. Đơn vị bảo quản là đơn vị thống kê trong nghiệp vụ lưu trữ, đồng thời dùng để quản lý, tra tìm tài liệu. Độ dày mỗi đơn vị bảo quản không quá 3 cm. Nếu một hồ sơ có ít văn bản, tài liệu thì được lập thành một đơn vị bảo quản. Nếu một hồ sơ có nhiều văn bản, tài liệu thì được chia thành nhiều tập và mỗi tập trong hồ sơ là một đơn vị bảo quản.
Đối với khối tài liệu chuyên môn đặc thù:
Sau khi tiến hành phân loại tài liệu chuyên môn đặc thù của Viện thành từng bộ tài liệu bước tiếp theo là chúng ta phải phân định đơn vị bảo quản. Việc phân định đơn vị bảo quản phụ thuộc vào số lượng tài liệu trong một bộ tài liệu. Bộ tài liệu như trên chúng ta đã đề cập tới, bao gồm: (thuyết minh, bản vẽ, phụ lục, tóm tắt, đĩa CĐ). Đối với những bộ tài liệu có số lượng tài liệu ít thì tất cả tài liệu lập thành một đơn vị bảo quản (viết tắt ĐVBQ). Còn đối với những bộ tài liệu có thời gian nghiên cứu kéo dài trong nhiều năm, sản sinh nhiều tài liệu, nội dung phong phú thì phải phân chia thành nhiều ĐVBQ. Trường hợp này một bộ tài liệu có nhiều ĐVBQ.
Ví dụ: Bộ tài liệu về đề án trầm tích luận và tướng đá cổ địa lý các trầm tích tuổi Jura Créta và khoáng sản liên quan ở miền bắc Việt Nam. Bộ tài liệu này được phân định thành 06 ĐVBQ như sau:
- Bản đồ; - Thuyết minh; - Bản vẽ; - Phụ lục; - Đĩa CĐ. - Báo cáo.
Trong một bộ tài liệu, những đơn vị bảo quản được lập chú ý đến khổ giấy, vật liệu mang tin để sắp xếp, bảo quản khác nhau như:
+ Đối với báo cáo, thuyết minh, phụ lục, bản vẽ khổ nhỏ, các tài liệu khác... có thể để vào hộp đựng tài liệu, mỗi một hộp là một đơn vị bảo quản.
+ Đối với bản đồ khổ lớn A0, số lưu trữ cố định theo bộ tài liệu nhưng khi sắp xếp thì nên giải phẳng cất tủ (loại tủ để được khổ lớn chuyên dụng như tủ compark).
+ Đối với đĩa CĐ, số lưu trữ của từng đơn vị bảo quản cố định theo bộ tài liệu nhưng khi sắp xếp thì xếp riêng vào album hoặc tủ có các khay chuyên để đĩa CĐ.