3.2. Các đề xuất về mặt nghiệp vụ lưu trữ
3.2.4. Biên mục các đơn vị bảo quản
Sau khi các đơn vị bảo quản đã được lập và sắp xếp trong từng bộ tài liệu, chúng ta tiến hành biên mục chúng. Biên mục đơn vị bảo quản bao gồm:
biên mục bên trong và biên mục bên ngoài. Trước khi biên mục đơn vị bảo quản cần phải kiểm tra lại lần cuối các văn bản, tài liệu trong bộ tài liệu, nếu còn thiếu thì thu thập, bổ sung cho đầy đủ. Kiểm tra lại cách sắp xếp bảo đảm trật tự khoa học.
- Nội dung của việc biên mục bên trong gồm các việc sau:
+ Đánh số tờ
Mục đích của việc đánh số tờ là để cố định thứ tự các văn bản, tài liệu trong một đơn vị bảo quản, bảo đảm tài liệu không bị mất mát, thất lạc, quản lý và tra tìm thuận lợi.
Đối với tài liệu hành chính ta đánh số tờ trên góc phải, phía dưới của mỗi tờ văn bản bằng bút chì.
Đối với tài liệu chuyên môn của Viện là những tập báo cáo đã được đóng thành từng tập và các bản vẽ đều có ký hiệu, do đó chỉ đánh số theo từng tập tài liệu, trên bìa tài liệu đánh số thứ tự (và ghi từ trang ... đến trang ... hoặc từ bản vẽ số... đến số..), đánh góc bên trái, phía dưới của tập tài liệu.
Yêu cầu việc đánh số tờ phải rõ ràng, chính xác. Trường hợp đánh số sót thì được đánh số trùng và thêm chữ cái a, b, c (ví dụ 15, 15a, 15b, 15c...) và ghi rõ vào chứng từ kết thúc
+ Lập mục lục văn bản, tài liệu trong từng đơn vị bảo quản
+ Mục lục văn bản, tài liệu là bản thống kê các văn bản, tài liệu trong đơn vị bảo quản để thuận tiện cho việc quản lý và tra tìm nghiên cứu.
+ Mục lục văn bản, tài liệu chỉ dùng cho những đơn vị bảo quản có thời hạn bảo quản vĩnh viễn và lâu dài. Những đơn vị bảo quản có thời hạn bảo quản tạm thời thì không cần ghi mục lục văn bản, tài liệu.
+ Tờ mục lục văn bản, tài liệu có thể in hoặc đánh máy trên khổ giấy A4 (210mm x 297m m), được xếp lên đầu từng đơn vị bảo quản.
Mẫu tờ mục lục tài liệu
Số lưu trữ Ngày tháng Tác giả Nội dung tài liệu Tờ số Ghi chú
1 3 4 5 6 7
Hướng dẫn cách ghi các cột:
Cột 1: Ghi số thứ tự các văn bản, tài liệu trong đơn vị bảo quản. Cột 2: Ghi ngày, tháng, năm của văn bản, tài liệu
Cột 3: Ghi tác giả tài liệu
Cột 4: trích yếu nội dung văn bản, tài liệu.
(Nếu không có thì đọc và tóm tắt nội dung để ghi.)
Cột 5: Ghi tờ số (văn bản, tài liệu đó bắt đầu từ tờ số mấy).
Cột 6: Ghi chú những điều cần thiết: thiếu dấu, thiếu chữ ký, dự thảo, có bút tích, mật...
+ Viết chứng từ kết thúc
Chứng từ kết thúc là bản nhận xét về số lượng, chất lượng và trạng thái vật lý của văn bản, tài liệu trong đơn vị bảo quản, tránh mất mát, đánh tráo, giả mạo, đồng thời theo dõi được trạng thái vật lý của tài liệu để có biện pháp bảo quản, xử lý kịp thời.
Chứng từ kết thúc được in sẵn trên khổ giấy A4 (210mm x 297mm) hoặc in vào cánh sau của hộp đựng đơn vị bảo quản theo mẫu thống nhất.
Mẫu chứng từ kết thúc:
Chứng từ kết thúc
Đơn vị bảo quản này gồm có...(1)....(2)... tờ/tập tài liệu Viết bằng chữ:...
Mục lục tài liệu có...(1)...(2)... tờ
Đặc điểm và trạng thái của tài liệu... ...
Ngày... tháng ...năm ... Người lập hồ sơ
Hướng dẫn cách ghi chứng từ kết thúc:
- (1) Số lượng tờ: Ghi bằng số Ả Rập - (2) Số lượng tờ: Ghi bằng chữ.
- Trạng thái vật lý của văn bản, tài liệu: từ trang nào đến trang nào giấy
tốt xấu viết tay, chữ mờ, khó đọc, có bút tích sửa chữa...
- Biên mục bên ngoài tài liệu Viết bìa cho đơn vị bảo quản (dán ngoài hộp của từng đơn vị bảo quản) + Chữ viết trên bìa phải đẹp mắt, rõ ràng dễ đọc, các thành phần ghi trên bìa phải đầy đủ, chính xác, phải viết bằng mực màu đen, khó phai, viết đúng kiểu chữ dáng nghiêng có nét thanh, nét đậm. + Mẫu bìa cho từng đơn vị bảo quản 30mm 20mm 20mm 30mm ...(1)...
Đơn vị bảo quản ...(2)... ... ... ... (Từ ngày... đến ngày...) Gồm: ... tờ. Bộ số ...(3)
Mục lục số...(4).. Thời hạn bảo quản Đơn vị bảo quản..(5) ...
+ Hướng dẫn cách viết bìa cho bộ tài liệu/ hồ sơ:
(1) - Ghi tên cơ quan.
(2) - Tiêu đề đơn vị bảo quản: thông thường gồm các thành phần: tên loại văn bản tài liệu, tác giả, vấn đề, sự việc, thời gian, địa điểm, tiêu đề cần viết ngắn gọn, rõ ràng, chính xác, không viết tắt những từ không thông dụng.
(3) - Bộ số (hồ sơ): số thứ tự của bộ tài liệu hoặc hồ sơ.
(4) - Mục lục số: thống kê các đơn vị bảo quản trong một bộ tài liệu (hoặc một hồ sơ).
(5) - Đơn vị bảo quản: Số thứ tự đơn vị bảo quản trong bộ tài liệu (hồ sơ).
Ví dụ:
30mm
20mm 20mm
30mm
Viện Khoa học Địa chất và khoáng sản
Đơn vị bảo quản
Các bản vẽ sinh địa tầng các trầm tích Đệ Tam miền Bắc Việt Nam
(Từ ngày 7/1973. đến ngày.12/1975.) Gồm: ...15... tờ.
Bộ số ...10...
Mục lục số....1... Thời hạn bảo quản Đơn vị bảo quản..4 ...