9. Bố cục luận văn
3.4. Giải pháp thứ tƣ là bổ sung, xây dựng và ban hành văn bản về công tác lƣu trữ
của văn bản về mặt pháp lý. Ví dụ nhƣ Hƣớng dẫn 36-HD/VPTW, ngày 03/4/2018 đã đƣợc sao gửi đến toàn bộ các vụ, đơn vị, nhƣng đến tháng 11/2018 vẫn khoảng 50-60% cán bộ thực hiện theo Hƣớng dẫn 11-HD/VPTW trƣớc đây về thể thức văn bản của Đảng. Cán bộ, chuyên viên tại Cơ quan hiện nay chủ yếu làm việc theo thói quen và kinh nghiệm, vậy nên nếu tổ chức các Hội nghị quán triệt sẽ là phƣơng pháp hữu hiệu để phổ biến văn bản đến toàn thể cán bộ, chuyên viên.
- Thƣờng xuyên tổ chức các cuộc họp kiểm điểm về công tác lƣu trữ. Việc này sẽ giúp cho lãnh đạo cơ quan nắm đƣợc tình hình thực hiện công tác lƣu trữ của các vụ, đơn vị, t đó đề ra những biện pháp thích hợp để chỉ đạo ở t ng đơn vị.
3.4. Giải pháp thứ tƣ là bổ sung, xây dựng và ban hành văn bản về công tác lƣu trữ tác lƣu trữ
Muốn công tác lƣu trữ đạt hiệu quả thì cần phải hoàn thiện hệ thống văn bản chỉ đạo, điều hành công tác này. Bên cạnh việc chỉ đạo thực hiện các văn bản của cấp trên thì Ủy ban và Cơ quan Ủy ban Kiểm tra Trung ƣơng cũng cần có những quy định của cơ quan mình và có những hƣớng dẫn thực hiện chi tiết dựa trên tình hình thực tế của cơ quan. Cụ thể theo tác giả nên sửa đổi, bổ sung một số văn bản nhƣ sau :
Thứ nhất, sửa đổi, bổ sung Quy chế khai thác tài liệu lưu trữ ban hành kèm theo Quyết định số 90-QĐ/KTTW, ngày 04/02/2002 của Uỷ ban Kiểm tra Trung ương
Việc khai thác, sử dụng tài liệu lƣu trữ hiện nay của Cơ quan Ủy ban Kiểm tra Trung ƣơng vẫn áp dụng theo Quy chế ban hành năm 2002. Do thời gian ban hành t khá sớm (đầu nhiệm kỳ IX) cho đến nay chƣa bổ sung, sửa đổi lần nào nên quy chế đã bộc lộ nhiều điểm chƣa hợp lý. Cụ thể:
- Về thẩm quyền phê duyệt yêu cầu khai thác tài liệu: “(1) Thƣờng trực Ủy ban phê duyệt tài liệu tuyệt mật về an ninh, quốc phòng, đối ngoại, kinh tế, xã hội, nhân sự cấp cao của Đảng, Nhà nƣớc. (2) Chánh Văn phòng phê duyệt tài liệu tuyệt mật, tối mật, mật không thuộc các điều trên”. Theo Pháp lệnh Bảo vệ bí mật Nhà nƣớc năm 2000 và Luật Bảo vệ bí mật nhà nƣớc năm 2018 thì bí mật nhà nƣớc thuộc độ tuyệt mật có nội dung liên quan đến vấn đề an ninh, quốc phòng, đối ngoại, kinh tế, xã hội, nhân sự cấp cao của Đảng, Nhà nƣớc. Mặt khác, trong Hƣớng dẫn xác định độ mật văn bản của Ủy ban Kiểm tra Trung ƣơng, tài liệu có độ tuyệt mật là những tài liệu về kiểm tra, giám sát, kỷ luật đảng đối với đối tƣợng là Ủy viên Bộ Chính trị, Bí thƣ Trung ƣơng Đảng - nhân sự cấp cao của Đảng, Nhà nƣớc. Vậy, nếu quy định nhƣ trên cần giải thích rõ tài liệu lƣu trữ của Ủy ban Kiểm tra Trung ƣơng thuộc độ tuyệt mật không nằm trong phạm vi những điều trên gồm những loại nào
Thực tế hiện nay thẩm quyền duyệt yêu cầu khai thác tài liệu lƣu trữ bất kỳ có độ mật t tối mật trở lên đều do Thƣờng trực Ủy ban phê duyệt, Chánh Văn phòng duyệt yêu cầu khai thác tài liệu lƣu trữ có độ mật và không mật; việc khai thác cả hồ sơ (kể cả hồ sơ không mật) đều phải trình Thƣờng trực Ủy ban phê duyệt. Tuy nhiên điều này chƣa có trong Quy chế hiện tại, do đó cần bổ sung điểm này.
Thứ hai, bổ sung Quyết định số 345-QĐ/CQUBKTTW ngày 28/10/2016 của Cơ quan Ủy ban Kiểm tra Trung ương về ban hành bảng thời hạn bảo quản tài liệu
Bảng thời hạn bảo quản tài liệu năm 2016 mặc dù rõ ràng, chi tiết song việc phân chia giữa các nhóm tài liệu còn chƣa khoa học. Đặc trƣng chủ yếu phân loại là theo tác giả văn bản (tài liệu do Ủy ban, Cơ quan ban hành; tài liệu của Đảng ủy, các tổ chức đoàn thể; tài liệu đến…). Do đó, cần xây dựng đƣợc phƣơng án phân loại tài liệu không những giúp việc hệ thống tài liệu trong bảng thời hạn bảo quản tài liệu khoa học; còn là cơ sở cán bộ lƣu trữ chỉnh lý, sắp xếp tài liệu trên giá, hệ thống hóa tài liệu trong toàn phông đƣợc chặt chẽ, thống nhất.
Một số điểm chƣa hợp lý trong bảng thời hạn bảo quản năm 2016, cụ thể: 1) Chƣơng trình, kế hoạch, báo cáo công tác 6 tháng, quý, tháng của Ủy ban Kiểm tra Trung ƣơng có thời hạn vĩnh viễn; chƣơng trình, kế hoạch, báo cáo công tác 6 tháng, quý, tháng của Cơ quan Ủy ban Kiểm tra Trung ƣơng có thời hạn 20 năm ĐG. Trong bảng thời hạn bảo quản năm 2000, thì nhóm tài liệu trên (của cả Ủy ban và Cơ quan đều có thời hạn là 20 năm ĐG). Vận dụng tiêu chuẩn nội dung tài liệu, ta thấy rằng những thay đổi trong bảng thời hạn bảo quản năm 2016 là chƣa hợp lý, nên giữ nguyên nhƣ bảng thời hạn bảo quản năm 2000. Bởi nội dung thông tin trong chƣơng trình, kế hoạch, báo cáo 6 tháng, quý, tháng bị bao hàm trong chƣơng trình, kế hoạch, báo cáo năm. Mặc dù bảng thời hạn bảo quản năm 2016 đƣợc xây dựng dựa trên Hƣớng dẫn của Văn phòng Trung ƣơng Đảng năm 2011, nhƣng với thực tế hiện nay tài liệu đƣợc lƣu trữ và bảo quản đầy đủ trong tập lƣu văn bản, nên không cần thiết phải lập hồ sơ riêng đối với các loại báo cáo tháng, quý nhằm tối ƣu hóa thành phần tài liệu trong phông, tiết kiệm diện tích kho tàng, trang thiết bị bảo quản.
2) Cần bổ sung một số nhóm hồ sơ, tài liệu còn thiếu trong bảng thời hạn bảo quản, cụ thể :
- Về công tác đối ngoại có 2 nhóm hồ sơ các đoàn ra và đoàn vào, do đó, còn thiếu nhóm tài liệu chung về công tác đối ngoại. Nhóm tài liệu chung bao gồm văn bản của Trung ƣơng về việc phê duyệt kế hoạch đối ngoại hàng năm của Cơ quan Ủy ban; kế hoạch, báo cáo công tác đối ngoại 6 tháng, hàng năm của Cơ quan Ủy ban; hồ sơ tiếp các đoàn cán bộ nƣớc ngoài của đồng chí Chủ nhiệm Ủy ban do
Ban Đối ngoại Trung ƣơng, Văn phòng Trung ƣơng mời… Hồ sơ đoàn ra chỉ đề cập đến đoàn đi thăm và làm việc tại nƣớc ngoài, còn có các đoàn đối ngoại trong nƣớc chƣa đề cập.
- Về công tác tổ chức bộ máy: Chƣa có nhóm tài liệu phân công phụ trách địa bàn, khu vực.
- Tài liệu quản lý về nhà đất, tài sản có thời hạn vĩnh viễn. Trong đó, không xây dựng chi tiết những hồ sơ hình thành t nhóm nay, mặt khác không phải tất cả tài liệu quản lý về nhà đất, tài sản đều có thời hạn vĩnh viễn. Ví dụ: Tài liệu về mua sắm trang thiết bị, văn phòng phẩm.
- Văn bản cho ý kiến, trả lời công văn hỏi về nghiệp vụ kiểm tra, giám sát, thi hành kỷ luật đảng đối với ủy ban kiểm tra các các cấp, tổ chức đảng và đảng viên. Văn bản của Ủy ban Kiểm tra Trung ƣơng hỏi các cơ quan, đơn vị khác liên quan đến chức năng, nhiệm vụ, phục vụ các cuộc kiểm tra.
Thứ ba, đề nghị Phòng Văn thư – Lưu trữ tham mưu trình lãnh đạo Văn phòng để xem xét, tham mưu trình lãnh đạo Cơ quan ban hành Khung phân loại tài liệu của Ủy ban và Cơ quan Ủy ban Kiểm tra Trung ương nhằm tạo sự thống nhất trong phân loại, chỉnh lý, hệ thống hóa tài liệu của Ủy ban và Cơ quan Ủy ban Kiểm tra thời gian tới.
Cụ thể mẫu khung phân loại nên có các nhóm tài liệu nhƣ sau :
1. Tài liệu chung về công tác kiểm tra, giám sát, kỷ luật đảng
1.1. Tài liệu về xây dựng dự thảo các văn bản trình Trung ƣơng về công tác kiểm tra, giám sát, kỷ luật đảng (do Ủy ban Kiểm tra, Cơ quan Ủy ban Kiểm tra Trung ƣơng soạn thảo)
1.2. Tài liệu hội nghị; hội thảo; kỳ họp của Ủy ban Kiểm tra, cơ quan Ủy ban Kiểm tra TW
- Tài liệu hội nghị (toàn quốc, khu vực, giao ban, chuyên đề…,) - Tài liệu hội thảo, tọa đàm
- Tài liệu các kỳ họp; cuộc họp của Ủy ban Kiểm tra Trung ƣơng; cơ quan Ủy ban Kiểm tra Trung ƣơng.
1.3. Tài liệu của Ủy ban Kiểm tra Trung ƣơng, cơ quan Ủy ban Kiểm tra Trung ƣơng, các đơn vị trực thuộc Cơ quan; các đồng chí lãnh đạo Ủy ban và Cơ quan
- Tài liệu của Ủy ban Kiểm tra Trung ƣơng (gồm cả tập lƣu văn bản đi của Ủy ban Kiểm tra Trung ƣơng).
- Tài liệu của cơ quan Ủy ban Kiểm tra Trung ƣơng (gồm cả tập lƣu văn bản đi của cơ quan Ủy ban Kiểm tra Trung ƣơng).
- Tài liệu của các đồng chí lãnh đạo Ủy ban Kiểm tra Trung ƣơng, Cơ quan Ủy ban Kiểm tra Trung ƣơng (bài nói, bài viết, ý kiến phát biểu, thƣ, điện, sổ tay công tác…).
1.4. Tài liệu về thẩm định, góp ý kiến vào văn bản của các cơ quan gửi đến xin ý kiến
1.5. Tài liệu về nghiên cứu, tổng hợp
1.6. Tài liệu về theo dõi, nắm tình hình công tác kiểm tra, giám sát, kỷ luật đảng
1.7. Tài liệu của các cơ quan, cá nhân gửi đến (không thuộc hồ sơ vấn đề, vụ việc)
- Tài liệu của Trung ƣơng, các cơ quan, tổ chức đảng ở Trung ƣơng
- Tài liệu của Quốc hội, Chính phủ, Chủ tịch nƣớc, các bộ ngành ở Trung ƣơng
- Tài liệu của các đoàn thể, các tổ chức chính trị- xã hội ở Trung ƣơng. - Tài liệu của các cơ quan, cá nhân ở địa phƣơng
1.8. Hồ sơ vấn đề, vụ việc (hồ sơ thực hiện nghị quyết, chỉ thị của Trung ƣơng,…)
1.9. Tài liệu về Tạp chí Kiểm tra và trang thông tin điện tử - Tài liệu Tạp chí Kiểm tra
+ Tài liệu của cơ quan Uỷ ban kiểm tra Trung ƣơng, Tạp chí Kiểm tra
+ Tài liệu của các cơ quan, cá nhân gửi đến (không thuộc hồ sơ vấn đề, vụ việc)
+ Hồ sơ vấn đề, vụ việc (gồm hồ sơ biên tập, xuất bản tạp chí, vụ việc) - Tài liệu về Trang thông tin điện tử
1.10. Tài liệu về thống kê công tác kiểm tra, giám sát, kỷ luật đảng
2. Tài liệu hồ sơ nhân sự, vụ việc
2.1. Hồ sơ về công tác kiểm tra tổ chức đảng, đảng viên 2.2. Hồ sơ về công tác giám sát tổ chức đảng, đảng viên 2.3. Hồ sơ về công tác xử lý kỷ luật tổ chức đảng, đảng viên 2.4. Hồ sơ về công tác giải quyết khiếu nại, tố cáo
2.5. Hồ sơ về công tác kiểm tra tài chính đảng
2.6. Hồ sơ về thẩm định nhân sự (bổ nhiệm, thăng hàm, kỷ luật…)
3. Tài liệu về công tác tổ chức, cán bộ
3.1. Tài liệu chung về công tác tổ chức, cán bộ
3.2. Tài liệu về tổ chức, cán bộ của cơ quan Ủy ban kiểm tra các cấp - Tài liệu chung về tổ chức, cán bộ
- Tài liệu về tổ chức bộ máy - Tài liệu về cán bộ
3.3. Tài liệu về tổ chức cán bộ của cơ quan Ủy ban Kiểm tra Trung ƣơng - Tài liệu chung về tổ chức, cán bộ của Cơ quan Ủy ban Kiểm tra Trung ƣơng
- Tài liệu về tổ chức bộ máy - Tài liệu về cán bộ
3.4. Tài liệu về thi đua, khen thƣởng
- Tài liệu về thi đua, khen thƣởng cơ quan Ủy ban kiểm tra các cấp
- Tài liệu về thi đua, khen thƣởng của cơ quan Ủy ban Kiểm tra Trung ƣơng
4. Tài liệu về hoạt động đối ngoại; nghiên cứu khoa học; hoạt động nội bộ của Cơ quan Ủy ban Kiểm tra Trung ƣơng
4.1. Tài liệu về hoạt động đối ngoại
- Tài liệu của Cơ quan Ủy ban Kiểm tra Trung ƣơng, các đơn vị trực thuộc Cơ quan Uỷ ban Kiểm tra Trung ƣơng
- Tài liệu của các cơ quan, cá nhân gửi đến - Hồ sơ đoàn ra, đoàn vào
4.2. Tài liệu về nghiên cứu khoa học
- Tài liệu của Cơ quan Ủy ban Kiểm tra Trung ƣơng, các đơn vị trực thuộc Cơ quan Ủy ban Kiểm tra Trung ƣơng.
- Tài liệu của các cơ quan, cá nhân gửi đến
- Hồ sơ đề tài, đề án nghiên cứu khoa học của Cơ quan Ủy ban Kiểm tra Trung ƣơng.
4.3. Tài liệu về hoạt động nội bộ của Cơ quan Ủy ban Kiểm tra Trung ƣơng - Tài liệu về sơ kết, tổng kết công tác của Cơ quan Ủy ban Kiểm tra Trung ƣơng, các đơn vị trực thuộc
- Tài liệu về công tác văn thƣ, lƣu trữ; công nghệ thông tin + Tài liệu về công tác văn thƣ, lƣu trữ
+ Tài liệu về công nghệ thông tin
- Tài liệu về công tác tài chính, quản trị
+ Tài liệu về công tác tài chính (dự toán, quyết toán; các chế độ thu, chi, khoán…).
+ Tài liệu về công tác quản trị (tài sản, nhà đất,..) - Tài liệu về hoạt động của các tổ chức đảng, đoàn thể
+ Tài liệu về hoạt động của Đảng ủy Cơ quan (Tài liệu đại hội, hội nghị; Tài liệu đi của Đảng ủy, Ủy ban Kiểm tra Đảng ủy; Tài liệu đến của các cơ quan, tổ chức gửi đến; Hồ sơ vấn đề, vụ việc).
+ Tài liệu về hoạt động của công đoàn; nữ công cơ quan + Tài liệu về hoạt động của đoàn thanh niên Cơ quan + Tài liệu về hoạt động của Hội cựu chiến binh
+ Tài liệu về hoạt động của các tổ chức, đoàn thể khác (dân quân tự vệ, phòng cháy chữa cháy…).
Ngoài ra, liên quan đến công tác lƣu trữ, theo tác giả, cần bổ sung, sửa đổi hai văn bản thuộc phạm vi của công tác văn thƣ để tạo tiền đề cho công tác lƣu trữ, đó là :
Một là, cần xây dựng và ban hành danh mục hồ sơ mẫu và danh mục hồ sơ hàng năm của Cơ quan Ủy ban Kiểm tra Trung ương
Nhằm quản lý các hồ sơ hình thành trong hoạt động của cơ quan, đơn vị, tổ chức và cá nhân (gọi tắt là đơn vị). Thông qua bản danh mục hồ sơ sẽ giúp cho đơn vị chủ động trong việc lập hồ sơ và quản lý hồ sơ, tài liệu trong giai đoạn văn thƣ đƣợc chặt chẽ và khoa học; góp phần lƣu trữ toàn bộ hồ sơ, tài liệu đƣợc hình thành trong quá trình hoạt động của đơn vị và bảo vệ an toàn hồ sơ, tài liệu.
Tại Điều 9 của Luật Lƣu trữ năm 2011 có quy định:
“Ngƣời đƣợc giao giải quyết, theo dõi công việc của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm lập hồ sơ về công việc đƣợc giao và nộp lƣu hồ sơ, tài liệu vào Lƣu trữ cơ quan; trƣớc khi nghỉ hƣu, thôi việc hoặc chuyển công tác khác thì phải bàn giao đầy đủ hồ sơ, tài liệu cho ngƣời có trách nhiệm của cơ quan, tổ chức”
Hiện nay, bộ phận Lƣu trữ phải căn cứ vào bảng thống kê các vụ việc tố cáo, kiểm tra, giám sát do Vụ Tổng hợp cung cấp để đôn đốc các vụ, đơn vị lập và giao nộp hồ sơ. Tuy nhiên, Vụ Tổng hợp chỉ thống kê đối với nhóm hồ sơ vụ việc, nhân sự, còn nhóm hồ sơ chung chƣa có. Vì thế, việc lập Danh mục hồ sơ rất cần thiết đối với việc thu thập đầy đủ toàn bộ hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của Ủy ban và Cơ quan Ủy ban Kiểm tra Trung ƣơng bao gồm cả 2 nhóm hồ sơ vụ việc, nhân sự và nhóm hồ sơ chung. Danh mục hồ sơ sẽ là căn cứ cán bộ lƣu trữ “chủ động” kiểm tra, đôn đốc việc lập hồ sơ tại các đơn vị, góp phần nâng cao ý thức và trách nhiệm của mỗi cá nhân trong đơn vị đối với việc lập hồ sơ. T đó, khắc phục đƣợc tình trạng yếu kém đối với công tác lập hồ sơ vấn đề chung của Cơ quan hiện nay.
Hai là, cần bổ sung Hướng dẫn số 19-HD/CQUBKTTW ngày 08/6/2015 về