Tài liệu hình thành trong hoạt động của Viện có nội dung phong phú, thành phần đa dạng, có giá trị cao phục vụ thực tiễn và nghiên cứu nói chung, nghiên cứu lịch sử nói riêng. Những tài liệu này cần được quan tâm tổ chức tốt để phục vụ hoạt động của Viện cũng như đáp ứng các nhu cầu khai thác sử dụng khác nhau của các cá nhân, tổ chức.
Kết quả khảo sát thực tế cho thấy công tác lưu trữ của cơ quan nói chung và công tác tổ chức khoa học tài liệu có những ưu điểm và hạn chế như sau:
Ưu điểm:
- Công tác lưu trữ đã bước đầu được quan tâm, nhận thức của các lãnh đạo về công tác này đã có sự chuyển biến tích cực hơn.
- Bước đầu ban hành được các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về công tác lưu trữ.
- Cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ công tác tổ chức khoa học tài liệu đã được quan tâm, đầu tư về cơ bản.
- Công tác tổ chức khoa học tài liệu bước đầu đã đạt được những kết quả nhất định.
Cơ quan đã xây được phiếu giao nhận tài liệu, sổ cho mượn tài liệu, sổ đăng ký các khối tài liệu.
Hạn chế:
- Tài liệu lưu trữ không được thu về đầy đủ để thỏa mãn người khai thác. - Cán bộ làm công tác lưu trữ thiếu về số lượng, yếu về chuyên môn. - Chế độ khen thưởng, phụ cấp độc hại cho cán bộ lưu trữ chưa được chi trả. - Chưa triển khai ứng dụng công nghệ thông tin vào trong công tác tổ chức khoa học tài liệu.
- Cơ quan chưa xây dựng phương án phân loại tài liệu, do đó chưa phân định được đơn vị bảo quản, chưa xây dựng được công cụ tra cứu khoa học như: mục lục văn bản, tài liệu; sổ thống kê các bộ tài liệu, sổ thống kê đơn vị bảo quản tài liệu.
Nhiều vấn đề tồn tại trong công tác lưu trữ nói chung và tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ nói riêng đã và đang đặt ra song chưa được xử lý. Những tồn tại này một phần xuất phát từ nhận thức chưa đầy đủ và sự chỉ đạo, điều hành chưa thực sự kịp thời, quyết liệt của các cấp lãnh đạo; từ sự thiếu cán bộ cũng như hạn chế về trình độ chuyên môn của cán bộ lưu trữ.
Những tồn tại nêu trên, dù có nguyên nhân chủ quan hay khách quan đều cần được nghiên cứu để tìm ra hướng giải quyết khoa học, hợp lý nhằm nâng cao hiệu quả tổ chức khai thác tài liệu lưu trữ, phục vụ tốt nhất cho khai thác, sử dụng tài liệu tại Viện. Những đề xuất về hoạt động chỉ đạo và điều hành của lãnh đạo tạo điều kiện, tiền đề để thực hiện các giải pháp về từng nghiệp vụ cụ thể của tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ.
CHƯƠNG 3
CÁC GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG TỔ CHỨC KHOA HỌC TÀI LIỆU CỦA VIỆN KHOA HỌC ĐỊA CHẤT VÀ
KHOÁNG SẢN
Công tác tổ chức khoa học tài liệu nói chung và tài liệu chuyên môn đặc thù nói riêng là một trong các nhiệm vụ cần được triển khai các nghiệp vụ lưu trữ tại Viện. Qua phần thực trạng công tác tổ chức khoa học tài liệu tại Viện Khoa học Địa chất và Khoáng sản hiện nay, chúng tôi nhận thấy công tác lưu trữ tại cơ quan chưa được quan tâm đúng mức. Tài liệu lưu trữ còn ở trong tình trạng phân tán, rải rác ở các phòng, các bộ phận. Cơ quan chưa áp dụng một số biện pháp cần thiết để tổ chức khoa học khối tài liệu này, mặc dù khối tài liệu này chiếm số lượng rất lớn, là thành phần chủ yếu trong số những tài liệu hình thành ra trong hoạt động của cơ quan. Việc áp dụng các biện pháp nghiệp vụ chuyên môn của công tác lưu trữ chưa được thực hiện bài bản, quy củ, công tác thu thập bổ sung tài liệu chưa được thực hiện đầy đủ, đúng hạn, từ đó dẫn đến các phần việc khác như: phân loại, xác định giá trị, xây dựng công cụ tra cứu tài liệu,… cũng chưa được triển khai.
Với mong muốn đưa công tác lưu trữ đi vào nề nếp nhằm giữ lại những tài sản quý giá cho đất nước, cho ngành địa chất khoáng sản nói chung, giữ lại những tài liệu có giá trị phục vụ trực tiếp cho hoạt động chỉ đạo, lãnh đạo, điều hành của lãnh đạo cơ quan, sau đây chúng tôi đề xuất các biện pháp tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ tại Viện bao gồm: biện pháp về mặt nhận thức; biện pháp về mặt nghiệp vụ (xây dựng phương án và tổ chức phân loại tài liệu lưu trữ, tiến hành xác định giá trị và định thời hạn bảo quản tài liệu, xây dựng công cụ tra cứu khoa học tài liệu, ứng dụng công nghệ thông tin trong tổ chức khoa học tài liệu).