9. Bố cục luận văn
3.5. Giải pháp thứ năm về thu thập tài liệu vào lƣu trữ cơ quan
Để việc thu thập tài liệu vào Lƣu trữ cơ quan đƣợc nền nếp và đúng quy định, theo tôi cần phải thực hiện các giải pháp sau :
Thứ nhất, Bộ phận Lƣu trữ Cơ quan cần làm tốt các nhiệm vụ:
- Giúp Thủ trƣởng cơ quan hƣớng dẫn việc lập hồ sơ và nộp lƣu hồ sơ, tài liệu ở các vụ, tạp chí.
- Định kỳ hàng năm báo cáo với Thủ trƣởng cơ quan về tình hình lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ của các đơn vị, chuyên viên.
- Thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, thống kê, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lƣu trữ.
* Chuẩn bị hồ sơ để giao nộp vào Lưu trữ cơ quan
- Trách nhiệm của cán bộ, chuyên viên: Cuối năm, t ng cán bộ, chuyên viên kiểm tra lại các hồ sơ đã lập trong năm (kiểm tra sự thiếu, đủ tài liệu, cách sắp xếp tài liệu, cách biên mục tài liệu trong hồ sơ), hoàn chỉnh tiêu đề, thời hạn bảo quản hồ sơ theo đúng qui định.
+ Hệ thống hóa hồ sơ theo danh mục hồ sơ (nếu cơ quan đã có danh mục hồ sơ) hoặc hệ thống hóa theo cơ cấu tổ chức, mặt hoạt động (nếu cơ quan chƣa có danh mục hồ sơ).
+ Thống kê các hồ sơ cần nộp lƣu vào mục lục hồ sơ để chuẩn bị giao nộp. - Trách nhiệm của Thủ trƣởng cơ quan và lãnh đạo các đơn vị:
+ Thủ trƣởng cơ quan và lãnh đạo các đơn vị có trách nhiệm chỉ đạo công tác giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lƣu trữ cơ quan đối với các đơn vị thuộc phạm vi quản lý.
+ Thủ trƣởng cơ quan và lãnh đạo các đơn vị có trách nhiệm giao nộp hồ sơ, tài liệu của đơn vị mình vào Lƣu trữ cơ quan.
* Cần thu thập đầy đủ thành phần tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan
Dựa vào chức năng, nhiệm vụ của t ng đơn vị, cá nhân để xác định thành phần tài liệu nộp lƣu vào Lƣu trữ Cơ quan Ủy ban Kiểm tra Trung ƣơng gồm:
- Về loại hình tài liệu: tài liệu giấy (ở tất cả các đơn vị, cá nhân), tài liệu nghe nhìn (ở Vụ Tổng hợp khi phục vụ các kỳ họp Ủy ban) và tài liệu điện tử (ở các đơn vị, cá nhân và Phòng Công nghệ thông tin thuộc Văn phòng Cơ quan).
- Về thể loại tài liệu: Bản gốc, bản chính, bản sao.
* Thời hạn giao nộp tài liệu vào Lưu trữ cơ quan
- Tài liệu hành chính: trong thời hạn 1 năm kể t năm công việc kết thúc. Riêng đối với hồ sơ các đoàn kiểm tra, giám sát : giao nộp sau 1 tháng kết thúc đợt kiểm tra.
- Tài liệu của Đảng ủy, công đoàn, đoàn thanh niên, Hội Cựu chiến binh cơ quan: trong thời hạn 6 tháng sau khi kết thúc nhiệm kỳ hoạt động.
- Tài liệu tài chính, kế toán của Phòng Tài vụ thuộc Văn phòng Cơ quan : tài liệu đƣợc bảo quản và lƣu trữ tại Phòng Tài vụ theo quy định của Luật kế toán. Hết thời hạn bảo quản theo Luật kế toán, những hồ sơ, tài liệu thuộc diện lƣu trữ vĩnh viễn Phòng Tài vụ sẽ giao nộp vào Lƣu trữ cơ quan.
- Tài liệu nghe nhìn, tài liệu điện tử: nộp lƣu cùng tài liệu hành chính.
* Thủ tục giao nộp và tiếp nhận tài liệu
- Trƣớc ngày 15/12 hằng năm, Lƣu trữ cơ quan gửi kế hoạch tiếp nhận hồ sơ tài liệu tới các đơn vị, tổ chức, cá nhân trong cơ quan.
- Các đơn vị, tổ chức cá nhân kiểm tra chất lƣợng hồ sơ tài liệu đã lập trong năm và đăng ký thời gian giao nộp hồ sơ, tài liệu.
- Khi tiếp nhận hồ sơ, tài liệu, bên giao, bên nhận có trách nhiệm kiểm tra, đối chiếu thực tế hồ sơ, tài liệu giao nộp với mục lục hồ sơ, tài liệu để phát hiện những hồ sơ, tài liệu còn thiếu.
Trên cơ sở bản Danh mục hồ sơ mẫu đƣợc xây dựng hàng năm, lƣu trữ cơ quan tiến hành hƣớng dẫn, đôn đốc các vụ, đơn vị lập và nộp lƣu hồ sơ thuộc phạm vi họat động do đơn vị mình phụ trách theo đúng quy định. Hàng năm, lƣu trữ cơ quan định kỳ tổ chức các đợt thu thập tài liệu quản lý chung trong phạm vi toàn cơ quan. Đặc biệt, trong tình hình hiện nay, cơ quan cần bố trí cán bộ lƣu trữ trực tiếp đi đến t ng vụ, đơn vị và đề nghị các đơn vị phối hợp, cùng thực hiện việc thu thập hồ sơ, tài liệu. Điều đó sẽ giúp công tác thu thập khối tài liệu chung của cơ quan đƣợc thực hiện tốt và có hiệu quả hơn.
T đó, bộ phận lƣu trữ có thể lập đƣợc danh sách số lƣợng hồ sơ đã nộp và chƣa nộp lƣu hàng năm của các vụ. Đồng thời, đề nghị Văn phòng phối hợp với Công đoàn cơ quan căn cứ vào bản danh sách tổng hợp của bộ phận Lƣu trữ để xét thành tích thi đua khen thƣởng cuối năm của các Vụ, đơn vị, cũng nhƣ cá nhân các cán bộ, chuyên viên. Nếu điều này đƣợc thực hiện nghiêm túc sẽ là biện pháp hữu hiệu tác động tới ý thức của cán bộ, chuyên viên trong cơ quan đối với việc lập và nộp lƣu hồ sơ, tài liệu.
thập tài liệu về Lƣu trữ cơ quan
Công tác chỉnh lý tài liệu cần đƣợc cán bộ lƣu trữ tiến hành ngay khi thu thập tài liệu t các đồng chí Thành viên Ủy ban, t các vụ, đơn vị. Thực trạng hiện nay là những tài liệu rời lẻ thu thập về lƣu trữ, không đƣợc phân loại, lập hồ sơ, dẫn đến tài liệu chất đống ngày càng nhiều. Hồ sơ của cán bộ, chuyên viên khi giao nộp cần kiểm tra, đối chiếu để đảm bảo chất lƣợng hồ sơ. Bởi nhiều khi cán bộ lƣu trữ vẫn còn nể nang, tiếp nhận và lập biên bản đối với một số hồ sơ không đạt yêu cầu.
Cần xây dựng phƣơng án phân loại phông Ủy ban Kiểm tra Trung ƣơng làm căn cứ cho cán bộ lƣu trữ chỉnh lý hồ sơ, sắp xếp, hệ thống hóa hồ sơ trong kho khoa học, thuận lợi cho công tác tra cứu, khai thác sử dụng.
Tham gia đầy đủ các lớp tập huấn về kỹ năng, nghiệp vụ công tác lƣu trữ, nhằm nâng cao nhận thức cho lãnh đạo và các công chức, viên chức trong cơ quan về tầm quan trọng của công tác lƣu trữ và chỉnh lý tài liệu; Xây dựng kế hoạch và tổ chức triển khai thực hiện các khâu nghiệp vụ công tác văn thƣ, lƣu trữ nhƣ: Lập hồ sơ công việc, thu thập bổ sung tài liệu, xác định giá trị tài liệu, chỉnh lý tài liệu … và tổ chức thực hiện các khâu nghiệp vụ theo đúng quy định; Lƣu trữ cơ quan tham mƣu cho lãnh đạo cơ quan, tổ chức, trong điều kiện có thể, cơ quan nên xây dựng kho lƣu trữ, bố trí các trang thiết bị hiện đại, phù hợp với đặc điểm của kho, nhằm thu thập tài liệu dứt điểm theo định kỳ, bảo vệ và bảo quản an toàn cho các tài liệu lƣu trữ; bố trí cán bộ lƣu trữ có trình độ chuyên môn nghiệp vụ kiêm nhiệm hay chuyên trách công tác lƣu trữ, tùy theo quy định và điều kiện tình hình cụ thể tại các cơ quan, tổ chức. Hàng năm, tạo điều kiện cho các viên chức tham gia học tập các lớp bồi dƣỡng chuyên môn nghiệp vụ, đặc biệt là các lớp kỹ năng về lập hồ sơ, chỉnh lý và xác định giá trị tài liệu… do các cơ sở đào tạo uy tín tổ chức thực hiện.
Tiểu kết chƣơng 3
Trên cơ sở chƣơng 1 và chƣơng 2 của luận văn, trong chƣơng 3 tác giả đã đề xuất các giải pháp để nâng cao hiệu quả hoạt động quản lý công tác lƣu trữ của Cơ quan Ủy ban Kiểm tra Trung ƣơng. Đó là tăng cƣờng chức năng, nhiệm vụ của Lƣu trữ cơ quan, về công tác cán bộ, về xây dựng và ban hành văn bản, kiểm tra, hƣớng dẫn việc thực hiện các văn bản.v.v… Đây là những vấn đề quan trọng trong công tác lƣu trữ của nhiều cơ quan đảng, trong đó có Cơ quan Ủy ban Kiểm tra Trung ƣơng. Để công tác lƣu trữ của Cơ quan Uỷ ban Kiểm tra Trung ƣơng thực sự đạt đƣợc hiệu quả tốt, đảm bảo chất lƣợng và đi vào nền nếp, các giải pháp trên đây cần đƣợc thực hiện một cách đồng bộ, nghiêm túc. Điều đó chỉ có thể đƣợc thực hiện trên cơ sở ý thức, sự quan tâm và trách nhiệm của các cấp lãnh đạo cơ quan, đội ngũ cán bộ lƣu trữ và toàn thể các cán bộ, chuyên viên trong cơ quan.
KẾT LUẬN
Trong thời gian qua, đƣợc sự quan tâm của Uỷ ban và Cơ quan Ủy ban Kiểm tra Trung ƣơng, công tác lƣu trữ của cơ quan đã ngày càng đạt đƣợc những kết quả tích cực, góp phần vào hoạt động chung của Ủy ban và Cơ quan Ủy ban Kiểm tra Trung ƣơng trong công tác kiểm tra, giám sát kỷ luật của Đảng ta.
Thủ trƣởng Cơ quan Ủy ban Kiểm tra Trung ƣơng đã và ngày càng chú ý thực hiện và nâng cao chất lƣợng công tác lƣu trữ nhƣ công tác thu thập, phân loại, lập hồ sơ, xác định giá trị, thống kê nhà nƣớc… Nhiều văn bản chỉ đạo đã đƣợc ban hành, tạo nhiều thuận lợi cho quá trình thực hiện các khâu nghiệp vụ trong công tác lƣu trữ của cơ quan. Nhờ đó, trong vài năm trở lại đây, công tác lƣu trữ của cơ quan ngày càng đạt đƣợc những kết quả đáng ghi nhận. Cụ thể, đã thu thập, bổ sung, chỉnh lý hoàn chỉnh một khối lƣợng lớn tài liệu để giao nộp về Kho Lƣu trữ Trung ƣơng Đảng; hiện nay Cơ quan cũng đã và đang triển khai tiến hành lập hồ sơ, phân loại và xác định giá trị tài liệu t khóa IX đến khóa XI tại Lƣu trữ cơ quan.
Tuy nhiên, bên cạnh những mặt đã làm đƣợc, công tác lƣu trữ tại Uỷ ban và Cơ quan Kiểm tra Trung ƣơng còn tồn tại một số hạn chế nhất định. Đó là một số cán bộ, chuyên viên của Cơ quan còn chƣa nhận thức đúng về vai trò của công tác lƣu trữ; chƣa đáp ứng đủ về số lƣợng cũng nhƣ trình độ chuyên môn của cán bộ lƣu trữ phù hợp với công việc hiện tại; thiếu văn bản hƣớng dẫn nghiệp vụ; công tác kiểm tra trong lƣu trữ chƣa mạnh mẽ, triệt để; tài liệu đƣợc thu thập, bổ sung về kho lƣu trữ còn chậm chạp; hệ thống công cụ tra cứu còn thủ công, đơn giản… Có thể nói, những hạn chế trên đây đang là nguyên nhân quan trọng gây ảnh hƣởng lớn tới chất lƣợng công tác công tác lƣu trữ của Cơ quan Ủy ban Kiểm tra Trung ƣơng, cũng nhƣ ảnh hƣởng không tốt tới hiệu quả công tác khai thác, sử dụng tài liệu lƣu trữ phục vụ các hoạt động khác của Cơ quan.
Để công tác lƣu trữ của Uỷ ban và Cơ quan Kiểm tra Trung ƣơng ngày một tốt hơn, các cấp lãnh đạo của cơ quan cần có sự quan tâm thực sự đối với công tác
lƣu trữ. Sự quan tâm đòi hỏi đƣợc thể hiện dƣới nhiều góc độ nhƣ ra các văn bản chỉ đạo, hƣớng dẫn; kiểm tra việc triển khai thực hiện các văn bản đó; quan tâm đến vấn đề số lƣợng biên chế và chất lƣợng biên chế lƣu trữ; cần có sự đầu tƣ về kho tàng, trang thiết bị bảo quản và sự đầu tƣ về tài chính trong việc xử lý khối tài liệu bó, gói, chƣa lập hồ sơ hiện tồn đọng tại kho lƣu trữ cơ quan. Đồng thời, đối với các khâu nghiệp vụ, trên cơ sở hệ thống các nguyên nhân và hạn chế đã đƣợc vạch ra, cần thực hiện một cách đồng bộ các giải pháp nhƣ thực hiện quyết liệt, mạnh mẽ việc thu thập, bổ sung tài liệu tồn đọng tại các vụ, đơn vị; nhanh chóng xây dựng khung phân loại tài liệu phông lƣu trữ của cơ quan để tạo cơ sở cho việc phân loại tài liệu của phông đƣợc thuận lợi, thống nhất và khoa học. Đối với công tác xác định giá trị, cần nhanh chóng rà soát và bổ sung vào danh sách trong bảng thời hạn bảo quản đối với các nhóm tài liệu còn thiếu, để quá trình đánh giá tài liệu đƣợc chính xác hơn…
TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Báo cáo số 17-BC/UBKTTW, ngày 08/6/2011 của Ủy ban Kiểm tra Trung ƣơng về việc tổng kết 10 năm thực hiện Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nƣớc năm 2000. 2. Báo cáo số 61-BC/CQUBKTTW, ngày 20/3/2012 của Cơ quan Ủy ban Kiểm tra
Trung ƣơng về tổng kết công tác văn thƣ – lƣu trữ năm 2010-2011 và phƣơng hƣớng, nhiệm vụ năm 2012-2013.
3. Báo cáo số 231-BC/CQUBKTTW, ngày 09/9/2014 của Cơ quan Ủy ban Kiểm tra Trung ƣơng về tổng kết công tác văn thƣ – lƣu trữ t năm 2012 đến tháng 6/2014 và phƣơng hƣớng, nhiệm vụ đến hết năm 2016.
4. Báo cáo số 265-BC/CQUBKTTW, ngày 18/3/2015 của Cơ quan Ủy ban Kiểm tra Trung ƣơng về tổng kết công tác văn thƣ – lƣu trữ năm 2014 và phƣơng hƣớng, nhiệm vụ năm 2015.
5. Báo cáo số 272-BC/CQUBKTTW, ngày 27/4/2015 của Cơ quan Ủy ban Kiểm tra Trung ƣơng về tình hình lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ, tài liệu lƣu trữ.
6. Báo cáo số 285-BC/CQUBKTTW, ngày 15/6/2015 của Cơ quan Ủy ban Kiểm tra Trung ƣơng về kết quả thực hiện Quyết định số 31-QĐ/TW của Bộ Chính trị và Quyết định số 91-QĐ/TW của Ban Bí thƣ về thể loại, thẩm quyền ban hành và thể thức văn bản của Đảng.
7. Báo cáo số 342-BC/CQUBKTTW, ngày 19/01/2016 của Cơ quan Ủy ban Kiểm tra Trung ƣơng về tổng kết công tác văn thƣ – lƣu trữ năm 2015 và phƣơng hƣớng, nhiệm vụ năm 2016.
8. Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vƣơng Đình Quyền, Nguyễn Văn Thâm (1990): Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ, NXB Đại học và Giáo dục chuyên nghiệp, Hà Nội.
9. Hồ Anh Chuyên (2015), Nâng cao hiệu quả quản lý Nhà nƣớc trong công tác lƣu trữ ở tỉnh Quảng Bình, luận văn thạc sỹ Lƣu trữ học, lƣu tại Tƣ liệu Khoa Lƣu trữ học và Quản trị văn phòng, Trƣờng Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn.
10. Công văn số 30-CV/CLT ngày 04-8-1999 về ban hành ba mẫu khung phân loại tài liệu (ban tổ chức tỉnh ủy, thành ủy, ban tuyên giáo tỉnh ủy, thành ủy, ủy ban kiểm tra tỉnh ủy, thành ủy), lƣu tại Phông Văn phòng Trung ƣơng khóa VIII, Cục Lƣu trữ Văn phòng Trung ƣơng Đảng.
11. Công văn số 4916-CV/VPTW/nb, ngày 05/6/2015 của Văn phòng Trung ƣơng Đảng về việc tổ chức hội nghị chuyên đề văn thƣ, lƣu trữ các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị - xã hội ở Trung ƣơng.
12. Công văn số 2173-CV/VPTW/nb, ngày 21/3/2018 của Văn phòng Trung ƣơng Đảng về việc tổ chức quán triệt, triển khai thực hiện các văn bản về công tác văn thƣ, lƣu trữ.
13. Cục Lƣu trữ Nhà nƣớc (1992), T điển lƣu trữ Việt Nam.
14. Nguyễn Duy Dịu (2015), Nghiên cứu giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý Nhà nước về công tác lưu trữ của Bộ Công thương, luận văn thạc sỹ Lƣu trữ học, lƣu tại Tƣ liệu Khoa Lƣu trữ học và Quản trị văn phòng, Trƣờng Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn.
15. Nguyễn Quốc Dũng (2006), Tổ chức khoa học Kho Lưu trữ Trung ương Đảng, thực trạng và giải pháp, Tạp chí Dấu ấn thời gian, số 3 năm 2006.
16. Nguyễn Quốc Dũng (2008), Tình hình khai thác sử dụng tài liệu Kho Lưu trữ Trung ương và hướng phục vụ trong thời gian tới, Tạp chí Văn thƣ Lƣu trữ Việt Nam, số 5 năm 2008.
17. Điều lệ Đảng Cộng sản Việt Nam (Đại hội đại biểu toàn quốc lần thứ IX thông