2.4. Thực trạng công tác tổ chức tài liệu lưu trữ tại Viện
2.4.3. Xác định giá trị tài liệu lưu trữ
Tài liệu lưu trữ là một sản phẩm của lịch sử được hình thành trong quá trình hoạt động quản lý của các cơ quan, cá nhân. Bất kỳ tài liệu nào sản sinh ra để phục vụ cho các hoạt động của xã hội tự bản thân nó đã mang một giá trị nhất định, giá trị ở đây được hiểu theo một cách chung chung nhất là chúng đã là công cụ, phương tiện được các nhà quản lý sử dụng cho các mục đích và yêu cầu khác nhau.
Dưới góc độ nghiên cứu của các nhà lưu trữ học thì một mặt chúng ta công nhận tính khách quan chung của tài liệu, mặt khác cần nghiên cứu kỹ hơn, khoa học hơn cho từng tài liệu để đưa vào bảo quản lâu dài.
Trong quá trình hoạt động Viện Khoa học Địa chất Khoáng sản đã sản sinh ra nhiều loại tài liệu, phong phú về nội dung, đa dạng về hình thức cũng như loại hình, có giá trị khác nhau. Trong đó, có những tài liệu sau khi đã giải
lưu giữ lại để tiếp tục sử dụng. Thời gian lưu giữ dài hay ngắn là tùy thuộc vào ý nghĩa chính trị, kinh tế, văn hóa,... của chúng.
Ngoài ra, trong các tài liệu đó cũng có không ít chứa thông tin trùng lặp, có thể loại bỏ bớt. Bởi vậy, trước khi đưa vào bảo quản trong kho lưu trữ cơ quan hoặc đưa vào lưu trữ lịch sử những tài liệu này cần phải có sự lựa chọn trên cơ sở xác định giá trị những tài liệu đó.
Xác định giá trị tài liệu là dựa trên những nguyên tắc, phương pháp và tiêu chuẩn nhất định để nghiên cứu và quy định thời hạn bảo quản cho từng loại hình tài liệu hình thành trong hoạt động của các cơ quan theo giá trị của chúng về mặt chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học và các giá trị khác từ đó lựa chọn để bổ sung những tài liệu có giá trị cho Phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam (theo Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ - Nhà xuất bản đại học và giáo dục chuyên nghiệp, Hà Nội 1990).
Đồng thời cũng phải xác định rõ đối với những tài liệu không được đưa vào bảo quản trong các kho lưu trữ Nhà nước, thì cần bảo quản ở mức độ nào, thời gian bao lâu? Điều đó đã làm cho việc xác định giá trị tài liệu và lựa chọn chúng để đưa vào bảo quản trong kho lưu trữ trở thành một nhiệm vụ tất yếu khách quan của công tác lưu trữ.
Vì công tác xác định giá tri tài liệu có ý nghĩa quyết định đối với số phận của tài liệu, nên một yêu cầu cần đặt ra cho công tác này là phải chính xác và thận trọng. Bởi vậy khi tiến hành công tác lựa chọn tài liệu cần hết sức thận trọng để không làm tổn thất tài liệu. Đồng thời để có thể tiến hành công tác xác định giá trị một cách khách quan, chính xác và khoa học thì những người trực tiếp làm công tác này phải nắm vững những nguyên tắc, phương pháp và tiêu chuẩn về xác định giá trị tài liệu.
Qua khảo sát chúng tôi nhận thấy Bộ Tài nguyên và Môi trường đã có những quy định về xác định giá trị và định thời hạn bảo quản tài liệu lưu trữ
về địa chất - khoáng sản nhưng cơ quan chưa thực hiện. Có những tài liệu trùng lặp, thậm chí không đảm bảo về mặt pháp lý như những tập bản đồ thiếu chữ ký và con dấu, hay những giấy tờ không có giá trị bị lẫn lộn trong các báo cáo, thuyết minh.,...
Sở dĩ có tình trạng này là do cán bộ lưu trữ không có chuyên môn nghiệp vụ để xác định giá trị tài liệu lưu trữ.
Đây là một vấn đề cần sớm được tiến hành để tài liệu lưu trữ cơ quan thực sự là những tài liệu có giá trị cao, phục vụ cho hoạt động nghiên cứu và các hoạt động khác của đời sống.