Cơ sở vật chất, trang thiết bị được trang bị đầy đủ là điều kiện cần để tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ. Không có hoặc thiếu cơ sở vật chất, trang thiết bị thì chất lượng của việc tổ chức khoa học tài liệu sẽ bị ảnh hưởng, thậm trí là không thể tiến hành tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ được. Bản thân cán bộ lưu trữ làm việc trong điều kiện cơ sở vật chất trang thiết bị đầy đủ sẽ cảm thấy thoải mái, năng xuất lao động tăng. Ngược lại, cán bộ lưu trữ làm việc trong điều kiện cơ sở vật chất thiếu thốn sẽ cảm thấy không thoải mái dẫn đến năng xuất lao động giảm.
Qua khảo sát thực tiễn chúng tôi nhận thấy rằng tình hình đầu tư về cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ công tác lưu trữ của cơ quan như sau:
Kho lưu trữ:
Cơ quan bố trí 2 kho để tài liệu lưu trữ đặt tại tầng 4 nhà C của cơ quan, diện tích hết sức trật hẹp, chưa đảm bảo các thông số kỹ thuật như: ánh sáng; vật liệu xây dựng chịu lửa, chịu nhiệt; hệ thống phòng chống cháy nổ, chống mối mọt. Kho cũng chưa trang bị các dụng cụ để theo dõi nhiệt độ, độ ẩm.
Trước thực trạng tài liệu lưu trữ hiện có khoảng 1000m giá thì với điều kiện kho tàng trên là hết sức thiếu, khiến cho tài liệu khó có thể được tổ chức khoa học và bảo quản an toàn tài liệu, tình trạng tài liệu xếp đống xảy ra cũng là dễ hiểu.
Một hạn chế nữa về cơ sở vật chất đó là chưa có phòng đọc tài liệu. Người đến khai thác tài liệu phải đọc ngay trong kho lưu trữ. Nếu với một số lượng lớn độc giả đến đọc cùng một lúc thì đây thực sự là một vấn đề.
Tuy nhiên, Viện đang xây mới phòng làm việc, tương lai hy vọng hạn chế về kho lưu trữ có thể sớm được khắc phục.
Trang thiết bị:
Cơ quan đã trang bị về cơ bản các trang thiết bị phục vụ cho công tác lưu lưu trữ như: máy điều hòa, quạt thông gió, máy tính, máy in, giá - tủ để tài liệu, cặp hộp, đèn chiếu sáng, bàn, ghế, trang thiết bị văn phòng phẩm. Điều đó được thể hiện qua bảng thống kê các trang thiết bị sau:
Bảng thống kê các trang thiết bị phục vụ công tác lưu trữ
Trang thiết bị Số lượng
Đơn vị
tính Hiệu Tính năng
Giá tủ để tài liệu 6 Chiếc Hòa phát Để tài liệu
Bàn 3 chiếc Hòa phát Để làm việc
Ghế 6 chiếc Hòa phát Để ngồi làm việc
Máy tính 1 Cái Dell Soạn thảo văn bản,
đánh mục lục văn bản
Máy in 2 Cái Dell In văn bản
Máy photocopy 0 Cái In sao văn bản
Điều hòa 1 Cái Sanyo Cho khồng khí thoáng
Quạt thông gió 2 Cái Đảm bảo cho kho
thông thông thoáng
Máy sưởi 2 Cái Làm khô không khí
Qua bảng thống kê trên chúng ta có thể thấy cơ quan bước đầu đã có sự quan tâm đầu tư trang thiết bị cho công tác lưu trữ cơ quan. Song cơ quan cần trang bị thêm một số trang thiết bị như : máy photocopy để có thể in, sao văn bản khi cần thiết; giá tủ để tài liệu đã cũ chưa có giá tủ tài liệu chuyên dụng mà có thể để được những tài liệu riêng biệt (như bản đồ, bản vẽ A0, đĩa CD), bàn ghế làm việc với số lượng như trên còn ít nên được trang bị thêm..