, 4 Điều 3 của Luật Quy hoạch đơ thị của Quốc hội khóa XII kỳ họp thứ 5 số 30/2009/QH12 ngày 17/6/2009.
1.4.3. Công tác bảo quản tài liệu:
Bảo quản tài liệu là công tác tổ chức và thực hiện những biện pháp khoa học và kỹ thuật để bảo vệ an toàn và kéo dài tuổi thọ của tài liệu, nhằm phục vụ cho việc nghiên cứu, khai thác và sử dụng tài liệu sau này.
Hiện tại, kho lưu trữ của Sở được bố trí ở tầng 6, là tầng cao nhất của trụ sở cơ quan. Kho có diện tích là 60 m2
, trong kho có đầy đủ giá kệ, cặp 3 dây, hộp đựng tài liệu.
Trong những năm qua, do lãnh đạo Sở Quy hoạch - Kiến trúc rất quan tâm đến khối tài liệu hiện đang bảo quản tại đây, nên hầu như những trang thiết bị
Đào Thị Thanh Xuân Kho¸: 2006 - 2009 44 Trong kho có các phương tiện bảo quản như: hệ thống phịng chống cháy (bình chữa cháy), hệ thống chiếu sáng, máy hút bụi, quạt thơng gió …
Tuy nhiên, do việc sử dụng tài liệu thường xun, khơng tránh được tình trạng tài liệu phải di chuyển nhiều; thêm vào đó có một số tài liệu hiện chưa được bảo quản trong cặp, hộp nên khơng tránh khỏi tình trạng ẩm mốc, mối, mọt … Do đó, hàng năm Sở Quy hoạch - Kiến trúc đều có thuê Trung tâm lưu trữ Quốc gia III đến phun thuốc chống mối mọt 1 lần. Điều này giúp cho tình trạng tài liệu của Sở được tốt hơn.
Những năm gần đây cán bộ lưu trữ cũng như các cán bộ của Sở đã có sự quan tâm đến tình hình công tác lưu trữ tại Sở. Việc sắp xếp và bảo quản tài liệu đã được tiến hành một cách khoa học hơn. Nhưng có một bất cập là hiện nay bộ phận lưu trữ của Sở thuộc sự quản lý của Phịng Tổ chức - Hành chính - Tài vụ (nay là Văn phòng Sở). Việc chỉ đạo về cơng tác lưu trữ chủ yếu là do Trưởng phịng quyết định, nhưng do những công việc khác chiếm nhiều thời gian nên sự quan tâm đến công tác lưu trữ còn hạn chế. Theo quy định, hàng năm các Sở, ban, ngành thuộc thành phố Hà Nội đều phải tiến hành kiểm tra và phải có báo cáo về tình hình cơng tác lưu trữ nộp lên Trung tâm lưu trữ thành phố Hà Nội. Tuy nhiên, theo khảo sát của chúng tơi tại Trung tâm thì Sở Quy hoạch - Kiến trúc mới chỉ nộp báo cáo về công tác lưu trữ vào năm 1995, 1997, 1998; còn từ năm 2000 trở lại đây thì khơng có.
Việc nộp báo cáo cho Lãnh đạo của Sở về tình hình cơng tác lưu trữ cũng không được tiến hành thường xun. Chính vì khơng liên tục kiểm tra nên Lãnh đạo nhiều khi không được cung cấp đầy đủ những thơng tin về số lượng, thành phần và tình trạng vật lý của tài liệu, do đó những bất cập, hạn chế trong việc lưu giữ và bảo quản tài liệu chưa được khắc phục kịp thời.
Chương 2: