dựng, ban hành
Nhiệm vụ tiêu chuẩn hóa hoạt động lưu trữ bắt đầu được Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước quan tâm thực hiện từ năm 1987 thông qua việc triển khai Đề tài “Xây dựng tiêu chuẩn ngành Mẫu hóa thẻ tra tìm tài liệu lưu trữ” do CN. Phạm Thị Thúy chủ trì. Nhưng phải đến năm 1990, sau khi kết quả nghiên cứu của Đề tài trên được nghiệm thu, tiêu chuẩn ngành về lưu trữ đầu tiên mới được ban hành (theo Quyết định số 18-TC/KHKT ngày 06 tháng 3 năm 1990 của Cục Lưu trữ Nhà nước).
Từ năm 1962 đến năm 2005, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước đã xây dựng và ban hành 09 tiêu chuẩn ngành (trong đó có 01 tiêu chuẩn ngành đã được sốt xét, sửa đổi), bao gồm:
- TCN 1-90 “Thẻ tra tìm tài liệu lưu trữ”: khuyến khích áp dụng trong tất cả các Trung tâm Lưu trữ quốc gia, các Lưu trữ cơ quan ở Trung ương và địa phương.
- TCN 2-1992 “Mẫu trình bày bìa hồ sơ tài liệu quản lý Nhà nước”: bắt buộc áp dụng đối với các cơ quan Đảng, Nhà nước, các tổ chức xã hội, đoàn thể quần chúng và các Lưu trữ trên phạm vi toàn quốc.
- TCN-03-1997 “Cặp đựng tài liệu”: khuyến khích áp dụng ở các Lưu trữ Nhà nước, các tổ chức xã hội, các đơn vị sản xuất, kinh doanh và đoàn thể quần chúng trong toàn quốc.
- TCN-04-1997 “Mục lục hồ sơ”: bắt buộc áp dụng đối với các Trung tâm Lưu trữ quốc gia, các Lưu trữ chuyên ngành và Lưu trữ cơ quan ở Trung ương đến địa phương.
- TCN-05-1997 “Sổ đăng ký mục lục hồ sơ”: bắt buộc áp dụng đối với các Trung tâm Lưu trữ quốc gia, các Lưu trữ chuyên ngành; khuyến khích áp dụng ở các Lưu trữ cơ quan.
- TCN-06-1997 “Giá bảo quản tài liệu lưu trữ”: bắt buộc áp dụng trong các Trung tâm Lưu trữ quốc gia; khuyến khích áp dụng trong các Lưu trữ chuyên ngành và Lưu trữ cơ quan từ Trung ương đến địa phương.
- TCN-09-1999 “Phiếu phông”: bắt buộc áp dụng tại các Lưu trữ cố định và khuyến khích áp dụng ở các Lưu trữ hiện hành.
- TCN 01:2002 “Bìa hồ sơ” (thay thế TCN 2-1992): bắt buộc áp dụng cho các Lưu trữ cố định, Lưu trữ hiện hành của cơ quan Nhà nước, đoàn thể nhân dân trên phạm vi tồn quốc; khuyến khích áp dụng trong cơng tác văn thư của các cơ quan, đồn thể, tổ chức kinh tế, xã hội.
- TCN 02:2002 “Hộp bảo quản tài liệu lưu trữ hành chính”: bắt buộc áp dụng cho tất cả các kho lưu trữ có sử dụng giá kệ, tủ bảo quản tài liệu lưu trữ.
Luật Tiêu chuẩn và Quy chuẩn kỹ thuật được ban hành từ năm 2006 nhưng phải đến năm 2010, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước mới tiến hành nghiên cứu để chuyển đổi 03 tiêu chuẩn ngành về bìa hồ sơ, hộp bảo quản tài liệu lưu trữ hành chính và giá bảo quản tài liệu lưu trữ thành tiêu chuẩn quốc gia. Ngày 23 tháng 7 năm 2012, Bộ Khoa học và Công nghệ đã ban hành Quyết định số 1687/QĐ-BKHCN về việc công bố 03 tiêu chuẩn quốc gia:
- TCVN 9251:2012 “Bìa hồ sơ lưu trữ” (được chuyển đổi từ TCN 01:2002);
- TCVN 9252:2012 “Hộp bảo quản tài liệu lưu trữ” (được chuyển đổi từ TCN 02:2002);
- TCVN 9253:2012 “Giá bảo quản tài liệu lưu trữ” (được chuyển đổi từ TCN-06-1997).
Trong năm 2013 - 2014, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước đã phối hợp với Viện Tiêu chuẩn Chất lượng Việt Nam để xây dựng dự thảo Tiêu chuẩn quốc gia “Giấy dó dùng trong cơng tác tu bổ, phục chế tài liệu lưu trữ”. Hiện tại, dự thảo Tiêu chuẩn này đang được Bộ Khoa học và Công nghệ thẩm định.
Từ sau khi Luật Tiêu chuẩn và Quy chuẩn kỹ thuật được ban hành năm 2006 đến nay, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước chưa thực hiện việc xây dựng quy chuẩn kỹ thuật về lưu trữ.