9. Bố cục luận văn
2.2. Thực trạng quản lý công tác lƣu trữ của Cơ quan Ủy ban Kiểm tra Trung ƣơng
2.2.4. Kiểm tra, hƣớng dẫn nghiệp vụ
* Công tác kiểm tra trong lưu trữ
Bộ phận lƣu trữ đã có những cuộc kiểm tra về tình hình lập hồ sơ, việc giao nộp tài liệu của các vụ, đơn vị trong cơ quan. Qua quá trình kiểm tra, đã kịp thời phát hiện những hạn chế mà các vụ, đơn vị, chuyên viên thƣờng gặp phải khi lập hồ sơ công việc, giao nộp tài liệu vào lƣu trữ cơ quan.
Tuy nhiên, công tác kiểm tra không đƣợc thực hiện thƣờng xuyên, điều này khiến cho việc thực hiện các nhiệm vụ công tác lƣu trữ của Cơ quan Ủy ban Kiểm tra Trung ƣơng chƣa hiệu quả. Ví dụ: Chất lƣợng hồ sơ của cán bộ, chuyên viên khi nộp xuống lƣu trữ chƣa đạt yêu cầu, thƣờng nộp qúa thời hạn quy định…
* Công tác hướng dẫn nghiệp vụ, quán triệt thực hiện văn bản về lưu trữ
Hàng năm, Bộ phận Lƣu trữ cơ quan thƣờng xuyên hƣớng dẫn các vụ, đơn vị trực thuộc Cơ quan về công tác lập hồ sơ, xử lý tài liệu loại đối với một số đơn vị trong Cơ quan nhƣ: Hƣớng dẫn Vụ Đơn thƣ - Tiếp đảng viên và công dân phân loại các nhóm tài liệu đề nghị hủy, đặc biệt là đối với nhóm thƣ tồn đọng; hƣớng
dẫn Vụ Tổng hợp phân loại các nhóm tài liệu họp Ủy ban, nhóm tài liệu đến của các cơ quan, đơn vị khác, nhóm tài liệu đề nghị hủy; hƣớng dẫn Vụ Tổng hợp về các nhóm hồ sơ thuộc trách nhiệm lập của Vụ và cách lập hồ sơ…
Ngoài ra, khi nhận đƣợc văn bản của Trung ƣơng, Văn phòng Trung ƣơng Đảng và các cơ quan khác liên quan công tác lƣu trữ, theo ý kiến của Lãnh đạo Cơ quan, Văn phòng sẽ sao gửi văn bản đến t ng vụ, đơn vị trong cơ quan hoặc đăng tải trên mạng nội bộ để mọi cán bộ nghiên cứu, thực hiện. Tuy nhiên, hình thức quán triệt văn bản bằng cách sao gửi đến các vụ, đơn vị không đạt đƣợc hiệu quả cao. Mặc dù có văn bản, nhƣng một số cán bộ, chuyên viên vẫn thực hiện sai. Có nhiều nguyên nhân nhƣ: một số thuật ngữ chuyên ngành khó hiểu (đơn vị bảo quản, biên mục hồ sơ, …); thực tế có nhiều điểm khác so với trong quy định, mà các cán bộ thực hiện máy móc, không vận dụng linh hoạt với thực tế. Ví dụ: Có khoảng 60-70% cán bộ lần đầu lập hồ sơ đều hƣớng dẫn phải làm lại do việc sắp xếp tài liệu trong hồ sơ không phản ánh trình tự giải quyết công việc, nhầm lẫn về cách đánh số trang với số thứ tự của văn bản, chƣa biết tách hồ sơ dày trên 200 trang thành các đơn vị bảo quản…
Tại các Hội nghị giao ban Cơ quan, Chánh Văn phòng báo cáo Thủ trƣởng và thông báo đến lãnh đạo các vụ về những văn bản mới đƣợc ban hành. Qua đó, yêu cầu các vụ, đơn vị trong Cơ quan tổ chức quán triệt đến toàn thể cán bộ, công chức trong đơn vị mình tổ chức và thực hiện thống nhất.
Cán bộ lƣu trữ hƣớng dẫn lại cách lập hồ sơ cho cán bộ, chuyên viên mỗi khi nộp hồ sơ vào lƣu trữ; yêu cầu cán bộ, chuyên viên chỉnh sửa những hồ sơ chƣa đạt yêu cầu; hƣớng dẫn thủ tục khai thác tài liệu lƣu trữ tại cơ quan khi có yêu cầu khai thác.