, 4 Điều 3 của Luật Quy hoạch đơ thị của Quốc hội khóa XII kỳ họp thứ 5 số 30/2009/QH12 ngày 17/6/2009.
quản lý đô thị.
2.2.1. Khái quát về các hình thức tổ chức phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Sở Quy hoạch Kiến trúc Hà Nội.
liệu lưu trữ tại Sở Quy hoạch - Kiến trúc Hà Nội.
Tổ chức khai thác, sử dụng TLLT là một khâu quan trọng có ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả của công tác lưu trữ. Nhưng muốn thực hiện được tốt công tác này không phải đơn giản. Để việc khai thác sử dụng tài liệu đạt được kết quả cao phụ thuộc rất nhiều vào các yếu tố như: việc tổ chức khoa học tài liệu của cơ quan; các quy định, quy chế của cơ quan đối với việc quản lý tài liệu lưu trữ; và cả về phía đối tượng khai thác.
Mục đích cuối cùng của cơng tác lưu trữ là đưa những thông tin trong TLLT phục vụ cho nhu cầu sử dụng của độc giả, và TLLT cũng chỉ thực sự có giá trị khi được mang ra khai thác, sử dụng. Chính vì vậy, cơng tác này là mục tiêu hướng tới của tất cả các cơ quan lưu trữ.
Qua khảo sát thực tế, chúng tơi đã tìm hiểu được một số vấn đề về tình hình khai thác tài liệu lưu trữ tại Sở Quy hoạch - Kiến trúc Hà Nội.
* Những quy định về tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu ở Sở Quy hoạch - Kiến trúc Hà Nội.
Để việc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ đạt hiệu quả cao thì những quy định cụ thể của Sở Quy hoạch - Kiến trúc về công tác này là cần thiết. Ngày 14/3/2005 Sở Quy hoạch – Kiến trúc Hà Nội đã ban hành văn bản quy định về “quản lý, sử dụng hồ sơ, tài liệu”. Trong văn bản này đã quy định rõ “Hồ sơ tài
liệu chứa đựng những thông tin liên quan chặt chẽ với kinh tế, quốc phịng, chính trị, xã hội, khoa học của ngành, của thành phố, của đất nước phải quản lý giữ gìn cẩn thận, đồng thời đảm bảo việc khai thác, sử dụng hợp lý và thuận lợi”.
Bản quy định cũng đã có nhiều điều khoản đề cập về đối tượng khai thác, thủ tục khai thác, thẩm quyền cho phép khai thác và việc quản lý, sử dụng những tài liệu thuộc diện bí mật Nhà nước phải theo đúng quy định hiện hành.
Quy định trên mới chỉ đề cập một cách chung chung về một số vấn đề của công tác khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Sở Quy hoạch - Kiến trúc Hà Nội. Còn thiếu một số vấn đề chưa được đề cập như: trong quy định có nêu việc
Đào Thị Thanh Xuân Kho¸: 2006 - 2009 56 cụ thể các hình thức phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu; lệ phí khai thác tài liệu; quy định đối với cán bộ lưu trữ và độc giả khai thác, sử dụng tài liệu.
Sở Quy hoạch - Kiến trúc Hà Nội là cơ quan chuyên môn, quản lý nhà nước về các lĩnh vực quy hoạch, kiến trúc xây dựng đô thị, kiến trúc cảnh quan đô thị …. Những tài liệu ở đây mang tính chất chuyên ngành, nên việc tiếp cận và đối tượng được phép tiếp cận những tài liệu này cũng phức tạp hơn so với những tài liệu khác ở một số cơ quan.
Do tính chất chuyên ngành, cộng thêm đây lại là những tài liệu có tính nhạy cảm nên việc tiếp cận tài liệu lưu trữ ở Sở là hết sức hạn chế đối với cả người trong cơ quan và người ngồi cơ quan. Ngun nhân là khi thơng tin quy hoạch được cung cấp khơng chính xác và khơng đúng thời điểm, sẽ gây ra những biến động về giá cả nhà đất; hoặc có thể sẽ gây ra dao động dư luận, gây hoang mang cho người dân có nhà nằm trong vùng quy hoạch; các thơng tin quy hoạch chính thức chưa được cơng bố, nếu tiết lộ thông tin sớm sẽ xảy ra trường hợp đầu cơ đất dự án của các chủ đầu tư …, và cịn nhiều hậu quả đáng tiếc khác.
Chính vì vậy, hiện nay cán bộ lưu trữ Sở đã xem xét và dựa theo quy định trên để đưa ra một số quy định sau đây:
- Quy định đối với cán bộ trong cơ quan:
Đối tượng trước tiên được tiếp cận, khai thác khối tài liệu này là những cán bộ thuộc Sở Quy hoạch - Kiến trúc. Nhưng ngay trong cơ quan cũng có sự hạn chế nhất định, khơng phải tồn bộ nhân viên trong cơ quan đều được khai thác TLLT, mà chỉ một số cán bộ làm việc thuộc các phịng chun mơn, trực tiếp giải quyết các vấn đề liên quan đến hồ sơ, tài liệu cần mượn (phòng quy hoạch -
kiến trúc 1, 2, 3, 4, phịng quản lý hạ tầng kỹ thuật, phịng thơng tin quy hoạch kiến trúc).
Các cán bộ của các phịng chun mơn khi có nhu cầu sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ đều phải có phiếu yêu cầu khai thác trong đó ghi rõ hồ sơ, tài liệu cần nghiên cứu; và phải có ý kiến phê duyệt của lãnh đạo phịng xác nhận cán bộ đó đang được phân cơng giải quyết vấn đề liên quan đến hồ sơ, tài liệu cần mượn.
Những cán bộ chuyên môn này được phép mượn đọc tại phòng đọc hoặc sao chụp một số tài liệu có liên quan. Riêng những tài liệu có liên quan đến cơng
việc đang giải quyết và có tính chất nghiêm trọng, cấp thiết thì được mượn tài liệu gốc để nghiên cứu tại phịng chun mơn, khơng quy định thời gian phải trả.
- Quy định đối với các đối tượng ngoài cơ quan:
Đối với những đối tượng không phải cán bộ của Sở, thì việc tiếp cận tài liệu rất là hạn chế, không phải ai cũng được phép khai thác, sử dụng TLLT đang bảo quản tại Sở. Chỉ có một số đối tượng như: là các Chủ đầu tư của cơng trình đã được Sở phê duyệt; các đoàn thanh tra, kiểm tra các vấn đề liên quan đến việc khiếu kiện; các đối tượng cần liên hệ sử dụng hồ sơ, tài liệu để tham khảo phục vụ đề tài nghiên cứu khoa học.
+ Các chủ đầu tư khi đến sao chụp tài liệu thì phải xuất trình các giấy tờ chứng minh bản thân chính là chủ đầu tư của cơng trình đó. Ngồi ra, cịn phải có ý kiến phê duyệt đồng ý của Giám đốc Sở, sau đó cán bộ lưu trữ mới được phép tìm và sao chụp những tài liệu mà chủ đầu tư yêu cầu.
Trường hợp nếu khơng phải là chính chủ đầu tư, thì người đến khai thác ngồi chứng minh nhân dân, thì phải có giấy ủy quyền hoặc giấy giới thiệu của chính chủ đầu tư thì cán bộ lưu trữ mới tiếp nhận phiếu yêu cầu.
+ Các đoàn thanh tra, kiểm tra và công an điều tra, xử lý vi phạm khi cần khai thác, sử dụng tài liệu cũng phải được Giám đốc Sở đồng ý cho khai thác những hồ sơ, tài liệu nào thì mới được khai thác, sử dụng những TLLT đó.
Ngoài những đối tượng đã được quy định ở trên, Sở Quy hoạch - Kiến trúc Hà Nội còn phục vụ một số đối tượng có nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu sau:
+ Đối tượng là cơ quan cấp trên (UBND Thành phố) hoặc cơ quan cấp dưới (quận, huyện); các đơn vị trực thuộc (Viện Quy hoạch xây dựng Hà Nội, Ban Quản lý dự án quy hoạch xây dựng, Trung tâm nghiên cứu kiến trúc đô thị, Trung tâm quy hoạch đô thị và nông thôn).
+ Các Sở, ngành có liên quan ( Sở Xây dựng, Sở TNMT – NĐ, Sở Giao thơng Cơng chính, Tổng công ty đầu tư và phát triển nhà Hà Nội …) cần sử dụng tài liệu để phục vụ cho công việc đang giải quyết.
+ Đối tượng là những cá nhân, có mục đích cụ thể như khiếu nại, khiếu kiện về thiết kế quy hoạch đối với chủ đầu tư cơng trình.
Đào Thị Thanh Xuân Kho¸: 2006 - 2009 58 + Những đối tượng liên hệ tham khảo tài liệu để nghiên cứu khoa học, nhưng đa phần là với danh nghĩa một cơ quan, đơn vị rất ít trường hợp là cá nhân được phép tham khảo những hồ sơ, tài liệu bảo quản tại Sở.
Nội dung của hồ sơ, tài liệu ở Sở Quy hoạch - Kiến trúc thường rất nhạy cảm, để tránh việc thông tin bị thất thốt ra bên ngồi nên Sở hạn chế tối đa việc cung cấp hồ sơ, tài liệu ra cho các đối tượng không phải cán bộ cơ quan. Một phần cũng do yêu cầu của chính chủ đầu tư khơng muốn thơng tin về cơng trình xây dựng của mình bị đem ra khai thác, sử dụng rộng rãi, nên việc cho các đối tượng này khai thác, sử dụng là rất ít.
Các đối tượng thuộc phạm vi ngồi cơ quan đều không được tiếp cận hồ sơ, tài liệu gốc; về nguyên tắc Sở không cho đối tượng này mượn tài liệu mà chỉ được nhận những bản sao tài liệu yêu cầu do cán bộ lưu trữ cung cấp. Đây là biện pháp mà Sở thực hiện nhằm bảo đảm an toàn cho TLLT.
Những quy định của cơ quan về đối tượng và hình thức khai thác, sử dụng TLLT đã tạo điều kiện thuận lợi cho cán bộ lưu trữ trong việc quản lý các đối tượng khai thác; quản lý các tài liệu khai thác, hạn chế được sự mất mát, hư hỏng tài liệu; đồng thời cũng tạo điều kiện thuận lợi cho các đối tượng đến khai thác tài liệu được nhanh chóng, tránh tình trạng thiếu sót giấy tờ do đã được quy định cụ thể.
* Các hình thức phục vụ yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ:
Những thông tin trong tài liệu lưu trữ đều được khai thác, sử dụng phục vụ các nhu cầu của cơ quan, tổ chức, cá nhân dưới nhiều hình thức khác nhau. Các hình thức khai thác, sử dụng TLLT được nhiều cơ quan hay áp dụng như: khai thác, sử dụng tài liệu tại phịng đọc; thơng tin, tuyên truyền về các tại liệu của cơ quan; biên soạn các xuất bản phẩm; tổ chức triển lãm các TLLT; biên soạn sách chuyên khảo; tổ chức các buổi tham quan, nói chuyện về TLLT; cấp bản sao, chứng thực tài liệu; cho mượn tài liệu … Nói chung, để độc giả có thể tiếp cận với TLLT thì có rất nhiều hình thức phục vụ khai thác, sử dụng. Tuy nhiên, mỗi cơ quan do đặc điểm của mình cũng như của TLLT mà có những hình thức phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu khác nhau phù hợp với điều kiện và quy định của cơ quan.
Việc lựa chọn áp dụng các hình thức khai thác, sử dụng tài liệu sao cho phù hợp với mục đích sử dụng và với yêu cầu của mỗi ngành, mỗi cơ quan có một
vai trị quan trọng. Điều này có ảnh hưởng quyết định đến hiệu quả của công tác khai thác, sử dụng TLLT trong mỗi cơ quan.
Hiện nay, tại Sở Quy hoạch - Kiến trúc đang áp dụng những hình thức phục vụ sau:
- Hình thức cung cấp bản sao và chứng thực tài liệu:
Sao chụp tài liệu là hình thức khai thác và sử dụng TLLT phổ biến ở các cơ quan. Có hai hình thức sao chụp tài liệu là sao lại toàn bộ tài liệu hoặc sao một phần nội dung của tài liệu.
Chứng thực TLLT là văn bản sau khi sao chụp cần có xác nhận của cơ quan lưu trữ làm chứng cứ pháp lý, xác nhận thông tin về một vấn đề, sự kiện có trong tài liệu lưu trữ.
Các cán bộ của Sở khi cần tài liệu để tham khảo, nghiên cứu giải quyết cơng việc được giao thì chỉ cần sự đồng ý của lãnh đạo phịng chun mơn, lúc đó cán bộ lưu trữ tiến hành sao chụp tài liệu.
Cách thức để tiến hành sao chụp hồ sơ, tài liệu: khi có đối tượng xin sao chụp tài liệu, cán bộ lưu trữ tra tìm tài liệu và phải trực tiếp sao chụp tài liệu đó. Nhưng do tính chất TLLT ở Sở đa số là các đồ án, bản vẻ thiết kế các cơng trình, hạng mục … nên việc sao chụp có điểm khác. Các văn bản, tài liệu được thực hiện trên khổ giấy A4 thì tiến hành sao chụp tại Sở; còn đối với các bản vẽ thiết kế, đồ án … được sử dụng trên các khổ giấy lớn hơn (A0, A1, A2, A3), thì sẽ được cán bộ lưu trữ mang đến các địa điểm chuyên photo các loại tài liệu này.
Để phục vụ cho việc giải quyết các công việc được giao của cán bộ chuyên môn, cán bộ lưu trữ chỉ phải cung cấp bản sao. Còn đối với các đối tượng ngoài cơ quan, sau khi sao chụp tài liệu thì phải có xác nhận của Sở Quy hoạch - Kiến trúc lúc đó tài liệu mới được cung cấp cho đối tượng khai thác.
Do thực tế trên, thời gian từ ngày độc giả có yêu cầu xin sao chụp tài liệu đến lúc nhận được tài liệu là rất khó xác định, thường là từ khoảng 4 đến 5 ngày, nhưng thậm chí có thể hơn.
Hàng năm, Sở Quy hoạch - Kiến trúc Hà Nội đã cung cấp rất nhiều bản sao, bản chứng thực cho các cơ quan, cá nhân có nhu cầu sử dụng. Như chúng ta được biết, những đồ án, bản vẽ, số liệu … của một cơng trình là những thơng tin cần độ chính xác cao; nên việc áp dụng các hình thức sao chụp và chứng thực tài
Đào Thị Thanh Xuân Kho¸: 2006 - 2009 60 liệu thực sự đem lại kết quả tốt. Những bản sao, bản chứng thực này đã giúp nhiều cho việc giải quyết những trường hợp xảy ra tranh chấp, vi phạm trong lĩnh vực quy hoạch xây dựng. Ngồi ra, hình thức này còn giúp cho Sở quản lý được việc những tài liệu nào được phép sao chụp, tài liệu nào không; những cơ quan được phép sao chụp, và những thơng tin trong tài liệu là chính xác. Hình thức này còn giúp cho đối tượng khai thác, sử dụng TLLT tiết kiệm được thời gian, không phải đọc tại chỗ, có thể kết hợp đọc bất kỳ lúc nào.
- Hình thức tổ chức sử dụng tài liệu tại phịng đọc:
Phịng đọc là hình thức khai thác, sử dụng tài liệu nhằm đảm bảo an toàn cho tài liệu, thuận tiện cho người sử dụng vì phịng đọc được bố trí gần nơi bảo quản TLLT; đồng thời thông qua công cụ tra cứu giúp cho độc giả có cái nhìn tổng quan về nội dung, thành phần tài liệu được bảo quản tại cơ quan. TLLT của Sở Quy hoạch - Kiến trúc Hà Nội có giá trị quan trọng đối với sự phát triển về kinh tế, văn hoá, xã hội, kiến trúc … đối với Thủ đơ nói riêng và đối với đất nước nói chung. Những tài liệu được bảo quản tại Sở chỉ có 1 bản, nên việc áp dụng các hình thức nhằm đảm bảo an tồn cho tài liệu là rất cần thiết. Tuy nhiên, trên thực tế hình thức này đã khơng thực sự được áp dụng đúng nghĩa của nó.
Theo quy định của Sở, khi cán bộ làm công tác chuyên môn cần khai thác và sử dụng TLLT thì được cán bộ lưu trữ cung cấp tài liệu cho đọc tại chỗ hoặc nếu có nhu cầu sẽ được sao chụp.
Do cịn khó khăn về cơ sở vật chất, Sở chưa bố trí được phịng đọc riêng cho các cán bộ sử dụng tài liệu, nên hiện giờ cán bộ chuyên môn của cơ quan muốn đọc tài liệu đều phải ngồi tại phòng làm việc của cán bộ lưu trữ. Ở đây có một ưu điểm là phịng của cán bộ lưu trữ bố trí ngay cạnh kho lưu trữ nên thuận tiện cho người sử dụng và đảm bảo được an toàn cho tài liệu. Tuy nhiên, diện tích phịng làm việc của cán bộ lưu trữ chỉ khoảng 15 m2, chỉ đủ kê 2 bàn cho 2 cán bộ lưu trữ làm việc và một kệ để tài liệu. Không gian chật hẹp nên khả năng kê thêm bàn, ghế để phục vụ cán bộ sử dụng tài liệu là gần như khơng có.
Phịng chỉ có thể phục vụ tối đa 1 độc giả, nếu nhiều hơn sẽ không đáp ứng được nhu cầu về khơng gian để độc giả có thể thoải mái nghiên cứu tài liệu, đây là một khó khăn ảnh hưởng tới cơng tác khai thác và tìm hiểu tài liệu tại chỗ của các cán bộ chuyên môn.
Quy định là đọc tại chỗ, nhưng đôi khi cán bộ lưu trữ phải linh hoạt cho