9. Bố cục luận văn
3.1. Giải pháp thứ nhất là đẩy mạnh hơn nữa việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ của Lƣu
nhiệm vụ của Lƣu trữ cơ quan và cán bộ Lƣu trữ của Cơ quan Ủy ban Kiểm tra Trung ƣơng
Công tác lƣu trữ đã và đang đƣợc Lãnh đạo Ủy ban, Cơ quan Ủy ban Kiểm tra Trung ƣơng và cán bộ, công chức của Cơ quan quan tâm, cụ thể: bố trí bộ phận, cán bộ làm công tác lƣu trữ, xây dựng và ban hành văn bản hƣớng dẫn; đầu tƣ cơ sở vật chất, kinh phí cho hoạt động lƣu trữ (mua sắm trang thiết bị, chỉnh lý tài liệu tồn đọng…), đào tạo, bồi dƣỡng nghiệp vụ; phối hợp trong thực hiện hoạt động lƣu trữ của Cơ quan. Tuy nhiên, những tồn tại nhƣ: văn bản hƣớng dẫn nghiệp vụ chƣa bao trùm, có vấn đề chƣa đƣợc điều chỉnh, quy định rõ ràng; chƣa tổ chức quán triệt tốt các văn bản hƣớng dẫn nghiệp vụ của Trung ƣơng cũng nhƣ của Cơ quan ban hành cho toàn thể cán bộ trong Cơ quan; công tác kiểm tra còn hạn chế; tổ chức khoa học tài liệu (công tác thu thập, bổ sung tài liệu; phân loại, xác định giá trị) chƣa tốt gây ra tình trạng tài liệu tồn đọng lớn sau mỗi nhiệm kỳ … Để khắc phục những hạn chế trên, ngoài việc đồng bộ thực hiện nhiều giải pháp nhằm đƣa công tác lƣu trữ của Cơ quan Ủy ban Kiểm tra Trung ƣơng phát triển thì giải pháp tăng cƣờng thực hiện chức năng, nhiệm vụ của Lƣu trữ cơ quan và nâng cao chất lƣợng đội ngũ cán bộ Lƣu trữ của Cơ quan Ủy ban Kiểm tra Trung ƣơng theo tác giả là giải pháp quan trọng và trƣớc mắt cần thực hiện. Bởi bộ phận lƣu trữ với trình độ chuyên môn tốt sẽ kịp thời tham mƣu cho Lãnh đạo Ủy ban và Cơ quan
xây dựng, sửa đổi, bổ sung các văn bản hƣớng dẫn nghiệp vụ phù hợp với thực tiễn công tác lƣu trữ của Cơ quan; chủ động tham mƣu xây dựng kế hoạch nhƣ kiểm tra, quán triệt văn bản tới toàn thể cán bộ, công chức trong cơ quan để đảm bảo công tác lƣu trữ của cơ quan thực hiện thống nhất, giúp nâng cao nhận thức vai trò và vị trí của công tác lƣu trữ với hoạt động quản lý của Cơ quan. Mặt khác, đội ngũ cán bộ lƣu trữ có trình độ chuyên môn tốt sẽ tìm ra phƣơng pháp tổ chức và quản lý phông lƣu trữ Ủy ban Kiểm tra Trung ƣơng một cách hợp lý, khoa học. Giải pháp cụ thể nhƣ sau :
Về đẩy mạnh hơn nữa việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ của Lưu trữ cơ quan
Thời gian tới Lƣu trữ cơ quan cần gắn với Đề án vị trí việc làm của Cơ quan nói chung và của Văn phòng nói riêng, trong đó, cần tăng cƣờng và xác định rõ Lƣu trữ cơ quan của Cơ quan Ủy ban Kiểm tra Trung ƣơng có chức năng, nhiệm vụ nhƣ sau:
- Thu thập hồ sơ, tài liệu của các đơn vị, cá nhân về lƣu trữ cơ quan.
- Tổ chức phân loại, chỉnh lý hoàn chỉnh, xác định giá trị tài liệu; thực hiện tiêu huỷ tài liệu hết giá trị theo quyết định của ngƣời đứng đầu cơ quan.
- Áp dụng các biện pháp kỹ thuật, nghiệp vụ để quản lý khoa học và bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lƣu trữ.
- Quản lý tài liệu điện tử.
- Phục vụ các yêu cầu khai thác và tổ chức sử dụng tài liệu tại lƣu trữ cơ quan. - Tổ chức giải mật tài liệu lƣu trữ.
- Lựa chọn và giao nộp các hồ sơ, tài liệu lƣu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn thuộc Danh mục tài liệu nộp lƣu vào Lƣu trữ lịch sử của Trung ƣơng Đảng.
- Thực hiện chế độ báo cáo, báo cáo thống kê cơ sở về công tác lƣu trữ và tài liệu lƣu trữ.
Về quyền hạn :Phòng Văn thƣ – Lƣu trữ cần đƣợc trực tiếp làm việc với các đơn vị, tổ chức, cá nhân trong Cơ quan Ủy ban và phối hợp với các đơn vị ngoài cơ quan (đặc biệt là Cục Lƣu trữ Văn phòng Trung ƣơng) theo uỷ quyền của chánh văn phòng để thực hiện chức năng, nhiệm vụ đƣợc giao.
Những nhiệm vụ, quyền hạn trên cần đƣợc cụ thể hóa thành một văn bản của Văn phòng Cơ quan (hoặc của Cơ quan) để quy định về chức năng, nhiệm vụ của Lƣu trữ cơ quan
Về công tác cán bộ
Công tác lƣu trữ là một hoạt động mang tính khoa học, đòi hỏi phải có một đội ngũ cán bộ có phẩm chất, tƣ tƣởng vững vàng, đặc biệt phải có trình độ chuyên môn, kiến thức lý luận, nắm vững và biết vận dụng các quy định của pháp luật về lƣu trữ vào thực tiễn, đồng thời phải thành thạo kỹ năng thực hành các khâu nghiệp vụ của công tác lƣu trữ và các kỹ năng khác của ngƣời cán bộ, muốn nâng cao chất lƣợng cán bộ, nhân viên lƣu trữ trong thời gian tới, Cơ quan Ủy ban Kiểm tra Trung ƣơng cần có những hình thức đào tạo bồi dƣỡng cán bộ lƣu trữ không đúng chuyên ngành hiện nay.
Các nghiệp vụ thuộc công tác lƣu trữ phần lớn là các nghiệp vụ phức tạp, đòi hỏi cán bộ lƣu trữ phải có trình độ chuyên môn cao, có đầu óc tổ chức công việc khoa học, hợp lý. Số lƣợng công việc lƣu trữ tại Cơ quan Ủy ban Kiểm tra Trung ƣơng là rất lớn, cán bộ làm công tác lƣu trữ có đồng chí chƣa đƣợc đào tạo đúng chuyên ngành và bị thuyên chuyển liên tục nên các công việc nhƣ: thu thập, bổ sung, chỉnh lý tài liệu… chƣa làm tốt. Vì vậy, muốn nâng cao chất lƣợng cán bộ, nhân viên lƣu trữ trong thời gian tới, Cơ quan Ủy ban Kiểm tra Trung ƣơng cần có những giải pháp cụ thể đầu tƣ chủ yếu vào đội ngũ cán bộ làm công tác lƣu trữ nhƣ sau:
Thứ nhất, cần xây dựng khung định biên số lƣợng cán bộ lƣu trữ đối với các cơ quan, tổ chức thuộc phạm vi quản lý của Cục Lƣu trữ Trung ƣơng, trong đó có nhóm cơ quan là các ban Đảng ở Trung ƣơng. Đồng thời với việc qui định số
lƣợng biên chế là qui định về trình độ chuyên môn của cán bộ lƣu trữ. Cụ thể là cần qui định ở t ng cấp cơ quan, tổ chức đòi hỏi phải có bao nhiêu cán bộ có trình độ đại học, bao nhiêu cán bộ ở trình độ cao đẳng, bao nhiêu cán bộ ở trình độ trung cấp... Đây là vần đề cần đƣợc quan tâm sớm bởi lẽ trình độ chuyên môn là yếu tố quan trọng ảnh hƣởng rất lớn tới chất lƣợng công tác lƣu trữ của mỗi cơ quan. Có thể nói, hai yếu tố số lƣợng và chất lƣợng có mối liên hệ mật thiết và tác động lẫn nhau, khi cả hai đều đạt yêu cầu tức là công tác lƣu trữ của cơ quan, tổ chức đó có khả năng đạt đƣợc kết quả tốt nhất.
Cục Lƣu trữ Văn phòng Trung ƣơng Đảng đề ra một định mức cụ thể về số lƣợng biên chế lƣu trữ đối với các cơ quan, tổ chức đảng sẽ giúp cho các cơ quan, tổ chức đảng có căn cứ tiến hành các biện pháp tuyển dụng, bổ sung, bố trí biên chế đầy đủ cho bộ phận lƣu trữ của cơ quan mình. Biên chế đủ và có trình độ sẽ giúp việc thực hiện các nhiệm vụ trong công tác lƣu trữ của cơ quan đƣợc tốt và hiệu quả hơn.
Cơ quan Ủy ban Kiểm tra Trung ƣơng nên có quy định cụ thể về thuyên chuyển cán bộ làm công tác lƣu trữ. Yêu cầu cán bộ lƣu trữ phải làm việc ít nhất là 5 năm mới đƣợc chuyển sang bộ phận hoặc cơ quan khác.
Thứ hai, phối hợp cử cán bộ đi học các lớp bồi dƣỡng tổ chức tại Cục Lƣu trữ Văn phòng Trung ƣơng Đảng, cử cán bộ đi học các lớp do các cơ sở giáo dục chuyên nghiệp tổ chức nhƣ: Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn Hà Nội, Đại học Nội vụ Hà Nội… cho cán bộ lƣu trữ của Cơ quan không đúng chuyên ngành lƣu trữ.
Thứ ba, đáp ứng nhu cầu công việc của Phòng Văn thƣ – Lƣu trữ, bộ phận lƣu trữ thƣờng xuyên phải giải quyết công việc cùng bộ phận văn thƣ. Vì vậy, lãnh đạo Cơ quan cần quan tâm, bố trí đủ biên chế cho Phòng. Số lƣợng cán bộ bộ phận văn thƣ đủ thì cán bộ bộ phận lƣu trữ chuyên tâm thực hiện nhiệm vụ của mình đạt hiệu quả.
Thứ tư, cần nâng cao vị trí, vai trò của cán bộ lƣu trữ : Cần chủ động xây dựng, nắm bắt các nội dung có liên quan đến công tác lƣu trữ của cơ quan để kịp thời tham mƣu, đề xuất cho các cấp lãnh đạo của cơ quan, giúp công tác lƣu trữ đƣợc thực hiện tốt hơn. Đồng thời cán bộ lƣu trữ cần xây dựng kế hoạch hƣớng