phẩm tuyên truyền về Việt Nam
Khai thác tài liệu lƣu trữ để biên soạn và xuất bản thành các ấn phẩm lƣu trữ là phƣơng thức đơn giản để quảng bá Việt Nam đến đông đảo công chúng nƣớc ngoài. Các hình thức xuất bản ấn phẩm, sách từ tài liệu lƣu trữ gồm:
a) Sách, ấn phẩm sử dụng tài liệu lƣu trữ về một chủ đề hoặc nhân các sự kiện văn hoá, sự kiện đối ngoại
Những năm qua, các cơ quan, tổ chức đã khai thác, sử dụng tài liệu lƣu trữ (tài liệu, thƣ, điện chúc mừng, ảnh, bản đồ,…) để biên tập thành sách, ấn phẩm giới thiệu về một chủ đề hoặc nhân các sự kiện văn hoá, sự kiện đối ngoại đến công chúng, đƣợc công chúng trong và ngoài nƣớc đón nhận.
Cuốn sách “Tình cảm bạn bè quốc tế với nhân dân Việt Nam trong cuộc kháng chiến chống thực dân Pháp (1946 - 1954) qua tài liệu lƣu trữ” đƣợc Đại
tƣớng Võ Nguyên Giáp viết lời giới thiệu nhƣ sau: “Qua những tài liệu lƣu trữ, chúng ta có dịp hiểu thêm về tình cảm của bạn bè quốc tế đối với nhân dân ta; hiểu thêm đƣợc khát vọng hoà bình của các dân tộc trên thế giới và tính chất chính nghĩa của cuộc kháng chiến vì độc lập và tự do của dân tộc Việt Nam” [53, 05].
Cuốn “Hà Nội - Sự kiện - Sự việc (1945 - 1954) qua tài liệu lƣu trữ” giới thiệu sự việc, sự kiện phản ánh hoạt động của các nhà chính trị, tƣớng lĩnh quân đội, những ngƣời dân Hà Nội... sắp xếp theo thể biên niên sử dựa trên các loại hình tài liệu lƣu trữ (tài liệu giấy, tài liệu phim ảnh, bản đồ...) hiện đang bảo quản tại TTLTQG III. Mỗi sự việc, sự kiện đƣợc đƣa các thông tin về thời gian xảy ra sự kiện, địa điểm xảy ra sự kiện, tóm tắt nội dung sự kiện và chỉ dẫn rõ nguốn gốc xuất xứ của tài liệu (tên phông lƣu trữ, số hồ sơ lƣu trữ, số trang tài liệu trong hồ sơ) nhằm giúp ngƣời đọc thấy đƣợc tính tin cậy của thông tin và có thể tra cứu, tìm kiếm thông tin chi tiết khi cần [54].
Ấn phẩm “Quan hệ Việt Nam – Cuba qua tài liệu lƣu trữ 1960-2005” đƣợc viết bằng 2 ngôn ngữ: tiếng Việt và tiếng Tây Ba Nha, giới thiệu đông đảo tới công chúng và bạn bè thế giới về mối quan hệ hợp tác, hữu nghị giữa hai quốc gia, đƣợc phản ánh một cách chân thực, sống động qua các tài liệu lƣu trữ, các bức ảnh, các áp phích, tranh cổ động… [13]
Sách “Kiến trúc các công trình xây dựng tại Hà Nội 1875-1945” đƣợc viết bằng 2 ngôn ngữ: tiếng Việt và tiếng Pháp, giới thiệu tới công chúng trong nƣớc và bạn bè thế giới về 32 công trình kiến trúc, những biệt thự mang phong cách kiến trúc văn hoá Pháp tại Việt Nam với 53 bản vẽ thiết kế và 23 bức ảnh minh hoạ cho di sản kiến trúc của Hà Nội [50].
Sách "Hà Nội qua tƣ liệu và tài liệu lƣu trữ 1983-1954" (2 tập, Nhà xuất bản Hà Nội, năm 2010) là cuốn sách tập hợp các tƣ liệu, tài liệu tiếng Pháp, tƣ liệu tiếng Việt, tài liệu Hán-Nôm đang đƣợc bảo quảnn tại TTLTQG I. Các nguồn tƣ liệu và tài liệu này đã phản ánh về lịch sử hình thành và phát triển của Hà Nội trên các lĩnh vực chính (địa giới, tổ chức bộ máy hành chính, quy hoạch-xây dựng, giao thông công chính và văn hoá, giáo dục) trong quá trình đô thị hoá của Hà Nội từ 1983-
1954, đƣợc Giáo sƣ Phan Huy Lê đánh giá là "một bộ sách công cụ tra cứu có giá trị, góp phần thúc đẩy sự phát triển của ngành Hà Nội học, tạo điều kiện cho các nhà khoa học và bạn đọc mở rộng các nguồn thông tin tƣ liệu về Hà Nội" [17].
Bộ Ngoại giao cũng chủ động sử dụng tài liệu lƣu trữ để biên tập và xuất bản các ấn phẩm tuyên truyền về Việt Nam nhƣ: “Hiệp định Geneve 50 năm nhìn lại”, “Cộng đồng ASEAN”, “Chặng đƣờng 30 năm và công tác ngoại giao phục vụ kinh tế”…[01,04-05].
b) Sách ảnh giới thiệu về đất nƣớc, con ngƣời, văn hoá Việt Nam
Sách ảnh là xuất bản phẩm đặc biệt, chỉ sử dụng tài liệu ảnh để biên tập, xuất bản thành sách. Một số sách ảnh đƣợc công chúng quan tâm là:
Sách ảnh “Phạm Khắc - Mê Kông ký sự - phim và ảnh” (Nhà xuất bản Văn Nghệ, năm 2009) với hơn 2.000 bức ảnh chụp ở Myanmar, Thái Lan, Trung Quốc,
Lào, Campuchia và Việt Nam, đƣợc trình bày theo dạng song ngữ, phản ánh các
phong tục, lễ hội, những nét đẹp trong cuộc sống thƣờng ngày của con ngƣời ở mỗi quốc gia. Ông Nguyễn Đức Bình, Giám đốc Nhà xuất bản Văn Nghệ cho rằng: "... Với hình ảnh đẹp có lời chú thích, bình luận, tập sách ảnh là tập tƣ liệu quý về dòng sông Mekong".
Sách ảnh“Lễ hội Tây Nguyên” (Nhà xuất bản Thế giới, năm 2008) với 102 tác phẩm đƣợc chọn lọc của Nghệ sỹ Nhiếp ảnh Trần Phong, phản ánh hình ảnh Tây Nguyên qua các kỳ lễ hội một cách tập trung nhất, sâu thẳm nhất và rực rỡ nhất qua không gian cồng chiêng, họa tiết của trang phục, nhà rông và vẻ đẹp săn chắc, rắn rỏi của con ngƣời Tây Nguyên. Cuốn sách không chỉ cống hiến cho độc giả cơ hội thƣởng thức những giá trị nghệ thuật của nhiếp ảnh, mà còn là bộ tƣ liệu quý về những giá trị văn hóa Tây Nguyên và đó cũng là một thông điệp nhắc nhở mọi ngƣời hãy gìn giữ những di sản vô giá đó. Nhà nghiên cứu Nguyên Ngọc cho rằng, có nhiều hình ảnh về Tây Nguyên đến nay đã không còn tồn tại hồn nhiên trong cuộc sống, du khách muốn chiêm ngƣỡng, chỉ có thể qua con đƣờng phục dựng. "Đây không phải là một tập ảnh thông thƣờng. Cho tôi nói điều này: Đây là di chúc của một nền văn hóa đang đứng trƣớc nguy cơ biến mất, trên con đƣờng đi tới xăm
xăm của chúng ta. Cho nên, đây cũng là một câu hỏi lớn, về một vấn đề không hề nhỏ: Sẽ đi đến đâu đây, để làm gì đây, khi cuộc đi tới phải trả giá bằng sự biến mất của những giá trị vĩnh cửu này?”[72].
c) Công bố, giới thiệu tài liệu lƣu trữ và các ấn phẩm lƣu trữ qua mạng internet Ứng dụng công nghệ thông tin trong công bố, giới thiệu tài liệu lƣu trữ qua mạng internet giúp cho các đối tác của cơ quan lƣu trữ ngày càng thuận lợi trong việc tìm kiếm thông tin tài liệu lƣu trữ khi không phải đến tận cơ quan lƣu trữ đăng ký và mất thời gian chờ đợi đọc tài liệu hoặc mỏi mắt tìm những cuốn sách giới thiệu về tài liệu lƣu trữ không có trên các giá sách best-seller tại các hiệu sách…Chỉ bằng một cú nhấp chuột từ máy vi tính có nối mạng internet, công chúng có thể tìm đƣợc cái mình cần. Điều đó không chỉ là thu hẹp khoảng cách giữa lƣu trữ và công chúng, đƣa tài liệu lƣu trữ đến với công chúng mà hơn thế nữa, chúng ta còn hi vọng rằng, tài liệu lƣu trữ còn góp phần “đƣa Việt Nam đến với bạn bè quốc tế” trong một tƣơng lai gần.
Hiện nay, Cục Văn thƣ và Lƣu trữ Nhà nƣớc đã tổ chức giới thiệu tài liệu lƣu trữ thông qua chuyên mục “Công bố, giới thiệu tài liệu lƣu trữ” và qua các ấn phẩm lƣu trữ điện tử nhƣ: “Sách chỉ dẫn các phông lƣu trữ thời kỳ thuộc địa bảo quản tại TTLTQG I-Hà Nội”, “Địa danh làng xã Bắc kỳ” bằng tiếng Việt và tiếng Pháp trên trang thông tin điện tử của Cục (http://www.luutruvn.gov.vn hoặc http://www.archives.gov.vn).
Tuy nhiên, việc công bố các ấn phẩm trên internet hiện nay cũng chƣa nhiều và chƣa công bố danh mục tài liệu và công bố toàn văn các phông tài liệu hiện đang bảo quản tại các TTLTQG do chƣa có các quy đinh cụ thể về vấn đề này trong các văn bản quy phạm, văn bản hƣớng dẫn của các cơ quan có thẩm quyền.