2.4. Thực trạng công tác tổ chức tài liệu lưu trữ tại Viện
2.4.4. Biên mục, thống kê và công cụ tra cứu tài liệu
Biên mục tài liệu lưu trứ:
Biên mục hồ sơ là giới thiệu lên bìa hồ sơ và tờ mục lục thành phần, nội dung tài liệu trong hồ sơ cũng những thông tin cần thiết khác để tra tìm nhanh chóng, nghiên cứu và sử dụng thuận lợi (Giáo trình lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ - Nhà xuất bản Đại học Giáo dục Chuyên nghiệp). Đây là điều kiện cần thiết trước khi xây dựng công cụ tra cứu về nội dung tài liệu. Chính vì vậy biên mục được xem là một bộ phận của hoạt động thông tin khoa học trong kho lưu trữ.
Công tác biên mục tài liệu lưu trữ tại Viện chưa được tiến hành do tài liệu của Viện chưa được phân loại khoa học.
Thống kê tài liệu lưu trữ:
Thống kê tài liệu lưu trữ là sử dụng những phương pháp, phương tiện thích hợp để xác định rõ ràng và chính xác số lượng, thành phần tài liệu, tình hình và hệ thống bảo quản chúng trong các phòng, kho lưu trữ.
Công tác thống kê, có 3 loại: Thống kê tài liệu lưu trữ, thống kê các công cụ tra cứu khoa học, thống kê phương tiện bảo quản tài liệu lưu trữ.
Công tác này vẫn thường xuyên được cán bộ lưu trữ của Viện tiến hành thường xuyên hàng năm. Chủ yếu công tác thống kê ở đây là thống kê tài liệu lưu trữ. Công cụ dùng để thống kê ở đây gồm có: phiếu giao nhận tài liệu (Viện không có sổ nhập tài liệu) - Phụ lục 02; sổ cho mượn tài liệu .
Cấu tạo sổ cho mượn tài liệu:
Số TT
Ngày mượn
Tên người
mượn Tên tài liệu
Ký mượn Ký trả 1 2
Công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ:
Công cụ tra cứu khoa học tài liệu lưu trữ là những phương tiện tìm tin của phòng, kho lưu trữ, nhằm cung cấp những thông tin cần thiết trong tài liệu lưu trữ cho các cơ quan và cá nhân (theo lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ - Nhà xuất bản Đại học và Giáo dục chuyên nghiệp).
Tổ chức công cụ tra cứu khoa học là một trong những công tác quan trọng của các phòng, kho lưu trữ nhằm xây dựng được các loại công cụ tra cứu khác nhau, theo những nguyên tắc và phương pháp khoa học, đảm bảo giới thiệu đầy đủ và toàn diện về thành phần, nội dung cũng như ký hiệu tra tìm tài liệu lưu trữ.
Công cụ tra cứu khoa học giúp cho cơ quan quản lý chặt chẽ tài liệu trong các kho lưu trữ. Thông qua công cụ tra cứu có thể thống kê chính xác được thành phần tài liệu trong các phòng, kho lưu trữ.
Công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ của Viện Khoa học Địa chất và Khoáng sản là Sổ đăng ký các khối tài liệu. Sổ đăng ký được xây dựng dưới dạng:
Tài liệu lưu trữ địa chất: + 2009
+ 2011…
Tài liệu lưu trữ khoáng sản + 2009
+ 2010 + 2011…
Cơ quan chưa xây dựng được mục lục văn bản, tài liệu; sổ thống kê các bộ tài liệu; sổ thống kê đơn vị bảo quản.
Số ký hiệu lưu trữ: của tài liệu lưu trữ địa chất ký hiệu Đ, từ Đ1, Đ2,… đến hiện tại; tài liệu lưu trữ về khoáng sản được ký hiệu là KS từ KS1, KS2,… đến hiện tại.
Mục lục tài liệu lưu trữ như thế này là rất khó khi tìm kiếm. Vì khi muốn tìm kiếm một tài liệu nào đó ta phải rà soát tỉ mỉ từng tên tài liệu lưu trữ một.
Ví dụ: Muốn tìm tài liệu A về lĩnh vực thạch luận thì cán bộ lưu trữ phải tìm kiếm trong khối tài liệu về địa chất, trong đó lẫn lộn giữa tài liệu về địa hoá, địa chất thuỷ văn, kiến tạo,…