9. Bố cục luận văn
2.2. Thực trạng quản lý công tác lƣu trữ của Cơ quan Ủy ban Kiểm tra Trung ƣơng
2.2.8. Về tổ chức thực hiện các nghiệp vụ lƣu trữ
2.2.8.1. Thu thập, bổ sung tài liệu vào lƣu trữ cơ quan
* Xác định nguồn thu thập tài liệu
Căn cứ vào kết quả bầu Ủy ban Kiểm tra Trung ƣơng của Ban Chấp hành Trung ƣơng và tổ chức bộ máy của Cơ quan Ủy ban Kiểm tra, chúng tôi xác định nguồn thu thập hồ sơ, tài liệu vào Lƣu trữ cơ quan của Cơ quan Ủy ban Kiểm tra Trung ƣơng gồm:
- Các đồng chí Thành viên Ủy ban (Chủ nhiệm, Phó Chủ nhiệm và các Ủy viên Ủy ban).
- Trợ lý, thƣ ký các đồng chí Chủ nhiệm, Phó Chủ nhiệm Ủy ban.
- Vụ Trung ƣơng I, Vụ Trung ƣơng IA, Vụ Địa phƣơng II, Vụ Địa phƣơng III, Vụ Địa phƣơng V, Vụ Địa phƣơng VII, Vụ Kiểm tra tài chính, Vụ Đào tạo bồi dƣỡng, Vụ Đơn thƣ – Tiếp đảng viên và công dân, Vụ Nghiên cứu, Vụ Tổ chức cán bộ, Vụ Tổng hợp, Văn phòng, Tạp chí Kiểm tra.
- Các Tổ biên tập, Tổ chuyên gia, Tổ giúp việc, Tổ Thƣ ký Hội nghị… - Hội đồng khoa học Cơ quan.
- Văn phòng Đảng ủy, Ủy ban Kiểm tra Đảng ủy Cơ quan, Hội Cựu chiến binh, Công đoàn, Đoàn Thanh niên.
Cụ thể :
- Các Vụ I, IA, II, III, V, VII, Vụ Kiểm tra tài chính: thu thập hồ sơ các cuộc kiểm tra, giám sát, giải quyết khiếu nại, giải quyết tố cáo, thi hành kỷ luật.
Hồ sơ hội nghị giao ban khu vực; sơ kết, tổng kết chuyên đề về công tác kiểm tra, giám sát và thì hành kỷ luật thuộc địa bàn, khu vực, lĩnh vực vụ theo dõi.
- Vụ Nghiên cứu: bao gồm hồ sơ về hoạt động nghiên cứu khoa học của Cơ quan; hồ sơ chuyên đề về công tác kiểm tra, giám sát và thi hành kỷ luật của Đảng.
- Vụ Tổng hợp: hồ sơ các kỳ họp Ủy ban và Thƣờng trực Ủy ban; hồ sơ chƣơng trình, kế hoạch; báo cáo sơ kết, tổng kết công tác năm, giữa nhiệm kỳ, nhiệm kỳ của Ủy ban và Cơ quan; hồ sơ đề bạt, bổ nhiệm, thăng quân hàm cấp tƣớng; hồ sơ bàn giao công tác giữa hai nhiệm kỳ…
- Vụ Tổ chức cán bộ: hồ sơ về quy chế làm việc, tổ chức bộ máy của Ủy ban và Cơ quan Ủy ban Kiểm tra Trung ƣơng; hồ sơ về công tác đối ngoại, công tác tổ chức cán bộ của Cơ quan.
- Vụ Đơn thƣ – Tiếp đảng viên và công dân: hồ sơ kiểm tra, giám sát việc giải quyết đơn thƣ đối với ủy ban kiểm tra cấp dƣới.
- Tạp chí Kiểm tra: Tạp chí Kiểm tra xuất bản định kỳ, hồ sơ quản lý hành chính của Tạp chí Kiểm tra.
- Văn phòng: hồ sơ về công tác quản lý tài chính, quản lý tài sản, nhà, đất của cơ quan; hồ sơ về các dự án tin học của cơ quan; tập lƣu công văn đi đến; tài liệu của các đồng chí thành viên Ủy ban không có thƣ ký giúp việc.
- Tài liệu của các đồng chí Thành viên Ủy ban là một trong các nguồn thu thập quan trọng của Phông Ủy ban Kiểm tra Trung ƣơng.
* Tình hình thu thập
Theo Quy định số 02-QĐ/CQUBKTTW, ngày 22/7/2016 của Cơ quan Ủy ban Kiểm tra Trung ƣơng quy định về việc lập hồ sơ và nộp lƣu hồ sơ vào lƣu trữ của Cơ quan thì thời hạn giao nộp đối với hồ sơ nhân sự, vụ việc là 01 tháng kể t khi công việc kết thúc. Mục đích của việc quy định thời hạn nhƣ vậy, bởi đây chính là khối tài liệu phản ánh hoạt động chuyên môn, nghiệp vụ của Cơ quan, sau 01 tháng kể t khi vụ việc đƣợc giải quyết cần đƣợc nộp vào lƣu trữ tránh sự thất lạc tài liệu. Mặt khác, loại hồ sơ này thƣờng có độ mật cao, cần sớm đƣợc bảo quản an toàn trong kho lƣu trữ.
- Đối với khối hồ sơ vụ việc: tình hình thu thập những năm gần đây cụ thể nhƣ sau: Năm 2015, các vụ, đơn vị, cá nhân tiến hành giao nộp 277 hồ sơ; năm 2016 là 77 hồ sơ; năm 2017 là 280 hồ sơ; đến hết tháng 10/2018, thì kho lƣu trữ thu nhận đƣợc 266 hồ sơ.
Hồ sơ bộ phận lƣu trữ nhận và lập biên bản giao nhận là những hồ sơ đã đƣợc biên mục đầy đủ, tài liệu trong hồ sơ phản ánh đƣợc diễn biến vụ việc. Tuy nhiên, số lƣợng hồ sơ giao nộp qua các năm có sự chênh lệch nhiều là do một bộ phận cán bộ chƣa có ý thức trong việc lập hồ sơ và giao nộp đúng thời hạn, phải
đôn đốc, nhắc nhở nhiều lần. Đặc biệt là Vụ Địa phƣơng V và Vụ Địa phƣơng VII, do trụ sở của các vụ tại Đà Nẵng và Thành phố Hồ Chí Minh nên hồ sơ thƣờng nộp chậm, công tác lập hồ sơ còn nhiều bất cập.
- Đối với tài liệu chung, tình hình lập hồ sơ của các đơn vị nhƣ sau :
+ Vụ Tổng hợp hàng năm giao nộp tƣơng đối đầy đủ hồ sơ chung mà Vụ theo dõi.
+ Văn phòng: Tập lƣu văn bản đi do Phòng Văn thƣ Lƣu trữ đƣa vào kho hàng năm đầy đủ; đối với các phòng khác nhƣ: Công nghệ thông tin, Hành chính – Quản trị, Tài vụ, Quản lý xe giao nộp tài liệu rất chậm và thiếu, có phòng gần nhƣ không giao nộp tài liệu về lƣu trữ.
+ Vụ Nghiên cứu: Hồ sơ các đề tài, đề án đƣợc vụ lƣu tại Thƣ viện mà không nộp vào lƣu trữ.
+ Vụ Đào tạo – Bồi dƣỡng: mới đƣợc thành lập t năm 2016 nên chƣa giao nộp tài liệu.
+ Tạp chí Kiểm tra: Đối với khối tạp chí kiểm tra xuất bản định kỳ đƣợc Tạp chí kiểm tra lƣu tại Thƣ viện của Cơ quan.
+ Vụ Tổ chức Cán bộ, Vụ Đơn thƣ – Tiếp đảng viên và công dân: Đã có ý thức trong việc lập và giao nộp hồ sơ vào lƣu trữ.
+ Đặc biệt, tài liệu của các tổ chức đảng, đoàn thể (t năm 2001 đến nay): Đảng ủy, Công đoàn, Đoàn Thanh niên, Hội Cựu chiến binh Cơ quan… thu đƣợc rất ít tài liệu.
+ Tài liệu của các đồng chí Thành viên Ủy ban thu về lƣu trữ khi có yêu cầu của các đồng chí, tuy nhiên có một số đồng chí đến cuối nhiệm kỳ mới thu nộp đƣợc tài liệu. Mặt khác, tài liệu thu về cũng không đƣợc phân loại ngay, vì vậy, tài liệu thu về bị chất đống, tồn đọng rất nhiều.
Việc thu thập tài liệu vào Lƣu trữ đã đƣợc quy định khá bài bản và chặt chẽ xong một số vụ, đơn vị, chuyên viên trong Cơ quan chƣa thực hiện đúng quy định. 6 tháng một lần, Bộ phận Lƣu trữ phối hợp với Vụ Tổng hợp thống kê, tổng hợp toàn bộ các vụ tố cáo, khiếu nại, kỷ luật, kiểm tra... đã đƣợc giải quyết trong 6 tháng và gửi cho bộ phận Lƣu trữ một bản thống kê số liệu đó. Dựa trên số liệu,
Phòng Văn thƣ – Lƣu trữ tham mƣu lãnh đạo Văn phòng ban hành công văn gửi các vụ, đơn vị đôn đốc về việc nộp hồ sơ.
2.2.8.2. Công tác phân loại, chỉnh lý tài liệu
Chỉnh lý tài liệu lƣu trữ của các cơ quan, tổ chức là một yêu cầu hết sức cấp bách hiện nay; vì tài liệu các phông lƣu trữ các cơ quan, tổ chức còn tồn động tích đống nhiều năm trong tình trạng bó gói, lộn xộn, không đƣợc chỉnh lý sắp xếp, phân loại khoa học, không đƣợc lập thành hồ sơ nên không thể đƣa ra phục vụ nghiên cứu, sử dụng tài liệu có hiệu quả, gây lãng phí. Tại các cơ quan, tổ chức phải bảo quản một khối lƣợng tài liệu rất lớn trong đó có một phần rất lớn là tài liệu không có giá trị, làm tăng thêm diện tích kho tàng, tăng khối lƣợng tài liệu phải bảo quản, v a gây ra nhiều lãng phí, tốn kém về tiền của, nhân lực, v a không tạo đủ điều kiện cần thiết để bảo quản những tài liệu không có giá trị và làm cho nhiều tài liệu có giá trị bị mất mát, hƣ hỏng không thể khôi phục đƣợc.
Đến nay, tài liệu Phông Ủy ban Kiểm tra Trung ƣơng t khóa I đến khóa VIII đã đƣợc chỉnh lý và giao nộp về Lƣu trữ lịch sử của Trung ƣơng Đảng.
Đối với tài liệu khóa IX đến khóa XII đang đƣợc bảo quản tại Lƣu trữ cơ quan. Trong đó, tài liệu khóa IX đến khóa XI đang đƣợc chỉnh lý. Để chỉnh lý đƣợc tài liệu, chúng tôi đã xác định phƣơng án phân loại là Thời gian – Mặt hoạt động. Cụ thể :
* Bước thứ nhất, phân loại theo đặc trưng thời gian (theo nhiệm kỳ Đại hội Đảng toàn quốc)
Ủy ban Kiểm tra Trung ƣơng đƣợc bầu ra sau mỗi nhiệm kỳ Đại hội của Đảng. Với quy chế làm việc, chức năng, nhiệm vụ đƣợc bổ sung, xây dựng phù hợp với tình hình đặc điểm ở t ng nhiệm kỳ, hoạt động của Uỷ ban cũng đƣợc tính theo nhiệm kỳ (thƣờng là 5 năm). Chính t những đặc điểm đó của cơ quan hình thành phông mà trƣớc tiên tài liệu thuộc phông đƣợc phân loại theo đặc trƣng thời gian. Vận dụng đặc trƣng thời gian, tài liệu đƣợc phân loại sẽ phản ánh tốt nhất quá trình và kết quả thực hiện nhiệm vụ của Uỷ ban Kiểm tra Trung ƣơng trong t ng nhiệm kỳ. Hơn nữa, với đặc trƣng này sẽ giúp cho việc theo dõi, tổng kết, đánh giá tình hình thực hiện công tác kiểm tra của Uỷ ban ở mỗi nhiệm kỳ đƣợc thuận lợi hơn.
Thời gian bắt đầu của nhiệm kỳ đƣợc tính theo thời gian bắt đầu của Đại hội Đảng toàn quốc. Ví dụ, nhiệm kỳ khóa IX có thời gian t ngày 21/6/2001 – 24/4/2006.
Khi phân loại tài liệu theo nhiệm kỳ cần chú ý tới một số điểm nhƣ:
- Với tập lƣu văn bản đi, những tài liệu thuộc nhiệm kỳ nào sẽ xếp vào nhiệm kỳ đó.
- Đối với hồ sơ nhân sự, vụ việc:
Thời gian nhiệm kỳ của hồ sơ phụ thuộc vào văn bản kết luận cuối cùng của Uỷ ban Kiểm tra Trung ƣơng về kết quả vụ việc đó. Ví dụ: Hồ sơ thi hành kỷ luật đồng chí A có Quyết định xem xét, đề nghị thi hành kỷ luật, kế hoạch làm việc của Đoàn có thời gian vào tháng 12/2010 (khóa X)… nhƣng đến tài liệu cuối cùng của hồ sơ thuộc nhiệm kỳ sau (Quyết định thi hành kỷ luật đồng chí A) vào tháng 10/2011 (khóa XI) thì hồ sơ sẽ đƣợc sắp xếp vào khóa XI.
Hoặc trong một hồ sơ có thể có văn bản đƣợc ban hành muộn hơn bản kết luận cuối cùng, và thời gian đó đã sang nhiệm kỳ tiếp theo, thì hồ sơ đó vẫn thuộc nhiệm kỳ cũ. Ví dụ: hồ sơ giải quyết tố cáo đối với đồng chí B có Thông báo về việc giải quyết tố cáo đƣợc ban hành vào ngày 15/01/2011 (thuộc nhiệm kỳ X); nhƣng sau đó một biên bản làm việc triển khai Thông báo kết luận đƣợc thực hiện vào ngày 23/01/2011 (nhiệm kỳ XI). Hồ sơ trên vẫn thuộc nhiệm kỳ X.
* Bước thứ hai, phân loại theo đặc trưng mặt hoạt động
Theo phƣơng án, sau khi đƣợc phân loại theo t ng nhiệm kỳ, tài liệu sẽ tiếp tục đƣợc phân loại theo mặt hoạt động.
Với chức năng, nhiệm vụ đƣợc quy định rõ ràng, cụ thể, đặc trƣng mặt họat động sẽ giúp tài liệu đƣợc phân loại theo những nhóm nhiệm vụ cụ thể của cơ quan, nhằm phản ánh đầy đủ nhất những kết quả đã đạt đƣợc trên t ng mặt hoạt động cụ thể. Cũng t đó, việc đánh giá những kết quả mà cơ quan đã thực hiện đƣợc qua t ng giai đoạn, t ng nhiệm kỳ sẽ thuận lợi , dễ dàng hơn.
Cụ thể tài liệu sẽ đƣợc phân theo các mặt hoạt động sau: Ví dụ: Nhiệm kỳ X (4/2006 – 01/2011):
1. Công tác lãnh đạo, chỉ đạo chung 2. Công tác giải quyết tố cáo
3. Công tác giải quyết khiếu nại kỷ luật đảng 4. Công tác xử lý kỷ luật đảng
5. Công tác giám sát
6. Công tác kiểm tra tổ chức đảng, đảng viên 7. Công tác kiểm tra tài chính đảng
8. Công tác tổ chức cán bộ ngành kiểm tra
9. Hoạt động nội bộ của Cơ quan Ủy ban Kiểm tra Trung ƣơng. Các nhóm tài liệu trên sẽ tiếp tục đƣợc phân loại thành các nhóm nhỏ hơn trên cơ sở vận dụng các đặc trƣng khác nhau sao cho phù hợp với đặc điểm của t ng nhóm tài liệu, để các nhóm tài liệu đƣợc phân chia có nội dung phản ánh tốt nhất kết quả họat động của Uỷ ban và Cơ quan Kiểm tra Trung ƣơng.
Chẳng hạn, với tài liệu của nhóm 2 có thể vận dụng đặc trƣng đề mục, vấn đề để phân loại nhƣ sau:
a. Tài liệu chung về công tác giải quyết đơn thƣ tố cáo b. Hồ sơ các cuộc giải quyết đơn thƣ tố cáo
Tiếp tục vận dụng các đặc trƣng phân loại khác, các nhóm tài liệu đó sẽ đƣợc phân chia thành các nhóm nhỏ hơn, cho đến nhóm nhỏ nhất là các hồ sơ, đơn vị bảo quản.
a. Tài liệu chung về công tác giải quyết đơn thƣ tố cáo: - Hồ sơ tổng kết công tác giải quyết tố cáo năm, giai đoạn.
- Hồ sơ về việc tổ chức Hội nghị chuyên đề công tác giải quyết tố cáo.
- Hồ sơ xây dựng Quy định, sửa đổi, bổ sung Quy định giải quyết tố cáo đối với tổ chức đảng và đảng viên…
Tuy nhiên thực tế cho thấy, công tác phân loại tài liệu của Uỷ ban Kiểm tra Trung ƣơng hiện nay gặp rất nhiều khó khăn. Nguyên nhân là do công tác lập hồ sơ hiện hành của Uỷ ban Kiểm tra Trung ƣơng còn yếu, đặc biệt đối với khối tài liệu chung thì hầu nhƣ chƣa đƣợc lập hồ sơ. Thêm nữa, Uỷ ban Kiểm tra Trung
ƣơng chƣa xây dựng và ban hành đƣợc một phƣơng án phân loại chi tiết (tức là chƣa có khung phân loại tài liệu phông lƣu trữ) nên việc phân loại tài liệu của phông đƣợc thực hiện chƣa đạt đƣợc kết quả cao. Qua tìm hiểu tài liệu lƣu trữ của các nhiệm kỳ trƣớc cho thấy, tài liệu của một số nhiệm kỳ đã đƣợc phân loại nhƣng chƣa thống nhất trong phƣơng án phân loại. Thậm chí có giai đoạn không xây dựng phƣơng án phân loại, mà tài liệu chỉ đƣợc phân ra thành các khối, nhóm một cách sơ sài. Ví dụ:
- Tài liệu giai đoạn t năm 1948 đến năm 1960: đƣợc phân thành hai khối tài liệu chung và tài liệu nhân sự, vụ việc. Trong đó, tài liệu chung đƣợc hệ thống hóa theo số thứ tự t 01 đến hết cho tất cả hồ sơ; tài liệu nhân sự đƣợc phân loại và hệ thống hóa theo các mặt hoạt động là hồ sơ tố cáo, hồ sơ khiếu nại, hồ sơ kỷ luật và đánh số thứ tự t 01 đến hết cho hồ sơ của t ng loại họat động.
- Tài liệu giai đoạn t năm 1961-1986: vẫn với hai khối tài liệu chung và nhân sự, vụ việc; nhƣng tài liệu đã đƣợc phân thành các nhóm nhỏ hơn nhƣ: tài liệu đi, tài liệu đến, tài liệu thống kê về công tác kiểm tra, tài liệu hội nghị, tài liệu về công tác kiểm tra, tài liệu bồi dƣỡng, huấn luyện, tài liệu nội bộ.
Nhƣ vậy, với việc chƣa xây dựng đƣợc một phƣơng án phân loại chi tiết, việc phân loại tài liệu phông lƣu trữ Uỷ ban Kiểm tra Trung ƣơng tuy đã có những tiến bộ ở các giai đoạn về sau, nhƣng nhìn chung vẫn còn gặp nhiều khó khăn, lúng túng; kết quả của việc phân loại tài liệu còn thể hiện sự mò mẫm, tùy tiện, không đảm bảo chất lƣợng. Không có phƣơng án phân loại chi tiết dẫn đến công tác hệ thống hóa gặp nhiều khó khăn. Công tác hệ thống hóa hồ sơ, tài liệu ở một số giai đoạn không đảm bảo tính khoa học, logíc, thiếu hệ thống. Điều này đã gây ảnh hƣởng cho những nội dung khác trong công tác lƣu trữ của cơ quan.
2.2.8.3. Công tác xác định giá trị tài liệu
Xác định giá trị tài liệu là dựa trên những nguyên tắc, phƣơng pháp vàtiêu chuẩn nhất định để nghiên cứu và quy định thời hạn bảo quản cho t ng loại tài liệu