Tiêu chuẩn hóa là một trong những nội dung và biện pháp quan trọng để Nhà nước quản lý kinh tế, quản lý kỹ thuật nhằm thúc đẩy sản xuất phát triển, hợp lý hóa tổ chức sản xuất, nâng cao chất lượng sản phẩm, sử dụng hợp lý và tiết kiệm nguyên vật liệu, đảm bảo an toàn kỹ thuật và an toàn lao động. Nhận rõ vai trị quan trọng đó của tiêu chuẩn hóa, ngày 24 tháng 8 năm 1963, Hội đồng Chính phủ đã ban hành Điều lệ tạm thời về việc nghiên cứu, xây dựng, xét duyệt, ban hành và quản lý các tiêu chuẩn kỹ thuật của sản phẩm công nghiệp, nông nghiệp kèm theo Nghị định số 123-CP. Tuy nhiên, từ 1963 - 1982, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước khi đó có tên là Cục Lưu trữ trực thuộc Phủ Thủ tướng đang trong giai đoạn tập trung nguồn lực vào việc xây dựng và hướng dẫn thi hành các chế độ, quy định về nghiệp vụ lưu trữ nhằm quản lý tập trung thống nhất hoạt động lưu trữ và tài liệu lưu trữ quốc gia trong thời kỳ chiến tranh và sau khi đất nước mới hịa bình. Do đó, trong giai đoạn này Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước chưa có điều kiện quan tâm đến hoạt động tiêu chuẩn hóa nói chung và hoạt động xây dựng tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật về lưu trữ nói riêng. Từ sau khi được kiện toàn tổ chức và đổi tên thành Cục Lưu trữ Nhà nước (theo Nghị định số 34/HĐBT ngày 01 tháng 3 năm 1984 của Hội đồng Bộ trưởng), hoạt động xây dựng tiêu chuẩn về lưu trữ đã ngày càng được quan tâm thực hiện. Ngay từ năm 1986, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước đã xây dựng định hướng tiêu chuẩn hóa đến năm 2000. Do cơng chức, viên chức của Cục khi đó chưa có kinh nghiệm trong việc xây dựng tiêu chuẩn về lưu trữ nên Cục Văn thư và Lưu trữ nhà
nước đã chủ động mời các chuyên gia của Tổng cục Tiêu chuẩn - Đo lường - Chất lượng đến hướng dẫn nghiệp vụ. Hàng năm, trong các báo cáo công tác Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước đều tổng kết, đánh giá kết quả xây dựng tiêu chuẩn về lưu trữ để rút kinh nghiệm. Sau khi Luật Tiêu chuẩn và Quy chuẩn kỹ thuật được ban hành năm 2006, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước đã tổ chức tập huấn để giới thiệu về Luật này cũng như việc áp dụng TCVN ISO 9001:2000 vào hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước (tháng 5 năm 2008).
Để có cơ sở khoa học cho việc ban hành các tiêu chuẩn về lưu trữ, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước đã thực hiện nhiều Đề tài nghiên cứu, ví dụ như: - Đề tài “Xây dựng tiêu chuẩn ngành Mẫu hố thẻ tra tìm tài liệu lưu trữ” do CN. Phạm Thị Thúy chủ trì (năm 1987 - 1990).
- Đề tài “Xây dựng tiêu chuẩn ngành Mẫu bìa hồ sơ tài liệu lưu trữ quản lý hành chính” do CN. Mai Thị Loan chủ trì (năm 1988 - 1992).
- Đề tài “Xây dựng tiêu chuẩn ngành Hộp bảo quản tài liệu lưu trữ” do ThS. Nguyễn Trọng Biên chủ trì (năm 1993 - 1997).
- Đề tài “Xây dựng tiêu chuẩn ngành Mẫu trình bày Sổ đăng ký các phông lưu trữ bảo quản trong các kho lưu trữ” do CN. Hoàng Thị Tuyết Thu chủ trì (năm 1993 - 1994);
- Đề tài “Xây dựng tiêu chuẩn ngành Mẫu sổ đăng ký mục lục hồ sơ” do ThS. Nguyễn Thị Tâm chủ trì (năm 1994 - 1997).
- Đề tài “Xây dựng tiêu chuẩn ngành Giá bảo quản tài liệu lưu trữ” do ThS. Nguyễn Nghĩa Văn chủ trì (năm 1994 - 1998).
- Đề tài “Xây dựng tiêu chuẩn ngành Cặp đựng tài liệu” do TS. Hồ Văn Quýnh chủ trì (năm 1996 - 1998)…
Viên chức được giao chủ trì thực hiện cùng với nhóm nghiên cứu Đề tài đều là những người có trình độ chun mơn và kinh nghiệm thực tiễn gắn liền với công việc liên quan đến tiêu chuẩn cần xây dựng nên kết quả nghiên cứu của Đề tài thường đạt được yêu cầu và mục tiêu đề ra. Trong số 10 Đề tài được thực hiện từ năm 1987 cho đến năm 2002, đã có 08 Đề tài được Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước nghiệm thu, đánh giá tốt và ra Quyết định ban hành các tiêu chuẩn ngành trên cơ sở kết quả nghiên cứu của các Đề tài này.
Trong quá trình thực hiện các Đề tài liên quan đến việc xây dựng tiêu chuẩn ngành, nhóm nghiên cứu Đề tài không chỉ dựa vào kinh nghiệm của bản thân mà còn dựa vào kết quả khảo sát thực tiễn cũng như tham khảo kinh nghiệm của nước ngồi. Ví dụ như: Khi thực hiện Đề tài “Xây dựng tiêu chuẩn ngành Mẫu bìa hồ sơ tài liệu lưu trữ quản lý hành chính”, nhóm nghiên cứu đã khảo sát về các mẫu bìa hồ sơ hiện đang được sử dụng tại Việt Nam như: Mẫu bìa hồ sơ theo quy định trong tập Bài giảng về công tác văn thư, lưu trữ do Phòng Nghiệp vụ của Cục Lưu trữ Nhà nước soạn thảo năm 1985; Mẫu bìa hồ sơ theo quy định trong sách “Công tác lưu trữ Việt Nam” xuất bản năm 1987; Mẫu bìa hồ sơ của Kho Lưu trữ Nhà nước Trung ương áp dụng đối với Phông Bộ Nơng Lâm; Mẫu bìa hồ sơ của Bộ Thủy Lợi... Ngồi ra, nhóm nghiên cứu cịn tham khảo các mẫu bìa hồ sơ của một số nước trên thế giới như: Mẫu bìa hồ sơ của Liên Xô theo quy định của sách “Chỉ đạo cơng tác văn thư Matxcơva” năm 1959; Mẫu bìa hồ sơ của Liên Xơ theo quy định của sách “Chế độ văn thư nhà nước thống nhất Matxcơva” năm 1974; Mẫu bìa hồ sơ của Cộng hịa Dân chủ Đức; Mẫu bìa hồ sơ của Cộng hịa Pháp… Trên cơ sở phân tích các đặc điểm giống nhau và khác nhau giữa các mẫu hồ sơ trên, nhóm nghiên cứu đã đề xuất ý kiến tiêu chuẩn hóa mẫu bìa hồ sơ để áp dụng vào thực tiễn của Việt Nam. Bên cạnh đó, việc thí nghiệm, thử nghiệm các thông số kỹ thuật liên quan đến tiêu chuẩn cũng được thực hiện một cách cẩn trọng; trước khi thông qua một tiêu chuẩn, mỗi dự thảo tiêu chuẩn đều được gửi xin ý kiến và tổ chức hội thảo nhiều lần.
Từ năm 2010, sau khi chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước được thay đổi theo Quyết định số 89/2009/QĐ- TTg ngày 24 tháng 6 năm 2009 của Thủ tướng Chính phủ, nhiệm vụ nghiên cứu, xây dựng trình Cục và cấp có thẩm quyền ban hành các tiêu chuẩn văn thư, lưu trữ đã được giao cho Trung tâm Khoa học và Công nghệ Văn thư - Lưu trữ - đơn vị sự nghiệp thuộc Cục có chức năng nghiên cứu, ứng dụng và quản lý các hoạt động khoa học và công nghệ về văn thư, lưu trữ. Từ đó đến nay, phần lớn các tiêu chuẩn được xây dựng đều cần thực hiện các thử nghiệm về thông số kỹ thuật. Tuy nhiên, do chưa có phịng thí nghiệm cũng như cán bộ có trình độ chun mơn trong lĩnh vực lý hóa sinh nên Trung tâm Khoa học và Cơng nghệ Văn thư - Lưu trữ thường phải thuê khoán Viện Tiêu chuẩn
Chất lượng Việt Nam thực hiện các thử nghiệm trên cũng như phối hợp với đơn vị này trong quá trình xây dựng tiêu chuẩn quốc gia.
Trước năm 2013, kinh phí đầu tư cho hoạt động xây dựng tiêu chuẩn về lưu trữ đều thuộc kinh phí của hoạt động khoa học và công nghệ được ngân sách nhà nước cấp cho Trung tâm Khoa học và Công nghệ Văn thư - Lưu trữ. Do nguồn kinh phí này khá hạn hẹp, chủ yếu dành cho các Đề tài khoa học cấp Bộ nên việc xây dựng tiêu chuẩn về lưu trữ không được thực hiện thường xuyên. Tuy nhiên, từ năm 2013 trở lại đây, Trung tâm Khoa học và Công nghệ Văn thư - Lưu trữ đã được Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước bổ sung thêm kinh phí thực hiện các nhiệm vụ chun mơn, trong đó có nhiệm vụ xây dựng tiêu chuẩn về lưu trữ. Vì vậy mà hoạt động xây dựng tiêu chuẩn về lưu trữ đã trở thành một nhiệm vụ thường xuyên trong kế hoạch công tác hàng năm của Trung tâm Khoa học và Công nghệ Văn thư - Lưu trữ.