a) Ưu điểm
- Hoạt động xây dựng tiêu chuẩn về lưu trữ đã được Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước quan tâm thực hiện từ sớm (ngay từ năm 1986) và tiếp tục được duy trì cho đến nay.
- Các tiêu chuẩn đã xây dựng và được ban hành đều nằm trong định hướng và là những vấn đề thiết yếu của hoạt động lưu trữ, bao gồm các mẫu sổ sách, văn bản phục vụ cho việc quản lý, tra tìm tài liệu lưu trữ và một số trang thiết bị phục vụ bảo quản tài liệu lưu trữ hành chính. Các tiêu chuẩn này đã góp phần khơng nhỏ vào việc tăng năng suất lao động trong hoạt động lưu trữ, từng bước thống nhất hóa, hợp lý hóa hoạt động lưu trữ của các cơ quan, tổ chức từ Trung ương đến địa phương.
- Việc lựa chọn, phân cơng cá nhân, đơn vị chủ trì nhiệm vụ xây dựng tiêu chuẩn về lưu trữ cơ bản là phù hợp với năng lực và trình độ chun mơn của từng cá nhân, đơn vị. Đồng thời, qua thời gian, các viên chức trực tiếp nghiên cứu, xây dựng tiêu chuẩn đã dần tích lũy được kinh nghiệm thực tế.
- Trong quá trình xây dựng tiêu chuẩn, các công chức, viên chức của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước đã biết vận dụng kinh nghiệm của cá nhân cùng với việc khảo sát thực tiễn, tổ chức hội thảo nhiều lần và tham khảo kinh nghiệm của nước ngoài. Đây là cách làm vừa khoa học lại vừa thực tế, khơng những tập hợp được nhiều trí tuệ mà cịn góp phần tìm ra các giải pháp tối ưu nhằm hoàn thiện tiêu chuẩn theo hướng khả thi và thiết thực.
b) Hạn chế
Mặc dù có một số ưu điểm đã nêu trên, nhưng hoạt động xây dựng tiêu chuẩn về lưu trữ của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước thời gian qua chưa thực sự đáp ứng được yêu cầu tiêu chuẩn hóa của ngành Lưu trữ Việt Nam hiện nay và cịn có một số hạn chế như sau:
- Hoạt động xây dựng tiêu chuẩn về lưu trữ vẫn mang tính bị động do chưa có định hướng phát triển dài hạn nên chưa xác định được hệ thống các tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật cần xây dựng liên quan đến hoạt động lưu trữ để ưu tiên lựa chọn các tiêu chuẩn cần xây dựng trước cũng như cần sớm xây dựng.
- Do phụ thuộc nhiều vào nguồn kinh phí do ngân sách nhà nước cấp nên chưa duy trì thường xuyên hoạt động xây dựng tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật về lưu trữ. Sau khi ban hành Tiêu chuẩn ngành về “Hộp bảo quản tài liệu lưu trữ hành chính” vào năm 2002, phải đến năm 2011, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước mới tiếp tục triển khai hoạt động xây dựng tiêu chuẩn về lưu trữ thơng qua việc sốt xét, chuyển đổi 03 Tiêu chuẩn ngành về “Bìa hồ sơ”, “Hộp bảo quản tài liệu lưu trữ” và “Giá Hộp bảo quản tài liệu lưu trữ” thành Tiêu chuẩn quốc gia.
- Số lượng tiêu chuẩn được ban hành cịn khiêm tốn, trong đó nội dung của các tiêu chuẩn chủ yếu tập trung vào các mẫu sổ sách và trang thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ hành chính, chưa chú trọng đến các loại hình tài liệu lưu trữ khác như tài liệu nghe nhìn, tài liệu khoa học kỹ thuật, tài liệu điện tử... nên đối tượng áp dụng còn hạn chế.
- Mới chỉ tập trung xây dựng tiêu chuẩn (mang tính khuyến khích áp dụng), chưa chú trọng đến việc xây dựng quy chuẩn kỹ thuật (mang tính bắt buộc áp dụng). Do đó, mặc dù tốn nhiều thời gian, công sức, tiền bạc để xây dựng tiêu chuẩn nhưng nhiều tiêu chuẩn chưa được áp dụng rộng rãi nên chưa phát huy được hiệu quả của các tiêu chuẩn này trong việc đồng bộ hóa, thống nhất hóa hoạt động lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức.
- Một số tiêu chuẩn sau khi ban hành chưa được áp dụng nhiều trong thực tế, ví dụ: Tiêu chuẩn quốc gia TCVN 9252:2012 “Hộp bảo quản tài liệu lưu trữ”, TCVN 9253:2012 “Giá bảo quản tài liệu lưu trữ”... Nguyên nhân của tình trạng này một phần là do việc giới thiệu, hướng dẫn tiêu chuẩn mới đến các cơ quan, tổ chức chậm được triển khai; một phần là do nhận thức của nhiều cơ quan, tổ chức về thực hiện theo tiêu chuẩn còn thấp hoặc vẫn quen thực hiện theo tiêu chuẩn cũ…
- Việc rà soát, thực hiện chuyển đổi các tiêu chuẩn ngành chưa được tiến hành kịp thời. Ví dụ như: năm 2002, Cục Lưu trữ Nhà nước xây dựng và ban hành tiêu chuẩn ngành về “Hộp bảo quản tài liệu lưu trữ” (có mã số là TCN 02:2002). Năm 2006, Luật Tiêu chuẩn và Quy chuẩn kỹ thuật được ban hành. Theo quy định tại Khoản 2, Điều 7 của Luật này, các Tiêu chuẩn ngành có nội dung phù hợp với tiến bộ khoa học và công nghệ, điều kiện và nhu cầu phát triển kinh tế - xã hội, quy chuẩn kỹ thuật quốc gia, quy định của pháp
luật Việt Nam, cam kết quốc tế có liên quan được xem xét để chuyển đổi thành tiêu chuẩn quốc gia và phải hoàn thành trước ngày 31 tháng 12 năm 2008. Tuy nhiên, đến năm 2012, TCN 02:2002 mới được chuyển đổi thành Tiêu chuẩn quốc gia với mã số là TCVN 9252:2012…
- Việc tổ chức đánh giá, tổng kết hiệu quả áp dụng các tiêu chuẩn trong thực tiễn chưa được Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước thực hiện tại các Trung tâm Lưu trữ quốc gia, Lưu trữ các cơ quan, tổ chức ở Trung ương và địa phương. Do đó, việc sốt xét, sửa đổi các tiêu chuẩn đã ban hành cho phù hợp với thực tiễn không được thực hiện thường xuyên.
*** Tiểu kết:
Nhận thức được vai trị của hoạt động tiêu chuẩn hóa, từ năm 1963 đến nay, Nhà nước ta đã ban hành nhiều văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hướng dẫn về việc xây dựng, thẩm định, công bố các tiêu chuẩn và ban hành các quy chuẩn kỹ thuật, tạo cơ sở pháp lý quan trọng cho Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước thực hiện hoạt động xây dựng, ban hành hoặc trình cấp có thẩm quyền ban hành các tiêu chuẩn ngành, tiêu chuẩn quốc gia về lưu trữ. Tính đến nay, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước đã ban hành được 09 tiêu chuẩn ngành, trình Bộ Khoa học và Cơng nghệ ban hành 03 tiêu chuẩn quốc gia. Số lượng tiêu chuẩn về lưu trữ được ban hành tuy còn khiêm tốn nhưng nội dung của các tiêu chuẩn này đều hướng vào những vấn đề thiết yếu của hoạt động lưu trữ là thống kê và bảo quản tài liệu lưu trữ hành chính. Những thuận lợi và khó khăn mà Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước phải đối mặt khi thực hiện hoạt động xây dựng tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật về lưu trữ sẽ được làm rõ trong Chương 3 của Luận văn.
Chương 3: ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP ĐẨY MẠNH HOẠT ĐỘNG XÂY DỰNG TIÊU CHUẨN, QUY CHUẨN KỸ THUẬT