- Tháng 10 năm 2005, Tổ chức Tiêu chuẩn hóa Quốc tế - ISO đã cơng bố Tiêu chuẩn quốc tế ISO/TR 18492:2005 “Lưu trữ lâu dài thông tin tài liệu điện tử”. Tiêu chuẩn này đã đưa ra các yêu cầu cơ bản đối với việc lưu trữ lâu dài tài liệu điện tử, trong đó có sự phân cấp rõ ràng từ khía cạnh vật lý đến khía cạnh logic của chúng. Từ khía cạnh vật lý của tài liệu điện tử, tiêu chuẩn quốc tế này đã đưa ra được những yêu cầu dưới đây đối với việc lưu trữ lâu dài tài liệu:
(1) Đối với việc tải tập tin qua giao thức HTTP và FPT của tài liệu điện tử mà nói, tài liệu điện tử cần phải có đặc trưng về tính khả thi trong việc tiếp cận, chủ yếu thể hiện ở 4 phương diện sau: có thể được tiếp cận bởi máy tính điện tử và các thiết bị khác mà là những phương tiện đầu tiên để tạo lập nên những tài liệu điện tử đó; có thể được tiếp cận bởi máy tính điện tử và các thiết bị khác mà là những phương tiện hiện đang lưu trữ những tài liệu điện tử này; có thể được tiếp cận bởi máy tính điện tử và các thiết bị khác mà là phương tiện hiện tại đang cần phải tra cứu đến những tài liệu này; có thể được tiếp cận bởi máy tính điện tử và các thiết bị khác mà là phương tiện dùng để lưu trữ tài liệu điện tử trong tương lai;
(2) Đối với quy tắc biên mã tài liệu điện tử mà nói, những tài liệu này cần mang các đặc tính để máy tính điện tử có thể đọc được;
(3) Đối với mơi trường kỹ thuật của tài liệu điện tử mà nói, những tài liệu này cần mang đặc trưng về tính duy nhất để máy tính điện tử có thể nhận dạng được;
(4) Đối với nội dung lơ- gích của tài liệu điện tử mà nói, những tài liệu này cần mang đặc trưng về tính khả thi trong việc tra cứu;
(5) Đối với kết cấu lôgic của tài liệu điện tử mà nói, những tài liệu này cần mang đặc trưng về tính hiển thị;
(6) Đối với thơng tin bối cảnh của tài liệu điện tử mà nói, những tài liệu này cần mang đặc trưng về tính khả thi trong việc lý giải.
- Tại Anh, năm 2001, Công ty Cornwell Affiliates.plc của Anh đã phối hợp với các tổ chức thuộc các nước khác nhau trong Liên minh Châu Âu biên soạn Tiêu chuẩn Moreq (Model Requiments for the Management of Electronic Records), trong đó đưa ra các yêu cầu về chức năng của hệ thống quản lý tài liệu điện tử. Tiêu chuẩn này đã được thực tiễn của Châu Âu công nhận, được ứng dụng không chỉ ở các nước Liên minh Châu Âu, mà còn được sử dụng ở nhiều nước khác.
- Tại Mỹ, năm 1977, Bộ Quốc phòng Mỹ đã nghiên cứu, xây dựng Tiêu chuẩn DoD 55015.2 về quản lý tài liệu điện tử trên cơ sở đề nghị của Lưu trữ Quốc gia Mỹ. Hiện nay, Lưu trữ Quốc gia Mỹ vẫn đang khuyến nghị các tổ chức lưu trữ Liên bang sử dụng các chương trình quản lý tài liệu điện tử đã được cấp chứng chỉ phù hợp với Tiêu chuẩn DoD 55015.2.
- Tại Pháp, Tiêu chuẩn quốc gia NFZ42-013 được ban hành nhằm mục đích bảo đảm tính tồn vẹn của tài liệu điện tử trong các hệ thống máy tính có sử dụng đĩa quang không cho phép sao chép (WORM). Tiêu chuẩn này đã quy định các u cầu về quy trình cơng việc và quy trình kỹ thuật trong quá trình sử dụng tài liệu điện tử.
- Tại Trung Quốc, ngay từ những năm 1990, hoạt động quản lý tài lệu lưu trữ điện tử đã được quan tâm thực hiện thông qua việc ban hành nhiều quy tắc quản lý cũng như tiêu chuẩn kỹ thuật như: Tiêu chuẩn về bảo quản đĩa quang, lập hồ sơ và quản lý tài liệu điện tử do Cục Giám sát chất lượng và kỹ thuật nhà nước Trung Quốc ban hành tháng 2 năm 1999; Tiêu chuẩn quốc gia “Lập hồ sơ và quản lý tài liệu điện tử” do Tổng cục Giám sát, Thanh tra và
Kiểm dịch nhà nước Trung Quốc ban hành tháng 12 năm 2002, trong đó quy định: “Mỗi đơn vị sản sinh ra tài liệu điện tử cần phân tích ấn định cho các phịng, ban hoặc cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm về lập hồ sơ tài liệu điện tử; việc thu thập, chỉnh lý, bảo quản cũng như tiếp cận và sử dụng tài liệu điện tử phải đưa vào quy trình xử lý đối với những tài liệu hành chính liên quan tới các tổ chức Đảng và Chính phủ; đặt tồn bộ quy trình này dưới sự giám sát và kiểm tra của các viện lưu trữ”.
- Tại Úc, năm 2000, Lưu trữ Bang Victoria đã ban hành Tiêu chuẩn Pros 99/007 “Quản lý tài liệu điện tử” trên cơ sở kết quả triển khai dự án VERS (Victorian Electronic Records Stratery). Tiêu chuẩn này đã đưa ra các yêu cầu về quản lý tài liệu điện tử của Bang Victoria (Úc). Đến năm 2003, Tiêu chuẩn này đã được sửa đổi, trong đó đưa ra 6 khuyến nghị và 5 bảng thuyết minh kỹ thuật bao gồm: Những u cầu có tính hệ thống về bảo quản tài liệu điện tử; Sơ đồ siêu dữ liệu; Dạng chuẩn tài liệu điện tử; Dạng bảo quản lâu dài; Chuyển giao tài liệu điện tử vào Lưu trữ Nhà nước của Bang Victoria.
*** Tiểu kết:
Tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật ra đời là một yêu cầu tất yếu. Trong thời gian qua, nhiều tổ chức lưu trữ quốc tế và cơ quan lưu trữ của nhiều nước trên thế giới đã nghiên cứu, ban hành nhiều tiêu chuẩn liên quan đến hoạt động lưu trữ. Đây sẽ là nguồn tài liệu hữu ích để Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước tham khảo, vận dụng vào hoạt động xây dựng, trình cấp có thẩm quyền ban hành các tiêu chuẩn quốc gia, quy chuẩn kỹ thuật quốc gia về lưu trữ trong thời gian tới. Có thể thấy rằng trong bất kỹ lĩnh vực nào, bao gồm cả hoạt động lưu trữ, việc xây dựng tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật đều nhằm mục đích giúp gia tăng hiệu quả công việc, đồng thời giảm thiểu lãng phí. Tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật về lưu trữ khơng chỉ có ý nghĩa về mặt lợi ích kinh tế cho các cơ quan, tổ chức mà còn mang lại hiệu quả quản lý cao hơn cho cơ quan quản lý nhà nước - là công cụ để Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước thực hiện chức năng quản lý nhà nước về cơng tác lưu trữ, góp phần nâng cao vị thế của ngành Lưu trữ Việt Nam trong đời sống xã hội. Chính vì vậy, việc đánh giá thực trạng xây dựng tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật về lưu trữ của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước trong thời gian qua là vô cùng cần thiết. Vấn đề này sẽ được trình bày cụ thể trong Chương 2 của Luận văn.
Chương 2: THỰC TRẠNG XÂY DỰNG TIÊU CHUẨN, QUY CHUẨN KỸ THUẬT VỀ LƯU TRỮ TẠI CỤC VĂN THƯ