2.4. Thực trạng công tác tổ chức tài liệu lưu trữ tại Viện
2.4.2. Phân loại tài liệu lưu trữ
Trong nội dung, nhiệm vụ của việc tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ thì phân loại tài liệu có ý nghĩa quan trọng. Về phương diện lý thuyết, phân loại tài liệu lưu trữ là dựa vào những đặc trưng của tài liệu để phân chia chúng thành các nhóm, sắp xếp trật tự các nhóm và các đơn vị bảo quản trong từng nhóm nhỏ nhất nhằm sử dụng thuận lợi và có hiệu quả (theo lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ - Nhà xuất bản Đại học và Giáo dục chuyên nghiệp).
Công tác phân loại đối với khối tài liệu hành chính:
Hiện nay, theo khảo sát của chúng tôi, tài liệu hành chính chưa được thu về tập trung tại kho lưu trữ để tổ chức, bảo quản tài liệu. Tài liệu về hồ sơ – tuyển dụng cán bộ thì được lưu tại bộ phận tổ chức, tài liệu về công tác đào tạo thì được lưu giữ tại bộ phận đào tạo, tài liệu về thi đua khen thưởng thì được lưu tại bộ phận làm công tác thi đua khen thưởng, tài liệu kế hoạch thì được lưu tại phòng kê hoạch, tài liệu tài chính kế toán thì lưu tại phòng tài chính kế toán,... Bởi vậy, công tác tổ chức khoa học khối tài liệu hành chính này chưa được tiến hành.
Công tác phân loại đối với khối tài liệu chuyên môn đặc thù:
Hầu hết các công việc liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của Viện Khoa học Địa chất và Khoáng sản đều có văn bản quy định hướng dẫn chi tiết của Nhà nước, từ đó hình thành nên những bộ tài liệu có đầy đủ thành phần các văn bản liên quan đến một vấn đề, một công trình nghiên cứu cụ thể. Đồng thời những tài liệu chuyên môn đặc thù này đã được thu thập về kho. Tuy nhiên, những tài liệu liên quan đến một vấn đề, một công việc cụ thể thì chưa được lập hồ sơ, chưa được sắp xếp khoa học mà vẫn đang trong tình trạng lộn xộn, dễ bị mất mát, hư hỏng. Do đó, tài liệu khi thu về cần phải tiến hành phân loại tài liệu.
Thường khi phân loại tài liệu chuyên môn đặc thù cán bộ lưu trữ phải căn cứ vào các đặc trưng như: bộ tài liệu, trình tự thu thập tài liệu vào lưu trữ, kích thước tài liệu hoặc vật làm ra tài liệu đó. Việc áp dụng các đặc trưng hành chính ít được áp dụng đối với loại hình tài liệu này.
Hiện nay việc phân loại tài liệu lưu trữ của cơ quan mới chỉ tiến hành được ở bước sơ bộ.
Cấp độ 1: Tài liệu lưu trữ được phân theo đối tượng điều tra, khảo sát, ở đây chia ra làm 2 loại: Địa chất; Khoáng sản.
Cấp độ 2: Theo thời gian nộp lưu vào kho tài liệu nào thu về kho trước xếp trước, tài liệu nào thu về sau xếp sau.
Ví dụ: Địa chất:
- Tài liệu về đề án hoá thạch động vật trong các trầm tích chứa than Trias thượng miền Tây Bắc Bộ và ý nghĩa của chúng - 1999;
- Những phức hệ bào tử phấn hoa trong trầm tích Neogen vùng trũng Hà Nội - 2001;
- Khoáng vật phụ trong các thành hệ macma miền bắc Việt Nam - 2003; - Đặc điểm thạch luận một số khối granittoit Việt Bắc và mối quan hệ của nó với khoáng hoá thiếc - 2004;
- Kiến tạo Tây Nguyên tỷ lệ: 1/500.000 - 2004;
- Dự báo tác động và diễn biến môi trường địa chất vùng hồ và ngoại vi thuỷ điện Sơn La – 2005;
- Sinh địa tầng các trầm tích Đệ Tam miền Bắc Việt Nam - 2008; - Nghiên cứu kiến tạo và sinh khoáng Bắc Bộ - 2009;...
Khoáng sản:
- Đánh giá triển vọng vàng sa khoáng Nghệ Tĩnh và thành lập bản đồ chuẩn đoán tỷ lệ 1/200.000 - 2000;
- Ứng dụng phương pháp địa hoá tìm kiếm đồng ở phân vùng các mỏ đồng Sinh Quyền Lao Cai - 2002;
- Kết quả khảo sát địa chất và đánh giá độ chứa vàng sa khoáng vùng đuôi Lũng Mắt – Chi Lăng Lạng Sơn - 2003;
- Nghiên cứu triển vọng quặng Cu - Ni và các khoáng sản quý hiếm đi kèm Tây bắc Việt Nam và chi tiết hoá một số vùng quan trọng - 2003;
- Áp dụng phương pháp địa hoá tìm kiếm quặng chì kẽm vùng Chợ Đồn, Bắc Thái - 2007;...
Tài liệu lưu trữ của Viện được sắp xếp lộn xộn giữa các chuyên đề khác nhau: thạch luận, địa hóa, khoáng vật,.. Việc phân loại này là chưa chi tiết và chưa khoa học, gây rất nhiều khó khăn, tốn thời gian, công sức khi tra tìm tài liệu. Hơn nữa chỉ phân loại như thế không thể nắm bắt được tài liệu nào còn thiếu, bị mất để tiến hành thu thập, bổ sung, công tác bảo quản vì thế cũng gặp khó khăn.
Qua quá trình khảo sát thực tiễn tôi còn nhận thấy bên cạnh một số tài liệu đã được xếp lên giá để tài liệu song còn nhiều các tập tài liệu, bản đồ vẫn để lẫn lộn, chất đống, băng đĩa vứt lộn xộn trong túi ni lông.
Do đó, cần phải tiến hành phân loại, sắp xếp khoa học tài liệu để đưa vào bảo quản trong kho. Phục vụ tốt cho công tác bảo quản cũng như tra tìm tài liệu lưu trữ.