, 4 Điều 3 của Luật Quy hoạch đơ thị của Quốc hội khóa XII kỳ họp thứ 5 số 30/2009/QH12 ngày 17/6/2009.
quản lý đô thị.
2.2.3. Số lượng, thành phần, nội dung tài liệu liên quan đến công tác quản lý đô thị Hà Nội chủ yếu đã được khai thác.
quản lý đô thị Hà Nội chủ yếu đã được khai thác.
Muốn đánh giá hiệu quả của việc khai thác, sử dụng TLLT của Sở Quy hoạch - Kiến trúc Hà Nội nhằm phục vụ cơng tác quản lý đơ thị, thì ngồi việc thể hiện qua số lượng, thành phần độc giả; còn phải dựa vào số lượng, thành phần TLLT được khai thác, sử dụng tại đây.
Hiện nay, Sở Quy hoạch - Kiến trúc Hà Nội đang bảo quản 28.193 hồ sơ,. Toàn bộ số hồ sơ này là tài liệu chuyên môn, phản ánh chức năng, nhiệm vụ của Sở về lĩnh vực quy hoạch, kiến trúc.
Thông qua sổ cho mượn tài liệu, chúng tơi nhận thấy:
+ Trung bình 1 ngày cán bộ lưu trữ phải tra tìm khoảng 30 hồ sơ cho 8-10 lượt cán bộ trong cơ quan mượn.
+ Số hồ sơ mà cán bộ lưu trữ phục vụ cho các đối tượng khác (ngoài cơ quan) là 40 hồ sơ/tháng.
Cũng tương tự như số liệu thống kê về số lượng độc giả đến khai thác, sử dụng TLLT, số hồ sơ mà chúng tôi thống kê được cũng chỉ là tương đối.
Tuy nhiên, thông qua việc thống kê trên, chúng ta có thể nhận thấy rằng số lượng tài liệu được khai thác, sử dụng hàng năm là rất lớn.
Những tài liệu mà các đối tượng đến khai thác chủ yếu là tài liệu chuyên môn cịn tài liệu hành chính thì rất ít. Vì một thực tế là những tài liệu đã được lập hồ sơ và bảo quản trong kho là những tài liệu chun mơn, cịn tài liệu hành chính hầu hết được các phịng giữ lại, và các đối tượng khai thác khơng phải là cán bộ cơ quan cũng khơng biết có những tài liệu này.
Ví dụ: Các tài liệu là những văn bản quy phạm pháp luật về lĩnh vực quy hoạch - kiến trúc đều được lưu giữ một bản tại phòng tổng hợp và các phịng
chun mơn, nên khi cần thơng tin để xử lý cơng việc thì đã có tại phịng, khơng cần phải tra tìm trong kho lưu trữ.
Thành phần tài liệu được khai thác chủ yếu là các tài liệu khoa học kỹ thuật, trong đó nhiều nhất là các bản vẽ, bản thiết kế quy hoạch chi tiết các khu công nghiệp, khu đô thị, trường học …, các bản vẽ thiết kế chỉ giới đường đỏ, các bản vẽ hạ tầng kỹ thuật, bản vẽ thiết kế tổng mặt bằng; và các tài liệu đi kèm như bản thuyết minh tổng hợp, tóm tắt, tờ trình, quyết định.
Ví dụ: Bản vẽ quy hoạch chi tiết khu đô thị mới Tây Nam – Linh Đàm, bản vẽ quy hoạch chi tiết khu Bắc Linh Đàm mở rộng X2, bản vẽ khu dịch vụ tổng hợp nhà ở Hồ Linh Đàm của hồ sơ số 28-DA(TNB).
Bản vẽ thiết kế chỉ giới đường đỏ và cắm mốc trục đường Hoàng Quốc Việt, hồ sơ số 15-TĐ1.
Những bản vẽ này rất cần cho việc giải quyết các vấn đề về xây dựng, thanh tra, xử lý vi phạm, cấp phép xây dựng …