Căn cứ vào nội dung của các tiêu chuẩn về lưu trữ đã được Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước xây dựng, ban hành hoặc trình cấp có thẩm quyền ban hành trong thời gian qua, có thể chia thành hai nhóm cơ bản sau:
- Một là, mẫu hóa một số loại sổ sách, văn bản phục vụ cho việc quản lý, tra tìm tài liệu lưu trữ, bao gồm: Thẻ tra tìm tài liệu lưu trữ; Mục lục hồ sơ; Sổ đăng ký mục lục hồ sơ.
- Hai là, chuẩn hóa một số trang thiết bị phục vụ công tác bảo quản tài liệu lưu trữ hành chính, bao gồm: Bìa hồ sơ; Cặp đựng tài liệu; Hộp bảo quản tài liệu lưu trữ; Giá bảo quản tài liệu lưu trữ.
Dưới đây là những nội dung cơ bản của các tiêu chuẩn này:
a) Tiêu chuẩn ngành về “Thẻ tra tìm tài liệu lưu trữ”
Đây là tiêu chuẩn ngành về lưu trữ đầu tiên (có mã số là TCN 1-90) được ban hành kèm theo Quyết định số 18-TC/KHKT ngày 06 tháng 3 năm 1990 của Cục Lưu trữ Nhà nước, được áp dụng đối với tài liệu quản lý hành chính thời kỳ sau cách mạng và chỉ áp dụng được đối với các bộ thẻ hệ thống và bộ thẻ sự vật chuyên đề. Tiêu chuẩn này quy định về chất liệu, kích thước và các thơng tin cần có trong một tấm thẻ tra tìm tài liệu lưu trữ:
- Thẻ được làm bằng bìa cứng hoặc các tơng mỏng có các chỉ số kỹ thuật đường với loại bìa 272, khơng bị nhoè mực khi viết.
- Khn khổ, kích thước và nội dung ghi trong thẻ như sau:
50mm 98mm
Ký hiệu phân loại thông tin Số phông Số mục lục Số hồ sơ Số tờ
Tên phông
Nội dung
Đặc điểm tài liệu (độ tin cậy, ngơn ngữ, bút tích, phương pháp sao in)
Thời gian viết tài liệu
Địa điểm viết tài liệu
74mm 37mm 37mm
Các chữ cố định trên tấm thẻ được in ti pô bằng kiểu chữ in ti pô Rô man 10. Các chỉ số về khn khổ, kích thước của tấm thẻ và các ơ mục có thể được thu nhỏ cho phù hợp với thẻ thơng tin có kích thước 9cm x 12cm.
b) Tiêu chuẩn ngành về “Mục lục hồ sơ”
Tiêu chuẩn này (có mã số là TCN-04-1997) được ban hành kèm theo Quyết định số 72/QĐ-KHKT ngày 02 tháng 8 năm 1997 của Cục Lưu trữ Nhà nước, quy định về khn khổ, mẫu trình bày và cách lập “Mục lục hồ sơ”:
- Mục lục hồ sơ có kích thước A4 ( 210mm x 297mm ) được đóng bằng giấy trắng đánh máy một mặt, bìa cứng, gáy bọc vải tốt. Bìa và giấy bên trong được liên kết bằng loại hồ dán có khả năng chống nấm mốc. Độ dầy một quyển mục lục hồ sơ không quá 30mm (tương đương 300 tờ giấy).
- Thành phần “Mục lục hồ sơ” gồm có: Tờ bìa; Tờ nhan đề; Tờ mục lục; Lời nói đầu; Bảng chữ viết tắt; Bảng kê các hồ sơ; Bảng chỉ dẫn; Phần
15mm
10mm
50mm
kết thúc. Cách trình bày các yếu tố thông tin và nội dung cần có của từng thành phần trong “Mục lục hồ sơ” cũng được hướng dẫn rất chi tiết.
Mẫu bảng kê các hồ sơ trong “Mục lục hồ sơ” theo TCN-04-1997
Hộp số Hồ sơ số Tiêu đề hồ sơ Ngày
tháng bắt đầu và kết thúc Số tờ Ghi chú (1) (2) (3) (4) (5) (6) 15mm 20mm 110mm 20mm 10mm 15mm
c) Tiêu chuẩn ngành về “Sổ đăng ký mục lục hồ sơ”
Tiêu chuẩn này (có mã số là TCN-05-1997) được ban hành kèm theo Quyết định số 73/QĐ-KHKT ngày 04 tháng 8 năm 1997 của Cục Lưu trữ Nhà nước, quy định về khn khổ và mẫu trình bày “Sổ đăng ký mục lục hồ sơ”:
- Sổ đăng ký mục lục hồ sơ được in sẵn có kích thước A4 (210x297), dầy 10 - 15mm; được đóng bằng giấy trắng, dai, nhẵn đều hai mặt, có trọng lượng 60g/m2
trở lên. Bìa sổ làm bằng loại giấy cứng, gáy sổ bọc vải.
- Thành phần trong “Sổ đăng ký mục lục hồ sơ” gồm có: Tờ bìa; Hướng dẫn đăng ký mục lục hồ sơ; Phần thống kê các mục lục hồ sơ. Cách
trình bày các yếu tố thơng tin và nội dung cần có của từng thành phần trong “Sổ đăng ký mục lục hồ sơ” được hướng dẫn rất chi tiết kèm theo hướng dẫn về cách ghi thông tin trong “Sổ đăng ký mục lục hồ sơ”. Trong đó, phần thống kê các mục lục hồ sơ được quy định cụ thể như sau:
+ Các yếu tố thơng tin trong bảng kê được trình bày ở dạng kẻ cột trải rộng trên hai trang có kích thước tổng cộng 400mm x 297mm trong khung viền 2 nét cách đều mép ngoài 10mm.
+ Tên gọi các cột mục được in bằng kiểu chữ VNTime 12 Bold. Dưới tên gọi các cột mục là đường kẻ ngang cách khung viền trên 15mm và cách đều nhau 10mm.
+ Độ rộng từng cột mục được quy định như sau: Số thứ tự đăng ký mục lục: 25mm; Phông số: 25mm; Mục lục số: 15mm; Tên mục lục: 135mm; Thời gian của tài liệu có trong mục lục: 50mm; Số lượng đơn vị bảo quản: 30mm; Số tờ của mục lục: 20mm; Số bản của mục lục: 20mm; Thời hạn bảo quản: 35mm; Ghi chú: 45mm.
d) Tiêu chuẩn ngành về “Phiếu phông”
Tiêu chuẩn này (có mã số là TCN-09-1999) được Cục Lưu trữ Nhà nước ban hành năm 1999, quy định về kích thước, màu sắc và nội dung cơ bản của Phiếu phông - công cụ thống kê được lập ra để theo dõi tình hình tài liệu của một phơng lưu trữ:
- Về kích thước và màu sắc: Phiếu phông được làm bằng một tờ giấy màu vàng, khổ A3, định lượng giấy từ 160gr/m2
. - Về nội dung:
+ Trang 1 của Phiếu phông ghi các thông tin về tên cơ quan lưu trữ, phông số, tên phông.
+ Trang 2 của Phiếu phơng là biểu ghi “Thơng tin tóm tắt về phơng” bao gồm các cột mục: Tên phông; ngày tháng năm bắt đầu, kết thúc phông; Ngày nhập đầu tiên của phông; Ngày gửi phiếu phông lên Cục Lưu trữ; Phông số; Tên cơ quan lưu trữ bảo quản phông; Ghi chú.
+ Trang 3 của Phiếu phơng gồm có 02 biểu ghi: Biểu ghi “Đăng ký tài liệu chưa chỉnh lý” và Biểu ghi “Đăng ký tài liệu đã chỉnh lý”.
đ) Tiêu chuẩn về “Bìa hồ sơ”
Tiêu chuẩn này được Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước xây dựng, ban hành lần đầu vào năm 1992 (kèm theo Quyết định số 42/QĐ-KHKT ngày 08 tháng 6 năm 1992) với tên gọi là Tiêu chuẩn cấp ngành “Mẫu trình bày bìa hồ sơ tài liệu quản lý Nhà nước” (có mã số là TCN 2-1992). Yêu cầu về bìa hồ sơ tài liệu được quy định trong Tiêu chuẩn này như sau:
- Bìa hồ sơ có kích thước 320mm x 500mm, được làm bằng loại giấy bìa màu sáng, cứng, dai, nhẵn và khơng nhịe mực (giấy vẽ Việt Trì 120mg/m2 hoặc tương đương).
- Bìa được gấp đơi, hai nửa bằng nhau.
Mẫu bìa hồ sơ theo TCN 2-1992
Ngày 07 tháng 5 năm 2002, Cục Lưu trữ Nhà nước đã ban hành Quyết định số 62/QĐ-LTNN về việc ban hành Tiêu chuẩn ngành “Bìa hồ sơ” (mã số: TCN 01:2002), thay thế cho Tiêu chuẩn ngành mã số TCN 2-1992, quy định về kích thước, yêu cầu chất lượng và mẫu trình bày đối với bìa hồ sơ tài liệu lưu trữ hành chính Nhà nước thời kỳ hiện tại:
- Bìa hồ sơ được làm bằng loại giấy bìa màu sáng, cứng, dai, nhẵn, khơng nhịe mực, độ pH trung tính (pH = 7), có định lượng từ 120gr/m2 đến 135gr/m2.
- Bìa hồ sơ có kích thước 330mm x 560mm, sai số cho phép ± 2mm và được gấp làm 04 phần: Tờ đầu 235mm x 330mm; Phần gấp gáy 40mm x 330mm; Tờ sau: 235mm x 330mm; Phần gấp cạnh 50mm x 330mm.
- So với TCN 2-1992, các yếu tố thông tin ở trang 1 của bìa hồ sơ và cách trình bày các yếu tố thơng tin này đã có nhiều thay đổi. Ở trang 2, độ
rộng của các cột trong mục lục hồ sơ cũng được điều chỉnh cho phù hợp hơn. Ở trang 3, đã bổ sung phần chứng từ kết thúc.
TCN 01:2002 được áp dụng cho các lưu trữ cố định, lưu trữ hiện hành của cơ quan Nhà nước, đoàn thể nhân dân trên phạm vi tồn quốc; khuyến khích áp dụng trong cơng tác văn thư của các cơ quan, đoàn thể, tổ chức kinh tế, xã hội.
Mẫu bìa hồ sơ theo TCN 01:2002
Năm 2012, thực hiện theo quy định tại Khoản 1, Điều 69 của Luật Tiêu chuẩn và Quy chuẩn kỹ thuật năm 2006 và Điểm a, Khoản 1, Điều 7 của Nghị định số 127/2007/NĐ-CP ngày 01 tháng 8 năm 2007 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Tiêu chuẩn và Quy chuẩn kỹ thuật, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước đã tiến hành chuyển đổi TCN 01:2002 thành Tiêu chuẩn quốc gia “Bìa hồ sơ lưu trữ” (có mã số là TCVN 9251:2012). Tiêu chuẩn này áp dụng cho các loại bìa hồ sơ lưu trữ bằng giấy dùng trong Lưu trữ lịch sử, Lưu trữ hiện hành và việc lập hồ sơ tại các cơ quan, tổ chức. Tiêu chuẩn này cũng quy định kích thước, yêu cầu chất lượng và mẫu trình bày đối với bìa hồ sơ tài liệu lưu trữ, nhưng có một số điểm thay đổi so với TCN 01:2002, cụ thể là:
- Về chất liệu: Giấy làm bìa hồ sơ lưu trữ phải được làm từ bột giấy hóa học tẩy trắng, gồm bột giấy nguyên thủy, bột giấy tái chế hoặc hỗn hợp của cả hai loại bột giấy này. Bìa hồ sơ lưu trữ có thể được làm từ giấy tráng phủ bề mặt hoặc từ giấy không tráng phủ bề mặt. Các yêu cầu chất lượng đối với giấy làm bìa hồ sơ lưu trữ cũng được quy định rất cụ thể trong TCVN 9251:2012.
- Về kích thước: Bìa hồ sơ có kích thước lớn hơn (650mm x 320mm, chưa tính phần tai trên và tai dưới, với sai số cho phép ± 2mm) và được gấp thành 05 phần, có thêm phần tai trên, tai dưới.
- Về nội dung trình bày:
+ Trang 1: Về cơ bản, nội dung thơng tin cần trình bày trên trang đầu của bìa hồ sơ trong TCVN 9251:2012 giống như TCN 01:2002 (gồm: tên các cơ quan, tổ chức liên quan; tên hồ sơ; ngày tháng bắt đầu và kết thúc; số
lượng tờ; thời hạn bảo quản; phông số; mục lục số; hồ sơ số; thời hạn bảo quản), nhưng khác nhau ở vị trí trình bày, ký hiệu thơng tin của hồ sơ.
+ Trang 2: Bìa hồ sơ trong TCVN 9251:2012 khơng quy định nội dung
trình bày tại trang này.
+ Phần chứng từ kết thúc của bìa hồ sơ trong TCVN 9251:2012 được trình bày tại phần tai cạnh của bìa hồ sơ. Bên cạnh các nội dung trình bày theo TCN 01:2002 (như: tổng số tờ của các văn bản trong 01 bìa hồ sơ; số tờ của mục lục văn bản; đặc điểm tài liệu trong hồ sơ; thông tin về địa điểm, thời gian, họ tên người lập hồ sơ), TCVN 9251:2012 còn quy định nội dung về: số bắt đầu, số kết thúc, số trùng, số khuyết khi đánh số thứ tự của văn bản trong hồ sơ, phần bổ sung để ghi các thông tin bổ sung khác về tài liệu.
Mẫu bìa hồ sơ theo TCVN 9251:2012
e) Tiêu chuẩn ngành về “Cặp đựng tài liệu”
Tiêu chuẩn này (có mã số là TCN-03-1997) được ban hành kèm theo Quyết định số 74/QĐ-KHKT ngày 04 tháng 8 năm 1997 của Cục Lưu trữ Nhà nước, quy định kích thước và yêu cầu đối với cặp đựng tài liệu như sau:
- Về chất liệu: Cặp đựng tài liệu được chế tạo bằng bìa carton cứng loại tốt, dày 1,5 - 2mm. Giấy bọc ngồi hai bìa carton là giấy tốt, màu sẫm, được bọc cách mép giấy 10mm. Giấy phía trong cặp là giấy trắng phủ kín mặt trong của cặp. Vải gáy của cặp màu sẫm, gắn vào hai bìa cặp 15mm. Hai đầu vải phía trên và phía dưới gập vào 10mm. Hồ dán dùng sản xuất cặp phải là loại hồ chống được cơn trùng.
- Về kích thước: Chiều dài 340 ± 2mm; Chiều rộng 260 ± 2mm; Chiều dày 100 ± 2mm.
- Về yêu cầu độ chịu tải: Cặp phải đựng được một khối lượng tài liệu tối đa là 4,5kg. Mối nối giữa vải với bìa carton phải chịu được một lực kéo là 50N. Các dây buộc, dây khóa, băng dính nháp được gắn vào bìa carton để chịu được một lực 50N nhằm giữ an toàn cho tài liệu.
g) Tiêu chuẩn về “Hộp bảo quản tài liệu lưu trữ”
Tiêu chuẩn này được Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước xây dựng, ban hành lần đầu vào năm 2002 (kèm theo Quyết định số 248/QĐ-KHKT ngày 23 tháng 12 năm 2002) với tên gọi là Tiêu chuẩn ngành “Hộp bảo quản tài liệu lưu trữ hành chính” (có mã số là TCN 02:2002). Tiêu chuẩn này áp dụng cho loại hộp dùng để bảo quản tài liệu hành chính (tài liệu giấy có khổ A4 và nhỏ hơn), áp dụng cho tất cả các kho lưu trữ có sử dụng giá kệ, tủ bảo quản tài liệu lưu trữ:
- Vật liệu làm hộp: lựa chọn một trong hai loại dưới đây:
+ Bìa carton sóng: loại sóng 03 lớp; bìa sóng cao B với độ dày 3,5mm; định lượng bìa 180g x 3 lớp = 540g/m2
; độ pH từ 7 - 8,5.
+ Bìa carton cứng khơng sóng: định lượng 350g/m2 hoặc bìa Krap định lượng 270g/m2
(bồi 02 lần); độ dày 2mm; độ pH từ 7 - 8,5.
- Các yêu cầu kỹ thuật khác: bìa cứng, khơ, phẳng; các nếp gấp hộp thẳng, khơng gẫy; hộp gấp phải khít các cạnh và các góc; hộp phải chịu được lực đẩy từ phía trong hộp ra khi đựng đầy tài liệu với trọng lượng 5kg.
- Kích thước của hộp: Chiều rộng 390mm; Chiều cao 260mm; Chiều sâu 135mm.
- Cấu tạo của hộp: gồm có 6 mặt được gấp từ một tấm bìa carton màu vàng nhạt (màu bìa tự nhiên); có 02 lỗ ở hai đầu hộp với đường kính 30mm để tạo thơng thống.
Mẫu hộp bảo quản tài liệu theo TCN 02:2002
Năm 2012, thực hiện theo quy định của Luật Tiêu chuẩn và Quy chuẩn kỹ thuật năm 2006 và Nghị định số 127/2007/NĐ-CP ngày 01 tháng 8 năm 2007 của Chính phủ, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước đã tiến hành chuyển đổi TCN 02:2002 thành Tiêu chuẩn quốc gia “Hộp bảo quản tài liệu lưu trữ” (có mã số là TCVN 9252:2012). Tiêu chuẩn này áp dụng cho hộp bảo quản tài liệu lưu trữ làm từ carton dùng trong Lưu trữ lịch sử, Lưu trữ hiện hành và trong hoạt động lưu trữ của các cơ quan, tổ chức. Tiêu chuẩn này cũng quy định kích thước, cấu tạo và yêu cầu chất lượng đối với hộp bảo quản tài liệu lưu trữ, nhưng có một số điểm thay đổi so với TCN 02:2002, cụ thể là:
- Về chất liệu: Carton dùng để sản xuất hộp bảo quản tài liệu lưu trữ phải được làm từ bột giấy hóa học tẩy trắng, gồm bột giấy nguyên thủy, bột giấy tái chế hoặc hỗn hợp của cả hai loại bột giấy này. Các yêu cầu chất lượng đối với carton dùng để sản xuất hộp bảo quản tài liệu lưu trữ cũng được quy định rất cụ thể trong TCVN 9252:2012.
- Về kích thước: Hộp có kích thước nhỏ hơn (350mm x 250mm x 125mm với sai số ± 2mm).
- Về cấu tạo: Hộp vẫn có dạng hình chữ nhật, gồm có 6 mặt, tuy nhiên trong TCVN 9252:2012 nắp hộp mở theo chiều rộng của hộp (nắp hộp mở ra có chiều dài 129mm), đồng thời nắp cịn có dây buộc, khuy hộp được làm từ vật liệu khơng ăn mịn (dầy 3mm).
1- Mặt trên 2- Mặt dưới 3- Cạnh bên 4- Nắp hộp 5- Khuy hộp
- Về độ nén: Hộp phải chịu được lực nén ép tối thiểu là 2000N mà không bị hỏng hoặc biến dạng.
Mẫu hộp bảo quản tài liệu theo TCVN 9252:2012
h) Tiêu chuẩn về “Giá bảo quản tài liệu lưu trữ”
Tiêu chuẩn này được Cục Lưu trữ Nhà nước xây dựng, ban hành lần đầu vào năm 1997 (kèm theo Quyết định số 122/QĐ-KHKT ngày 21 tháng 10 năm 1997) với mã số là TCN 06-1997. Tiêu chuẩn ngành này áp dụng cho các