Do nhiều nguyên nhân khác nhau nên nhiều tài liệu lƣu trữ có giá trị của Việt Nam đã bị mất mát hoặc phân tán ở nhiều nơi, cả trong nƣớc và ngoài nƣớc, dẫn đến sự thiết hụt về thành phần tài liệu của Phông Lƣu trữ Quốc gia. Bởi vậy, để phục vụ tốt yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lƣu trữ cho các hoạt động văn hoá đối ngoại thì việc thu thập, sƣu tầm tài liệu là thực sự cần thiết.
Những năm qua, các cơ quan lƣu trữ đã thu thập nhiều tài liệu của các cơ quan thuộc nguồn nộp lƣu và sƣu tầm tài liệu lƣu trữ quý, hiếm đƣợc bảo quản tại các gia đình, dòng họ ở trong nƣớc và ở các lƣu trữ, thƣ viện tại một số nƣớc trên thế giới nhƣ: Pháp, Hoa Kỳ, Trung Quốc, Thái Lan, Nga, Đức, Nhật Bản, Anh, Hà Lan,… Tuy nhiên, thực tế còn nhiều cơ quan thuộc nguồn nộp lƣu vào các TTLTQG (các đơn vị chuyên môn của Bộ Văn hoá, Thể thao và Du lịch nhƣ: Cục Di sản văn hoá, Cục Văn hoá cơ sở...) và nhiều lƣu trữ chuyên ngành (ngoại giao, quốc phòng, an ninh, truyền thanh, truyền hình...) vẫn chƣa nộp tài liệu vào các TTLTQG theo quy định nên Phông Lƣu trữ Quốc gia Việt Nam còn thiếu nhiều tài liệu quan trọng, dẫn đến việc tổ chức khoa học tài liệu và phục vụ khai thác tài liệu chƣa thực sự đáp ứng đƣợc các yêu cầu khác nhau của các khách hàng lƣu trữ. Chỉ khi cơ quan lƣu trữ có đầy đủ tài liệu thì cơ quan lƣu trữ mới có thể đáp ứng các yêu cầu của khách hàng.
Do vậy, trong thời gian tới, công tác thu thập, sƣu tầm tài liệu lƣu trữ cần đƣợc đẩy mạnh nhằm bổ sung tài liệu lƣu trữ cho Phông Lƣu trữ Quốc gia Việt Nam với các nội dung sau:
Thứ nhất, khảo sát, thống kê và tiến hành thu nhập những tài liệu có giá trị đối
quy định, chú trọng thu những loại hình tài liệu khác nhau nhƣ ảnh, phim ảnh, tài liệu khoa học công nghệ và các sƣu tập lƣu trữ phản ánh các sự kiện văn hoá, xã hội đặc biệt để làm phong phú loại hình và nội dung của Phông Lƣu trữ Quốc gia.
Thứ hai, tăng cƣờng lựa chọn, sƣu tầm các tài liệu lƣu trữ trên các vật mang tin
khác nhau, những tài liệu lƣu trữ quý, hiếm của Việt Nam và về Việt Nam hiện đang bảo quản ở trong nƣớc và nƣớc ngoài, tài liệu của các cá nhân, gia đình, dòng họ tiêu biểu (không thuộc nguồn nộp lƣu) để bổ sung vào Phông Lƣu trữ Quốc gia.