chuẩn kỹ thuật về lưu trữ
Để hoạt động xây dựng tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật về lưu trữ đáp ứng được yêu cầu quản lý của ngành Lưu trữ Việt Nam cũng như thực tiễn tác nghiệp lưu trữ, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước cần sớm ban hành Kế hoạch tổng thể, trong đó cần xác định các đối tượng của hoạt động lưu trữ cần xây dựng tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật và lộ trình thực hiện chúng. Khi xây dựng kế hoạch, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước cần lưu ý đến việc tăng cường hướng chấp nhận tiêu chuẩn quốc tế và tiêu chuẩn nước ngoài thành tiêu chuẩn quốc gia, trong đó nên ưu tiên chấp nhận những tiêu chuẩn có phạm vi ảnh hưởng rộng, mang lại hiệu quả lâu dài và đảm bảo tính tương thích, phù hợp với quốc tế nhằm tiết kiệm thời gian và công sức xây dựng tiêu chuẩn. Hệ thống tiêu chuẩn của mỗi quốc gia thường được hình thành từ hai nguồn tiêu chuẩn, gồm có: nguồn tiêu chuẩn do quốc gia đó tự xây dựng; nguồn tiêu chuẩn được lựa chọn sử dụng từ nguồn tiêu chuẩn quốc tế, tiêu chuẩn của các quốc gia khác và có hiệu lực như các tiêu chuẩn do quốc gia đó tự xây dựng. Việc chấp nhận tiêu chuẩn quốc tế và tiêu chuẩn nước ngoài thành tiêu chuẩn quốc gia có thể được thực hiện bằng một số phương pháp thông dụng sau: phương pháp công bố chấp nhận (lựa chọn tiêu chuẩn quốc tế hoặc tiêu chuẩn nước ngồi phù hợp và cơng bố tiêu chuẩn này được sử dụng như tiêu chuẩn quốc gia); phương pháp tờ bìa (bổ sung tờ bìa theo mẫu tiêu chuẩn quốc gia của Việt Nam để gán cho một tiêu chuẩn quốc tế hoặc tiêu chuẩn nước ngoài được lựa chọn); phương pháp in lại hoàn toàn (tiêu chuẩn quốc tế hoặc tiêu chuẩn nước ngoài được lựa chọn được in lại hoàn toàn nội dung nhưng theo quy định trình bày tiêu chuẩn quốc gia của Việt Nam); phương pháp dịch (tiêu chuẩn quốc tế hoặc tiêu chuẩn nước ngoài được lựa chọn được dịch sang tiếng Việt và trình bày theo quy định về thể thức tiêu chuẩn quốc gia của Việt Nam, có thể xuất bản đơn ngữ hoặc song ngữ); phương pháp soạn thảo lại (tiêu chuẩn quốc tế hoặc tiêu chuẩn nước ngoài được sử dụng làm căn cứ để biên soạn tiêu chuẩn quốc gia, trong đó nội dung
chính của tiêu chuẩn quốc gia vẫn theo đúng tiêu chuẩn gốc nhưng có thể thay đổi bố cục hoặc cách diễn đạt); phương pháp gộp hoặc tham khảo (tiêu chuẩn quốc tế hoặc tiêu chuẩn nước ngoài được đưa vào thành một phần trọn vẹn trong tiêu chuẩn quốc gia). Song song với đó, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước cần rà soát các tiêu chuẩn ngành đã ban hành để chuyển đổi thành tiêu chuẩn quốc gia như tiêu chuẩn về mục lục hồ sơ, sổ đăng ký mục lục hồ sơ…; đồng thời đẩy mạnh xây dựng tiêu chuẩn quốc gia, quy chuẩn kỹ thuật đối với những đối tượng, vấn đề đặc thù của hoạt động lưu trữ tại Việt Nam nhằm thống nhất thực hiện trong các cơ quan, tổ chức từ Trung ương đến địa phương. Bên cạnh đó cần lưu ý đến tính đồng bộ và tương hợp của các tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật có cùng đối tượng điều chỉnh. Có như vậy, các tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật về lưu trữ khi ban hành mới có tính khả thi.
Hiện nay, số lượng tài liệu lưu trữ điện tử hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức đang ngày càng tăng. Luật Lưu trữ năm 2011 đã thừa nhận tài liệu lưu trữ điện tử cũng là một loại hình tài liệu lưu trữ cần được quản lý như các loại hình tài liệu lưu trữ khác. Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ cũng đã dành một chương để quy định về việc quản lý tài liệu lưu trữ điện tử. Tuy nhiên việc triển khai thi hành các quy định này trong thực tế vẫn còn nhiều khó khăn, vướng mắc. Do vậy, trong 05 năm tới, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước cần tập trung nghiên cứu xây dựng các tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật liên quan đến tài liệu lưu trữ điện tử. Trong quá trình xây dựng các tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật này, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước có thể tham khảo một số tiêu chuẩn quốc tế dưới đây đã được Tổ chức Tiêu chuẩn hóa Quốc tế - ISO ban hành:
- Tiêu chuẩn ISO 16175:-2-2011 “Thông tin và tư liệu - Các nguyên tắc và yêu cầu chức năng đối với hồ sơ trong mơi trường văn phịng điện tử - Phần 2: Hướng dẫn và yêu cầu chức năng cho hệ thống quản lý hồ sơ điện tử”.