9. Bố cục luận văn
2.2. Thực trạng quản lý công tác lƣu trữ của Cơ quan Ủy ban Kiểm tra Trung ƣơng
2.2.1. Tổ chức bộ máy, cán bộ
a) Tổ chức bộ máy
Bộ phận Lƣu trữ của Cơ quan Ủy ban Kiểm tra Trung ƣơng thuộc Phòng Văn thƣ – Lƣu trữ, Văn phòng Cơ quan có chức năng tham mƣu, phục vụ lãnh đạo Ủy ban, lãnh đạo Văn phòng về lĩnh vực lƣu trữ.
Bộ phận Lƣu trữ của Cơ quan Ủy ban Kiểm tra Trung ƣơng có nhiệm vụ: - Thu thập hồ sơ, tài liệu của các đơn vị, cá nhân về lƣu trữ cơ quan.
- Tổ chức phân loại, chỉnh lý hoàn chỉnh, xác định giá trị tài liệu; thực hiện tiêu huỷ tài liệu hết giá trị theo quyết định của ngƣời đứng đầu cơ quan.
- Quản lý và bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lƣu trữ. - Quản lý tài liệu điện tử.
- Phục vụ các yêu cầu khai thác và tổ chức sử dụng tài liệu tại lƣu trữ cơ quan. - Tổ chức giải mật tài liệu lƣu trữ.
- Lựa chọn và giao nộp các hồ sơ, tài liệu lƣu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn thuộc Danh mục tài liệu nộp lƣu vào Lƣu trữ lịch sử của Trung ƣơng Đảng.
- Thực hiện chế độ báo cáo, báo cáo thống kê cơ sở về công tác lƣu trữ và tài liệu lƣu trữ đối với Văn phòng Trung ƣơng Đảng.
b) Công tác cán bộ
* Về nhân sự quản lý
Chánh Văn phòng Cơ quan Ủy ban Kiểm tra Trung ƣơng có trách nhiệm tham mƣu cho Lãnh đạo Ủy ban, chỉ đạo, điều hành và chịu trách nhiệm trƣớc Ủy ban về tổ chức thực hiện công tác văn thƣ lƣu trữ của Cơ quan.
Phó Chánh Văn phòng phụ trách Phòng Văn thƣ – Lƣu trữ giúp Chánh Văn phòng và cùng Chánh Văn phòng chịu trách nhiệm trƣớc Ủy ban về công tác văn thƣ lƣu trữ của Cơ quan.
Trƣởng phòng Văn thƣ – Lƣu trữ chịu trách nhiệm trƣớc Chánh Văn phòng trực tiếp quản lý, tổ chức thực hiện công tác văn thƣ lƣu trữ.
Về trình độ chuyên môn : lãnh đạo Văn phòng (1 chánh văn phòng, 1 phó chánh văn phòng phụ trách Phòng Văn thƣ - Lƣu trữ) đƣợc đào tạo t đại học trở lên chuyên ngành văn thƣ lƣu trữ. Trƣởng Phòng Văn thƣ – Lƣu trữ đƣợc đào tạo chuyên ngành khác.
Đƣợc sự quan tâm của lãnh đạo Văn phòng Cơ quan Ủy ban Kiểm tra Trung ƣơng nên công tác văn thƣ lƣu trữ của Cơ quan rất đƣợc quan tâm và thƣờng xuyên có những chỉ đạo đúng đắn, kịp thời. Thể hiện qua việc t năm 2001 đến nay Văn phòng đã tham mƣu cho lãnh đạo Cơ quan ban hành một loạt văn bản chỉ đạo về công tác văn thƣ - lƣu trữ; chú trọng công tác tuyển cán bộ có trình độ chuyên môn về văn thƣ lƣu trữ và quan tâm đến việc bồi dƣỡng chuyên môn nghiệp vụ cho cán bộ văn thƣ, lƣu trữ của Cơ quan.
* Nhân sự chuyên môn làm Lƣu trữ cơ quan
Hiện tại, Bộ phận Lƣu trữ thuộc Phòng Văn thƣ – Lƣu trữ Cơ quan có 02 cán bộ. Trong đó, 01 cán bộ đào tạo chuyên ngành lƣu trữ (hệ tại chức), 01 cán bộ đƣợc đào tạo chuyên ngành khác (hành chính học). Trên thực tế, có những thời điểm Bộ phận Lƣu trữ chỉ có 01 cán bộ do 1 cán bộ đƣợc giao kiêm nhiệm công việc của Văn phòng Đảng ủy Cơ quan.
T Khóa IX đến nay, tổ chức bộ máy của Ủy ban và Cơ quan Ủy ban Kiểm tra Trung ƣơng luôn đƣợc kiện toàn theo chiều hƣớng tăng thêm, tài liệu lƣu trữ do đó hình thành nhiều lên, nhƣng cán bộ lƣu trữ cơ quan không đƣợc tăng cƣờng. Cụ thể : Ủy ban Kiểm tra Trung ƣơng Khóa IX có 13 Thành viên với 11 vụ, đơn vị. Đến Khóa XI, tăng lên 21 Thành viên với 13 vụ, đơn vị. Đến năm 2016 (Khóa XII) tăng lên 14 vụ, đơn vị. Nhƣ vậy, khối lƣợng tài liệu lƣu trữ của Ủy ban và Cơ quan
Ủy ban Kiểm tra Trung ƣơng ngày một tăng lên, song biên chế cán bộ lƣu trữ chƣa đƣợc bổ sung.
Trình độ chuyên môn của cán bộ lƣu trữ hầu hết không đƣợc đào tạo chính quy, đúng chuyên ngành. T năm 2001 đến nay Cơ quan tiếp nhận 3 cán bộ có trình độ đại học chuyên ngành văn thƣ, lƣu trữ song cán bộ thƣờng xuyên có sự luân chuyển sang các bộ phận, đơn vị khác nên ít nhiều gây nên ảnh hƣởng đến kết quả thực hiện công tác lƣu trữ của cơ quan, nhất là trong việc phân loại, lập hồ sơ, xác định giá trị cũng nhƣ trong việc phát huy giá trị tài liệu.
Mặt khác, do công việc của Bộ phận Văn thƣ cơ quan rất lớn nên nhiều lúc cán bộ lƣu trữ phải tăng cƣờng sang hỗ trợ để giải quyết công việc cùng bộ phận văn thƣ. Kết quả là công việc của bộ phận lƣu trữ nhất là việc thu tài liệu về Kho Lƣu trữ cơ quan thƣờng bị chất đống do không kịp xử lý nghiệp vụ (phân loại, lập hồ sơ) kịp thời.