- Tiêu chuẩn ISO/TR 14105:2011 “Quản lý tài liệu Quản lý thay đổi để thực hiện thành công hệ thống quản lý tài liệu điện tử (EDMS)”.
3.2.3. Tăng cường đầu tư kinh phí, cơ sở vật chất và đào tạo, bồi dưỡng nguồn nhân lực phục vụ hoạt động xây dựng tiêu chuẩn, quy chuẩn
dưỡng nguồn nhân lực phục vụ hoạt động xây dựng tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật về lưu trữ
Như đã phân tích ở trên, một trong những khó khăn ảnh hưởng đến chất lượng của hoạt động xây dựng tiêu chuẩn về lưu trữ của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước thời gian qua là do kinh phí hạn hẹp, cơ sở vật chất chưa đáp ứng u cầu, đội ngũ cơng chức, viên chức ít kinh nghiệm và thiếu kiến thức chun mơn về lĩnh vực tiêu chuẩn hóa. Do đó, trong thời gian tới muốn nâng cao hiệu quả của hoạt động xây dựng tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật về lưu trữ thì phải khắc phục những khó khăn trên. Trước hết là cần phải huy động tất cả các nguồn kinh phí có thể, trong đó nguồn kinh phí từ ngân sách nhà nước vẫn là chủ đạo, nhưng cần chú trọng hơn đến nguồn hợp tác quốc tế. Trong xu hướng hội nhập hiện nay, chúng ta có thể nghiên cứu các những tiêu
chuẩn quốc tế và tiêu chuẩn nước ngoài, lựa chọn áp dụng toàn bộ hoặc một phần để trở thành tiêu chuẩn quốc gia. Tuy nhiên, vấn đề ngôn ngữ là một trở ngại không nhỏ đối với công chức, viên chức của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước - những người trực tiếp thực hiện nhiệm vụ nghiên cứu xây dựng tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật về lưu trữ. Vì vậy, trước mắt Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước cần được đầu tư kinh phí cho việc sưu tầm và biên dịch các những tiêu chuẩn quốc tế và tiêu chuẩn nước ngoài liên quan đến hoạt động lưu trữ. Chỉ khi nắm bắt được Lưu trữ các nước đã và đang xây dựng, áp dụng các tiêu chuẩn gì trong cơng tác lưu trữ thì chúng ta mới có sự lựa chọn đúng đắn và phù hợp. Bên cạnh đó, việc thí nghiệm, thử nghiệm các thông số kỹ thuật liên quan đến các tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật về lưu trữ cũng địi hỏi nguồn kinh phí khơng nhỏ. Nếu được đầu tư xây dựng phịng thí nghiệm thì Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước có thể chủ động về thời gian cũng như tiết kiệm được kinh phí thuê khốn làm các thí nghiệm, thử nghiệm.
Đội ngũ cơng chức, viên chức của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước, đặc biệt là những người trực tiếp thực hiện nhiệm vụ xây dựng tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật về lưu trữ có vai trị quan trọng trong việc phát triển hoạt động này đối với ngành Lưu trữ Việt Nam. Vì thế, để hình thành nên nguồn nhân lực có trình độ, đáp ứng được các u cầu của hoạt động xây dựng tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật về lưu trữ đòi hỏi phải tăng cường công tác đào tạo, bồi dưỡng kỹ năng và trình độ chun mơn cũng như trình độ ngoại ngữ cho các công chức, viên chức này.
Không những vậy, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước cần đẩy mạnh hoạt động phổ biến, tuyên truyền tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật đã được ban hành thơng qua các bài viết trên Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, Trang thông tin điện tử của Cục hoặc lồng ghép vào các hội nghị, hội thảo nghiệp vụ; đồng thời cần ban hành các quy định và văn bản hướng dẫn để việc triển khai áp dụng các tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật về lưu trữ được tiến hành đồng bộ và thống nhất cũng như tổ chức tập huấn cho các cơ quan, tổ chức ở Trung ương và địa phương về việc áp dụng tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật, đặc biệt là những tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật có nội dung phức tạp. Ngồi ra, để đảm bảo việc soát xét, sửa đổi các tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật về
lưu trữ được kịp thời, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước cần thực hiện công tác kiểm tra việc thực hiện các quy định về tiêu chuẩn hóa tại các cơ quan, tổ chức. Việc kiểm tra này có thể tiến hành đột xuất hoặc theo định kỳ nhưng nên lồng ghép với các đợt kiểm tra tình hình thực hiện cơng tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức. Sau khi kiểm tra nếu phát hiện có vấn đề bất cập trong việc áp dụng tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật về lưu trữ thì cần nhanh chóng nghiên cứu, sửa đổi các tiêu chuẩn cho phù hợp.
*** Tiểu kết:
Qua những phân tích ở trên có thể thấy rằng hoạt động xây dựng tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật của ngành Lưu trữ Việt Nam hiện nay có nhiều thuận lợi nhưng cũng gặp khơng ít khó khăn. Muốn đẩy mạnh hoạt động này trong thời gian tới thì trước hết chúng ta cần tiếp tục nâng cao nhận thức, trình độ của các cá nhân, cơ quan, tổ chức về hoạt động xây dựng tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật về lưu trữ thông qua các hoạt động tuyên truyền, hội thảo, tập huấn. Sau đó, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước cần nhanh chóng ban hành Kế hoạch tổng thể về xây dựng tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật về lưu trữ, trong đó tăng cường hướng chấp nhận tiêu chuẩn quốc tế và tiêu chuẩn nước ngoài thành tiêu chuẩn quốc gia. Bên cạnh đó, việc đầu tư kinh phí, cơ sở vật chất và đào tạo, bồi dưỡng nguồn nhân lực phục vụ hoạt động xây dựng tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật về lưu trữ cũng cần được Nhà nước quan tâm hơn nữa. Có như vậy thì hoạt động xây dựng tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật của ngành Lưu trữ Việt Nam mới có thể đạt được những kết quả khả quan trong tương lai.
KẾT LUẬN
Trong thời gian qua, hoạt động xây dựng tiêu chuẩn ngành, tiêu chuẩn quốc gia về lưu trữ đã ngày càng được quan tâm thực hiện. Đây là một trong các nhiệm vụ trọng tâm nằm trong Quy hoạch ngành Văn thư, Lưu trữ đến năm 2020, tầm nhìn đến năm 2030 (ban hành kèm theo Quyết định số 579/QĐ-BNV ngày 27 tháng 6 năm 2012 của Bộ Nội vụ).
Tuy nhiên, một số hạn chế trong việc triển khai nhiệm vụ xây dựng các tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật về lưu trữ của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước đã ảnh hưởng ít nhiều đến kết quả cũng như hiệu quả của việc ban hành, áp dụng các tiêu chuẩn này trong thực tiễn. Những hạn chế này được thể hiện qua việc chưa chủ động xây dựng định hướng phát triển dài hạn; chưa duy trì thực hiện hàng năm; số lượng tiêu chuẩn được ban hành còn khiêm tốn; nội dung của các tiêu chuẩn đã ban hành mới chỉ tập trung vào các mẫu sổ sách và trang thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ hành chính; chưa chú trọng đến việc xây dựng quy chuẩn kỹ thuật (mang tính bắt buộc áp dụng); chưa kịp thời rà soát, chuyển đổi các tiêu chuẩn ngành thành tiêu chuẩn quốc gia; chưa tổ chức đánh giá, tổng kết hiệu quả áp dụng các tiêu chuẩn trong thực tiễn...
Thơng qua việc nêu vấn đề, lý giải, phân tích trong ba chương, Luận văn đã trình bày được: các văn bản quy định của Việt Nam về hoạt động xây dựng tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật nói chung và tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật về lưu trữ nói riêng; tình hình xây dựng tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật về lưu trữ tại Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước - cơ quan trực thuộc Bộ Nội vụ, thực hiện chức năng tham mưu, giúp Bộ trưởng Bộ Nội vụ quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ trong phạm vi cả nước; giới thiệu một số tiêu chuẩn quốc tế, tiêu chuẩn nước ngoài liên quan đến hoạt động lưu trữ. Qua đó tác giả tập trung đánh giá những ưu điểm, hạn chế cũng như phân tích những thuận lợi, khó khăn đối với hoạt động xây dựng tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật của ngành Lưu trữ Việt Nam.
Đóng góp chính của Luận văn là đề xuất một số giải pháp nhằm đẩy mạnh hoạt động xây dựng tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật của ngành Lưu trữ Việt Nam trong thời gian tới. Đó là: Nâng cao nhận thức, trình độ của các cá
nhân, cơ quan, tổ chức thông qua việc tuyên truyền, hội thảo, tập huấn; Ban hành Kế hoạch tổng thể về xây dựng tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật về lưu trữ; Tăng cường đầu tư kinh phí, cơ sở vật chất và đào tạo, bồi dưỡng nguồn nhân lực… Việc áp dụng tốt các giải pháp nêu trên sẽ góp phần quan trọng nâng cao hiệu quả của hoạt động xây dựng tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật của ngành Lưu trữ Việt Nam trong tương lai.