3.1.1. Nâng cao nhận thức của lãnh đạo, viên chức trong cơ quan về công tác lưu trữ công tác lưu trữ
Đây là giải pháp hàng đầu cần phải thực hiện trong cơ quan. Khi nhận thức của lãnh đạo về công tác lưu trữ được toàn diện, đúng mức sẽ là cơ sở cho việc thực hiện có hiệu quả công tác này. Nâng cao nhận thức cho lãnh đạo bằng các biện pháp sau: Tuyên truyền, giải thích cho lãnh đạo về các vấn đề của công tác lưu trữ. Cán bộ phòng Hành chính của Viện có thể mời lãnh đạo tham dự những buổi họp của mình về công tác lưu trữ. Đặc biệt qua những buổi gặp gỡ, trao đổi có liên quan đến chuyên môn lưu trữ. Cần phải thấy việc sử dụng các phương tiện thông tin cơ quan như bản tin, thông báo…cũng rất hiệu quả đối với việc nâng cao nhận thức của lãnh đạo cũng như toàn bộ viên chức trong cơ quan. Thông qua hiệu quả khai thác sử dụng tài liệu và thực trạng tài liệu lưu trữ để lãnh đạo nhận thức rõ những lợi ích của công tác này cũng như những bất cập đang gặp phải.
3.1.2. Nâng cao nhận thức, trình độ nghiệp vụ và trách nhiệm cá nhân của cán bộ làm công tác lưu trữ nhân của cán bộ làm công tác lưu trữ
Một thực tế chung hiện nay là hầu hết cán bộ làm công tác lưu trữ tại Viện chỉ hướng đến việc giữ tài liệu có trong kho lưu trữ chứ không phải là quản lý, không chủ động để nâng cao chất lượng tài liệu mình đang giữ và cũng không có ý thức nâng cao hiệu qủa việc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ. Cán bộ lưu trữ tại Viện cần nhận thức rõ trách nhiệm của mình trong việc chủ động hướng dẫn nghiệp vụ lưu trữ tài liệu cho cán bộ các phòng ban. Một khi có cán bộ lưu trữ thường xuyên phổ biến, giúp đỡ, theo dõi hoạt động quản lý tài liệu, hồ sơ, cán bộ các phòng sẽ có nhận thức tốt hơn về giá trị lịch sử của tài liệu, có ý thức trách nhiệm trong việc giữ gìn và bảo quản đầy đủ hồ sơ công việc do mình giải quyết (coi đó là một phần tài sản của cơ quan),
sẽ tin tưởng hơn trong việc “trao gửi” tài liệu vào kho để lưu trữ cơ quan quản lý thống nhất.
3.1.3. Ban hành thêm các văn bản hướng dẫn về công tác lưu trữ
Cán bộ làm công tác lưu trữ nên chủ động tham mưu cho lãnh đạo ban hành văn bản quy định về công tác văn thư, lưu trữ. Giúp cơ quan hoàn thiện các quy định về quy trình và tiêu chuẩn chất lượng nghiệp vụ công tác văn thư -lưu trữ.
Những nội dung quan trọng cần có trong văn bản quy định về công tác văn thư – lưu trữ của Viện là:
+ Văn bản đi, đến cơ quan phải qua văn thư làm thủ tục đăng ký và văn thư được giao quyền hạn, trách nhiệm theo dõi, quản lý chu trình giải quyết văn bản tại các phòng, đơn vị, cá nhân.
+ Mỗi cán bộ chuyên môn đều phải lập hồ sơ công việc do mình giải quyết. Các hồ sơ được lập theo danh mục hồ sơ cơ quan, đảm bảo phản ánh chính xác quá trình giải quyết công việc của cán bộ chuyên môn. Có chế tài cụ thể để xử lý cán bộ khong lập hồ sơ công việc mình giải quyết.
+ Việc bảo quản, giữ gìn và giao nộp hồ sơ tài liệu và lưu trữ cơ quan là bắt buộc và thực hiện định kỳ đối với tất cả các phòng ban, cá nhân. Có chế tài xử lý cán bộ không bảo quản tốt hồ sơ tài liệu, hoặc không chịu giao nộp hồ sơ đã xử lý xong vào lưu trữ cơ quan.
+ Quy định về đối tượng và thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ + Trách nhiệm của lưu trữ cơ quan trong việc hướng dẫn cán bộ các phòng trữ.
+ Các quy định về khen thưởng thành tích trong công tác lưu trữ.
Cần phải đưa các quy định về khen thưởng thành tích trong công tác lưu trữ vào thành một nội quy bắt buộc đối với cán bộ các phòng như một phần quy chế, thậm chí có thể đưa thành một tiêu chí chấm điểm thi đua cá nhân.
Chỉ khi nào việc quản lý hồ sơ, tài liệu hiện hành của từng cán bộ được đưa vào nội quy, quy chế cơ quan thì mới tạo được thói quen cho từng cá nhân
trong việc bảo quản, giữ gìn tốt tài liệu.
3.1.4. Bố trí thêm nhân sự và mở rộng kho lưu trữ cơ quan
+ Viện nên bố trí thêm 02 cán bộ làm công tác lưu trữ có trình độ chuyên môn đáp ứng yêu cầu đặt ra.
+ Kho lưu trữ còn trật, cần được bố trí thêm. Việc bố trí một phòng làm việc trong khuôn viên trụ sở cơ quan để làm kho lưu trữ tài liệu không phải là không thể thực hiện được, nhưng do nhiều nguyên nhân, trong đó có việc lãnh đạo cơ quan chưa quan tâm đúng mức và cán bộ làm văn thư lưu trữ không quyết tâm đề xuất với lãnh đạo việc này.
Trong hai nguyên nhân chính nói trên thì nguyên nhân xuất phát từ trách nhiệm của cán bộ làm công tác lưu trữ là quan trọng hơn. Chính bản thân cán bộ làm công tác lưu trữ là người trực tiếp được giao nhiệm vụ quản lý tài liệu, chịu trách nhiệm trước lãnh đạo Văn phòng và lãnh đạo cơ quan về chất lượng công việc của mình; do đó, việc tham mưu, đề xuất với lãnh đạo về một phòng kho lưu trữ riêng biệt, đảm bảo quản lý tốt tài liệu đòi hỏi sự chủ động và cả một quyết tâm rất cao của cán bộ lưu trữ.
3.1.5. Đầu tư kinh phí, trang thiết bị phục vụ cho công tác tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ khoa học tài liệu lưu trữ
Như chúng ta đã biết, để thực hiện một công việc, đặc biệt trong công tác quản lý của một cơ quan thì vấn đề con người, trình độ chưa đủ mà còn cần đến tiềm lực về kinh tế thì mới đạt được hiệu quả cao. Muốn vậy cần phải có sự đầu tư thích đáng về kinh phí. Nội dung mà chúng tôi muốn đề cập ở đây là việc đầu tư kinh phí cho công tác tổ chức khoa học tài liệu khoa học công nghệ để giúp cho công tác này thực hiện đạt hiệu quả cao nhất.
Thứ nhất, là ban lãnh đạo cơ quan cần đầu tư về tài chính để tổ chức ngay một lớp tập huấn cho tất cả cán bộ, viên chức trong cơ quan về công tác lưu trữ tài liệu, đặc biệt là công tác lập hồ sơ công việc, tổ chức khoa học tài liệu, bởi vì các công việc này hiện nay rất yếu và hầu như chưa được thực hiện nghiêm túc. Việc mở lớp học như vậy cần được đầu tư kinh phí thoả đáng, gồm các khoản như: xây dựng kế hoạch học tập, thù lao cho giáo viên, chuẩn bị tài liệu hướng dẫn, tài liệu tham khảo,…
Thứ hai, là lãnh đạo cần đầu tư kinh phí cho kho lưu trữ đang được xây mới để kho lưu trữ có thể đạt chuẩn theo quy định Nhà nước.
Thứ ba, là lãnh đạo cơ quan cần đầu tư kinh phí để mua phần mềm hỗ trợ cho công tác lưu trữ và lưu giữ, tra tìm cơ sở dữ liệu sao cho việc ứng dụng tin học trong công tác lưu trữ cần sớm được thực hiện.
Thứ tư, là lãnh đạo cơ quan nên đầu tư kinh phí để mua sắm giá tủ để đựng tài liệu theo chuyên môn và đặc thù riêng. Đối với các bản đồ, bản vẽ khổ A0, A1 thì cần thiết kế loại tủ đựng tài liệu riêng biệt để giữ tài liệu. Ngoài ra cần trang bị các trang thiết bị văn phòng khác như: bìa, cặp, hộp tài liệu, máy hút ẩm, máy huỷ tài liệu,…
Thứ năm, là đầu tư kinh phí để phân loại, chỉnh lý, lập hồ sơ.
Thứ sáu, là chi trả chế độ độc hại cho cán bộ làm công tác lưu trữ tài liệu. Trên đây là một số giải pháp về kinh tế cần được Ban giám đốc Viện thực hiện để đưa công tác lưu trữ của cơ quan sớm đi vào nề nếp và hoạt động đạt hiệu quả cao nhất.