9. Bố cục luận văn
3.2. Giải pháp thứ hai là tăng cƣờng chỉ đạo, kiểm tra, hƣớng dẫn nghiệp vụ
đến việc thực hiện công tác lƣu trữ, với những nội dung cụ thể về các vấn đề nhƣ lập hồ sơ hiện hành, công tác nộp lƣu tài liệu lƣu trữ, công tác khai thác tài liệu lƣu trữ ... T đó giúp nhận thức của cán bộ, chuyên viên trong cơ quan về công tác lƣu trữ nói chung và các nghiệp vụ nói riêng của công tác lƣu trữ cơ liên tới lợi ích và nhiệm vụ của họ. Theo đó, khi nhận thức về công tác lƣu trữ và giá trị tài liệu lƣu trữ của cán bộ, chuyên viên đƣợc nâng cao thì chắc rằng việc thực hiện các nghiệp vụ về công tác lƣu trữ của cán bộ trong cơ quan sẽ đƣợc nâng lên rõ rệt.
3.2. Giải pháp thứ hai là tăng cƣờng chỉ đạo, kiểm tra, hƣớng dẫn nghiệp vụ nghiệp vụ
Kiểm tra là khâu nghiệp vụ quan trọng trong việc thực hiện chức năng quản lý nhà nƣớc, kiểm tra việc thực hiện các quy định của văn bản nhà nƣớc trong thực tế xem có chính xác không, có cần chỉnh sửa, bổ sung gì không, kiểm tra để phát huy những điểm tích cực, kịp thời phát hiện những sai lệch (nếu có), t đó tìm biện pháp khắc phục cho phù hợp với tình hình thực tế của cơ quan, đơn vị; đồng thời đƣa ra kết luận, đánh giá về kết quả đạt đƣợc, t đó xây dựng cơ chế khen thƣởng và kỷ luật khách quan, công bằng.
Trên cơ sở các văn bản hƣớng dẫn, chỉ đạo về công tác lƣu trữ của các cơ quan có thẩm quyền và tình hình thực tế của cơ quan, cán bộ lƣu trữ cần chủ động có kế hoạch tham mƣu, đề xuất với lãnh đạo Văn phòng, Lãnh đạo Ủy ban về các vấn đề có liên quan đến công tác lƣu trữ của Cơ quan. T đó, các văn bản đƣợc ban hành sẽ đảm bảo tính khoa học và phù hợp với thực tế của cơ quan. Khi các văn bản chỉ đạo đã đƣợc ban hành và đƣa vào triển khai, Ủy ban cần có kế hoạch cụ thể, rõ ràng về việc kiểm tra quá trình thực hiện các văn bản đó của các đơn vị
trong cơ quan và kết quả thực hiện ra sao. Đồng thời, với những kết quả đạt đƣợc, Ủy ban cần có những báo cáo cụ thể, trong đó có sự đánh giá, phân tích, so sánh giữa những quy định đề ra và kết quả thực hiện ra sao. Trên cơ sở đánh giá đó, Ủy ban cần đề ra những biện pháp khắc phục khó khăn, yếu kém và việc thực hiện nhiệm vụ trong những giai đoạn tiếp theo sẽ thuận lợi hơn.
Hình thức kiểm tra: Lãnh đạo Cơ quan, Văn phòng Cơ quan có thể kiểm tra đột xuất hoặc định kỳ bằng văn bản đối với công tác này.
Nội dung kiểm tra: Đối với mỗi đối tƣợng thì Lãnh đạo Cơ quan cần có nội dung kiểm tra khác nhau phù hợp với chức danh và vị trí việc làm, nhằm đảm bảo mục tiêu tổ chức quản lý tài liệu một cách tốt nhất. Ví dụ: Với đối tƣợng là cán bộ lƣu trữ của Cơ quan, ngoài việc kiểm tra nghiệp vụ, bảo quản tài liệu còn cần phải kiểm tra đánh giá tính cập nhật văn bản, quy định mới; kiểm tra về công tác tham mƣu xây dựng và ban hành các văn bản chỉ đạo, hƣớng dẫn công tác lƣu trữ; kiểm tra việc hƣớng dẫn nghiệp vụ cho cán bộ, chuyên viên của các vụ, đơn vị… Với đối tƣợng là cán bộ, chuyên viên ở các vụ, đơn vị kiểm tra, đánh giá việc thực hiện các nghiệp vụ lƣu trữ nhƣ: Lập hồ sơ, quản lý văn bản, giao nộp hồ sơ vào lƣu trữ cơ quan…
Hướng dẫn nghiệp vụ lưu trữ: Một số hình thức tổ chức hƣớng dẫn nghiệp vụ lƣu trữ nhƣ:
- Xây dựng và ban hành văn bản hƣớng dẫn nghiệp vụ: Các văn bản này cần quy định rõ trách nhiệm của mỗi cá nhân trong việc tổ chức quản lý tài liệu lƣu trữ, đồng thời cần hƣớng dẫn cụ thể các khâu nghiệp vụ lƣu trữ nhƣ: Lựa chọn, thu thập, tổ chức khoa học, bảo quản và khai thác sử dụng tài liệu lƣu trữ…
- Tổ chức tập huấn nghiệp vụ lƣu trữ: Với hình thức này, Cơ quan Ủy ban Kiểm tra Trung ƣơng có thể mời chuyên gia bên ngoài (Cục Lƣu trữ Văn phòng Trung ƣơng Đảng, giảng viên các Trƣờng Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, Đại học Nội vụ Hà Nội…) hoặc tận dụng nguồn nhân lực có trình độ chuyên môn
ngay tại Cơ quan nhƣ Chánh Văn phòng, Phó Chánh Văn phòng phụ trách Phòng Văn thƣ – Lƣu trữ, cán bộ văn thƣ, lƣu trữ. Các nhóm đối tƣợng cần hƣớng dẫn:
Thứ nhất, đối với đối tƣợng là các chức danh lãnh đạo các vụ, đơn vị. Đây là đối tƣợng chịu trách nhiệm chính trong điều hành hoạt động của cán bộ, chuyên viên trong mỗi vụ, đơn vị, mà để các hoạt động chuyên môn tốt thì không thể không quan tâm đến việc tổ chức quản lý tài liệu của đơn vị mình, cụ thể, các đồng chí Vụ trƣởng, Chánh Văn phòng, Tổng Biên tập Tạp chí kiểm tra cần nắm rõ đƣợc các nghiệp vụ nhƣ: Lập hồ sơ, soạn thảo văn bản, giao nộp hồ sơ vào lƣu trữ cơ quan, khai thác sử dụng thông tin tài liệu lƣu trữ… nhằm mục đích hƣớng dẫn, kiểm tra, kiểm soát việc thực hiện nghiệp vụ của cán bộ, chuyên viên trong đơn vị mình quản lý.
Thứ hai, đối tƣợng là cán bộ lƣu trữ của Cơ quan, đây là đối tƣợng trực tiếp hàng ngày, hàng giờ thực hiện tổ chức quản lý tài liệu lƣu trữ của Cơ quan nên họ đóng vai trò vô cùng quan trọng. Đối tƣợng này có hai nhóm: nhóm thứ nhất là nhân sự đƣợc đào tạo bài bản trong các trƣờng đại học, cao đẳng có chuyên ngành về văn thƣ, lƣu trữ; nhóm thứ hai là nhân sự không đƣợc đào tạo bài bản về chuyên ngành văn thƣ, lƣu trữ. Nhƣ vậy, cần có sự hƣớng dẫn, đào tạo nghiệp vụ trình độ phù hợp với 2 đối tƣợng… Cơ quan cần chú trọng hơn nữa trong việc hƣớng dẫn nghiệp vụ cho đối tƣợng này, làm thế nào để họ không chỉ thực hiện tốt công việc của mình, phát huy tốt giá trị của tài liệu lƣu trữ trong hoạt động quản lý của Cơ quan mà họ còn có khả năng hƣớng dẫn nghiệp vụ lƣu trữ cho cán bộ, chuyên viên trong Cơ quan.
Thứ ba, đối tƣợng là cán bộ, chuyên viên tại các vụ, đơn vị trong Cơ quan, cần chú trọng hƣớng dẫn nội dung cơ bản là lập hồ sơ công việc. Bởi chất lƣợng hồ sơ sẽ ảnh hƣởng đến chất lƣợng công tác lƣu trữ tài liệu ở giai đoạn sau. Nếu cán bộ, chuyên viên lập hồ sơ đầy đủ, khoa học là cơ sở cho công tác lƣu trữ tiến hành thuận lợi, phục vụ khai thác sử dụng hiệu quả.
Thời gian hướng dẫn: Nên định kỳ một năm tổ chức định kỳ hƣớng dẫn nghiệp vụ một lần, hoặc khi có ban hành, sửa đổi, bổ sung văn bản quy định quan
trọng về nghiệp vụ văn thƣ, lƣu trữ. Ví dụ, Hƣớng dẫn 36-HD/VPTW, ngày 03/4/2018 của Văn phòng Trung ƣơng Đảng thay thế Hƣớng dẫn số 11-HD/VPTW ban hành năm 2004. Mọi hoạt động quản lý của Ủy ban và Cơ quan Ủy ban Kiểm tra Trung ƣơng đều liên quan đến văn bản, giấy tờ, vì vậy Hƣớng dẫn 36 có ý nghĩa vô cùng quan trọng trong việc thống nhất, đảm bảo cho văn bản thực hiện đúng theo quy định của Đảng và có giá trị pháp lý.