quan, tổ chức về hoạt động xây dựng tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật về lưu trữ
Muốn đẩy mạnh hoạt động xây dựng tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật về lưu trữ thì trước hết cần phải nâng cao nhận thức của cơ quan quản lý ngành cũng như các công chức, viên chức trực tiếp thực hiện nhiệm vụ xây dựng tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật về các vấn đề sau:
- Thứ nhất là về vai trò của hoạt động xây dựng tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật về lưu trữ. Như đã phân tích ở Chương 1, hoạt động xây dựng tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật đối với hoạt động lưu trữ có những lợi ích sau: nâng cao hiệu quả của hoạt động lưu trữ trên cơ sở thống nhất và hợp lý hóa các quy trình, sản phẩm của hoạt động lưu trữ; nâng cao hiệu suất lao động của cán bộ lưu trữ; tăng cường khả năng hội nhập, cộng tác và chuyển giao công nghệ trong hoạt động lưu trữ giữa các cơ quan, tổ chức ở trong và ngồi nước… Do đó, tiêu chuẩn hóa là một lĩnh vực thuộc khoa học công nghệ mà ngành Lưu trữ Việt Nam cần coi trọng và đánh giá đúng mức về vai trị của nó đối với sự phát triển của ngành. Trong quá trình cơng nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước, cơng nghệ lưu trữ càng cần phải hiện đại hóa và phát triển.
- Thứ hai là cần xác định đúng đối tượng cần chuẩn hóa. Đối tượng của tiêu chuẩn hóa chính là các chủ đề của tiêu chuẩn. Chủ đề tiêu chuẩn hóa có thể là sản phẩm (ví dụ: viên gạch, bu lơng, bánh răng, đường ống), ngun vật liệu (ví dụ: than, sắt thép, xi măng, cát, sỏi…), máy móc thiết bị (ví dụ: động cơ ơ tơ, động cơ điện, máy bơm, máy nén khí…). Đối tượng của tiêu chuẩn có thể là một q trình (ví dụ: phương pháp xác định nhiệt lượng của than đá…), cũng có thể là những đối tượng khơng phải sản phẩm (ví dụ: đơn vị đo lường, ký hiệu các nguyên tố hóa học, ký hiệu toán học, dấu hiệu chỉ đường…).
Trong hoạt động lưu trữ, đối tượng có thể chuẩn hóa bao gồm: các thuật ngữ chun mơn (cần có sự thống nhất thuật ngữ, khái niệm và định nghĩa); các nghiệp vụ lưu trữ từ thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu cho đến bảo quản, tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ (có thể là các quy trình thực hiện công việc; chuẩn dữ liệu, cấu trúc dữ liệu (gồm cả siêu dữ liệu) và trao đổi dữ liệu; cách thức trình bày ấn phẩm lưu trữ…); các phương tiện, thiết bị phục vụ việc tác nghiệp của hoạt động lưu trữ (kết cấu của kho lưu trữ, các yêu cầu về kiến trúc, môi trường trong kho lưu trữ; yêu cầu và trang thiết bị bảo quản các loại hình tài liệu lưu trữ…). Hiện nay, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước mới chỉ xây dựng được các tiêu chuẩn liên quan đến tài liệu lưu trữ hành chính. Trong thời gian tới cần mở rộng đối tượng tiêu chuẩn hóa sang các loại hình tài liệu lưu trữ khác như: tài liệu khoa học kỹ thuật, tài liệu điện tử, tài liệu nghe nhìn…
- Thứ ba là cần tuân thủ một số nguyên tắc chính khi tiến hành xây dựng tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật về lưu trữ như sau: Nguyên tắc số một là đơn giản hố, có nghĩa là loại trừ những yếu tố khơng cần thiết, chỉ giữ lại những gì cần thiết, có lợi cho trước mắt và phù hợp với tương lai. Nguyên tắc số hai là thoả thuận, có nghĩa là phải dung hịa được quyền lợi của nhiều bên khi tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật được áp dụng trong thực tiễn. Nguyên tắc số ba là áp dụng, có nghĩa là tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật sau khi ban hành phải áp dụng được, có như vậy tiêu chuẩn hóa mới đem lại hiệu quả. Nguyên tắc số bốn là khơng có giải pháp tuyệt đối ưu việt, do đó giải pháp của tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật thường là giải pháp được đồng thuận cao nhất và có khả năng thống nhất thực hiện. Nguyên tắc số năm là đổi mới, có nghĩa là các tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật phải luôn luôn được soát xét lại cho phù hợp với khung cảnh luôn luôn thay đổi. Nguyên tắc số sáu là đồng bộ, có nghĩa là phải đảm bảo tính đồng bộ giữa các loại tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật, các cấp tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật, các đối tượng tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật có liên quan cũng như quá trình xây dựng và áp dụng tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật. Nguyên tắc số bảy là pháp lý, có nghĩa là cần xem xét thận trọng trường hợp nào thì xây dựng tiêu chuẩn để khuyến khích áp dụng, cịn trường hợp nào thì phải xây dựng quy chuẩn kỹ thuật để bắt buộc áp dụng.
Muốn nâng cao nhận thức của các cá nhân, cơ quan, tổ chức về các vấn đề trên thì chúng ta cần tăng cường các biện pháp tuyên truyền, hội thảo và tập huấn.