3.2. Các đề xuất về mặt nghiệp vụ lưu trữ
3.2.3. Sắp xếp các đơn vị bảo quản
Sau khi phân định thành các đơn vị bảo quản, chúng ta sẽ tiến hành sắp xếp văn bản, tài liệu trong từng đơn vị bảo quản và các đơn vị bảo quản trong một bộ tài liệu. Sắp xếp các văn bản trong từng đơn vị bảo quản và các đơn vị bảo quản trong một hồ sơ / bộ tài liệu là để cố định trật tự các tài liệu, bảo đảm mối liên hệ giữa các văn bản, tài liệu với nhau làm cho hồ sơ / bộ tài liệu phản ánh vấn đề, sự việc một cách rõ ràng, giúp cho việc nghiên cứu thuận tiện. Tùy theo từng hồ sơ / bộ tài liệu mà lựa chọn cách sắp xếp cho phù hợp.
Đối với Viện Khoa học Địa chất và Khoáng sản tài liệu lưu trữ trong một hồ sơ / bộ tài liệu cần sắp xếp theo quá trình giải quyết công việc.
Đối với tài liệu hành chính thì bắt đầu từ văn bản khởi đầu công việc, văn bản giải quyết công việc, văn bản kết thúc công việc
Ví dụ: Hồ sơ Hội nghị tổng kết công tác năm 2011 có các văn bản sau: - Kế hoạch tổ chức Hội nghị;
- Diễn văn khai mạc;
- Báo cáo tổng kết, phương hướng kế hoạch; - Bài phát biểu của lãnh đạo cơ quan;
- Bài phát biểu của cấp trên; - Biên bản Hội nghị.
Đối với tài liệu chuyên môn đặc thù thì bắt đầu từ thuyết minh, báo cáo, bản vẽ, phụ lục, tóm tắt, các tài liệu khác.
Ví dụ: Bộ tài liệu về Đề án Trầm tích luận và tướng đá cổ địa lý các trầm tích tuổi Jura Créta và khoáng sản liên quan ở miền bắc Việt Nam. Sau khi đã được phân định thành từng đơn vị bảo quản như trên, chúng ta tiến hành sắp xếp thứ tự từng đơn vị bảo quản. Trật tự cố định của từng đơn vị bảo quản trong bộ tài liệu này như sau:
1, Báo cáo; 2, Thuyết minh; 3, Bản đồ 4, Bản vẽ; 5, Phụ lục; 6, Đĩa CĐ.
Sau khi sắp xếp các đơn vị bảo quản trong một bộ tài liệu, bước tiếp theo là sắp xếp các bộ tài liệu trong cùng một khối tài liệu thì bộ tài liệu nào có năm hình thành sớm thì xếp trước, bộ tài liệu nào có năm hình thành muộn hơn thì xếp sau.
Ví dụ: Trong nhóm tài liệu về Địa mạo có các bộ tài liệu
Nhóm tài liệu Bộ tài liệu Năm
Địa chất Địa mạo Ninh Bình 1 / 200.000 1975 Địa chất Những nét cơ bản về địa mạo 1/ 200.000 tờ Hà Nội (F - 48 XXVIII) và các vùng lân cận 1976 Địa chất Những nét cơ bản về địa mạo - tân kiến tạo vùng Thanh Sơn, Thanh Thuỷ, Vĩnh Phú 1977