9. Bố cục luận văn
2.2. Thực trạng quản lý công tác lƣu trữ của Cơ quan Ủy ban Kiểm tra Trung ƣơng
2.2.9. Một số nhận xét, đánh giá
Qua khảo sát thực tế về quản lý công tác lƣu trữ tại Cơ quan Ủy ban Kiểm tra Trung ƣơng cho thấy những kết quả đạt đƣợc của công tác này nhƣ sau:
- Lãnh đạo Ủy ban và Cơ quan cũng nhƣ hầu hết cán bộ, chuyên viên trong Cơ quan đã nhận thức đƣợc vai trò của công tác lƣu trữ trong hoạt động công việc hàng ngày. T những nhận thức đó, Lãnh đạo Cơ quan đã ban hành các văn bản quy định về công tác lƣu trữ ngày một đầy đủ hơn. Những quy định đó cũng đã phản ánh toàn diện các hoạt động quản lý công tác lƣu trữ của Cơ quan.
- Cơ quan Ủy ban Kiểm tra Trung ƣơng đã bố trí bộ phận lƣu trữ thuộc Phòng Văn thƣ – Lƣu trữ, Văn phòng Cơ quan, có chức năng tham mƣu và hƣớng dẫn tổ chức, quản lý công tác lƣu trữ của Cơ quan nên nhiều nghiệp vụ của công tác lƣu trữ đã đƣợc thực hiện thống nhất.
- Vị trí và vai trò của công tác lƣu trữ ngày càng đƣợc khẳng định, cũng nhờ đó, Lãnh đạo Cơ quan ngày càng quan tâm hơn trong việc bố trí cán bộ làm công tác lƣu trữ nhằm góp phần nâng cao hiệu quả của công tác này trong hoạt động của Ủy ban và Cơ quan. T năm 2001 đến nay, cán bộ lƣu trữ đã đƣợc đào tạo đúng chuyên môn hơn, có trình độ ngày càng cao hơn. Đây đƣợc coi là điều kiện căn bản để thúc đẩy công tác lƣu trữ của cơ quan đƣợc tổ chức, thực hiện tốt hơn, có chất lƣợng cao hơn.
- Công tác phổ biến, quán triệt văn bản nghiệp vụ; đào tạo, bồi dƣỡng nghiệp vụ lƣu trữ cho cán bộ làm công tác lƣu trữ của Cơ quan cũng nhƣ mọi cán bộ, chuyên viên trong Cơ quan đƣợc quan tâm thực hiện thƣờng xuyên.
- Các hoạt động của nghiệp vụ lƣu trữ thực hiện hiệu quả hơn:
+ Công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào kho lƣu trữ một cách mạnh mẽ và quyết liệt hơn, tránh tình trạng tồn đọng tài liệu một thời gian quá lâu ở các đơn vị. Tạo điều kiện để thúc đẩy việc thực hiện các khâu nghiệp vụ khác đƣợc thuận lợi, nhanh chóng và có hiệu quả hơn. Bộ phận cán bộ làm công tác chuyên môn, vụ việc của cơ quan đã có ý thức cao hơn về việc thu thập tài liệu, lập hồ sơ và nộp lƣu hồ sơ về kho lƣu trữ. Chính vì vậy, khối tài liệu chuyên môn của cơ quan, cụ thể là khối hồ sơ nhân sự, vụ việc đƣợc thu thập, bổ sung vào phông lƣu trữ của cơ
quan một cách thƣờng xuyên và tƣơng đối đầy đủ.
+ Về xác định giá trị tài liệu: Bảng thời hạn bảo quản mẫu tài liệu của cơ quan đã tạo cơ sở quan trọng và là công cụ rất hữu ích hỗ trợ cho công tác xác định giá trị tài liệu của cơ quan đƣợc thực hiện hiệu quả, chính xác hơn.
+ Xây dựng công cụ tra cứu: Để phục vụ cho công tác quản lý và công tác khai thác tài liệu trong kho lƣu trữ của cơ quan, một số loại công cụ thống kê và tra cứu thiết yếu nhất nhƣ mục lục hồ sơ, sổ nhập tài liệu đã đƣợc xây dựng khá đầy đủ, góp phần thực hiện tốt công tác phục vụ khai thác sử dụng tài liệu lƣu trữ của cán bộ, chuyên viên trong và ngoài Cơ quan.
2.2.9.2. Tồn tại
Bên cạnh những kết quả đạt đƣợc trong hoạt động quản lý công tác lƣu trữ của Cơ quan Ủy ban Kiểm tra Trung ƣơng còn có những hạn chế sau:
- Mặc dù bƣớc đầu Lãnh đạo Ủy ban và Cơ quan đã nhận thức đƣợc vai trò và tầm quan trọng của công tác lƣu trữ đối với hoạt động quản lý của Cơ quan. Tuy nhiên một số vụ, đơn vị, phòng ban còn thiếu sự quan tâm và chƣa thực sự có nhận thức đúng đắn về công tác này. Do đó, tài liệu của Cơ quan và các vụ, đơn vị chƣa đƣợc tổ chức, quản lý chặt chẽ và khoa học.
- Cán bộ làm công tác lƣu trữ có đồng chí không đƣợc đào tạo đúng chuyên ngành về lƣu trữ vẫn chƣa đƣợc đào tạo phù hợp với nhiệm vụ đang đảm nhiệm, nắm các nghiệp vụ lƣu trữ chƣa sâu. Đây cũng là nguyên nhân chính dẫn đến tài liệu lƣu trữ đang bảo quản trong kho chƣa thật sự khoa học, thiếu kiến thức về tổ chức khoa học tài liệu nên tài liệu rời lẻ thu nộp về thƣờng chất đống trong các bao tải, chất lƣợng hồ sơ vụ việc chƣa cao…
- Các văn bản quản lý về công tác lƣu trữ còn thiếu nhƣ: Quy định về công tác bảo quản tài liệu lƣu trữ, danh mục hồ sơ, phƣơng án phân loại phông lƣu trữ Ủy ban Kiểm tra Trung ƣơng… các văn bản hiện hành có một số điểm chƣa hợp lý cần đƣợc sửa đổi, bổ sung.
- Công tác quán triệt, phổ biến văn bản chƣa có những phƣơng pháp đa dạng để giúp cho các cán bộ, chuyên viên trong Cơ quan nhận thức đầy đủ, toàn diện
các văn bản về lƣu trữ.
- Công tác kiểm tra chƣa thực hiện thƣờng xuyên, đây chính là một trong những nguyên nhân khiến công tác lƣu trữ còn nhiều hạn chế. Kiểm tra để kịp thời phát hiện những sai lệch, t đó tìm biện pháp khắc phục cho phù hợp, đồng thời đánh giá về kết quả đạt đƣợc để xây dựng cơ chế khen thƣởng, xử phạt đối với cán bộ thực hiện hoạt động văn thƣ, lƣu trữ của Cơ quan. Điều này giúp nâng cao ý thức của mọi cán bộ, chuyên viên trong Cơ quan đối với thực hiện hoạt động lƣu trữ.
- Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lƣu trữ không nhiều và chƣa đạt hiệu quả cao. Việc quản lý hồ sơ, tài liệu chỉ đơn thuần đăng ký, tạo các thƣ mục trên máy tính do cán bộ lƣu trữ thực hiện nhằm thuận lợi cho công tác quản lý, thống kê và tra tìm tài liệu.
- Về hoạt động nghiệp vụ:
+ Công tác thu thập, bổ sung nói chung chƣa tốt, không kịp thời, vẫn còn tình trạng tồn đọng tài liệu ở các vụ, đơn vị. Các tài liệu đƣợc thu thập về kho lƣu trữ cơ quan hầu nhƣ là có thời gian t trƣớc đó khá lâu, tức là việc thu thập không đƣợc thực hiện theo đúng thời hạn nộp lƣu theo quy định của cơ quan. Đồng thời, việc thu thập tài liệu cũng đƣợc tiến hành không triệt để. Thêm nữa, do cơ quan chủ yếu tập trung vào khối tài liệu chuyên môn là khối hồ sơ nhân sự, vụ việc nên không quan tâm nhiều tới khối tài liệu quản lý chung. Có thể nói, công tác thu thập đặc biệt hạn chế đối với khối tài liệu này, các cán bộ, chuyên viên chƣa có ý thức nhiều về việc lập và nộp lƣu hồ sơ đối với khối tài liệu chung. Cán bộ lƣu trữ vì quá chú tâm tới tài liệu nhân sự nên công tác đôn đốc, nhắc nhở và chủ động thực hiện các biện pháp để thu thập khối tài liệu này cũng còn nhiều hạn chế, chƣa sát sao và hiệu quả còn thấp. Đây là nguyên nhân dẫn đến tình trạng thất lạc, mất mát tài liệu. Với tình trạng đó, việc quản lý tài liệu đối với cán bộ lƣu trữ gặp rất nhiều khó khăn, đồng thời khó khăn cả với cán bộ chuyên môn do tài liệu hầu nhƣ đƣợc cất giữ ở tình trạng bó, gói.
+ Đối với công tác phân loại tài liệu: Chƣa xây dựng đƣợc một phƣơng án phân loại chi tiết chung cho toàn phông. Chính vì vậy, trong công tác phân loại tài
liệu chƣa tạo đƣợc sự thống nhất giữa các nhóm tài liệu trong toàn phông, cách sắp xếp trong kho đối với tài liệu giữa các đợt chỉnh lý khác nhau không thống nhất, gây khó khăn cho công tác quản lý và tra tìm tài liệu của kho.
+ Trong công tác xác định giá trị tài liệu còn nhiều vƣớng mắc chƣa đƣợc làm rõ. Cụ thể nhƣ việc trong bảng thời hạn bảo quản mẫu có sử dụng một số thuật ngữ đa nghĩa, các dấu chấm lửng nên việc vận dụng trong thực tế còn gặp khó khăn, hoặc gây lúng túng cho ngƣời vận dụng. Thêm nữa, hiện nay danh mục các nhóm tài liệu trong bảng thời hạn bảo quản mẫu chƣa bao trùm toàn bộ tài liệu thuộc phông lƣu trữ Uỷ ban Kiểm tra Trung ƣơng, nên trong quá trình xác định giá trị đối với một số loại tài liệu không có trong danh sách đó gặp nhiều khó khăn.
+ Chƣa chú ý nhiều tới việc xây dựng hệ thống công cụ tra cứu. Hiện tại, hệ thống công cụ tra cứu tại kho lƣu trữ cơ quan còn rất đơn giản, thiếu hệ thống công cụ hiện đại nhằm đáp ứng nhanh chóng các yêu cầu khai thác tài liệu của độc giả.
Tiểu kết chƣơng 2
Trên cơ sở những phân tích ở chƣơng 1, trong chƣơng 2 của luận văn tác giả đã phân tích thực trạng hoạt động quản lý trong công tác lƣu trữ của Cơ quan Ủy ban Kiểm tra Trung ƣơng về : Tổ chức bộ phận quản lý công tác lƣu trữ; bố trí, tuyển dụng cán bộ làm công tác lƣu trữ; xây dựng, ban hành văn bản quy định về công tác lƣu trữ; tổ chức bồi dƣỡng, tập huấn cán bộ làm công tác lƣu trữ; bảo quản an toàn tài liệu lƣu trữ; báo cáo, thống kê về lƣu trữ; kiểm tra, đánh giá tình hình thực hiện nhiệm vụ công tác lƣu trữ; tổ chức thực hiện các nghiệp vụ của công tác lƣu trữ: Thu thập, bổ sung tài liệu lƣu trữ; phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu; thống kê, bảo quản tài liệu lƣu trữ. T đó, chƣơng 2 đã đƣa ra những nhận xét, đánh giá về ƣu điểm, tồn tại trong công tác này của Cơ quan Ủy ban Kiểm tra Trung ƣơng. Đây là những phân tích, nhận định chủ quan của cá nhân tác giả khi là ngƣời trực tiếp tham gia làm công tác văn thƣ, lƣu trữ của Cơ quan để t đó tác giả đề xuất một số giải pháp thực hiện tốt hơn việc quản lý công tác lƣu trữ của Cơ quan Ủy ban Kiểm tra Trung ƣơng.
Chƣơng 3
CÁC GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUẢN LÝ CÔNG TÁC LƢU TRỮ CỦA CƠ QUAN ỦY BAN KIỂM TRA TRUNG ƢƠNG
Trên cơ sở phân tích thực trạng công tác lƣu trữ của Cơ quan Ủy ban Kiểm tra Trung ƣơng, chúng tôi đề xuất các giải pháp chủ yếu để nâng cao hơn nữa hiệu quả quản lý công tác lƣu trữ của Cơ quan Ủy ban Kiểm tra Trung ƣơng trong thời gian tới nhƣ sau :