quy chuẩn kỹ thuật về lưu trữ
3.1.1. Thuận lợi
a) Cơ sở pháp lý cho hoạt động xây dựng tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật về lưu trữ tương đối hoàn thiện
Như đã trình bày ở Chương II, ngay từ những năm 1960, Nhà nước ta đã nhận thức rõ vai trị quan trọng của cơng tác tiêu chuẩn hóa trong đời sống xã hội, đặc biệt là đối với sản xuất kinh tế thông qua việc ban hành Điều lệ tạm thời về việc nghiên cứu, xây dựng, xét duyệt, ban hành và quản lý các tiêu chuẩn kỹ thuật của sản phẩm công nghiệp, nông nghiệp kèm theo Nghị định số 123-CP ngày 24 tháng 8 năm 1963 của Hội đồng Chính phủ. Tiếp đó là sự ra đời của Điều lệ về cơng tác tiêu chuẩn hóa (được Hội đồng Bộ trưởng ban hành kèm theo Nghị định số 141/HĐBT ngày 24 tháng 8 năm 1982), Pháp lệnh Chất lượng hàng hóa năm 1990, Pháp lệnh Chất lượng hàng hóa năm 1999 và hàng loạt văn bản hướng dẫn, cụ thể hóa nội dung của các văn bản trên. Cho đến nay, Luật Tiêu chuẩn và Quy chuẩn kỹ thuật năm 2006 là văn bản pháp lý cao nhất đối với hoạt động phát triển và đổi mới hệ thống tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật của Việt Nam nói chung và của ngành Lưu trữ Việt Nam nói riêng. Căn cứ vào văn bản luật trên, nhiều Nghị định, Thông tư đã được ban hành như: Nghị định số 127/2007/NĐ-CP ngày 01 tháng 8 năm 2007 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Tiêu chuẩn và Quy chuẩn kỹ thuật; Thông tư số 21/2007/TT-BKHCN ngày 28 tháng 9 năm 2007 của Bộ Khoa học và Công nghệ hướng dẫn về xây dựng và áp dụng tiêu chuẩn; Thông tư liên tịch số 145/2009/TTLT-BTC-BKHCN ngày 17 tháng 7 năm 2009 của Liên Bộ Tài chính - Bộ Khoa học và Công nghệ hướng dẫn quản lý và sử dụng kinh phí xây dựng tiêu chuẩn quốc gia và quy chuẩn kỹ thuật; Thông tư số 29/2011/TT-BKHCN ngày 15 tháng 11 năm 2011 của Bộ Khoa học và Công nghệ sửa đổi, bổ sung một số quy định của Thông tư số 21/2007/TT-BKHCN... Đây là cơ sở pháp lý quan trọng để các
ngành, các cấp, trong đó có ngàng Lưu trữ Việt Nam thực hiện hoạt động tiêu chuẩn hóa, trong đó có hoạt động xây dựng tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật về lưu trữ.
Điểm o, Khoản 1, Điều 23 của Nghị định số 127/2007/NĐ-CP đã quy định: “Trách nhiệm xây dựng, ban hành quy chuẩn kỹ thuật quốc gia trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ thuộc về Bộ Nội vụ”. Với vai trò là cơ quan thuộc Bộ Nội vụ, thực hiện chức năng tham mưu, giúp Bộ trưởng Bộ Nội vụ quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ trong phạm vi cả nước (theo Quyết định số 1121/2014/QĐ-BNV ngày 28 tháng 10 năm 2014 của Bộ Nội vụ), Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước có nhiệm vụ “trình Bộ trưởng Bộ Nội vụ ban hành và trình cấp có thẩm quyền ban hành tiêu chuẩn, quy trình, quy phạm và định mức kinh tế - kỹ thuật về văn thư, lưu trữ”. Đây là cơ sở pháp lý cần thiết để Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước đẩy mạnh xây dựng tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật về lưu trữ trong tương lai.
b) Sự phát triển của ngành Lưu trữ Việt Nam và xu hướng tăng cường hội nhập quốc tế
Ngày 04 tháng 9 năm 1962, Hội đồng Chính phủ ban hành Nghị định số 102-CP thành lập Cục Lưu trữ trực thuộc Phủ Thủ tướng (tiền thân của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước ngày nay) có nhiệm vụ giúp Hội đồng Chính phủ quản lý cơng tác lưu trữ của Nhà nước, trực tiếp quản lý Kho lưu trữ Trung ương và huấn luyện, đào tạo, quản lý cán bộ ngành Lưu trữ. Đây là bước ngoặt quan trọng, đánh dấu bước phát triển của ngành Lưu trữ Việt Nam. Trong hơn 50 năm qua, Cục Lưu trữ đã trải qua hai lần thay đổi tên gọi và bốn lần thay đổi chức năng, nhiệm vụ, đó là: Năm 1984, theo Nghị định số 34/HĐBT của Hội đồng Bộ trưởng, Cục Lưu trữ được đổi tên thành Cục Lưu trữ Nhà nước có nhiệm vụ giúp Hội đồng Bộ trưởng quản lý tập trung thống nhất tài liệu lưu trữ quốc gia, xây dựng và phát triển ngành Lưu trữ trong cả nước. Năm 1991, theo Quyết định số 24-CT của Hội đồng Bộ trưởng, Cục Lưu trữ Nhà nước được bổ sung thêm nhiệm vụ quản lý công tác văn thư trong cả nước. Năm 1992, theo Nghị định số 06-CP của Chính phủ, Cục Lưu trữ Nhà nước được giao cho Ban Tổ chức - Cán bộ Chính phủ quản lý. Năm 2003, theo Quyết định số 177/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ, Cục Lưu trữ Nhà nước được đổi tên thành Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước trực
thuộc Bộ Nội vụ, thực hiện chức năng quản lý nhà nước về lĩnh vực văn thư, lưu trữ và quản lý tài liệu lưu trữ quốc gia thuộc Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam theo quy định của pháp luật. Năm 2009, theo Quyết định số 89/2009/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước vẫn là cơ quan trực thuộc Bộ Nội vụ, thực hiện chức năng tham mưu, giúp Bộ trưởng Bộ Nội vụ quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ trong phạm vi cả nước; quản lý tài liệu lưu trữ quốc gia và thực hiện các dịch vụ công theo quy định của pháp luật. Năm 2014, theo Quyết định số 1121/QĐ-BNV ngày 28 tháng 10 năm 2014 của Bộ Nội vụ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước, một trong những nhiệm vụ của Cục là “trình Bộ trưởng Bộ Nội vụ ban hành và trình cấp có thẩm quyền ban hành các văn bản quy phạm pháp luật; chiến lược; chương trình mục tiêu quốc gia; đề án, dự án quốc gia; quy hoạch, kế hoạch dài hạn; tiêu chuẩn, quy trình, quy phạm và định mức kinh tế - kỹ thuật về văn thư, lưu trữ”.
52 năm (từ 1962 đến nay) là quãng thời gian không dài so với chiều dài lịch sử của dân tộc, nhưng cũng không ngắn đối với một ngành, một lĩnh vực. Trải qua hơn 50 năm, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước đã từng bước khẳng định vị trí của mình trong sự phát triển của ngành Lưu trữ Việt Nam, từ việc hoàn thiện hệ thống cơ chế, chính sách về hoạt động lưu trữ đến việc xây dựng hệ thống tổ chức lưu trữ các cấp, đào tạo đội ngũ cán bộ lưu trữ… Hoạt động hợp tác quốc tế trong lĩnh vực lưu trữ đã được Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước không ngừng đẩy mạnh và phát triển. Hiện nay, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước là thành viên của ba tổ chức Lưu trữ quốc tế: Hội đồng Lưu trữ quốc tế (ICA); Chi nhánh Đông Nam Á của Hội đồng Lưu trữ quốc tế (SARBICA) và Hiệp hội Lưu trữ quốc tế các nước có sử dụng tiếng Pháp (AIAF). Bên cạnh đó, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước đã duy trì và phát triển quan hệ hợp tác song phương với Lưu trữ của nhiều quốc gia trên thế giới có nền lưu trữ hiện đại như: Pháp, Đức, Mỹ, Nhật Bản, Hàn Quốc, Singapore, Trung Quốc, Nga… Đây là những nước có nhiều năm kinh nghiệm về cơng tác tiêu chuẩn hóa nói chung và hoạt động xây dựng tiêu chuẩn về lưu trữ nói riêng. Bên cạnh các tiêu chuẩn ISO liên quan đến hoạt động lưu trữ do Tổ chức Tiêu chuẩn hóa Quốc tế ban hành, Lưu trữ các nước này cũng rất tích cực trong việc xây dựng tiêu chuẩn quốc gia về lưu trữ. Đây
là nguồn tài liệu tham khảo hữu ích để chúng ta nghiên cứu, vận dụng nhằm hoàn thiện hệ thống tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật về lưu trữ tại Việt Nam. Vì vậy, trong thời gian tới, cùng với xu hướng tăng cường hội nhập quốc tế của nền kinh tế - xã hội Việt Nam, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước cần tiếp tục đẩy mạnh hoạt động hợp tác quốc tế trong lĩnh vực lưu trữ để học hỏi những kinh nghiệm hay của Lưu trữ các nước, trong đó có hoạt động xây dựng tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật về lưu trữ.
Bên cạnh đó, hiệu quả của việc áp dụng các tiêu chuẩn về lưu trữ đã khiến sự nhìn nhận của một số cơ quan, tổ chức cũng như công chức, viên chức Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước về vai trò của hoạt động tiêu chuẩn hóa về lưu trữ ngày càng được nâng cao. Ví dụ như: Trong năm 2014, Cục Hồ sơ nghiệp vụ cảnh sát (C53) - Bộ Công an đã phối hợp với Tổng cục Hậu cần - Kỹ thuật xây dựng dự thảo Tiêu chuẩn “Tủ danh bản và tủ chỉ bản lưu trữ trong Công an nhân dân”. Nội dung của Tiêu chuẩn này quy định về thơng số kỹ thuật, phương pháp thử, đóng gói, định mức lưu trữ và tổ chức thực hiện đối với tủ danh bản (loại tủ chuyên dùng để đựng danh bản - một loại biểu mẫu do Bộ Công an ban hành để ghi những thông tin cơ bản về lai lịch, hành vi vi phạm pháp luật, đặc điểm nhân dạng, ảnh 03 tư thế và in vân tay ngón trỏ phải của đối tượng) và tủ chỉ bản (loại tủ chuyên dùng để đựng chỉ bản - một loại biểu mẫu do Bộ Công an ban hành để in vân tay 10 ngón, 04 ngón chụm, 02 ngón cái và lịng bàn tay của đối tượng hoặc cơng dân)... Từ đó, ý thức của các cơng chức, viên chức trực tiếp thực hiện hoạt động xây dựng tiêu chuẩn về lưu trữ đã ngày càng được nâng lên, cụ thể là: thận trọng hơn trong việc lựa chọn đối tượng để xây dựng tiêu chuẩn; chủ động hơn trong quá trình xây dựng tiêu chuẩn; đề cao khả năng áp dụng của tiêu chuẩn sau khi được ban hành… Chính sự nhận thức đúng đắn này đã có tác động tích cực đến việc hoạch định phương hướng xây dựng tiêu chuẩn về lưu trữ của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước như đã nêu trong Quy hoạch ngành Văn thư Lưu trữ đến năm 2020, tầm nhìn đến năm 2030. Ngoài ra, từ năm 2011 đến nay, hàng năm Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước đều bố trí kinh phí để xây dựng tiêu chuẩn quốc gia, tiêu chuẩn cơ sở về lưu trữ. Nguồn kinh phí này có thể nằm trong kinh phí hoạt động khoa học và cơng nghệ của Cục hoặc kinh phí thực hiện nhiệm vụ chuyên môn của Trung tâm Khoa học và Công nghệ Văn thư - Lưu trữ.
Các thuận lợi nêu trên chính là những tiền đề cho việc phát triển hoạt động xây dựng tiêu chuẩn của ngành Lưu trữ Việt Nam theo hướng tăng cường hội nhập với hoạt động tiêu chuẩn hóa quốc tế và khu vực.
3.1.2. Khó khăn
Trong thời đại cách mạng khoa học công nghệ, đặc biệt là trong xu hướng hội nhập tồn cầu hóa như hiện nay, việc xây dựng, ban hành và áp dụng các tiêu chuẩn của nội bộ ngành, quốc gia và quốc tế càng trở nên bức thiết đối với từng cơ quan, tổ chức, trong đó có ngành Lưu trữ Việt Nam. Tính bức thiết khơng chỉ do thúc bách của hội nhập mà chủ yếu là từ yêu cầu phát triển tất yếu của chính ngành Lưu trữ Việt Nam. Cơng tác tiêu chuẩn hóa nói chung và hoạt động xây dựng tiêu chuẩn về lưu trữ nói riêng tại Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước thời gian qua đã đạt được những kết quả đáng khích lệ. Tuy nhiên, trên thực tế, so với các ngành khác thì hoạt động tiêu chuẩn hóa của ngành Lưu trữ cịn chậm, chưa kịp thời. Đặc biệt có những vấn đề có tầm quan trọng như chuẩn hóa các thuật ngữ lưu trữ trong các văn bản quy phạm pháp luật liên quan đến hoạt động lưu trữ, vấn đề áp dụng khung phân loại thông tin trong lưu trữ, các phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ… đến nay vẫn chưa được xây dựng ban hành. Ngồi ra, có những tiêu chuẩn đã được ban hành song nhiều cơ quan, tổ chức không biết hoặc biết mà khơng áp dụng, gây ra tình trạng thiếu thống nhất trong quá trình thực hiện một số nghiệp vụ của hoạt động lưu trữ giữa các cơ quan, tổ chức. Nguyên nhân của tình trạng trên là do:
- Theo quy định của Luật Tiêu chuẩn và Quy chuẩn kỹ thuật năm 2006, tiêu chuẩn chỉ có tính chất khuyến khích áp dụng, chỉ có quy chuẩn kỹ thuật mới bắt buộc phải áp dụng. Tuy nhiên, cho đến nay Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước vẫn chưa thực hiện việc xây dựng quy chuẩn kỹ thuật về lưu trữ.
- Mặc dù trong Quy hoạch ngành Văn thư Lưu trữ đến năm 2020, tầm nhìn đến năm 2030 (ban hành kèm theo Quyết định số 579/QĐ-BNV ngày 27 tháng 6 năm 2012 của Bộ Nội vụ) đã đưa ra một số định hướng về các tiêu chuẩn cần xây dựng trong giai đoạn đến năm 2020, tuy nhiên đến nay Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước vẫn chưa xây dựng kế hoạch tổng thể của hoạt động xây dựng tiêu chuẩn về lưu trữ từ nay đến năm 2020 và định hướng đến năm 2030.
- Kinh phí đầu tư cho việc xây dựng tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật về lưu trữ cịn hạn hẹp. Như đã phân tích ở trên, nguồn kinh phí đầu tư cho hoạt động xây dựng tiêu chuẩn của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước trong thời gian qua phần lớn đều nằm trong kinh phí do ngân sách nhà nước cấp hàng năm cho hoạt động khoa học và công nghệ của Cục. Trong mấy năm gần đây, số kinh phí này ln cố định là 300.000.000đ/năm. Nguồn kinh phí hạn hẹp này phần lớn được Cục dành để triển khai nghiên cứu 01 - 02 Đề tài khoa học cấp Bộ, số kinh phí cịn lại mới được phân bổ để thực hiện nhiệm vụ xây dựng tiêu chuẩn cơ sở, tiêu chuẩn quốc gia hoặc các nhiệm vụ khoa học, công nghệ thiết yếu khác. Do nguồn kinh phí khơng được phân bổ thường xun nên đã ảnh hưởng không nhỏ đến việc duy trì hoạt động xây dựng tiêu chuẩn về lưu trữ của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước, khó đảm bảo tính thường xuyên và liên tục.
- Đội ngũ công chức, viên chức thực hiện nhiệm vụ xây dựng tiêu chuẩn về lưu trữ của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước mà cụ thể là của Trung tâm Khoa học và Công nghệ Văn thư - Lưu trữ hiện nay khá non trẻ. Nhiều viên chức tuổi đời, tuổi nghề cịn ít, chưa có nhiều kinh nghiệm thực tiễn trong việc thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ cũng như lý luận về công tác tiêu chuẩn hóa. Do đó khi đề xuất và triển khai xây dựng tiêu chuẩn về lưu trữ không tránh khỏi lúng túng, thiếu sự bao quát, đồng bộ.
- Cơ sở vật chất như hiện nay của Trung tâm Khoa học và Công nghệ Văn thư - Lưu trữ (khơng có phịng thí nghiệm) chưa đáp ứng được u cầu xây dựng tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật về lưu trữ, đặc biệt là các tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật địi hỏi phải tiến hành các thử nghiệm, thí nghiệm để xác định và kiểm tra các thông số kỹ thuật.
Bên cạnh đó, do nhận thức của nhiều cơ quan, tổ chức về hoạt động lưu trữ nói chung và hoạt động tiêu chuẩn hóa trong cơng tác lưu trữ nói riêng cịn chưa cao, đồng thời cũng do hoạt động tuyên truyền, phổ biến các tiêu chuẩn sau khi ban hành của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước cịn ít và chậm nên có những tiêu chuẩn đã được ban hành song nhiều cơ quan, tổ chức không biết hoặc biết mà không áp dụng. Vì vậy mà khó đánh giá được hiệu quả cũng như khuyết điểm của các tiêu chuẩn để kịp thời điều chỉnh cho phù hợp với thực tiễn.
Trên đây là những khó khăn mà Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước đã