, 4 Điều 3 của Luật Quy hoạch đơ thị của Quốc hội khóa XII kỳ họp thứ 5 số 30/2009/QH12 ngày 17/6/2009.
quản lý đô thị.
2.3. Nhận xét về tình hình khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Sở Quy hoạch Kiến trúc Hà Nội:
hoạch - Kiến trúc Hà Nội:
Từ thực tế về tình hình khai thác và sử dụng TLLT tại Sở Quy hoạch - Kiến trúc Hà Nội như trên đã trình bày; chúng tơi nhận thấy cơng tác này đã đạt được một số ưu điểm, nhưng bên cạnh đó vẫn cịn tồn tại những hạn chế cần phải khắc phục.
2.3.1. Ưu điểm.
- Những năm qua nhằm quản lý chặt chẽ hồ sơ, tài liệu lưu trữ, Sở Quy hoạch - Kiến trúc Hà Nội đã ban hành quy định về quản lý, sử dụng tài liệu; trong đó có quy định về đối tượng và thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ. Chính việc này đã tạo điều kiện thuận lợi cho việc tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu tại Sở.
- Cán bộ lưu trữ của Sở đã tiến hành thực hiện tương đối đầy đủ các khâu như chỉnh lý, phân loại, xây dựng cơng cụ tra cứu, bảo quản tài liệu. Đây chính là cơ sở để tạo điều kiện thuận lợi cho công tác khai thác, sử dụng TLLT tại Sở đạt hiệu quả.
+ Thông qua việc hợp tác với các Trung tâm lưu trữ I, III, Trung tâm lưu trữ Hà Nội đến chỉnh lý tài liệu, tồn bộ khối tài liệu chun mơn ở Sở đã được tiến hành chỉnh lý một cách khoa học. Nhờ thế việc tra tìm tài liệu được thuận lợi, chính xác, và kịp thời đưa tài liệu ra phục vụ độc giả.
+ Cơng cụ tra cứu chính ở Sở là mục lục hồ sơ, nhờ có cơng cụ tra cứu này mà cán bộ lưu trữ đã phục vụ tài liệu cho rất nhiều đối tượng là cán bộ cơ quan và đối tượng bên ngoài. Đồng thời trong thời gian qua cán bộ lưu trữ đã tiến hành việc cho nhập các dữ liệu trong mục lục vào máy tính để tạo điều kiện cho việc tra cứu được nhanh chóng, dễ dàng và thuận tiện.
- Mặc dù chỉ là lưu trữ cơ quan, nhưng ngồi nhiệm vụ chính là phục vụ cán bộ trong cơ quan, Sở cũng đã phục vụ được nhiều đối tượng bên ngồi cơ quan, có nhu cầu và mục đích khai thác chính đáng như các Sở, các ngành có
Đào Thị Thanh Xuân Kho¸: 2006 - 2009 76 liên quan, các cơ quan, tổ chức, cá nhân có nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu của Sở.
Cùng với việc phục vụ nhiều đối tượng, Sở cũng đã áp dụng một số hình thức khai thác, sử dụng TLLT để tạo thuận lợi cho người khai thác trong việc tiếp cận và sử dụng tài liệu ở đây. Những hình thức như đọc tài liệu tại chỗ và cho mượn tài liệu, sao chụp, chứng thực tài liệu và đặc biệt là hình thức trả lời thơng tin bằng công văn ở Sở đã tạo điều kiện thuận lợi cho độc giả tiếp cận, khai thác TLLT.
- TLLT ở đây là nguồn thông tin phục vụ trực tiếp cho việc giải quyết công việc hàng ngày ở Sở. Do đó, lãnh đạo Sở rất quan tâm, tạo điều kiện đáp ứng các yêu cầu trang thiết bị phục vụ cho cơng tác lưu trữ nói chung và khai thác, sử dụng tài liệu nói riêng đảm bảo việc tra tìm thơng tin nhanh chóng, thuận lợi.
Được sự quan tâm của lãnh đạo về cơ sở vật chất, kho lưu trữ của Sở đã được trang bị các thiết bị cần thiết như giá kệ để tài liệu, các thiết bị chiếu sáng, máy hút bụi, quạt thơng gió … tương đối đầy đủ; và hàng năm Sở đều có thuê Trung tâm III phun thuốc chống mối mọt một lần. Vì thế việc bảo quản tài liệu lưu trữ rất tốt, thuận lợi cho việc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ về lâu dài.
2.3.2. Hạn chế.
Bên cạnh những ưu điểm đã đạt được trong công tác lưu trữ như đã nêu trên, thì cơng tác này vẫn cịn một số hạn chế và thiếu sót. Những hạn chế đó là:
- Còn thiếu những quy định về cơng tác lưu trữ nói chung và cơng tác khai thác sử dụng TLLT nói riêng. Cho đến nay, Sở Quy hoạch - Kiến trúc Hà Nội mới chỉ có một văn bản quy định về việc quản lý và sử dụng hồ sơ tài tiệu. Tuy nhiên, văn bản này mới chỉ đề cập chung chung các vấn đề về cơng tác lưu trữ nói chung và cơng tác khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ nói riêng; chưa nêu cụ thể và còn thiếu những quy định về các khâu nghiệp vụ của công tác lưu trữ.
Các mặt của công tác lưu trữ như tổ chức khoa học tài liệu, bảo quản tài liệu và khai thác, sử dụng tài liệu vẫn chưa được quy định cụ thể; điều này gây hạn chế rất nhiều trong công tác tổ chức khoa học tài liệu và công tác khai thác, sử dụng TLLT.
- Từ việc thiếu những văn bản quy định cụ thể dẫn đến tình trạng lãnh đạo và cán bộ chưa nhận thức được trách nhiệm giao nộp tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động vào lưu trữ cơ quan. Tình trạng lãnh đạo và các phòng giữ
lại tài liệu để tiện sử dụng cho công việc hàng ngày là phổ biến. Việc này sẽ ảnh hưởng đến chất lượng của công tác lưu trữ và phơng lưu trữ của Sở.
Ngồi ngun nhân là cơ sở pháp lý chưa đầy đủ, thì một nguyên nhân nữa dẫn đến những hạn chế trong việc thu thập và chỉnh lý tài liệu tại Sở; đó là do ý thức của cán bộ trong cơ quan về công tác lưu trữ. Đối với các cán bộ này, công tác lưu trữ được coi là trách nhiệm của cán bộ lưu trữ và không liên quan đến cán bộ của phòng, ban khác. Cho nên tài liệu sau khi giải quyết xong công việc đa phần không được lập thành hồ sơ hồn chỉnh. Chỉ có những tài liệu theo u cầu cảu cơng việc chun mơn, cần phải thu thập thì mới được lập thành hồ sơ tương đối hoàn chỉnh.
Do đó mà Sở chỉ quan tâm đến việc chỉnh lý khối hồ sơ, tài liệu chun mơn là chủ yếu; vì đây chính là nhiêm vụ, là căn cứ để giải quyết công việc hàng ngày tại Sở; cịn khối tài liệu hành chính thì chưa được quan tâm đúng mức.
Bên cạnh đó, dù đã được các Trung tâm lưu trữ tiến hành chỉnh lý và lập các mục lục hồ sơ để thuận lợi cho việc tra cứu. Tuy nhiên, cán bộ lưu trữ ở đây lại tự lập một mục lục hồ sơ riêng theo thói quen cơng việc của mình; điều này chỉ thuận tiện cho cá nhân cán bộ lưu trữ theo dõi, nhưng các đối tượng khác muốn sử dụng mục lục này để tra tìm lại gặp khơng ít khó khăn.
Nhiều năm nay, Sở đã rất quan tâm đến việc áp dụng công nghệ thông tin, như việc tạo điều kiện để cán bộ lưu trữ có thể nhập các dữ liệu vào máy tính, tạo thuận lợi cho việc tra cứu tài liệu. Nhưng do trình độ của cán bộ lưu trữ hạn chế nên chưa xây dựng được một hệ thống tra cứu hồ sơ trên máy. Việc tra tìm tài liệu chưa được nhanh, gây nhiều khó khăn cho cả cán bộ lưu trữ lẫn người mượn.
- Các hình thức phục vụ khai thác, sử dụng TLLT ở Sở như:
+ Phòng đọc chưa đáp ứng đầy đủ điều kiện vật chất của một phòng đọc đúng tiêu chuẩn.
+ Hình thức cơng bố tài liệu lưu trữ của Sở tuy có được tiến hành, nhưng vẫn chưa đạt được hiệu quả cần thiết.
Những hình thức mà Sở đang áp dụng vẫn chưa thực sự giới thiệu cho đối tượng biết về khối lượng, thành phần tài liệu bảo quản ở Sở. Cho nên các đối tượng có nhu cầu rất khó có thể nắm được thơng tin họ cần khai thác có trong
Đào Thị Thanh Xu©n Kho¸: 2006 - 2009 78 Đây chính là một hạn chế trong việc tổ chức khai thác, sử dụng TLLT nhằm phát huy giá trị của chúng trong việc tổ chức, quản lý và phát triển đất nước. Nhất là trong giai đoạn hiện nay, khi mà Hà Nội vừa mở rộng, việc lập kế hoạch xây dưng phát triển Thủ đơ bền vững, có bản sắc riêng … là một nhiệm vụ của các cơ quan chức năng trong nhiều lĩnh vực cần phải nhanh chóng tìm hiểu nghiên cứu và thực hiện.
- Việc lập các sổ theo dõi thành phần, số lượng đối tượng và nội dung tài liệu mà các đối tượng đó khai thác chưa được chặt chẽ. Dẫn đến tình trạng là cán bộ lưu trữ khơng nắm được chính xác hiệu quả cũng như hạn chế của công tác khai thác, sử dụng TLLT, để có những biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả của cơng tác này.
- Qua tìm hiểu tại Sở và tại Trung tâm lưu trữ Hà Nội, chúng tôi thấy việc tiến hành báo cáo tổng kết hàng năm về công tác lưu trữ chưa được thực hiện tốt.
Công việc lập báo cáo công tác sơ kết, tổng kết hàng năm về tình hình lưu trữ của Sở là do Phịng Tổ chức - Hành chính - Tài vụ (tên cũ, theo Quyết định 198/QĐ-QHKT-TC ngày 14/5/2007) thực hiện trình lên lãnh đạo, để lãnh đạo xem xét. Tuy nhiên do nhiều lý do nên việc này tuy có được tiến hành nhưng khơng thường xun, có năm khơng làm báo cáo.
Từ tình hình trên dẫn đến việc nộp báo cáo hàng năm lên Trung tâm lưu trữ Hà Nội, Sở cũng không thực hiện đầy đủ.
Đây chính là một thiếu sót của Sở, nếu cơng việc kiểm tra và lập báo cáo hàng năm được tiến hành đầy đủ, kịp thời sẽ giúp cho lãnh đạo cơ quan có thể rút ra những kinh nghiệm, đưa ra biện pháp nhằm giải quyết những mặt hạn chế. - Công việc hàng ngày ở Sở tương đối nhiều, nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu tương đối cao. Trong khi đó Sở chỉ bố trí hai người làm cơng tác lưu trữ, nên chỉ tìm tài liệu thơi cũng đã khơng có đủ thời gian, nhiều khi các khâu khác của công tác lưu trữ không được tiến hành thường xun. Bên cạnh đó, trình độ của các cán bộ lưu trữ về cơng tác lưu trữ cịn hạn chế, các cán bộ này chủ yếu là cán bộ chuyên môn được chuyển qua làm công tác lưu trữ, nên khơng tránh khỏi những thiếu sót.
Chính vì những hạn chế trên nên hiệu quả đạt được của công tác khai thác, sử dụng TLLT ở Sở chưa cao so với những giá trị vốn có của tài liệu lưu trữ.
Nguyên nhân của những hạn chế nói trên trong cơng tác tổ chức khoa học TLLT và công tác khai thác, sử dụng TLLT tại Sở Quy hoạch - Kiến trúc , có thể nói là do những nguyên nhân chủ yếu sau:
+ Thiếu những văn bản chỉ đạo, quy định có liên quan đến các khâu nghiệp vụ của công tác lưu trữ. Điều đó gây nên những vướng mắc và hạn chế trong quá trình thực hiện.
+ Việc nhận thức của lãnh đạo cũng như các cán bộ của Sở đối với vai trò và tầm quan trọng của cơng tác lưu trữ cịn hạn chế; nên việc tổ chức và quản lý hồ sơ, tài liệu chưa được sâu và chính xác.
+ Số lượng cán bộ làm công tác lưu trữ cịn ít, chất lượng lại chưa đủ yêu cầu.
+ Việc phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ cịn mang tính thụ động. + Việc ứng dụng cơng nghệ thơng tin để quản lý và tra tìm tài liệu lưu trữ cịn hạn chế.
Tóm lại, công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ ở Sở Quy hoạch – Kiến trúc đã phục vụ nhu cầu khai thác tài liệu của nhiều đối tượng; nhiều lĩnh vực của công tác quản lý đô thị. Công tác khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ ở Sở tuy còn nhiều hạn chế, nhưng đã bước đầu đạt được những hiệu quả nhất định. Qua những phân tích trên, chúng ta có thể thấy rõ những đóng góp của khối tài liệu lưu trữ ở Sở đối với cơng tác quản lý đơ thị. Do đó, để việc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ đạt hiệu quả cao hơn nữa, cần có biện pháp khắc phục những hạn chế về công tác này tại Sở.
Đào Thị Thanh Xu©n Kho¸: 2006 - 2009 80
Chương 3: