tuyến tài liệu lƣu trữ tài liệu lƣu trữ để giới thiệu về Việt Nam tới công chúng và bạn bè quốc tế
Trƣng bày, triển lãm là một trong những hình thức tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu nhằm công bố, giới thiệu, tuyên truyền và tăng cƣờng hiểu biết xã hội về công tác lƣu trữ, tài liệu lƣu trữ thông qua các chủ đề mà ngƣời tổ chức hƣớng tới. Các triển lãm về hoạt động văn hoá thƣờng sử dụng các tài liệu, tƣ liệu lƣu trữ nhƣ: tài liệu lƣu trữ giấy, tài liệu ảnh, các bản ghi âm thanh, ghi hình, hiện vật...
Triển lãm tài liệu lƣu trữ không chỉ có chức năng giáo dục, tuyên truyền, phục vụ nhiệm vụ chính trị của Đảng, Nhà nƣớc trong từng thời kỳ lịch sử mà còn là hình thức nghệ thuật hấp dẫn và lôi cuốn đối với ngƣời xem. Thông qua triển lãm tài liệu lƣu trữ, các đối tƣợng khác nhau tiếp nhận các sự kiện một cách tự nhiên thông qua hình ảnh, tƣ liệu, hiện vật...
Ngoài các triển lãm cố định (tại cơ quan lƣu trữ, bảo tàng ở một địa điểm nhất định, hạn chế số lƣợng độc giả đến tham quan triển lãm), có thể tổ chức triển lãm lƣu động, triển lãm ngoài trời, triển lãm trực tuyến tài liệu lƣu trữ. Triển lãm tài liệu lƣu trữ lƣu động đƣợc tổ chức trong một thời điểm nhất định, tại nhiều địa phƣơng khác nhau, công chúng ở nhiều nơi khác nhau đều có thể tham quan mà không bị phụ thuộc vào không gian và triển lãm tài liệu lƣu trữ trực tuyến thì thuận tiện là độc giả ở bất cứ đâu cũng có thể truy cập xem triển lãm vào bất cứ lúc nào, cơ quan tổ chức giúp tiết kiệm đƣợc kinh phí trong việc tổ chức, bảo quản, phục vụ độc giả nhƣng độc giả lại không đƣợc tiếp cận trực tiếp với tài liệu.
3.11.3. Sử dụng phim tài liệu, tƣ liệu để giới thiệu về đất nƣớc, con ngƣời Việt Nam với bạn bè quốc tế Việt Nam với bạn bè quốc tế
Ngày nay, ngƣời ta nhận ra giá trị vô giá của những thƣớc phim tƣ liệu là "đánh thức những thƣớc phim tƣ liệu quay trong quá khứ bằng ánh sáng của tƣ tƣởng mới, cái nhìn mới, chiều sâu nhận thức mới về những gì đã qua” [62]. Tổ chức UNESCO đã khuyến cáo “Lƣu trữ điện ảnh rất quan trọng đối với di sản văn hoá thế giới. Phổ biến phim lƣu trữ đến công chúng còn quan trọng hơn”.
Sử dụng phim tài liệu, tƣ liệu đang đƣợc lƣu giữ trong các cơ quan phục vụ hoạt động văn hoá đối ngoại là biện pháp đơn giản và hiệu quả để bạn bè quốc tế hiểu thêm về đất nƣớc, con ngƣời Việt Nam qua những thƣớc phim lƣu trữ sống động, đồng thời còn có thể giúp cộng đồng ngƣời Việt ở nƣớc ngoài, các thế hệ ngƣời Việt thứ hai, thứ ba, thứ tƣ ở nƣớc ngoài hiểu thêm về cội nguồn dân tộc, về văn hoá, quê hƣơng đất nƣớc của mình.
Ngoài ra, các cơ quan lƣu trữ có thể tổ chức các hình thức truyền thông lƣu trữ hoặc lƣu trữ truyền miệng thông qua việc làm phim, phỏng vấn, ghi âm, ghi hình đối với các cá nhân (các nhà hoạt động chính trị, quân sự, ngoại giao, nhân chứng lịch sử, các nhà khoa học, các văn nghệ sỹ…) kết hợp với các tài liệu lƣu trữ để tái hiện lại những sự kiện lịch sử, làm phong phú và hấp dẫn trong việc tiếp cận tài liệu lƣu trữ. Hình thức này sẽ gây ấn tƣợng với độc giả bởi tính chân thực và thời sự. Tuy nhiên, việc tổ chức thực hiện sẽ cần phải đầu tƣ về nội dung, thời gian, kinh phí, và phải có trình độ nghệ thuật...do vậy đội ngũ cán bộ làm công tác này phải am hiểu về các sự kiện lịch sử, biết cách dẫn chuyên, đặt vấn đề, có phông văn hoá và phải có sự kết hợp chặt chẽ với các cơ quan truyền thông.
Sản phẩm các bộ phim lƣu trữ có thể quảng bá đến công chúng tại các cơ quan lƣu trữ và qua các kênh thông tin truyền thông, thông tin đối ngoại. Vì vậy, Việt Nam phải chủ động và thƣờng xuyên phối hợp với trung tâm triển lãm, bảo tàng, rạp chiếu phim tại các nƣớc để giới thiệu các bộ phim lƣu trữ của Việt Nam và về Việt Nam nhằm quảng bá hình ảnh Việt Nam tới cộng đồng quốc tế (các phim chiếu đối với độc giả nƣớc ngoài phải có phụ đề hoặc thuyết minh bằng tiếng nƣớc ngoài).
3.11.4. Sử dụng tài liệu lƣu trữ trong các bài viết chuyên khảo, chuyên ngành về đất nƣớc, con ngƣời, văn hoá Việt Nam trên các tạp chí khoa học có ngành về đất nƣớc, con ngƣời, văn hoá Việt Nam trên các tạp chí khoa học có uy tín của Việt Nam và của các nƣớc bằng tiếng nƣớc ngoài và xây dựng các sản phẩm văn hoá lƣu trữ
Các cơ quan, tổ chức cần tăng cƣờng sử dụng các hình ảnh từ tài liệu lƣu trữ để đƣa tin, viết bài về đất nƣớc, con ngƣời, các hoạt động văn hóa, đời sống sinh
hoạt, món ăn truyền thống, nghề thủ công mỹ nghệ đặc trƣng của Việt Nam trên các tạp chí khoa học có uy tín, tạp chí về văn hoá Việt Nam, các tạp chí du lịch hàng
đầu thế giới, các tạp chí xuất bản bằng tiếng nƣớc ngoài của Việt Nam và của các
nƣớc bằng tiếng nƣớc ngoài để giới thiệu đến bạn bè thế giới biết đến đất nƣớc, con ngƣời Việt Nam.
Ngoài ra, cơ quan lƣu trữ cũng cần nghiên cứu xây dựng các sản phẩm văn hoá lƣu trữ làm quà cho khách thăm quan nhƣ: văn bản sao chép làm giống nhƣ bản gốc, bản sƣu tập chữ ký của Chủ tịch Hồ Chí Minh, các bƣu ảnh có sử dụng tài liệu lƣu trữ, ấn phẩm viết từ tài liệu lƣu trữ, đĩa phim ảnh lƣu trữ (có phụ đề tiếng nƣớc ngoài đối với sản phẩm bán cho khách quốc tế)…
Con tem hoặc tấm bƣu ảnh, bƣu thiếp nhỏ bé có thể là những tấm danh thiếp của Việt Nam đối với các nƣớc trên thế giới, là công cụ tuyên truyền, giao lƣu, hợp tác và quảng bá về đất nƣớc, con ngƣời Việt Nam, là biểu tƣợng của nền văn hóa, nghệ thuật đặc sắc Việt Nam. Do vậy, cũng có thể sử dụng tài liệu lƣu trữ trên các bƣu thiếp, bƣu ảnh, tem bƣu nhƣ món quà tặng cho các du khách thích khám phá những nền văn hoá độc đáo, cảnh sắc nên thơ của Việt Nam, nhƣ bộ bƣu ảnh lƣu trữ về Hà Nội trong dáng dấp của kiến trúc Pháp để du khách quốc tế lƣu dấn ấn về một Hà Nội thanh lịch, cổ kính mà cũng năng động, hiện đại (trong đó có thể sử dụng tài liệu lƣu trữ về hình ảnh của Cầu Long Biên, hình ảnh về Phủ Chủ tịch (Phủ Phủ Toàn quyền Đông Dƣơng xƣa-một trong những dinh thự đẹp nhất thế giới do Tờ Huffington Post bình chọn), Chợ Đồng Xuân, Nhà thờ Lớn Hà Nội... hoặc bƣu ảnh lƣu trữ các hình ảnh về địa lý, nhân văn, phong cảnh đẹp đất nƣớc trên cả ba miền Bắc, Trung, Nam của Việt Nam, các lễ hội, các loại hình tranh dân gian, đồ chơi của trẻ em... trong bộ sƣu tập ảnh về Việt Nam và Đông Dƣơng trƣớc những năm 1950, hoặc bƣu ảnh lƣu trữ ruộng bậc thang vùng Sa Pa (Lào Cai - đƣợc độc giả của Tạp chí du lịch Mỹ Travel & Leisure bình chọn vào danh sách 7 khu vực có ruộng bậc thang đẹp nhất châu Á và thế giới với lời bình luận “Với cảnh quan tuyệt vời trông giống nhƣ chiếc thang leo lên bầu trời của những thửa ruộng bậc thang,... cuộc sống
đầy bản sắc của ngƣời Hmông và ngƣời Dao… cũng là điểm đến thú vị cho nhiều
ngƣời muốn tìm hiểu, khám phá và chiêm ngƣỡng”)...(phụ lục 03).