tài liệu của Viện Khoa học Địa chất và Khoáng sản
Nhận thức của lãnh đạo và cán bộ, viên chức về công tác lưu trữ
Nhận thức của lãnh đạo và cán bộ, viên chức Viện đóng vai trò quyết định đến chất lượng, hiệu quả công tác lưu trữ. Nếu lãnh đạo, cán bộ và viên chức trong Viện có nhận thức đúng đắn, đầy đủ về tầm quan trọng cũng như ý nghĩa công tác lưu trữ thì công tác này có điều kiện thuận lợi để phát triển và từng bước đi vào nề nếp.
Nhìn chung, qua tiếp xúc và khảo sát cho thấy lãnh đạo và cán bộ, viên chức trong Viện về cơ bản nhận thức được tầm quan trọng của công tác lưu trữ đối với sự phát triển của Viện.
Các cán bộ đã có ý thức được giá trị và khả năng phản ánh chính xác lịch sử, tính chất là “tư liệu gốc” của tài liệu lưu trữ. Vì thế, mỗi khi cần thu thập thông tin phục vụ cho các mục đích khác nhau, các cán bộ đã có phản ứng tích cực là bắt đầu quá trình tìm kiếm thông tin của mình bằng việc khai thác trong tài liệu lưu trữ của cơ quan; tuy nhiên hiệu quả và mức độ khai thác tài liệu lưu trữ có hạn, do nhiều nguyên nhân cả về chủ quan và khách quan, trong đó nguyên nhân tài liệu lưu trữ không được lưu trữ đầy đủ để thỏa mãn người khai thác sử dụng. Chính vì thế, sau những lần khai thác tài liệu lưu trữ không hiệu quả, mà thông tin thì không có cách nào tái sản xuất được, gây ảnh hưởng đến chất lượng và tiến độ thực hiện nhiệm vụ, lãnh đạo cơ quan càng nhận thức rõ giá trị của tài liệu và sự quan trọng của việc tổ chức lưu trữ tài liệu một cách đầy đủ, thường xuyên, liên tục.
Song cũng còn không ít người có nhận thức chưa đúng về tầm quan trọng của công tác lưu trữ. Biểu hiện là còn chưa có sự quan tâm đúng mức tới công tác lưu trữ, một số người còn có thái độ coi thường cán bộ làm công tác lưu trữ, không nhận thức được giá trị của tài liệu lưu trữ.
Về mặt kinh tế, cơ quan chưa đầu tư thích đáng cho công tác này, chưa quan tâm đến cán bộ làm công tác lưu trữ. Ví dụ: chưa chi trả chế độ độc hại cho người làm lưu trữ, chưa đầu tư hệ thống giá tủ hiện đại phục vụ cho công tác lưu trữ..
Điều này ảnh hưởng không nhỏ tới tâm lý của cán bộ lưu trữ cũng như hiệu quả công việc. Vì thế mà cán bộ lưu trữ dù đã rất cố gắng song chất lượng và hiệu quả công tác lưu trữ vẫn chưa được cao.
Tổ chức nhân sự làm công tác lưu trữ
Bên cạnh tài nguyên như: đất, nước, khoáng sản,…Con người cũng chính là nguồn lực quan trọng quyết định sự phát triển bền vững của mỗi quốc gia. Vì vậy đòi hỏi các cơ quan, tổ chức, đơn vị luôn phải chú trọng đến công tác nhân sự.
Qua khảo sát tình hình cán bộ lưu trữ tôi thấy: Hiện nay, bộ phận lưu trữ thuộc phòng Hành chính của Viện có 01 cán bộ làm công tác lưu trữ, trình độ sơ cấp (học hàm thụ thêm). Với 01 cán bộ như thế này là vừa thiếu về số lượng, vừa yếu về chuyên môn khiến cho công tác chỉ đạo điều hành với hoạt động này gặp khó khăn, tài liệu khó tránh khỏi mất mát, thất lạc. Đây là một số vấn đề đặt ra đòi hỏi lãnh đạo phải xem xét để tổ chức, bố trí thêm nhân sự làm công tác lưu trữ. Bởi để quản lý và thực hiện công tác lưu trữ, yêu cầu đầu tiên là phải tổ chức nhân sự để đảm nhận công việc này.
Ban hành các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về công tác lưu trữ
Văn bản là phương tiện, công cụ quản lý hữu hiệu nhất để thực hiện chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của cơ quan. Do đó, muốn một nhiệm vụ
nào đó được thực hiện và hoạt động đi vào nề nếp thì trước tiên phải có các văn bản điều chỉnh. Không nằm ngoài quy luật đó, muốn nâng cao chất lượng công tác lưu trữ của cơ quan, đơn vị thì cũng cần phải có các văn ản chỉ đạo, hướng dẫn của cấp trên và các văn bản quy định chi tiết thi hành do trực tiếp cơ quan đó ban hành.
Xã hội càng phát triển thì lượng tài liệu phát ra càng nhiều. Đảng và Nhà nước ta luôn quan tâm tới công tác lưu trữ, đã ban hành được nhiều văn bản chỉ đạo như sau:
- Pháp lệnh lưu trữ Quốc gia do Uỷ ban Thường vụ Quốc hội ban hành ngày 04 tháng 4 năm 2001;
- Nghị định số: 111/2004/QĐ - CP quy định chi tiết một số điều trong Pháp lệnh lưu trữ Quốc gia;
- Chỉ thị số: 05/2007/CT - TTg của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ;
- Thông tư số: 09/2007/TT - BNV ban hành ngày 26 tháng 11 năm 2007 của Bộ Nội vụ về việc hướng dẫn về kho lưu trữ chuyên dụng;
- Công văn số: 897/VTLT - NVLTNN - NVĐP ngày 19 tháng 12 năm 2006 của Cục Văn thư - Lưu trữ về việc hướng dẫn tiêu huỷ tài liệu hết giá trị;
- Quyết định số: 2345/QĐ - BTNMT ngày 06 tháng 11 năm 2008 về việc ban hành Quy chế công tác văn thư - lưu trữ của Bộ Tài nguyên và Môi trường;
- Luật lưu trữ số:01/2011/QH13 do Quốc Hội ban hành;
- Thông tư số: 11/2013/TT-BTNMT ngày 28 tháng 5 năm 2013 của Bộ Tài nguyên Môi trường về việc quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu chuyên ngành tài nguyên môi trường;...
Bên cạnh đó, các cơ quan, tổ chức xã hội cũng ngày càng có nhận thức đúng đắn và dành sự quan tâm nhất định đến công tác lưu trữ. Điều
này được thể hiện qua các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn thực hiện công tác lưu trữ được ban hành, nguôn kinh phí phục vụ cho công tác lưu trữ ngày càng được tăng lên.
Từ trước Viện Khoa học Địa chất và Khoáng sản đã tiếp nhận và thực hiện các văn bản chỉ đạo của Nhà nước về công tác Văn thư – Lưu trữ của Đảng, Nhà nước, Cục Văn thư – Lưu trữ Nhà nước, Bộ Nội vụ, Bộ Tài nguyên Môi trường, gần đây Viện bước đầu ban hành văn bản chỉ đạo riêng của cơ quan như:
Quy định tiếp nhận, xử lý, ban hành và lưu trữ văn bản của cơ quan Viện Khoa học Địa chất và Khoáng sản ban hành kèm theo Quyết định số: 185/QĐ-VĐCKS ngày 15 tháng 11 năm 2010 của Viện trưởng Viện Khoa học Điạ chất và Khoáng sản.
Có thể nói việc ban hành các văn bản chỉ đạo hướng dẫn còn thiếu và đang là điểm yếu của cơ quan. Viện cần banh hành thêm văn bản chỉ đạo hướng dẫn để tạo nên sự thống nhất, thuận tiện, khoa học và hiệu quả trong công tác quản lý tài liệu của cơ quan, tạo cơ sở pháp lý quan trọng để Viện thực hiện công tác lưu trữ một cách có hiệu quả.
Chế độ khen thưởng, chế tài xử phạt đối với cán bộ làm công tác lưu trữ
Qua khảo sát tôi thấy rằng các chế độ về thi đua khen thưởng cũng giống như đối với các cán bộ nhân viên khác trong cơ quan, không có chế độ khen thưởng riêng.
Phụ cấp chế độ độc hại dành cho cán bộ lưu trữ chưa được chi trả đúng theo quy định hiện hành của Nhà nước.
Chưa có chế tài xử phạt cán bộ lưu trữ khi không làm tốt nhiệm vụ để xảy ra mất mát, hư hỏng, thất lạc tài liệu.
Việc chưa có chế độ khen thưởng, phụ cấp độc hại cũng như chế tài sử phạt đối với cán bộ làm công tác lưu trữ là một hạn chế cần khắc phục. Bởi vì, khi được khen thưởng, phụ cấp độc hại được chi trả sẽ là nguồn động viên giúp cán bộ lưu trữ làm tốt công việc của mình. Ngược lại nếu không được quan tâm, động viên, khuyến khích thì cán bộ lưu trữ sẽ không có động lực phấn đấu trong công việc.
Bên cạnh đó việc có chế tài xử phạt cũng rất cần thiết bởi đó là căn cứ để xử lý khi cán bộ mắc sai phạm trong công việc.