Bên cạnh những thành tựu đã đạt đƣợc, việc khai thác, sử dụng tài liệu lƣu trữ phục vụ hoạt động văn hoá đối ngoại còn có những hạn chế sau:
Thứ nhất là, nhận thức về việc sử dụng tài liệu lƣu trữ để triển khai các hoạt
cơ quan lƣu trữ để tìm kiếm tài liệu phục vụ cho các hoạt động văn hoá đối ngoại còn hạn chế và thiếu chủ động. Nhiều cán bộ ngoại giao, cán bộ văn hoá và các cán bộ chuyên môn chƣa biết rằng tài liệu lƣu trữ có thể là phƣơng tiện hữu hiệu trong việc giới thiệu về đất nƣớc, con ngƣời, hoạt động của cơ quan, tổ chức mình trong việc quảng bá hình ảnh của Việt Nam, của cơ quan với bạn bè quốc tế, các đối tác và đồng nghiệp các nƣớc nhƣ ý kiến của GS.TSKH. Nguyễn Văn Thâm về việc sử dụng tài liệu lƣu trữ trong các tác phẩm văn hoá: “Cuốn “Lãng du trong văn hoá Việt Nam” của Hữu Ngọc, một cuốn sách mà bản tiếng Anh của nó in từ năm 2006 đã đƣợc tặng Giải vàng sách Việt Nam năm đó, cũng không thấy tác giả cuốn sách để tâm đến tài liệu lƣu trữ. Những trích dẫn trong cuốn sách hơn 1000 trang của Hữu Ngọc là vô cùng đa dạng và từ rất nhiều nguồn phong phú, nhƣng thật khó khăn nếu ai muốn tìm trong đó những trích dẫn từ tài liệu lƣu trữ văn hoá, chẳng hạn nhƣ từ kho Mộc bản Triều Nguyễn, từ các lƣu trữ phim ảnh v.v… ngoại trừ một bài “Bia Kinh Bắc nói gì” (Tr.66)” [44, 176].
Thứ hai là, công tác tuyên truyền về tài liệu lƣu trữ đến với các đối tƣợng có
nhu cầu khai thác tài liệu phục vụ hoạt động văn hoá đối ngoại chƣa chủ động, chƣa triệt để...nhiều độc giả nƣớc ngoài không biết tìm tài liệu ở đâu do thông tin về các trung tâm lƣu trữ quốc gia trên internet bằng tiếng nƣớc ngoài rất ít, rất sơ lƣợc. Có trƣờng hợp độc giả nƣớc ngoài đến tìm đọc tài liệu tại TTLTQG số 31B Tràng Thi nhƣng khi tìm đến thì TTLTQG I đã chuyển đi, không biết hỏi ai để tìm đúng địa chỉ.
Thứ ba là, sử dụng tài liệu lƣu trữ để triển khai các hoạt động văn hoá đối
ngoại mới chỉ có sự tham gia của một số cơ quan nhƣ cơ quan ngoại giao, cơ quan văn hoá, cơ quan du lịch, cơ quan thông tấn mà chƣa thực sự có sự phối hợp tham gia của nhiều ngành, nhiều lĩnh vực. Ngoài ra, sự phối hợp giữa các cơ quan lƣu trữ, ngoại giao, văn hoá trong việc khai thác tài liệu lƣu trữ phục vụ hoạt động văn hoá đối ngoại chƣa chặt chẽ, chƣa gắn kết, chƣa có lộ trình khoa học và cụ thể. Trong những năm qua, Cục Văn thƣ và Lƣu trữ Nhà nƣớc dựa trên các bản thoả thuận, bản ghi nhớ với Lƣu trữ các nƣớc, các tổ chức quốc tế (Liên bang Nga, Trung Quốc,
Cuba, Pháp) để tổ chức các triển lãm về quan hệ ngoại giao của các nƣớc qua tài liệu lƣu trữ trong và ngoài nƣớc nhƣng vẫn chƣa phối hợp đƣợc với Bộ Ngoại giao trong việc triển khai các triển lãm về quan hệ ngoại giao của các nƣớc qua tài liệu lƣu trữ với hơn 170 nƣớc mà Việt Nam đã đặt quan hệ ngoại giao.
Qua khảo sát, chúng tôi thấy rằng còn nhiều cán bộ văn hoá (ví dụ Trung tâm triển lãm Vân Hồ thuộc Bộ Văn hoá Thể thao và Du lịch) chƣa biết về tài liệu lƣu trữ, về cơ quan lƣu trữ trong quá trình khai thác, thu thập các tài phục vụ hoạt động quảng bá văn hoá, triển lãm trong và ngoài nƣớc hoặc chỉ đề nghị cung cấp tài liệu qua các công văn hành chính mà chƣa chủ động và trực tiếp đến các cơ quan lƣu trữ tìm kiếm tài liệu ngay khi có nội dung công việc.
Thứ tư là, tài liệu chƣa đƣợc tổ chức khoa học, khó khăn trong tra tìm, nhiều
tài liệu không thấy, không đúng yêu cầu của độc giả, cán bộ lƣu trữ phục vụ khai thác sử dụng không hiểu biết sâu sắc về tài liệu và những vấn đề liên quan để có thể tƣ vấn cho độc giả, công tác phục vụ còn chậm chễ... (phụ lục số 07).
Thứ năm là, việc trích dẫn, chỉ đẫn về các tài liệu lƣu trữ trong rất nhiều bài
viết, ấn phẩm, phim ảnh chƣa đƣợc các tác giả chú trong thực hiện theo các nguyên tắc của công tác lƣu trữ. Có thể lấy ví dụ cụ thể nhƣ cuốn sách ảnh “Nét xƣa Hà
Nội” (Hanoi,s Ancient Features) do Nhà xuất bản Thông tấn phát hành năm 2005
nhằm hƣớng tới kỷ niệm 1000 năm Thăng Long Hà Nội, đƣợc trình bày bằng Tiếng Việt và Tiếng Anh với lời bình của ông Dƣơng Trung Quốc - Tổng thƣ ký Hội Khoa học lịch sử Việt Nam, trong đó sử dụng rất nhiều tƣ liệu ảnh đƣợc lấy từ các gia đình, sách ảnh, các ấn phẩm khác, có chú thích về nội dung bức ảnh và những sự kiện có liên quan đến bức ảnh nhƣng không ghi rõ nguồn gốc xuất xứ của các tài liệu một cách khiến nhiều độc giả (trong và ngoài nƣớc) khi ngắm nhìn những bức ảnh đẹp về phong cảnh, di tích, phố phƣờng, nếp sống của ngƣời Hà Nội xƣa vẫn có những câu hỏi không thể trả lời đƣợc: bức ảnh này chụp khi nào? do ai chụp? đang giữ ở đâu? muốn tìm những ảnh gốc thì có thể đƣợc không?
Thứ sáu là, các cơ quan lƣu trữ chƣa thực sự là “điểm đến văn hoá” cho các du
công chúng đến xem do khu vực phục vụ của công chúng tại các cơ quan lƣu trữ còn quá nhỏ hẹp hoặc địa điểm triển lãm xa, không thuận lợi để công chúng tìm đến; do vậy, nhiều triển lãm của cơ quan lƣu trữ phải nhờ địa điểm hoặc phải phối hợp tổ chức với các cơ quan khác (Bảo tàng Hồ Chí Minh, Hội trƣờng Thống Nhất...).
*** Tiểu kết
Việc khai thác, sử dụng tài liệu lƣu trữ phục vụ hoạt động văn hoá đối ngoại đã đƣợc áp dụng trong thực tiễn, tuy nhiên, đến nay vẫn chƣa có các chƣơng trình, đề tài nghiên cứu chuyên sâu hoặc các chƣơng trình tổng kết, đánh giá về vấn đề này.
Trong Chƣơng 2, dựa trên nguyên tắc, lý luận chung về công tác lƣu trữ, kết hợp với phƣơng pháp, yêu cầu trong hoạt động đối ngoại..., tác giả đã xác định các đối tƣợng khai thác tài liệu lƣu trữ phục vụ cho hoạt động văn hoá đối ngoại và giới thiệu, phân tích các hình thức khai thác, sử dụng tài liệu lƣu trữ phục vụ hoạt động văn hoá đối ngoại, từ đó có những đánh giá, nhận xét một cách chung nhất về việc khai thác, sử dụng tài liệu lƣu trữ phục vụ hoạt động văn hoá đối ngoại trong thời gian qua tại Việt Nam.
Tuy nhiên các hình thức đƣợc giới thiệu còn đơn giản, hi vọng rằng sẽ có nhiều hình thức khác sẽ đƣợc nghiên cứu, áp dụng nhằm giới thiệu tài liệu lƣu trữ nhƣ một nguồn thông tin quá khứ quan trọng trong việc giới thiệu hình ảnh của Việt Nam với bạn bè quốc tế.
CHƢƠNG 3